Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Vývojový tým Informačního systému MU (IS MU) přichází s novou funkcí aplikace Vyhledávání, tzv. Pořadačem dokumentů. Ten uživatelům umožňuje snadno vyhledat soubory v Dokumentovém serveru, tedy např. zápisy z jednání kolegií a vedení fakult, vnitřní normy fakult apod., bez ohledu na jejich umístění či pojmenování.

Odkaz na Pořadač dokumentů je dostupný ve vyhledávacím řádku na titulní stránce IS MU. Pro nalezení požadovaného dokumentu stačí vybrat pracoviště/fakultu a typ dokumentu (např. kolegium děkana, směrnice tajemníka, zápis nebo kombinaci více dotazů). Dotaz lze také upřesnit zadáním hledaného výrazu do políčka pro vyhledávání v plných textech. Dostupnost dokumentů je omezena dle nastavených přístupových práv.

Pokud má uživatel zájem odebírat změny v určité složce Dokumentového serveru e-mailem, může použít odkaz "Zapnout odběr složky e-mailem", který je dostupný ve výsledcích vyhledávání.

Novinkou je také možnost omezení na Dokumentový server určité fakulty/pracoviště v rámci obecného Vyhledávání.

O aplikaci Vyhledávání jsme vás již dříve informovali v novinkách Nové možnosti fulltextového vyhledávání a Nová verze fulltextového vyhledávání spuštěna.

29. ledna 2014

Již přes rok mohou uživatelé využívat v Informačním systému MU (IS MU) externí službu Microsoft Office 365, která jim nabízí další možnosti komunikace a spolupráce (více v novince Služby Google Apps a Microsoft Office 365 v IS MU). Nyní dochází ke změnám stávajících služeb i k nabídce zcela nových funkcí.

Vylepšení se týká především zpřístupnění nových služeb, které uživatelé jistě využijí jak při studiu, tak při výuce. Jedná se o:

Sharepoint

Službu lze využít pro tvorbu webových stránek, ke sdílení znalostí, ukládání dokumentů či kooperaci na projektech. Tvorba stránek probíhá on-line vkládáním webových částí a aplikací (kalendář, knihovna dokumentů, úkoly, seznamy, tabulky, textové pole, diskuze, ...) do stránek webu. Není tedy potřeba žádná znalost HTML.

Obr. 1: Webová stránka v aplikaci Sharepoint.

Office Web Apps

Služba zpřístupňuje webové verze Office (Excel, Powerpoint, Word, OneNote) pro on-line vytváření dokumentů a jejich editaci. Studenti tak mohou sdílet dokumenty a spolupracovat na jejich tvorbě v reálném čase.

Obr. 2: Microsoft PowerPoint Web App.

Skydrive

Cloudový disk s kapacitou 25 GB, který díky Office Web Apps umožňuje sdílení a vytváření dokumentů kompatibilních s MS Office.

Obr. 3: Dokumenty uložené na disku.

Vylepšení služeb se týká také externí poštovní schránky Outlook, kde došlo k navýšení velikosti poštovní schránky z 25 GB na 50 GB. Novinkou je i integrace nástroje pro komunikaci Microsoft Lync do webového rozhraní a možnost komunikovat s uživateli služby Skype.

Pokud máte další dotazy či problémy se službou, použijte k tomuto účelu zřízené diskusní fórum Microsoft Office 365 v IS MU - svépomoc uživatelů (autentizováno).

Obecnou informace k externím službám naleznete v Nápovědě.

Postupy pro práci s novými aplikacemi jsou dostupné v podrobném návodu.

Od 1. ledna 2014 se aplikace Úřadovna stala oficiální spisovou službou Masarykovy univerzity. V Informačním systému MU jsou nyní evidovány veškeré dokumenty na univerzitě podléhající spisové evidenci.

Cílem bylo vytvořit jednotný systém evidence a nahradit dříve používané systémy, které nesplňovaly základní funkční ani legislativní nároky. Úřadovna jako obecný nástroj může být přizpůsobena a nastavena na míru potřebám různých pracovišť. Její velkou předností je to, že umožňuje nejen samotnou evidenci spisů a dokumentů, ale lze v ní zachytit i procesy, které probíhají při zpracování spisů a žádostí pracovníky univerzity (např. přiznání stipendia, žádost o státní dotaci, žádost o prodloužení akreditace apod.). Je tedy možné vytvářet agendy dle individuálních potřeb, které zahrnou celý proces vyřízení dané věci. Smyslem Úřadovny tedy není pouze evidence dokumentů, tak jak ji vyžaduje zákon, ale zejména zjednodušení a zpřehlednění práce.

Agenda Úřadovna je postupně rozšiřována a vylepšována na základě připomínek z praxe. Přibývají nové funkce a mechanismy jako například automatická zastupitelnost, kdy lze dočasně nebo trvale specifikovat, kdo vyřizuje spisy předané konkrétní osobě. Doplněny byly rovněž přehledy usnadňující kontrolu, kupříkladu Přehled dnes doručených dokumentů nebo Přehled odeslaných zásilek. Rychlejší revizi dokumentů přinesla rovněž aplikace Dokumenty mého pracoviště, které nově vznikly.

S postupným zaváděním aplikací do provozu dochází také k vylepšování jejich výkonu, aby hromadné zakládání spisů a hromadné zadávání úkonů bylo pružné. Postupně byly také přidány nové navigační prvky pro pohodlnější práci a pohyb v aplikaci.

Velkou předností Úřadovny je i skutečnost, že ji lze propojit s jinými systémy. Bylo úspěšně spuštěno propojení mezi Úřadovnou a systémem EZAK (zakazky.muni.cz). Administrátoři veřejných zakázek tak mohou snadněji evidovat dokumenty ve spisové službě přímo z rozhraní EZAKu.

Napojení ostatních externích systémů se připravuje do následujících měsíců tak, aby všechny dokumenty byly zpracovány v systémech, kde vznikají, ale zároveň u nich probíhala evidence a předávání dle požadavků spisové služby.

Od 1. prosince 2013 již probíhá plně v rámci Úřadovny zasílání datovou schránkou. V souvislosti s novým kalendářním rokem pak prošlo agendou několik set zpráv týkajících se vědeckých grantů za den. Zprávy lze evidovat (odesílat) jak samostatně, tak hromadně, což usnadní zpracování.

S Úřadovnou již různým způsobem pracuje přes 7000 uživatelů MU. Na konci roku 2013 proběhla série školení, aby se uživatelé, kteří dosud s Informačním systémem MU nepracovali, mohli přímo seznámit s novými funkcemi a pochopit základní agendy.

O agendě Úřadovna jsme vás již dříve informovali v novinkách Evidence mezinárodních studijních programů v Úřadovně a Zpracování žádostí a rozhodnutí prostřednictvím Úřadovny.

V únoru se uskuteční již 4. ročník Open space konference o e-learningu IS MU, kterou pro učitele a doktorandy MU opět připravili pracovníci uživatelské podpory Informačního systému MU.

Termín: Středa 12. února 2014 (registrace od 8:30)

Místo: Fakulta sociálních studií, Joštova 10, Brno

Tento ročník je výjimečný – kromě toho, že se koná v období 95. založení univerzity, 15. výročí založení IS MU, uplynulo také od vzniku e-learningových nástrojů v Informačním systému Masarykovy univerzity a jejich používání právě 10 let, a proto má konference ve svém názvu podtitul "10 let e-learningu v ISu". Můžete se těšit na prezentace učitelů s dlouholetými zkušenostmi, vyučující v příspěvcích zhodnotí svoji výuku z dlouhodobého pohledu používání e-learningových a multimediálních technologií nebo elektronického zkoušení, porovnají své začátky s odstupem několika let používání e-learningu ve své výuce, posoudí časovou investici při tvorbě a při rutinním provozu e-learningových kurzů nebo dílčích aktivit, vyhodnotí rozhodující přínos jak pro sebe, tak pro studenty, na základě zpětné vazby od studentů, nebo představí využití IT nástrojů ve výuce netradičním způsobem.

Po celou dobu konference Vám budou jako vždy k dispozici stánky, na kterých můžete nad drobným pohoštěním a šálkem kávy diskutovat s uživatelskou podporou IS MU a pracovníky Servisního střediska pro e-learning. Po skončení konference bude následovat workshop na téma Rozpisy témat, který představí novou verzi této aplikace využitelnou například pro zadání úkolů, referátů, projektů či seminárních skupin.

Přihlášení na konferenci i na workshop je zdarma a probíhá prostřednictvím registračního formuláře na webových stránkách konference.

Na Vaši účast se těší tým e-techniků, is-techniků a Servisního střediska.

Konference je organizována v rámci projektu Centrum interaktivních a multimediálních studijních opor pro inovaci výuky a efektivní učení, který je spolufinancován z Operačního programu Vzdělávání pro konkurenceschopnost (Evropský sociální fond) a ze státního rozpočtu ČR.

23. ledna 2014