IS pro univerzitu ve třetím tisíciletí
Michal Brandejs, Iva Hollanová, Miroslava Misáková, Jan Pazdziora
Masarykova univerzita v Brně
Abstract:
Abstract: The paper describes an ongoing effort at Masaryk University to make all information needed by university members available on authenticated WWW-based system. The information system (IS MU) running on http://is.muni.cz/ becomes important communication and cooperation supporting tool, giving direct access to information to students, teachers and administrative staff. Over one hundred applications were created during one year of development thanks to a flexible development model with emphasis on early releases of the software. The paper focuses on techniques of getting people involved in using new technology and improving communication channels throughout the institution.Keywords:
University, WWW access, getting people involved, information societyAbstrakt:
Masarykova univerzita v Brně zvolila v záležitosti informačního systému cestu budování vlastními prostředky, tvorby produktu na míru šitému potřebám krajně heterogenní a rozsáhlé organizace. Článek uvádí zkušenosti z ročního vývoje a provozování systému pro desítky tisíc uživatelů, zahrnujícího kolem stovky jednotlivých aplikací. Zmíněny jsou následující problémy: řešení "bezbariérového" přístupu k IS v organizaci s nedostatkem výpočetní techniky, automatické otevření celé akademické veřejnosti, tj. osobní přístup všech uživatelů - studentů, vyučujících, zaměstnanců univerzity; zapojení širokých vrstev uživatelů do administrativních procesů; možnost sledovat a modifikovat informace o sobě, co největší míra zveřejnění údajů; nutnost maximální variability IS dle specifik jednotlivých pracovišť, sofistikovaný systém přístupových práv; prosazení nových standardů komunikace; technické řešení IS. Veřejná část systému je přístupna na http://is.muni.cz/, na adrese http://is.muni.cz/clanky lze najít relevantní dosud publikované články.Úvodem
V závěru roku 1998 se na Masarykově univerzitě v Brně objevila zvláštní výzva pro skupinu informatiků: vybudovat studijní informační systém, který by za použití IT (informačních technologií) zefektivnil práci instituce, překonal odpor většiny akademické obce k počítačům, vypořádal se s nedostatkem výpočetní techniky a umožnil zmodernizovat studium podle kreditového systému ECTS. Žádné bližší zadání nebyla organizace schopna poskytnout; šlo o typický případ, kdy zákazník/uživatel přesně neví, v čem by mu mohly počítače vlastně pomoci. Článek popisuje přístupy, které během roku práce vedly k implementaci a prosazení cca 100 aplikací, zapojení více než 12 000 uživatelů (tj. v zásadě všech prezenčních studentů a zaměstnanců), celkově 5 000 000 přístupům k informačnímu systému a některým výrazným posunům v práci celé organizace.Systém bez bariér
Důležitým aspektem této 80 let staré univerzity je její velká různorodost co se IT týče; situace se mění od špičkových pracovišť s vynikající konektivitou a množstvím pokročilých uživatelů až k oddělením na filosofické či lékařské fakultě, kde je typický velmi rezervovaný postoj k počítačům a zcela nedostatečné vybavení. Požadavkem bylo vybudovat IS s minimálními náklady na straně uživatele. Jako ideální se ukázal přístup přes WWW - Internetový prohlížeč se totiž již stal běžným pracovním standardem. Roční zkušenosti přinesly toto srovnání výhod a nevýhod: Systém lze používat z libovolného místa Internetu: studenti nejsou omezeni na školní laboratoře. Vyučující mohou pracovat i na zahraniční stáži. Při zátěžových akcích (např. elektronický výběr lukrativních seminářů) až 80 % studentů dá přednost elektronické registraci z domova před klasickými zápisovými frontami před učebnou. Vývojáři nemusí vyvíjet a spravovat klientskou stranu IS: každý umí (nebo se snadno naučí) ovládat prohlížeč. Uživatel může použít jemu známé a oblíbené nástroje - bookmarky, tisk, nastavení layoutu, atd., atd. Nemusí na svůj počítač nic instalovat; stačí mu znát přístupové heslo k serveru.Nezávislost na klientu umožňuje opravovat chyby a reagovat na požadavky uživatelů v řádu hodin; změna se provede pouze na serveru. Rychlá odezva vývojářů je uživateli považována za jednu z nejdůležitějších vlastností celého systému.
Nutnost přizpůsobit se chování běžných klientů (Netscape, MSIE): občas nepříjemná; např. bylo překvapením pro vývojáře, že nové verze prohlížečů nepodporují zapomenutí hesla https protokolu (odhlášení).
Pomalejší přístup: každé kliknutí vyvolá přístup na server, což trvá průměrně 1-4 sekundy. Terminálová aplikace by byla ovšem rychlejší, což je částečně kompenzováno tím, že webová stránka je libovolně dlouhá - možno zobrazit více materiálu než v obrazovkové aplikaci. Snadno se mění také míra nápovědy - tatáž aplikace se dá prokládat vysvětlivkami podle přání uživatele.
Bezpečnost: otevření pro celý Internet je vnímáno jako určitá hrozba. Uživatele je nutno vychovat k zodpovědnému jednání (tajná hesla, opatrnost). Systém loguje veškeré přístupy, zobrazuje informace o posledním přihlášení. Použit je protokol https. Oceňováno je u co možná nejvíce uchovávaných údajů udržovat informaci, kdo a kdy údaj změnil. Vidí-li lidé u prezentovaných údajů svoje jméno, jejich zodpovědnost za vkládaná data se pronikavě zlepšuje.
Použití pouze standardních prostředků: skripty používají pouze standardní HTML (plus JavaScript pro některá vylepšení, nikoliv však funkčnost), nepoužívá cookies, Javu ani prvky specifické pro pouze některé prohlížeče. Použití pokročilých technologií by samozřejmě umožnilo vylepšení některých míst aplikací, ale zhoršilo celkovou dostupnost: cílem je umožnit práci i ze sedm let starých PC provozovaných po modemu z fakultní nemocnice a podobně.
Celkové hodnocení ukazuje, že použitá platforma velice napomohla rozšíření IS mezi laickými uživateli - "kliknout si na webu" vyzkouší mnohem více lidí, než pokud by museli shánět klientský program, instalovat ho, studovat manuál atd.
Univerzita: zákazník vyžadující speciální péči
Jak už bylo naznačeno výše, projekt tohoto IS je zvláštní v tom, že není definováno zadání a požadavky zákazníka. Dále nebyli známi ani uživatelé a jejich znalosti - pouze anonymní šedá masa "akademické veřejnosti", tj. desítek tisíc různě zkušených a motivovaných osob. V obvyklé hierarchii kamenné (dlouho existující) university taktéž neexistují pracovní pozice, v jejichž náplni by bylo starat se o informační technologie, dělat v širším měřítku uživatelskou podporu atd. IS tedy uplatnil principy, které pomohly "vybrat" osoby, které mají o problematiku zájem, vidí v ní budoucnost a jsou ochotni "nové vymoženosti" šířit ve svém okolí, na bázi dobrovolnosti. Napomohl například: Sofistikovaný systém přístupových práv: běžný databázový model přístupových práv v prostředí organizace, kde ve vztahu k IT není jasná hierarchie, práva a povinnosti, nestačil. Byl vyvinut obecný mechanismus, který vývojářům aplikací dovoluje omezit přístup na čtení/zápis/delegování práv na určitou skupinu operací (např. přístup ke studijním záznamům, personálním záznamům, editace studijních předmětů atd.) a uživatelům dal možnost přidělit jednotlivci nebo skupině toto právo na určitou skupinu objektů. Tak pověření správci jednotlivých pracovišť zcela libovolně upravují kompetence a rozvrhují práci s IS na míru situaci konkrétního pracoviště. Různé varianty téže aplikace: se systémem regulace přístupu souvisí další metodika: tutéž aplikaci zobrazovat různě rozsáhle podle oprávnění uživatele. Například běžný přednášející může ve formuláři pro předmět editovat pouze cca 10 rubrik (např. přidat svého pomocníka a vyplnit sylabus), ostatní informace jsou zobrazeny pouze pro čtení. Stane-li se garantem předmětu, tatáž aplikace (se kterou již "umí zacházet") mu umožní editovat i zbývajících 20 kolonek.Nutnost zaujmout uživatele: v prostředí "svobodné university" nelze lidem nařídit, aby se věnovali práci s počítačem. Je potřeba jim dát aplikace a nástroje, které jim něco přinesou a budou mít pocit, že IS má smysl používat. Proto jsou do studijního IS přidávány věci jako pohodlná e-mailová schránka, rozesílání výsledků zkoušek na mobilní telefon, možnost zkontrolovat, kolik mi zbývá dovolené, podívat se na fotografie studentů, snadné vyklikání své vlastní prezentační web stránky, možnost zvolit si vlastní přezdívku - přihlašovací jméno, výběr z různých designů stránek, atd.
Okamžité reakce na podněty: projeví-li uživatelé o budovaný IS zájem, mají-li dotaz či podnět, je zapotřebí okamžitě reagovat, přinejmenším vysvětlujícím e-mailem. Cílem je předat princip, že vývojáři a uživatelé společně hledají, jak počítače nejlépe pro univerzitu využít; jinak nastává nekonečná práce s odstraňováním rezistence, pocitu, že počítač vnucuje nesmyslnou a obtížnou byrokracii.
Informační systém je pouze tak dobrý, jak obsáhlá a aktuální jsou data v něm uložená. Kvalita dat pak přímo závisí na tom, kolik uživatelů se nám podaří zapojit do procesu jejich pořizování, opravování a užívání. Chceme- li tedy vytvořit skutečně živoucí informační systém, je potřeba soustavně budovat dojem, že IS je zde pro uživatele, zpříjemňovat jim práci, naslouchat jejich potřebám.
Dopady: blíže k informační společnosti
Zavádění IS způsobem, kdy je kladen důraz na osobní zainteresovanost každého jednotlivce na datech v něm, kdy každý má k němu přístup a lidé jsou vyzýváni, aby komunikovali jak mezi sebou, tak s vývojáři systému, vede k posunu či redefinici zodpovědnosti za kvalitu prezentovaných údajů i za vlastní jednání: učitelé spontánně vyhledávají a zveřejňují studentům doporučenou literaturu, studenti i humanitních fakult jsou schopni e- mailem učiteli zdůvodnit svůj zájem o mimořádný zápis do kursu, uživatelé si opravují chybné personální údaje a zveřejňují svoje webové stránky. Použití Internetu jako média pro IS přirozeně vede ke snaze nastolit jako standardní komunikační kanál e-mail. Daří se též odstraňovat z práce organizace mezičlánky: komunikují přímo vyučující se studenty, výzkumníci mezi sebou atd. bez zprostředkování administrativními úředníky. V řade agend se prosazuje princip "každý uživatel stráví opravou/plněním svých údajů 5 minut, zatímco zástupný úředník by na tom pracoval typicky 200 krát 5 minut a údaje by byly méně přesné". Důležitý vedlejší efekt je v prostředí vysoké školy také zvyšování IT gramotnosti - i neangažovaní studenti s předsudky vůči počítačům velmi brzy Internet zvládnou, což je na prospěch škole i jim. Zajímavé pozorování se týká také postupného nasazování nových aplikaci: vzhledem k tomu, že uživatelé nejsou schopni popsat zadání, osvědčila se metodika co nejdříve jim zpřístupnit nějakou jednoduchou verzi aplikace; poté již podstatně konstruktivněji vznášejí připomínky a upřesnění. Přístup založený na tom, že veškerá data jsou na centrálním serveru, umožňuje reagovat v řádu hodin či dní a aplikaci dotvořit. Také v širším měřítku systém pracuje metodou postupného zkvalitňování -- nejdříve informaci alespoň zobrazit (např. formou textových poznámek u předmětu či jiného objektu), postupně ji algoritmizovat, vyhodnocovat, dovolit modifikovat, nakonec nad ní vystavět statistiku či jiný nástroj pro podporu rozhodování. Zvyknout si na nové způsoby práce trvá lidem určitý čas; i pouhé zobrazení textové poznámky je zpočátku velkým pokrokem a je vítáno. Čím dříve jsou data určité agendy zveřejněna, tím rychleji a lépe je uživatelská veřejnost zkontroluje, opraví či uvede na pravou míru a tím jsou kvalitnější.Sto aplikací za rok není málo, ale stále je to jen malá část universitního života. Proto je podporována spolupráce s dalšími informačními systémy. Pro import a export údajů z/do dalších databází se používá technologie DBI. Uživateli oceňovány jsou vysoce kvalitní tiskové výstupy (TeX, PostScript) realizované na lokální tiskárny protokolem SMB. Pro vkládání údajů v proprietárních formátech se používá Win32::OLE pro převod do čitelných formátů. Důležitým prvkem exportních mechanismů je také Prezentátor, což je obecný nástroj pro podávání dat z databáze v XML formátu. Uživatel může popsat libovolnou vlastní šablonu a vytáhnout si informace např. o studijních předmětech do brožury pro studenty, informace o publikacích pro přehledy vědeckých výsledků, čárové kódy studentských čipových karet pro knihovní subsystém atd. Data si libovolně formátuje či vloží do svého systému. Podrobnosti o technickém řešení nejsou předmětem tohoto článku, lze je najít např. na http://is.muni.cz/clanky/. Shrňme, že aplikace jsou psány v jazyce Perl nad databází Oracle, využit je zabezpečený protokol https na web serveru Apache. Server Sun Ultra 450 obslouží v běžný den několik desítek tisíc požadavků.
Univerzitní IS z vlastních zdrojů?
Odpověď na před rokem a půl položenou otázku zní "ano". Experiment, jak s velmi malými prostředky (čtyři lidé nikoliv na plný úvazek, nulové náklady na klientské straně jednotlivých fakult) se pokusit prosadit použití IT v práci university ukazuje, že touto cestou lze jít. Dvanáct tisíc uživatelů pravidelně využívá nástroje, které jim IS poskytuje; zdá se, že práce s WWW je již tak transparentní jako třeba telefonování. Metoda bleskurychlého vývoje vyžaduje značné nasazení vývojářů a je jistě riskantní; avšak v prostředí stále se měnících požadavků vysoké školy, která se otvírá požadavkům evropského školství a redefinuje svoje způsoby práce směrem k větší volitelnosti a prostupnosti studia by běžný model (2-3 roky specifikace projektu, 2-3 roky následná implementace a uvedení do praxe) nebyl použitelný. Výhodou poněkud hektických změn a toho, že řada uživatelů slouží svým způsobem jako beta-testeři, je IS ušitý organizaci na míru; libovolný jiný způsob (např. nákup hotového produktu) by instituci nutil zásadně modifikovat svoje studijní plány a zvyklosti "kvůli počítači", což je v ovzduší brněnské univerzity nemyslitelné.Zájemci o bližší informace o použitých aplikacích či další podrobnosti mohou navštívit např. veřejnou část IS na adrese http://is.muni.cz.
Relevantní odkazy
Kontakty: 
fi
municz