Náš systém 

Univerzitní IS: předsudky, pověry a realita

česky

 
Článek na konferenci RUFIS 2000, září 2000.

Univerzitní IS: předsudky, pověry a realita

Michal Brandejs - Iva Hollanová - Mirka Misáková  - Jan Pazdziora

Abstract:

Článek seznamuje čtenáře se zkušenostmi s vývojem a zejména zaváděním univerzitního informačního systému šitého na míru potřebám rozsáhlé akademické instituce. Diskutovány jsou některé předpokládané techniky a strategie a jejich naplnění či nenaplnění ve skutečnosti. Prostor je věnován také rozdílům mezi prací university a klasické hierarchicky řízené instituce. Studie vychází z IS Masarykovy univerzity v Brně.

Úvodem

Společně s tím, jak se na školách postupně prosazují standardy vícestupňového prostupného studentem řízeného vzdělávání, začíná se taktéž obracet pozornost univerzit k informačním technologiím a jejich možnostem. Informační systém přestává být vnímán jako "problém", jako "nutnost do nějakého programu zadat nějaké údaje a mít svatý pokoj", ale jako potenciálně velmi užitečný pomocník na všech úrovních řízení a sebe-řízení. Povede-li se jeho zavedení, promítne se to například do celkové lepší počítačové gramotnosti akademické veřejnosti: lidé začínají spontánně elektronicky komunikovat, vyhledávat a publikovat informace, na základě nově dostupných dat optimalizovat výukový proces. Stanovením (počítači) jasných pravidel studijních programů, tj. přesným popisem povinností studenta, se ozřejmují možnosti volitelné skladby studia, studenti si vybírají předměty podle vlastní představy o svém budoucím uplatnění. To sebou nese zánik klasických pevných studijních plánů dodržovaných stovkami studentů celých studijních kruhů. Cena za tuto novou diverzitu je počáteční zvýšení administrativní záteže se studiem spojené; a paradoxně se zpětně ukazuje, že zvládnout individuální požadavky studentů je možné výhradně za použití informačních technologií, nejlépe zapojením všech tříd akademické veřejnosti do práce s IS.

Zdá se tedy, že pro instituci, která se chce vydat evropskou cestou větší zodpovědnosti a soběstačnosti studentů, je otázka informačního systému, který smysluplně posune a zefektivní administrativní procesy školy, krajně důležitá. Následující poznámky se snaží ozřejmit, že zavedení IS není jen o záměně formulářů za elektronické. Článek vychází ze zkušeností se systémem psaným na míru potřebám jedné z největších českých škol, ale může být dle našeho názoru užitečný i v prostředí, kde je IS pořizován formou externí zakázky - jako inspirace, co od programu požadovat, jakým chybám se vyhnout, jak postupovat. Nastíníme vždy tezi týkající se některé pravdy nebo pověry o zavádění informačního systému v prostředí univerzity a přidáme zkušenost naši, případně doplněnou o ilustrační příklady.

Projekt IS MU je přístupný univerzitní veřejnosti od března 1999. V současné době zahrnuje okolo 150 aplikačních balíčků pro různé typy studijních a provozních agend, postupně je stále rozšiřován. Jedná se o intranetový systém zabezpečený protokolem https, budovaný nad databází Oracle, vyvíjený prostředky MU. Eviduje cca 25 000 uživatelů, pravidelně s ním pracuje kolem 15 000 uživatelů. V červenci 2000 dosáhl počet přístupu na server IS MU čísla 10 000 000. Veřejnou (neautentizovanou) část agend si lze prohlédnout na http://is.muni.cz.

Nemáme dostatek výpočetní techniky

Teze: To je všechno pěkné, přechod na moderní techniku a zapojení všech uživatelů. To však v našich podmínkách není možné. Moderní program vyžaduje maximálně rok starý počítač a těch je na fakultě celkem šest. Použijeme raději systém, se kterým budou pracovat pověření úředníci a uživatelé se budou obracet na ně.

Skutečnost: Žádná škola nemá "dostatek" prostředků na výpočetní techniku. Všude chybí prostory, počítače, školení pro uživatele. Ukázalo se však, že velkou pomocí je současné bleskurychlé šíření Internetu. Postavíte-li svůj IS jako webový systém přístupný z celého Internetu, získáte několik nedocenitelných výhod: s Internetem umí pracovat již prakticky každý. Studenti tak z 90 procent. Zaměstnanci se nebrání se mu učit, neboť je zřejmé, že je to znalost, jejíž využití přesahuje obsluhu jednoho konkrétního programu, který brzy zastará. Studenti, kteří představují největší kapacitní zátež, si v případě potřeby přístup k Internetu najdou. Budou-li mít zájem vyhnout se tlačenici v učebně nebo budou-li chtít získat výhodnou rozvrhovou skupinu, připojí se z domova, z firmy svého známého, z kolejí, z internetové kavárny. Zkušenost právnické fakulty MU, kde probíhá ostrý boj o kapacitně omezené volitelné předměty, ukazuje, že až 80 % studentů volí připojení vzdálené, mimo prostory MU. Zkušenost pedagogické fakulty MU naproti tomu ukazuje, že prvotní nápor při zavedení IS může být zvládnut dobrou organizací. "Největší" první akcí byla registrace, předvýběr předmětů, které chce student absolvovat v následujícím semestru, sloužící jako průzkum zájmu pro tvorbu rozvrhu a následný zápis studijním oddělením. Registrace jednoho studenta trvá při čtení návodů a počáteční pomalé orientaci přibližně 15 minut. Má-li fakulta 4000 studentů a k dispozici 20 počítačů, pak při provozu počítačů 10 hodin denně (zkouškové období bez výuky), zvládne odregistrovat 100 % studentů během jediného týdne. (Registrační období ovšem běží obvykle celý červen a celý prosinec.) Obavy z nutnosti masivního nasazení počítačů jsou tedy neopodstatněné.

Ve skutečnosti je rozhodnutí, zda systém provozovat pro omezenou skupinu pověřených úředníků (sekretářek) nebo ho zpřístupnit všem, klíčové. Má-li systém obsahovat aktuální data, má-li sloužit ke komunikaci mezi vyučujícím a studenty, má-li odbourat fronty na děkanátě a podobně, je nutné i za cenu počátečních obtíží přitáhnout k němu skutečně každého.

Je to bezpečné?

Teze: Počítače jsou taková velká nová hračka. Není potřeba je brát vážně. Ztratils' heslo? Nevadí, vezmi si moje...

Skutečnost: Ano, při zavádění systému se zajisté setkáte s obdobným značně relaxovaným postojem. Určitá vrstva akademických pracovníků již za svůj život přežila různé "nesmyslné novoty" a ani IS je "nevyvede z rovnováhy". Tak se setkáváme s přístupovými hesly nalepenými na monitoru, přihlášenou relací, kterou používá celé oddělení, e-maily odeslanými pod cizím jménem. Druhou kritickou skupinou jsou pak nově příchozí studenti, kteří mají ze středních škol poměrně rozsáhlé znalosti IT a chuť vyzkoušet si, zda jim systém odolá. Vždyť je to jen hra, nejde o "skutečný život". Proti těmto postojům je třeba bojovat jednoznačným vymezením povahy úkonů učiněných v IS: mají stejnou nebo vyšší platnost, než administrativní úkony učiněné klasicky na papíře. Pokud si student nechá zcizit heslo a útočník pod jeho identifikací zašle sprostý dopis děkanovi fakulty, je student za incident samozřejmě spoluzodpovědný (tento hypotetický příklad celkem dobře funguje při úvodních zápisech do 1. ročníku jakožto apel k tomu, aby studenti brali věc skutečně vážně).

V IS MU jsme zaznamenali případ studenta cizí vysoké školy, který ukradl studentce MU heslo z kabelky a pod její identifikací uveřejnil na její webové stránce seznamovací inzerát pochybného obsahu a následně jejím jménem e-mailem konverzoval se zájemci. Vývojáři soudí, že v obdobných případech je potřeba dostatečně zpopularizovat následné rozhodnutí disciplinární komise, neboť nově příchozí studenti skutečně nemají příliš vysoký etický kodex týkající se informačních technologií. Jiný případ zneužití nám není znám (samozřejmě je otázkou, zda uživatelé za rok dostatečně vyspěli, nebo problémy pouze nevypluly na povrch).

Kromě osvěty se opět dá jít cestou represe, dovolit tedy práci s IS pouze z vybraných domén Internetu, např. ze školních počítačů. To by ovšem zcela znehodnotilo celé paradigma "systému bez bariér", který vám umožňuje zjistit známku z písemky i při pobytu v Karibiku.

K bezpečnosti práce ještě inspirační poznámku: zapomenutá hesla uživatelům nastavují tzv. správci hesel (pracovníci laboratoří VT), studentům pak studijní oddělení. Prvotní distribuci několika desítek tisíc hesel se podařilo elegatně svázat s rozdáním Průkazů studenta, které VŠ dle nového zákona studentům poskytují. I pokud by však mělo jít o akci speciální, její organizační náročnost nemůže být snížena volbou nějaké známého triviálního počátečního hesla, např. rodného čísla. Případné uhádnutí hesla třetí osobou velmi snižuje důvěryhodnost systému v očích uživatelů; proto triviální hesla nikdy nedovolujte.

Není možné, aby lidé přímo měnili údaje v systému

Teze: Studijní agendy jsou vážná věc. Nelze dovolit nepoučeným uživatelům, aby přímo měnili údaje v systému. Mohou z neznalosti nebo nepochopení napáchat značné zlo!

Skutečnost: Toto je opět postoj, který je brzdou skutečného nasazení informačních technologií. Jedno ze základních paradigmat IS MU (a jakéhokoliv jiného dobrého IS, jak se domníváme) říká, že počítačová agenda by měla zhruba odrážet mechanismy reálného světa. Tedy, rozhoduje-li o tom, kdy začne na fakultě zkouškové období např. proděkan, měl by údaj do systému vložit proděkan. Mají-li učitelé odpovědnost za svoje sylaby, měli by je vkládat i do IS. Chce-li si student přesměrovat přijímání pošty, je to jeho rozhodnutí a nechť je sám provede.

Při zavádění aplikací se ovšem opětovně setkáváme se snahami zamezit širším vrstvám uživatelů (např. vyučujícím) spravovat si svoje agendy osobně. Vedení fakult se snaží jejich práci kontrolovat nebo "raději přenést na studijní oddělení". Dobrým východiskem se ukázalo pravidlo "všude vypisujme kdo a kdy údaj zanesl". To je jak pro nové uživatele tak pro ostřílené úřednice nový fenomén: už nelze tvrdit, že "chyba tak nějak sama vznikla, udělal ji počítač!". U všech důležitých změn je přímo v IS vidět čas a osobu, která ji provedla. Na centrální úrovni se taktéž ukládají informace o každém kliknutí, takže ve výjimečných případech sporů o tom "kdo co kdy" lze vyhledat relevatní operace. To, že je každá akce takto podepsaná, vede, alespoň pokud můžeme pozorovat, k větší zodpovědnosti uživatelů, k rozvaze ohledně toho, co v aplikacích vyklikají. Je zřetelný posun k pochopení, že IS je pouze nástroj; co je v něm důležité jsou data a za ně jsou zodpovědní jednotliví konkrétní lidé.

Opačný postoj - IS jako černá skříňka, vývojáři jakožto neustále bdící kontrolní oko, které případné omyly napraví, je bohužel však dosud také častý. Tak v rámci svobody uživatelů dochází k různým problémům, například chybným nastavením míry hierarchičnosti registrační šablony vznikla webová stránka o velikosti 1.5 MB, prakticky nepoužitelný obrovský formulář, k jehož opravě došlo až na žádosti studentů. Podobným suboptimálnostem by samozřejmě zamezila nějaká centrální správa dat v IS soustředěná do rukou odborníků na IT. Tato na první pohled lákavá možnost by však zbrzdila tok informací mezi tím, kdo o dané záležitosti rozhoduje, a mezi konzumenty informace. Proto zavádění lidských technických mezičlánků ve správě IS považujeme za špatné. Je potřeba spíše věnovat úsilí k rozšíření povědomí o tom, že práce s Internetem je zhruba tak složitá jako telefonování a postupně případné obavy, neobratnost a odstup překonat.

Ale u nás je tohle práce někoho jiného

Teze: Ta vaše teorie, že každý je zodpovědný za svoje údaje, je u nás nepoužitelná. U nás prostě sylaby píší sekretářky na stroji a publikace zadává knihovník.

Skutečnost: Realita je taková, že, skutečně, sebepečlivější analýza nepostihne drobné odlišnosti ve fakultních zvyklostech týkajících se dělby práce. Různé věci dělají na různých pracovištích různí lidé. Proto se osvědčilo budovat IS nikoliv stylem pevně daných rolí ("proděkan", "sekretářka", ...), ale korigovat přístupová práva jemněji: vždy skupina souvisejících aplikací je ověřována vůči konkrétnímu právu (například v_publikace: manipulace s cizími publikacemi), které může fakultní správce libovolně přidělovat a ubírat podle potřeby. Tak lze vyladit dělbu práce přesně podle potřeby; při prvotním nasazení nějaké agendy zapojit do práce na plnění daty různé "pomocníky" a poté jim práva odebrat, atd.

Tato možnost libovolné distribuce rozdělených přístupových práv se ukázala v první fázi zavádění systému jako navýsost důležitá. Zájemcům doporučujeme podrobnější článek (viz [1]) ve sborníku konference RUFIS'99.

Klasickým principem také je budovat aplikaci tak, že se tváří podobně, ať k ní přistupuje osoba s libovolně vysokým přístupovým právem. Tak učitel například umí používat editaci záznamu o předmětu. Stane-li později garantem předmětu (vyšší oprávnění), používá stále tutéž aplikaci, ovšem nyní smí editovat o dvacet rubrik více.

IS je nepříjemná povinnost

Psychologicky vzato představuje přechod velké a hodně setrvačné instituce na nové způsoby práce obrovskou zátež. Uplatňuje se řada traumatizujících faktorů: obavy starších pracovníků z toho, že technologii nezvládnou a budou nahrazeni novými. Obavy vedení fakult z toho, že systém bude kopírovat např. americké školství a donutí je přizpůsobit jejich pojetí výuky nějakým nesmyslným omezením. Znechucení studentů těch programů, kde volitelnost a prostupnost je zatím pouze deklarována, nikoliv realizována, že musí klikat do počítače informace, které jsou jasné a samozřejmé, dané povinným plánem. Snaha naučit se se systémem pracovat stylem "klikni na X, pak zmáčkni šipku nahoru a dvakrát ESC"; trauma z průběžně se měnících webových stránek. Někdy se zdá, že navrhnout a vyprogramovat IS je ta menší část práce. Obtížnější je a bude vyhmátnout potřeby uživatelů tak, aby jim systém práci skutečně zpříjemňoval a pak z jeho použití udělat skutečně pravidelnou záležitost; naučit lidi, aby si se samozřejmostí četli elektronickou poštu, zveřejněné nástěnky a novinky, klikali na nové aplikace a učili se s nimi pracovat.

To je obzvlášť těžké v prostředí, kde svoje uživatele neznáte. Víme pouze, že je jich např. 25 000, mají spoustu jiné práce a jsou krajně svobodomyslní. Pak nelze použít klasické postupy z hierarchicky řízené instituce jako nařízená školení, distribuce tištených návodů nebo dokonce nutnost zvládnutí IT jako podmínka trvání pracovního poměru. Je potřeba snažit se uživatele zaujmout nenásilně. V projektu IS MU jsme využili například následující techniky:

Kontaktní e-mail

Je potřeba opakovaně, např. na všech stránkách, uvádět kontaktní adresu pro dotazy a komentáře. Velmi příjemně na uživatele působí, pokud odpovídáte na podněty bleskurychle, pokud možno do následujícího dne. Zejména jistá skupina uživatelů - mírně poučení, kteří mají s IT zkušenost a teď opatrně zjišťují, co je ten váš IS zač - může být tímto způsobem skvěle podchycena a využita pro spolupráci. Podaří-li se vám zaujmout lidi na fakultách, kteří rozumí lokálním speciálnostem a zároveň mají přirozenou kladnou afinitu k počítačům a schopnost vyjádřit se algoritmicky, bude to pro vás obrovským přínosem. Je ideální koncipovat systém stylem "my a vy společně zlepšujeme univerzitu"; nikoliv "tak ukažte, jakou hloupost jste zase vyprogramovali". Čas věnovaný korespondenci a podnětům uživatelů nikdy není ztracený.

Obzvášť jednoduché učitelské agendy

Vyučující jsou velmi zvláštní skupina uživatelů, neboť mají obvykle velmi malou motivaci s nějakým IS ztrácet čas, při svém přetížení. Je výhodné koncipovat aplikace pro ně jako maximálně jednoduché, s jasným rozlišením toho, co udělat musí a co je pomůcka/zajímavá možnost pro pokročilé. Pak jich překvapivé procento vezme váš systém na milost a postupně začně iniciativně studentům zveřejňovat svoje materiály, dožadovat se dalších aplikací atd.

Naproti tomu studenti mohou být k práci se systémem obvykle snadno "donuceni" studijním řádem. Zde je zásadní mít v systému skutečně dobrá data; chybějící předměty, neúplné informace, zavádějící údaje zásadně snižují důvěryhodnost: studenti se právem domnívají, že vše důležité je stejně potřena ověřit na děkanátě a IS pro ně má malý přínos.

Příjemné třešničky na dortu

Lidé ocení drobnosti, které jim práci s počítačem usnadní nebo přidají použití IS nový smysl (vedle splnění "povinnosti"). Šlágrem je například mezi učiteli seznam fotografií studentů předmětu ("Vždy jsem chtěl mít možnost přiřadit si tváře ke jménům..."). Studenti oceňují možnost nechat si přeposílat informace o nově zadaných známkách na mobilní telefon. Úřednice, které se systémem pracují masivně, s oblibou občas volí nový grafický design stránek, aby stále neviděly ty stejné modré odkazy a nudné nadpisy. Zaměstnanci ocenili malou stránku "kolik mám ještě dovolené" s údaji převzatými z personalistiky. Velké množství uživatelů používá v IS svoji automaticky založenou poštovní schránku přístupnou z libovolného místa v Internetu a podstatně spolehlivější než freemailové služby.

Toto všechno samozřejmě nejsou kruciální aplikace studijních agend, které by posouvaly výkonnost systému a univerzity mílovými kroky. Lidé jsou však ve svojí podstatě hraví tvorové a je dobré s tím při zavádění technologie počítat.

Fakulty si používání IS prosadí samy

Teze: Potřebnost kvalitních dat v informačním systému a jeho pravidelného uživání je jasná. Stačí vyvinout potřebné programy a fakulty už si to převezmou.

Skutečnost: Tak toto je příklad naprostého omylu ze strany vývojářů systému. Typicky práce odladěním funkční verze programu teprve začíná. Jak už bylo řečeno, v prostředí univerzity není dobře možné uživatele k použití nových aplikací nutit a iniciativně samostatně se jich chopí jen malá skupinka nadšenců. Potvrzuje se, že naprosto zásadní pro úspěch systému na úrovni univerzity, fakulty či jen katedry je to, jak se k jeho zavádění postaví vedení. Zde se ovšem dostáváme na tenký led politiky, ale obecně platí, že podporu vedení je potřeba získat za každou cenu. Doporučí-li použití nové agendy zřetelně např. proděkan osobním e-mailem všem zainteresovaným, je výchozí pozice mnohem lepší. V rámci IS MU jsme však ověřili, že skutečně dobrých výsledků se dosáhne až použitím dalších podpůrných metod. Zmiňme dvě: pozici fakultního koordinátora a přímé oslovování uživatelů.

Role fakultního koordinátora

Na Masarykově univerzitě tvoří jednotlivé fakulty (celkem osm kusů) relativně uzavřené celky, jejichž způsob práce je často zcela nekompatibilní s ostatními. V průběhu zavádění informačního systému vykrystalizovala potřeba člověka, který nově připravenou agendu (sadu aplikací) prostuduje, přečte si návody a rozmyslí její nejlepší nasazení do fakultní praxe. Programy jsou záměrně psány pokud možno obecně, s důrazem na možné konkrétní uspořádání jednotlivými pracovišti MU. Fakultní koordinátor tedy typicky uváží, jaký okruh osob na fakultě dotyčnou agendu zpracovává; jde-li o práci s údaji s omezeným přístupem, rozmyslí, komu a jaká přístupová práva přidělí. U složitějších mechanismů (např. pravidla registrace a zápisu studentů do předmětů) navrhne optimální postup a harmonogram, jak nabízené prostředky IS ideálně propojit s fakultní praxí, případně návrh prodiskutuje s analytiky systému a vedením fakulty. Informuje základní okruh fakultní veřejnosti běžnými fakultními kanály (to může být cokoliv od elektronické nástěnky po schůze kateder). V případě dotazů a problémů filtruje triviální otázky uživatelů plynoucí z neznalosti návodů. Sbírá podněty uživatelů a vznáší požadavky na další vylepšení či rozšíření aplikací. (A navíc by mělo jít o nadšence, který dnem i nocí IS propaguje a ukazuje jeho krásy dalším lidem, že ...)

Je asi zřejmé, že požadavky na fakultního kordinátora jsou zejména v počáteční fázi nasazení systému značné. Jeho role se však velice osvědčuje: lidé spíše zavolají jim známé osobě, než by psali na kontaktní e-mail. Z hlediska vývojářů je angažovaný koordinátor k nezaplacení: jednat s cca osmi lidmi místo stopadesáti je velmi výhodné. Koordinátorem může být libovolná osoba; potřebuje však algoritmické myšlení a zároveň autoritu, aby mohla v krajních případech uživatele k potřebné práci přinutit. Obvykle jde o osobu z fakultní laboratoře výpočetní techniky, s jasně deklarovanou podporou proděkana.

Přímé podněty uživatelům

Existence koordinátora neznamená, že by vývojáři odmítali komunikovat s "prostými uživateli" přímo. V prostředí kamenné univerzity totiž často nalezneme i v rámci fakult těžké komunikační problémy, řevnivost mezi jednotlivými ústavy, špatně fungující laboratoře výpočetní techniky, absolutně nedynamická vedení pracovišť a podobné rysy organizace státní správy, které by například v zahraniční komerční firmě byly nemyslitelné. S těmito "specifiky" je potřeba při zavádění univerzitního IS počítat a vyčlenit určitou kapacitu na komunikaci přímo s koncovým uživatelem, bez řídících mezičlánků, které mohou fungovat velmi špatně.

V projektu IS MU se osvědčilo například soustavně informovat univerzitní veřejnost o novinkách, změnách a zlepšeních prostřednictvím stránky "Co je nového" s jednoodstavcovým shrnutím smyslu nové aplikace a okruhu uživatelů, pro které může být užitečná. Dále je velmi vhodné do každé aplikační stránky přidávat kontextovou nápovědu (kterou lze odstranit či přidat kliknutím). Není-li si uživatel jist významem jisté kolonky, se sebezapřením si tři řádky konkrétního vysvětlení přečte. Návod celý, umístěný na jiné stránce, by - jak všichni vývojáři jistě tuší - nikdy nečetl. Problémem samozřejmě je naprosto rozdílná úroveň počítačové zdatnosti mezi uživateli. V IS MU se snažíme nepředpokládat téměř žádné znalosti práce s Internetem a tak dát možnost pochopit aplikaci skutečně všem. Dynamický rozvoj systému (neustále přidávání nových možností, odstraňování chyb a suboptimálních řešení) zamezuje vydání nějakého "tištěného referenčního průvodce", jak uživatelé občas vyžadují, byť by jej pak pro jeho obsáhlost nečetli. Místo učení se nazpaměť postupu jako sady kroků se snažíme běžného uživatele přinutit, aby přemýšlel nad tím, co dělá, četl intuitivně pojmenované možnosti a orientoval se v systému samostatně. Klasickým trikem je pak upozorňovat na důležité nové věci odkazem "novinka" z titulní stránky systému. O nutnosti odpovídat na e-maily s dotazy a o možnosti dělat si z lidí v terénu, příznivě systému nakloněných, jakési "minianalytiky situace" píšeme na jiném místě.

Školení nemají smysl

Je známým faktem, že ukázka konkrétní práce s programem je mnohem efektivnější, než například čtení návodů. Naše zkušenosti však říkají, že pořádat hromadná školení nemá valný smysl. Vědecká komunita nařízené školení považuje za "vyrušování od důležité práce", smluvit termín tak, aby většině vyhovoval, je nemožné atd. Aplikace jsou navíc psány co možná jednoduše. Proto i školící část zavádění IS byla ponechána v kompetenci jednotlivých fakult; koordinátoři dle potřeby a zájmu organizují ukázky sami. Osvědčilo se předvést IS studentům u zápisu ke studiu. Nezapamatují si samozřejmě nic, ale získají úvodní dojem ze stylu ovládání systému a pocit, že by se k IS měli ještě vrátit a v klidu si ho projít.

Výjimkou ze zpochybnění centrálních školení jsou setkání úřednic děkanátu. Aplikace pro děkanáty, zejména studijní oddělení, tvoří zcela samostatnou kapitolu, u níž platí odlišná pravidla a jíž se tento článek příliš nevěnuje (např. víme, pro koho program děláme; uživatelky lze vycvičit k určité úrovni používání webového prohlížeče a poté psát programy efektivněji provozovatelné atd.). Pro úřednice studijních oddělení se osvědčilo pořádat pravidelná setkání k ukázce a diskusi nových aplikací. Jde o uživatele podstatně motivovanější (ovšem napjatou pozornost, kterou znají školící pracovníci firem se sazbou Kč 1600/hod., asi nedosáhnete), postupně schopné formulovat i velmi zajímavé podněty. V prostředí MU na takových setkáních dochází taktéž ke konfrontaci různých principů vedení studia a studijních agend a - paradoxně - občas i k tolik potřebnému sjednocování a zjednodušování principů. (Diskusí s jednotlivými proděkany téměř žádné zjednodušení neprosadíte; domnívají se, že jim "počítač cosi diktuje". Pokud však studijní oddělení ukazuje, že "na jiných fakultách to funguje dobře a přinese to značné zjednodušení administrativy", najednou je leccos možné.)

Závěrem zopakujme poznámku úvodní: jak potvrzují zkušenosti z nejrůznějších projektů jakož i existující literatura, nejdůležitější "trik" je získat pro projekt vedení. Jinak vaše práce přijde v podstatě vniveč nebo je alespoň použití IS podstatně chaotičtější a méně efektivní, než by bylo potřeba.

Každý odpracuje svých pět minut

Teze: Nemůžeme provozovat velký informační systém. Už tak máme dost úředníků pro práci s informacemi; zpracovávat ještě další údaje je nemožné.

Skutečnost: Taktéž toto je pověra. Nasazení vhodného typu ISu paradoxně úřednickou práci šetří. V IS MU tomu říkáme "každý nechť si odpracuje svých pět minut". V souladu s teoretickými principy informační společnosti se ukazuje, že nikomu nedělá problém během pěti minut do IS zanést, že se přestěhoval na tu a tu novou adresu. Ve skutečnosti mu to zabere mnohem méně času než zjištění úředních hodin personalistky a její návštěva. Taktéž zadá-li údaj sám, je riziko chyby mnohem menší než při klasickém opisování z papíru. Poslední slovo má ovšem stále personalistka, která musí navrženou změnu závažného charakteru opravit, ale celý proces je efektivnější: pracuje-li každý 5 minut, nemusí ona pracovat např. 200 krát 5 minut. Posun zodpovědnosti na nižší složky organizace, princip "každý si svoje údaje spravuje sám" je v IS MU použit na mnoha místech: ve zmíněné kontrole osobních údajů, v registraci studijních předmětů, ve vkládání vlastních životopisů a publikací pro RIV, v žádostech o koleje, v agendě kontaktních informací, atd. Metodika se osvědčila.

Dopady

Po roce a půl používání informačního systému postaveného na výše zmíněných principech lze konstatovat, že jeho nasazení znamenalo značnou změnu v životě organizace. Masarykova univerzita je klasickou kamennou univerzitou, kde je nemyslitelné jít cestou dramatických změn, například akademické veřejnosti něco nařídit, sjednotit principy studijních plánů atd. Proto bylo a je krajně obtížné vyjít vstříc všem požadavkům různých skupin uživatelů. Investovaná energie se však vrací v tom, že systém skutečně žije (10 000 000 přístupů), v tom, že přicházejí neustálé požadavky na doplnění dalších aplikací a celých agend. Vyučující i humanitních fakult běžně komunikují se studenty elektronicky, studenti jsou taktéž schopni např. elektronicky projednat svůj zájem o mimořádný zápis předmětu. Zveřejnění plných Katalogů předmětů s množstvím doplňujících informací a následných statistik vede studenty k zájmu zapisovat si předměty nad rámec svojí obvyklé nabídky, učitele vede ke srovnávání s kolegy, vedení školy vede k různým úvahám na téma zkvalitnění výuky. Je nepopiratelné, že podobné trendy zvyšují konkurenceschopnost školy v nadcházejícím obtížném období. A to je to, proč má smysl se do něčeho tak nevděčného, jako je pokus o smysluplné použití počítačů na VŠ, pouštět.


Nahoru | Aktuální datum a čas: 9. 12. 2016 10:43, 49. (lichý) týden

Kontakty: istech(zavináč/atsign)fi(tečka/dot)muni(tečka/dot)cz, studijní odd., správci práv, is-technici, e-technici, IT podpora | Použití cookies | Více o Informačním systému