ISEPISEP Praktická část školení Markéta Zálešáková Mazání záznamů návrhů nebo projektů v ISEP Jednotlivé záznamy nelze z ISEP vymazat. Každý záznam lze pouze zneplatnit Jak mohu smazat návrh projektu nebo realizovaný projekt? ISEP: Praktická část školení 2 v záložce Základní údaje. vyhledávání ve všech (= i neplatných) záznamech editoru: neplatný záznam zobrazen šedě Mazání záznamů návrhů nebo projektů v ISEP přepis dat -> zplatnění nového návrhu -> uložení nového návrhu Data ve zneplatněném záznamu návrhu projektu lze přepsat údaji o novém návrhu projektu. Návrh se poté ,,zplatní" (záložka Základní údaje) a uloží. Tím se vytvoří záznam o novém návrhu projektu. Mohu zneplatněný záznam nějak znovu využít? ISEP: Praktická část školení 3 novém návrhu projektu. Záznam realizovaného projektu přepsat na jiný realizovaný projekt nelze ­ vzhledem k propojení s konkrétním návrhem. Návrhy projektů a jejich stavy Jaký je rozdíl mezi uzamčeným a uzavřeným návrhem projektu? uzamčený návrh = návrh převedený ze stavu "rozpracovaný" do stavu "v procesu schvalování" v záložce Schvalování ISEP: Praktická část školení 4 odemknutí návrhu = možnost opětovných úprav ve stavu ,,rozpracovaný": pouze osoby s hromadnými právy POZOR!! Platné evidenční záznamy návrhu projektu se generují pouze v případě, že byl návrh uzamčen. Návrhy projektů a jejich stavy Uzavřený návrh = návrh ve stavu "neschválený na HS", "neschválený na MU", "neschválený investorem", "schválený investorem, ale nepřijatý na MU", nebo "schválený investorem a přijatý na Jaký je rozdíl mezi uzamčeným a uzavřeným návrhem projektu? ISEP: Praktická část školení 5 na MU", nebo "schválený investorem a přijatý na MU" v záložce Schvalování uzamknout -> zamítnout/schválit -> uzavřít -> překopírovat Návrh může být uzavřen pouze tehdy, byl-li předtím uzamčen. Uzamčení návrhu je signálem pro administrující osoby s hromadnými právy, že může začít schvalování návrhu a dle výsledku schvalování je možno návrh nakonec uzavřít, a případně převést mezi realizované projekty. Návrhy projektů a jejich stavy Co mám udělat s návrhy, které nebyly přijaty? Návrhy, které nebyly přijaty, se uzavřou v záložce Schvalování. Přiřadí se jim stav, který odpovídá úrovni, na které byl návrh zamítnut: - neschválilo jej HS/součást MU ISEP: Praktická část školení 6 - neschválilo jej HS/součást MU - zamítli jej odpovědní funkcionáři (na úrovni MU) - neschválil jej investor - investor návrh přijal, ale jím pozměněné podmínky nebyly akceptovány na MU POZOR!! Stav ,,schválený investorem, ale nepřijatý na MU" vyžaduje vyplnění investorem přijatého rozpočtu (v záložce Rozpočet). POZOR!! Nerozlišuje se mezi ,,dobrými" a ,,špatnými" nepřijatými návrhy ­ uzavírají se vždy podle úrovně, na které nebyly schváleny. Návrhy projektů a jejich stavy Jak mám postupovat při schválení návrhu investorem i jeho přijetí na MU? 1) Návrh je schválen investorem (výsledky veřejné soutěže apod.) a MU souhlasí s jeho podmínkami k řešení -> uzavření návrhu jako ,,schválený investorem ISEP: Praktická část školení 7 uzavření návrhu jako ,,schválený investorem a přijatý na MU" (záložka Schvalování) 2) Příjemce/řešitel obdrží podepsanou smlouvu/rozhodnutí o poskytnutí podpory -> překopírování návrhu mezi realizované projekty (záložka Schvalování) Jednotlivé kroky provádí pověřený zaměstnanec HS s hromadnými právy dle zvyklostí na HS. Kód MU Hlavní a další HS/součást MU Kdy mám do ISEP vkládat další HS/součást MU? spolupráce s osobami (členy realizačního týmu) z jiných HS/součástí MU: další HS/součást MU se nezakládá Spolupracující osoba se vloží pod roli člena ISEP: Praktická část školení 8 Spolupracující osoba se vloží pod roli člena realizačního týmu hlavního HS/součásti. Další HS/ součást MU v ISEP: pouze v případě existence dohody o spolupráci část rozpočtu projektu převedena na jiné HS/ součást MU, které má k tomuto účelu zřízenu samostatnou zakázku Blíže k tématu v Pokynu kvestora č. 2/2005 k finančnímu zajištění projektů, na jejichž realizaci se podílí více hospodářských středisek MU. struktura rozpočtu Rozpočet Jak se liší rozpočet MU a ostatních účastnících se subjektů? Rozpočet MU - po letech - dohromady za všechna HS (jako MU) v ENP, Rozpočet ostatních subjektů - celkem za všechny roky období řešení - pouze jedno projektové období: ISEP: Praktická část školení 9 - dohromady za všechna HS (jako MU) v ENP, zvlášť za jednotlivá HS v ERP - tři projektová období: období řešení (zobrazuje se ve všech rozpočtech) období předfinancování období udržitelnosti - pouze jedno projektové období: období řešení Zobrazuje se automaticky na základě informací v číselníku investorů Rozpočet Jaká je struktura rozpočtu? OBDOBÍ MU / JEDNOTLIVÁ HS OSTATNÍ SUBJEKTY P Předfinancování HS z veř. / neveř. zdrojů Ř Investor Investor Spolufinancování HS z veř. / neveř. zdrojů Finanční účast veř. / neveř. zdroje dohromady ISEP: Praktická část školení 10 Spolufinancování HS z veř. / neveř. zdrojů Finanční účast Neuznatelné náklady Neuznatelné náklady U Financování HS z veř. / neveř. zdrojů - dohromady Rozpočet Jak mám vyplnit rozpočet, když naše fakulta spolupracuje s vědci z jiné fakulty? Pokud spolupracujete s osobami z jiných fakult, kterým se z financí projektu hradí pouze mzdy, do rozpočtu se to nepromítne. Pokud Vaše fakulta spolupracuje s jiným HS/součástí MU na základě dohody o spolupráci, je nutno vyplnit další HS/součást MU (záložka Základní údaje), což se automaticky promítne ISEP: Praktická část školení 11 je nutno vyplnit další HS/součást MU (záložka Základní údaje), což se automaticky promítne do struktury rozpočtu. X Rozpočet Jak mám vyplňovat rozpočet, pokud na základě dohody o spolupráce projekt řešíme s dalším HS/součástí MU? ERP: manuální rozdělení financí mezi jednotlivá spolupracující HS/součásti MU (při převádění údajů do ERP informace o rozpočtu vždy automaticky překopírují do rozpočtu hlavního HS/součásti MU) Rozpočet dalšího HS/součásti MU: ISEP: Praktická část školení 12 Rozpočet dalšího HS/součásti MU: Investor ­ částka převedená na zakázku dalšího HS z hlavního HS Spolufinancování HS z veř./neveř. zdrojů finanční účast dalšího HS na projektu Rozpočet dalšího HS vyplní pověřený zaměstnanec hlavního HS a zkontroluje jej pověřený zaměstnanec dalšího HS. Rozpočet Jak mám vyplnit rozpočet projektu, který investor nečlení na roky? Rozpočet se na jednotlivé roky rozdělí: 1) dle odhadu řešitele nebo 2) poměrným rozdělením částky podle počtu let období řešení projektu ISEP: Praktická část školení 13 období řešení projektu Mám v rozpočtu zohledňovat vracení financí investorovi nebo převod do Fondu účelově určených prostředků? Ne, vystavení vratky ani převod do FÚUP není důvodem ke změně částky v poli Investor. Rozpočet Co mám dělat, když rozpočet projektu není znám? Editace záložky Rozpočet ­ verze ,,navrhovaný rozpočet" : zatržení neznámého rozpočtu a vyplnění důvodu, proč není znám ISEP: Praktická část školení 14 důvodu, proč není znám Musím založit ,,investorem přijatý rozpočet", i když návrh projektu nezahrnuje finanční účast a rozpočet je tedy nulový? Ano, pokud chcete návrh uzavřít jako ,,schválený investorem, ale nepřijatý na MU" nebo ,,schválený investorem a přijatý na MU". Zároveň je třeba do založené verze rozpočtu manuálně vyplnit ,,0" a rozpočet uložit, jinak se tato verze rozpočtu neuloží a návrh nebude možno uzavřít. Rozpočet Co mám dělat, když je rozpočet projektu v jiné měně než Kč nebo EUR? možnost výběru: koruna česká euro vždy v jednotkách měny!!! ISEP: Praktická část školení 15 vždy v jednotkách měny!!! ostatní měna: převod na Kč/EUR podle aktuálního kurzu ČNB Přístupová práva uživatelů ISEP Co mám dělat, když jako vědec nebo administrátor projektu potřebuji přístup do ISEP? Individuální práva automaticky nastavená systémem: osoba v roli řešitele a administrátora ISEP: Praktická část školení 16 Delegování individuálních práv dalším osobám ­ řešitel v záložce Práva Co mám dělat, když jako administrativní pracovník potřebuji přístup do ISEP? Hromadná práva přidělená na základě emailové žádosti pověřené osoby pracovník -> nadřízený -> pověřená osoba na HS/součásti MU -> Ing. Andrle -> ÚVT Metodický pokyn OVaV RMU č.1/2009 Přidělování hromadných práv Dokumenty vkládané do ISEP Jaké dokumenty se mají vkládat do ISEP? Směrnice rektora č.4/2009 ukládá povinnost vložit do ISEP veškerou dokumentaci navrhovaného, realizovaného a ukončeného projektu. Výjimka: vkládání účetních dokladů ­ díky zobrazování obratové výsledovky (záložka Ekonomika). Blíže k tématu v Metodickém listu OVaV č.1/2010 Projektová dokumentace. ISEP: Praktická část školení 17 Jak je zabezpečena ochrana osobních údajů , které se v ISEP objeví díky vloženým dokumentům? Omezený přístup osob do ISEP na základě přidělování individuálních a hromadných práv. Metodický list OVaV RMU č.1/2009 Přidělování hromadných práv podpis Dohod o mlčenlivosti (osoby s hromadnými právy) ERP ­ omezení viditelnosti dokumentů: zatržítko ,,veřejný v Inetu" Dokumenty vkládané do ISEP Kdo a kdy podepisuje pověření řešitele? Pověření řešitele podepisuje vedoucí HS s řešitelem (směrnice rektora č.4/2009). Řešitel = vedoucí HS: pověření podepisuje rektor s vedoucím HS !!! Sepisuje se pouze s řešitelem na hlavním HS/součásti MU (ne s dalším řešitelem). Datum vystavení pověření řešitele vedoucím HS = 1. datum zmíněné v pověření ISEP: Praktická část školení 18 Datum vystavení pověření řešitele vedoucím HS = 1. datum zmíněné v pověření Vkládají se do ISEP evidenční záznamy? Vygenerování EZ (záložky Schvalování) -> podpis EZ -> vložení podepsaného EZ do ISEP Přikládání EZ k jednotlivým dokumentům ­ viz Metodický list OVaV č.1/2010 Projektová dokumentace. Datum zahájení projektu ­ dle smlouvy / rozhodnutí Dokumenty vkládané do ISEP Jaké dokumenty vyžadují předložení evidenčních záznamů? Dokument Evidenční záznam Letter of Intent, Letter of Endorsement, Přistoupení k projektu 3a, případně 3b Návrh projektu včetně příloh 3a, případně 3b Soupis kontraktů a jejich závazné předlohy 3a, případně 3b (společně s návrhem) -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Přijatý projekt včetně příloh 3c ­ v případě operačních programů ISEP: Praktická část školení 19 Přijatý projekt včetně příloh 3c ­ v případě operačních programů Žádost o změnu 4 Žádost o prodloužení projektu + dodatek ke smlouvě 3c Periodická/průběžná/monitorovací zpráva 3c Roční vyúčtování (jako součást per./průb./mon. zpráv) 3c Výkaz uznaných nákladů (i samostatně bez zprávy) 3c -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Závěrečná zpráva 3c Závěrečné vyúčtování (jako součást záv. zprávy) 3c -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Monitorovací zprávy o udržitelnosti projektu 3c Dokumenty vkládané do ISEP Jaké dokumenty vyžadují předložení evidenčních záznamů? Smlouvy a dodatky ke smlouvám (kromě dodatku přikládaného k žádosti o prodloužení projektu) ­ nevyžadují evidenční záznamy Dokumenty a k ním příslušející evidenční záznamy předkládá k podpisu hlavní HS/součást MU. ISEP: Praktická část školení 20 Výstupy z ISEP Jak mohu pro další použití vygenerovat informace vložené do ISEP? Ekonomické přehledy projektů ­ generování údajů na základě zvolených parametrů Připravuje se: generování všech údajů do excelové tabulky manažerské sestavy Děkuji Vám za pozornost ISEP: Praktická část školení 21 Děkuji Vám za pozornost a prosím o Vaše dotazy.