Náš systém 

Univerzitní systém: kroky k realizaci pokročilého strategického nástroje

Univerzitní systém: kroky k realizaci pokročilého strategického nástroje

Mgr. Miroslava Misáková

Britsko-česko-slovenský seminář pracovníků univerzitní administrativy (8. - 10. 6. 2005)

Abstrakt: Co by měla vysoká škola požadovat od informačního systému, aby byl tento skutečně strategickým nástrojem? Jak dosáhnout toho, aby systém žil, byl potřebný a používaný? Jaké možnosti takový systém škole otevírá? Demonstrováno na případu Informačního systému MU v Brně.

Informační systém zajišťující údržbu základních studijních dat je dnes standardem již prakticky na každé vysoké škole, většina škol je také dobře vybavena technikou vč. počítačové sítě a výhodou je také značný stupeň vzdělání a kreativita členů akademické obce. Tyto faktory umožňují instituci, která se tak rozhodne, povýšit běžný typ studijního systému na komplexní nástroj, který zajišťuje pohodlí v administrativních procesech a zvyšuje přitažlivost školy pro studenty. Typizovaná softwarová řešení takových systémů dosud nejsou běžně k dispozici, lze však využít zkušeností několika škol v ČR a vymezit vlastnosti, které by budovaný IS měl mít. V článku vycházíme z řešení IS MU pro Masarykovu univerzitu v Brně a další outsourceované školy.

Jaké služby by měl systém nabízet

Elektronizace workflow/studyflow v podmínkách konkrétní instituce

Je nutno provést podrobnou analýzu administrativních zvyklostí a sestavit posloupnost e-kroků pro přijímací řízení, kontroly postupu do dalšího semestru, kontroly ukončení studia.

Typická posloupnost akcí studenta v Informačním systému MU může vypadat například takto:

Počátek semestru:

• Žádost o zápis do semestru (aplikace kontroluje podmínky stanovené studijním a zkušebním řádem - opakování předmětů, součty kreditů ap.)
• Žádosti o neopakování kursů (některé kursy student v případě neúspěchu opakovat musí, jiné nikoliv)
• Kontrola udělených hodnocení
• Prohlídka registračních šablon, rozvrh, kontrolní šablony (studijní plány)
• Registrace a zápis předmětů
• Výběr seminárních skupin

Během semestru:

• Čtení a tisk výukových materiálů
• Odevzdávání úloh
• Testy, self-testy, e-learningové aktivity
• Průběžné hodnocení
• Malý IS - přístup k IS MU po telefonu
• Diskuse se spolužáky, učitelem
• Předmětová anonymní anketa
• Archiv závěrečných prací
• Poplatky za studium
• Omluvy z povinné výuky
• atd.

Zásadním krokem k funkčnímu systému je vymezit práva a povinnosti členů obce vůči informačnímu systému. Vidíme následující kroky: systém se musí zaběhnout, být spolehlivý, vedení fakult získají důvěru a zkušenost s přínosy (daty), které jim poskytuje. Následně se inovuje studijní řád (na MU v Brně zmiňuje řád IS MU 18 krát). Je třeba zakotvit povinnosti učitelů, například v tomto rozsahu:

Povinná e-administrativa

Vyplnit v IS MU sylabus, anotaci, typ výuky a zkoušky (požadavky na studenta během semestru a způsoby získání kreditů), doporučenou literaturu. Vyhovět či zamítnout žádosti o vstup do kurzu těm studentům, kteří nesplňují předpoklady pro zápis kurzu, ale požádali učitele o výjimku. Přiměřeně reagovat na případné e-maily od studentů. Vypsat zkušební termíny pro přihlašování studentů. Do sedmi pracovních dnů od udělení známky zadat hodnocení do systému.

Doporučované e-nástroje

Vyvěsit libovolně strukturované studijní materiály. Sbírat domácí úkoly elektronicky pomocí Odevzdáváren. Zveřejňovat studentům průběžná hodnocení aktivit v kurzu pomocí Poznámkových bloků. Otevřít např. výběr referátů či jiné přihlašování na aktivity. Přiměřeně reagovat na případné dotazy studentů v diskusním fóru předmětu. Prostudovat si reakce na svou výuku v anonymní studentské anketě.

Pokročilá komunikace

Údaje v systému jsou tak kvalitní, jak masivně jej uživatelé používají. Zvýšení užitečnosti systému lze dosáhnout centralizací a zkvalitněním běžných komunikačních služeb, např. integrovat e-mail, inteligentní hromadný e-mail, dokumentový server, webové prezentace osob a pracovišť, diskusní fóra, inzertní desky, a další do kompaktního nástroje. Mezi zajímavé nástroje IS MU patří např.

• Elektronické volby (např. do akademického senátu)
• Předmětová anketa (daří se oslovit přes 60 % studentů školy)
• Diskusní fóra (regulovaná i relaxační - Plkárna)

Vzhledem k tomu, že používání IS MU je povinné, umí každý člen akademické obce používat e-mail, vyhledat si informace na Internetu a podobně.

Studentem řízené studium, efektivní členění zdrojů

Každý garant studijního programu má jinou představu o formalizaci studijních plánů programu. Je velkou výzvou vývojářům a analytikům informačního systému dosáhnout kompromisu mezi požadavky garantů a rozumnou algoritmizací. Pokud se toto podaří, může škola realizovat skutečně kreditové studium. Na MU v Brně se podařilo dosáhnout prostupného studia - student může volit kurzy různých fakult, může si volit semestr ve kterém co zapíše, byly zrušeny pevné ročníkové plány. IS toto samozřejmě musí podpořit sadou automatizovaných kontrol, aby nevznikala zátěž studijních oddělení.

Velmi kladně je také hodnocen projekt celouniverzitní nabídky sportovních kurzů (cca 20 000 studentů volí z celého spektra, dříve toto bylo nemožné z administrativních důvodů).

Kvalitní technické řešení

V prostředí vysoké školy se nelze vyhnout soutěžím studentům o určité výhody (rozvrh, zkušební termíny, témata prací a aktivit...). Systém musí být dostatečně robustní a odolávající masivní zátěži. Delší výpadky jsou vysoce nežádoucí. Za šest let vývoje IS MU bylo dosaženo řešení, které obsluhuje cca 15 000 uživatelů (až milion přístupů) za den. Podstatný je také krátký vývojový cyklus IS jako softwaru. Jak se vyvíjejí potřeby školy, musí se vyvíjet i IS. Důležité změny musí být realizovatelné v krátkém termínu.

Jaké možnosti strategický systém škole otvírá

Bohatá databáze údajů

Vedení instituce získává podklady pro rozhodování a řízení školy. Důležité je administrativu decentralizovat - každý spravuje pokud možno svoje údaje sám. Výsledkem je vyšší kvalita dat (a i posilování zodpovědnosti uživatelů vůči systému). Jedním z postupných cílů je změna vnitřního pohledu uživatele z "ten systém co s ním musím pracovat" na "náš systém".

Prostor pro e-learning

Novinkou v IS MU je budovaný Learning Managemet System. Kromě již výše zmíněných aktivit umožňuje vytvářet Interaktivní materiály - složitější sady otázek, tzv. oživené texty (kombinace výkladu a otázek) a podobně. Cílem je plynule e-learning integrovat do běžné výuky; učitelé mající zkušenosti s e-administrativou se s určitou pravděpodobností snadněji pustí do e-výuky. Podpora e-learningu je vzhledem k trendům v celoživotním vzdělávání nutností pro každou větší školu.

Co je potřeba vyřešit

Nejdůležitější je podpora zavádění systému shora (vedením školy) a dobré technické řešení - robustní, výkonné, kvalitní, rozsáhlé (budování vztahu běžných uživatelů k IS). Tuto známou triviální pravdu nelze přecenit. Je to zásádní klíč k úspěchu systému.

Možnou další inspiraci k systému uvažovaného typu lze najít na http://is.muni.cz/clanky/

---