V pátek 15. ledna 2010 byla zveřejněna nová verze systému ISEP. Tento metodický list Vám představí nejdůležitější změny v Editoru návrhů projektů a Editoru realizovaných projektů a s nimi související změny v užívání ISEP. Případné technické dotazy zasílejte na adresu isep-inet@ics.muni.cz (v kopii na adresu zalesakova@rect.muni.cz). Metodické dotazy směřujte na adresu zalesakova@rect.muni.cz. Důležité upozornění Při konverzi dat ze staré verze ISEP do nové bylo automaticky aktualizováno ,,datum poslední změny" u všech návrhů projektů. Kvůli zachování alespoň některých informací o změnách předcházejících aktualizaci systému však nebyla změněna osoba autora změny. Výsledkem je tedy nekonzistence údajů ,,Poslední změna" u všech návrhů, u kterých je datum poslední změny 14. nebo 15.1.2010. Děkujeme za pochopení. I. PŘEHLED ÚPRAV V ISEP Předfinancování projektu Editor: návrhů projektů Záložka: Základní údaje Položka: Předfinancování od [new] Zobrazuje se u projektů programových rámců, u kterých investor vyžaduje předfinancování. Vyplnění položky je povinné. Je nutno doplnit datum, od kdy bude třeba projekt předfinancovat. Vyplněné datum se promítá do rozpočtu projektu. !!! Předfinancováním jsou myšleny náklady vložené příjemcem do projektu PŘED oficiálním zahájením jeho řešení, přičemž tyto náklady pak mohou být započítány jako uznatelné náklady projektu. Pozor, nezaměňovat: vedle výše zmíněného skutečného předfinancování je někdy za předfinancování mylně považováno také zpětné financování projektu, což je refundace financí, vydaných MU V RÁMCI období řešení projektu (investor na projekt dodá zálohu, ale další náklady hradí subjekt sám, dokud mu je investor zpětně neproplatí). !!! Položky spojené s předfinancováním, stejně jako s udržitelností, se v záznamu o konkrétním projektu objeví automaticky na základě toho, jestli jsou tato období navázána v číselníku investorů na daný programový rámec / typ projektu (což je odvozeno od požadavků investora na projekty v takovém programovém rámci / typu projektu). Metodický list č. 2/2010 Odbor pro vědu a výzkum RMU Změny v ISEP 18.1.2010 Vypracoval/a Markéta Zálešáková ve spolupráci s ÚVT Doplnění záložky Základní údaje v Editoru realizovaných projektů Editor: realizovaných projektů Záložka: Základní údaje Položky: Pracoviště HS / součásti MU [new] Typ projektu [new] Identifikátor výzvy [new] Tyto položky se vyplňují v Editoru návrhů projektů. Pro přesný přenos dat vložených o návrhu projektu bylo nutno tyto položky vytvořit i v Editoru realizovaných projektů. !!! Vyplnění položky Pracoviště HS / součásti MU je, stejně jako v Editoru návrhů projektů, povinné. !!! Položky Typ projektu a Identifikátor výzvy jsou relevantní pouze pro projekty 7.RP. Vyplnění položek není povinné, avšak doporučuje se. Stavy návrhů projektů Editor: návrhů projektů Číselník obory, role aj. Záložka: Schvalování Položka: Rozpracovaný [new] V procesu schvalování [new] Neschválený na HS [new] Neschválený na MU [new] Neschválený investorem [new] Schválený investorem, ale nepřijatý na MU [new] Schválený investorem a přijatý na MU [new] Realizovaný [new] Návrh projektu může nabýt čtyř stavů: ,,rozpracovaný", ,,v procesu schvalování", ,,uzavřený" a ,,realizovaný". Ve stavu uzavřený může návrh nabýt jednu z pěti hodnot: ,,neschválený na HS", ,,neschválený na MU", ,,neschválený investorem", ,,schválený investorem, ale nepřijatý na MU" a ,,schválený investorem a přijatý na MU". Následující tabulka uvádí, co výše uvedené stavy a ,,podstavy" znamenají a jaké úkony mohou jednotliví uživatelé v ISEP provádět v daném návrhovém stavu. Název stavu Popis Rozpracovaný Návrh je otevřen pro editaci (navrhovatelem a případně též zadavatelem návrhu a dalšími osobami s navrhovatelem přidělenými individuálními právy, a dále oprávněnými osobami s hromadnými právy). Evidenční záznamy 3a a 3b se generují znehodnocené vodotiskem. V procesu schvalování Návrh je uzamčen proti další editaci, oprávněné osoby mohou návrh vrátit zpět do stavu "rozpracovaný" a tím umožnit jeho další editaci. Evidenční záznamy 3a a 3b se generují plnohodnotné. Procesem schvalování návrhu je myšlena kontrola a schválení podání návrhu na HS (za úroveň HS - liniový vedoucí, pověřený ekonomický pracovník, vedoucí HS) a na RMU (za úroveň celá MU - odpovědný funkcionář a rektor). Neschválený na úrovni HS Návrh je uzavřen způsobem "neschválený na úrovni HS", oprávněné osoby mohou návrh vrátit do stavu "v procesu schvalování". Při kontrole a schvalování návrhu na HS některý z pověřených pracovníků (liniový vedoucí, pověřený ekonomický pracovník, vedoucí HS) podání návrhu investorovi zamítl. Neschválený na úrovni MU Návrh je uzavřen způsobem "neschválený na úrovni MU", oprávněné osoby mohou návrh vrátit do stavu "v procesu schvalování". Při kontrole a schvalování návrhu na RMU odpovědný funkcionář nebo rektor podání návrhu investorovi zamítl. Neschválený investorem Návrh je uzavřen způsobem "neschválený investorem", oprávněné osoby mohou návrh vrátit do stavu "v procesu schvalování". Návrh prošel kontrolou a schválením na HS a RMU (za úrovně HS a celá MU), ale nebyl schválen investorem. Schválený investorem, ale nepřijatý na MU Návrh je uzavřen způsobem "schválený investorem, ale nepřijatý na MU", oprávněné osoby mohou návrh vrátit do stavu "v procesu schvalování". Návrh byl investorem přijat, ale podmínky k řešení projektu byly pozměněny natolik, že MU přistoupení k projektu odmítlo. Schválený investorem a přijatý na MU Návrh je uzavřen způsobem "schválený investorem a přijatý na MU" a je připraven k přenesení do realizovaných projektů; oprávněné osoby mohou návrh vrátit do stavu "v procesu schvalování". Návrh byl schválen investorem a s podmínkami investora pro řešení projektu MU souhlasila, přistupuje tudíž k řešení projektu. Realizovaný Návrh je přenesen do realizovaných projektů, a nelze do něj již žádným způsobem zasahovat. !!! Návrhy je možno upravovat pouze v rozpracovaném stavu návrhu (platí pro osoby s individuálními i s hromadnými právy). !!! Osoby s individuálními právy mohou návrhy převést pouze do stavu ,,v procesu schvalování". Osoby s hromadnými právy mohou vedle toho návrhy převádět také ze stavů ,,v procesu schvalování" a ,,uzavřený" zpět do stavu ,,rozpracovaný" a umožnit tak znovu editaci návrhů. !!! Návrh, který je jednou převeden mezi realizované projekty (stav ,,realizovaný"), nelze již jakkoliv upravovat (platí pro osoby s individuálními i s hromadnými právy). Předání návrhu ke schválení Editor: návrhů projektů Záložka: Schvalování Položka: Uzavřít a předat ke schválení [new] Návrh projektu připravený ke schválení příslušnými funkcionáři může navrhovatel (a případně také zakladatel návrhu či další osoby s individuálními právy přidělenými navrhovatelem) nebo oprávněné osoby po ukončení všech úprav takzvaně uzamknout a převést do stavu ,,v procesu schvalování" ­ k tomu slouží tlačítko ,,Uzavřít a předat ke schválení". !!! Procesem schvalování návrhu je myšlena kontrola a schválení podání návrhu na HS (za úroveň HS - liniový vedoucí, pověřený ekonomický pracovník, vedoucí HS) a na RMU (za úroveň celá MU - odpovědný funkcionář a rektor). !!! Návrh je v režimu ,,v procesu schvalování" uzamčen proti další editaci (platí pro osoby s individuálními i s hromadnými právy). !!! Pouze oprávněné osoby s hromadnými právy mohou návrh vrátit zpět do stavu "rozpracovaný", a tím umožnit jeho další editaci. !!! Evidenční záznamy 3a a 3b se ve stavu ,,v procesu schvalování" generují plnohodnotné (ve stavu ,,rozpracovaný" je lze generovat pouze znehodnocené vodotiskem). Převedení návrhu do stavu ,,rozpracovaný" Editor: návrhů projektů Záložka: Schvalování Položka: Vrátit do zpracování [new] Návrh projektu lze editovat pouze ve stavu ,,rozpracovaný" (což platí pro osoby s individuálními, ale také s hromadnými právy). Ze stavu ,,v procesu schvalování" nebo ,,uzavřený" mohou návrh převést zpět do stavu ,,rozpracovaný" pouze oprávněné osoby s hromadnými právy, a tím opět umožnit editaci návrhu. Převedení se provádí tlačítkem ,,Vrátit do zpracování". !!! Po převedení návrhu zpět do stavu ,,rozpracovaný" bude systém opět generovat evidenční záznamy 3a a 3b znehodnocené vodotiskem. !!! Návrh ve stavu ,,uzavřený" nabývá jedné z pěti hodnot: ,,neschválený na HS", ,,neschválený na MU", ,,neschválený investorem", ,,schválený investorem, ale nepřijatý na MU" a ,,schválený investorem a přijatý na MU". Jejich definice lze nalézt ve výše uvedené tabulce. Uzavření návrhu Editor: návrhů projektů Záložka: Schvalování Položka: Uzavřít [new] Oprávněné osoby s hromadnými právy mohou celý návrh uzavřít a stanovit, jaký je výsledný stav návrhu projektu. Návrh se uzavírá výběrem jedné z hodnot stavu ,,uzavřený" a poté kliknutím na tlačítko ,,Uzavřít". Výběrem hodnot ,,neschválený na HS", ,,neschválený na MU", ,,neschválený investorem", nebo ,,schválený investorem, ale nepřijatý na MU" a kliknutím na ,,Uzavřít" bude návrh ponechán pouze v Editoru návrhů projektů, a to jako platný, ale nerealizovaný z vybraného důvodu. Výběrem hodnoty ,,schválený investorem a přijatý na MU" a kliknutím na ,,Uzavřít" bude návrh připraven k převedení do Editoru realizovaných projektů (po kliknutí na tlačítko ,,Uzavřít" se v okně objeví pole k převedení návrhu mezi realizované projekty). !!! Zpracovaný návrh projektu, převedený do procesu schvalování, je nakonec vždy třeba uzavřít ­ čili vybrat jeden ze stavu ,,uzavřený" a to v závislosti na tom, na jaké úrovni bylo schvalování či přijetí návrhu ukončeno nebo zda-li byl návrh všemi stranami přijat k realizaci. !!! Definice hodnot návrhu ve stavu ,,uzavřený" naleznete ve výše uvedené tabulce. !!! Mezi realizované projekty lze převést pouze ty návrhy, které jsou v Editoru návrhů projektů označeny jako platné. !!! Vybírat hodnoty stavu ,,uzavřený" a případně následně kopírovat návrh mezi realizované projekty by měli primárně referentky/referenti VaV či pracovníci PP MU. Překopírování návrhu do realizovaných projektů Editor: návrhů projektů Záložka: Schvalování Položka: Přenést do realizovaných [new] Překopírování návrhu projektu mezi realizované projekty v Editoru realizovaných projektů je možné pouze v případě, že byl návrh uzavřen jako ,,schválený investorem a přijatý na MU". Tím se otevře ,,kopírovací" okno, kam je třeba manuálně vyplnit kód MU, pod kterým bude přijatý návrh (a tedy budoucí realizovaný projekt) řešen. Poté se kliknutím na tlačítko ,,Přenést do realizovaných" data o tomto návrhu uvedená v Editoru návrhů projektů překopírují do nového realizovaného projektu, vytvořeného pod zadaným kódem MU automaticky v Editoru realizovaných projektů. !!! Uzavřít návrh a převést jej do Editoru realizovaných projektů mohou jen oprávněné osoby s hromadnými právy. !!! Kopírovat návrh mezi realizované projekty by měli primárně referentky/referenti VaV či pracovníci PP MU. !!! Mezi realizované projekty lze převést pouze ty návrhy, které jsou v Editoru návrhů projektů označeny jako platné. !!! V Editoru návrhů projektů je v hlavičce návrhu (v informacích o projektu, umístěných na stránce vlevo nahoře) v závorce za registračním číslem návrhu uveden kód MU, pod kterým byl návrh převeden do Editoru realizovaných projektů. Kliknutím na tento kód MU bude uživatel přesměrován na záznam o tomto realizovaném projektu. Stejně tak je v hlavičce realizovaného projektu uveden klikatelný odkaz na jeho návrh, vložený v Editoru návrhů projektů. Pověření řešitele Editor: realizovaných projektů Záložka: Schvalování Položka: Datum pověření řešitele řešením projektu [new] Zde se vyplňuje datum, ke kterému vedoucí HS písemným pověřením ustanovil konkrétního zaměstnance řešitelem projektu. !!! Ustanovení řešitele projektu a jeho písemné pověření ukládá směrnice rektora č. 4/2009 ,,Řízení a správa projektů na MU", článek 6, odst. 1. Dále je pověření řešitele zmiňováno ve článku 4, odst. 3, písm. c, a odst. 6. O pověření hovoří též článek 6, odst. 9. Pověření řešitele je přílohou č. 5 směrnice. Metodický list č. 1/2010 o projektové dokumentaci uvádí, že ,,pověření vystavuje vedoucí HS, originál si ponechá řešitel, kopie se zasílá na PP MU". !!! Datum pověření se zobrazuje v evidenčním záznamu 3c. Jeho vyplnění není povinné, nicméně se doporučuje. To, že vyplnění pole v ISEP není povinné, nelze vykládat tak, že je navrhovatel (budoucí řešitel) zbaven povinnosti předložit vedoucímu HS písemný návrh na ustanovení řešitele projektu podle směrnice č. 4/2009, čl. 6, odst. 1. Generování evidenčního záznamu 3c Editor: realizovaných projektů Záložka: Schvalování Položka: Průvodka 3c [new] Tlačítko ,,Průvodka 3c" umožňuje generování evidenčního záznamu 3c-1 a 3c-2. Evidenční záznam 3c-1 systém automaticky generuje pro projekty národních investorů, evidenční záznam 3c-2 je určen pro projekty zahraničních investorů. !!! Dle Metodického listu č. 1/2010 je evidenční záznam 3c vyžadován při podpisu přijatého projektu včetně příloh (v případě operačních programů), žádostí (a případně dodatků) o prodloužení projektu, monitorovacích, průběžných, periodických a závěrečných zpráv, výkazů uznaných nákladů a monitorovacích zpráv o udržitelnosti projektu. !!! Do evidenčního záznamu systém generuje údaje zadané v Editoru realizovaných zpráv. Změna struktury rozpočtu Editor: návrhů projektů realizovaných projektů Záložka: Rozpočet Položka: Rozpočet [new] Rozpočet se povinně vyplňuje v obou editorech ISEP, a to do nových, sjednocených struktur. Rozpočty se budou u nových návrhů primárně vkládat do Editoru návrhů projektů a rozpočet se spolu s dalšími údaji po přijetí návrhu překopíruje do Editoru realizovaných projektů. V případě již běžících projektů je nutné rozpočet do Editoru realizovaných projektů doplnit, případně upravit do nové struktury rozpočet již vložený. V Editoru realizovaných projektů je možno rozpočty na každý rok projektového období dále aktualizovat a upravovat - na základě kontraktu s investorem, rozhodnutí, dodatků ke smlouvám apod. Upravovat je možné rozpočet ve všech projektových obdobích (předfinancování, řešení, udržitelnosti), měnit lze jednotlivé nebo všechny roky v rozpočtu. Systém zachovává všechny verze vloženého projektu, mezi kterými je možno volně přepínat. !!! V případě, že v době podání návrhu projektu není znám jeho rozpočet, bude v záložce Rozpočet vybráno zatržítko, upozorňující na nevypracovaný rozpočet, a vyplněn prostor k doplnění důvodu, proč není rozpočet znám. Tato poznámka se poté promítne do evidenčního záznamu 3a-1 nebo 3a-2. !!! Vracení financí investorovi na konci účetního období není důvodem ke změně jednotlivých položek rozpočtu vloženého do záložky Rozpočet. !!! Rozpočet projektu může do Editoru návrhů projektů vkládat či upravovat kdokoliv s individuálními či hromadnými přístupovými právy ke konkrétnímu návrhu projektu. !!! Rozpočet v Editoru realizovaných projektů upravují a aktualizují (případně u již běžících projektů vkládají) dle zvyklostí na HS osoby s hromadnými přístupovými právy ve viditelnostech ISEP ­ ekonomika projektů, ISEP ­ správa projektů, vedoucí ekonomové a / nebo vedoucí pracovníci pro VaV. !!! Obdobím předfinancování je myšleno období před oficiálním zahájením řešení projektu. V tomto období je po příjemcích požadováno vložení financí do projektu, přičemž tyto náklady mohou být pak příjemci navráceny, pokud byly investorem přijaty jako uznatelné náklady projektu. !!! Obdobím řešeného projektu se míní období mezi oficiálním zahájením a ukončením řešení projektu. Na toto období obdrží příjemce od investora finance na řešení projektu, u některých projektů je vyžadována finanční účast příjemců (u MU je její finanční účast na řešení projektu nazývána spolufinancování). !!! Obdobím udržitelnosti je myšleno období po oficiálním ukončení řešení projektu, v průběhu kterého musí příjemce udržet výstupy projektu v nezměněné podobě. II. POSTUP PŘI PŘEKOPÍROVÁNÍ NÁVRHU PROJEKTU DO EDITORU REALIZOVANÝCH PROJEKTŮ Převedení dat o přijatém návrhu projektů mezi realizované projekty je jednou z velmi důležitých nových funkcí systému ISEP. Způsob kopírování se však liší u návrhů vložených do ISEP před zveřejněním nové verze systému, tedy před 15.1.2010, a po tomto datu. U návrhů vložených před 15. lednem je navíc postup při převádění dat ovlivněný tím, jestli mají založený záznam v Editoru realizovaných projektů, nebo jestli mezi realizovanými projekty ještě nejsou vloženy. Následující text shrnuje instrukce zaslané ÚVT: A) Návrhy vložené do ISEP před 15.1.2010, které nemají záznam v Editoru realizovaných projektů 1. Vytvoření ,,Investorem přijatého rozpočtu" v záložce ,,Rozpočet": - Klik na odkaz ,,Založit investorem přijatý rozpočet", čímž se vytvoří přesná kopie navrhovaného rozpočtu. - Klik na tlačítko ,,Editovat", čímž se otevře editor, jímž můžete do investorem přijatého rozpočtu provést potřebné změny. Editor se uzavře kliknutím na ,,Uložit". 2. Převedení návrhu do stavu realizovaný se současným založením realizovaného projektu v záložce ,,Schvalování": - Klik na tlačítko ,,Uzavřít a předat ke schválení", čímž se návrh převede do stavu ,,v procesu schvalování". - Označení volby ,,schválený investorem a přijatý na MU" a potvrzení tlačítkem ,,Uzavřít", čímž se návrh převede do stavu ,,schválený investorem a přijatý na MU". - Zadání kódu realizovaného projektu (kód MU) a klik na tlačítko ,,Přenést do realizovaných", čímž se návrh převede do stavu ,,realizovaný" a současně se založí realizovaný projekt pod zadaným kódem MU, do nějž se zkopírují data z návrhu projektu. B) Návrhy vložené do ISEP před 15.1.2010, které mají záznam v Editoru realizovaných projektů 1. Vytvoření ,,Investorem přijatého rozpočtu" v záložce ,,Rozpočet": - Klik na odkaz ,,Založit investorem přijatý rozpočet", čímž se vytvoří přesná kopie navrhovaného rozpočtu. - Klik na tlačítko ,,Editovat", čímž se otevře editor, jímž můžete do investorem přijatého rozpočtu provést potřebné změny. Editor se uzavře kliknutím na ,,Uložit". 2. Převedení návrhu do stavu ,,schválený investorem a přijatý na MU v záložce ,,Schvalování": - Klik na tlačítko ,,Uzavřít a předat ke schválení", čímž se návrh převede do stavu ,,v procesu schvalování". - Označení volby ,,schválený investorem a přijatý na MU" a potvrzení tlačítkem ,,Uzavřít", čímž se návrh převede do stavu ,,schválený investorem a přijatý na MU". 3. Zaslání žádosti o propojení návrhu ID xxx s realizovaným projektem ID yyy na isep- inet@ics.muni.cz. Důležité upozornění: Žádosti o propojení konkrétního návrhu a projektu bude vyhověno jen a pouze v případě, že investorem přijatý rozpočet bude shodný s rozpočtem realizovaného projektu. C) Návrhy vložené do ISEP 15.1.2010 a později 0. Převedení návrhu do stavu ,,rozpracovaný" v záložce ,,Schvalování": - Klik na tlačítko ,,Vrátit do zpracování". 1. Vytvoření ,,Investorem přijatého rozpočtu" v záložce ,,Rozpočet": - Klik na odkaz ,,Založit investorem přijatý rozpočet", čímž se vytvoří přesná kopie navrhovaného rozpočtu. - Klik na tlačítko ,,Editovat", čímž se otevře editor, jímž můžete do investorem přijatého rozpočtu provést potřebné změny. Editor se uzavře kliknutím na ,,Uložit". 2. Převedení návrhu do stavu realizovaný se současným založením realizovaného projektu v záložce ,,Schvalování": - Klik na tlačítko ,,Uzavřít a předat ke schválení", čímž se návrh převede do stavu ,,v procesu schvalování". - Označení volby ,,schválený investorem a přijatý na MU" a potvrzení tlačítkem ,,Uzavřít", čímž se návrh převede do stavu ,,schválený investorem a přijatý na MU". - Zadání kódu realizovaného projektu (kód MU) a klik na tlačítko ,,Přenést do realizovaných", čímž se návrh převede do stavu ,,realizovaný" a současně se založí realizovaný projekt pod zadaným kódem MU, do nějž se zkopírují data z návrhu projektu. !!! Vybírat hodnoty návrhového stavu ,,uzavřený" a případně následně kopírovat návrh mezi realizované projekty by měli primárně referentky/referenti VaV či pracovníci PP MU. !!! Zpracovaný návrh projektu, převedený do procesu schvalování, je nakonec vždy třeba uzavřít ­ čili vybrat jeden ze stavu ,,uzavřený" a to v závislosti na tom, na jaké úrovni bylo schvalování či přijetí návrhu ukončeno, nebo zda-li byl návrh všemi stranami přijat k realizaci. Převést mezi realizované projekty lze pouze návrhy se statutem ,,schválený investorem a přijatý na MU". III. NOVÝ ROZPOČET V ISEP V obou editorech se struktura rozpočtu skládá nejvíce ze tří částí, tzv. projektových období: předfinancování, řešení a udržitelnosti. Období řešení se objevuje v rozpočtové struktuře všech programových rámců / typů projektů. Období předfinancování a udržitelnosti se v rozpočtu objeví automaticky na základě toho, jestli jsou tato období navázána v číselníku investorů na daný programový rámec / typ projektu (a to je odvozeno od požadavků investora na projekty v takovém programovém rámci / typu projektu). V případě, že bylo požádáno o prodloužení projektu a investor žádosti vyhověl, prodlouží se v rozpočtové struktuře období řešení, a to na základě informací o prodloužení projektu vložených do ISEP. Vyplňování struktury rozpočtu Rozpočet se zadává do obou editorů za MU a za ostatní subjekty účastnící se řešení projektu. Za MU se rozpočet dělí na jednotlivé roky v rámci projektových období relevantních pro konkrétní programový rámec / typ projektu. V Editoru realizovaných projektů se navíc rozpočet člení na jednotlivá HS / součásti MU, které se na MU podílí na řešení projektu. U ostatních účastnících se subjektů se rozpočet každého subjektu vkládá dohromady za všechny roky, a to pouze v období řešení. Jednotlivé položky v rozpočtu se zadávají rozdělené na investice a neinvestice. Systém pak automaticky sčítá vložené částky horizontálně a vertikálně. U MU se finance sumarizují jednak za zúčastněná HS / součásti MU, za jednotlivé roky, ale dále také celkem za dané projektové období. Systém dále ukládá informace o původu financí ve vazbě na tzv. činnosti. U investora je činnost automaticky nahrána z číselníku investorů (pokud je činnost v číselníku uvedena), u ostatních položek je možno (i za použití hvězdičkové konvence) danou činnost vepsat manuálně. Následující tabulka stručně popíše způsob vyplnění jednotlivých položek ve všech třech projektových obdobích. Předfinancování MU Předfinancování z veřejných zdrojů Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou MU poskytne z veřejných zdrojů na řešení projektu před oficiálním začátkem jeho řešení. Tyto náklady mohou být později uplatněny jako uznatelné náklady na řešení projektu. Vyplňuje se za každý rok projektového období. MU Předfinancování z neveřejných zdrojů Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou MU poskytne z neveřejných zdrojů na řešení projektu před oficiálním začátkem jeho řešení. Tyto náklady mohou být později uplatněny jako uznatelné náklady na řešení projektu. Vyplňuje se za každý rok projektového období. Období řešení MU Investor Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou investor podpoří řešení projektu. U poskytovatele se jedná o dotaci na řešení projektu. Systém automaticky do struktury vkládá tolik investorů, kolik jich je zadáno v záložce Základní údaje pod položkou Investor 1 a Investor 2-N. Vyplňuje se za každý rok projektového období. MU Spolufinancování z veřejných zdrojů Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou se MU účastní na financování projektu z veřejných zdrojů v průběhu jeho řešení. Vyplňuje se za každý rok projektového období. MU Spolufinancování z neveřejných zdrojů Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou se MU účastní na financování projektu z neveřejných zdrojů v průběhu jeho řešení. Vyplňuje se za každý rok projektového období. MU Neuznatelné náklady Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou nelze uplatnit jako uznatelné náklady projektu. Vyplňuje se za každý rok projektového období. Ostatní subjekty Investor Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou obdrží daný subjekt od investora na řešení projektu. U poskytovatele se jedná o dotaci na řešení projektu. Systém automaticky do struktury vkládá tolik investorů, kolik jich je zadáno v záložce Základní údaje pod položkou Investor 1 a Investor 2-N. Vyplňuje se celkem za všechny roky projektového období a zvlášť za každý subjekt, který je vložen v ISEP do záložky Příjemci / Partneři. Ostatní subjekty Finanční účast Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou se daný subjekt účastní na financování projektu dohromady z veřejných zdrojů a neveřejných zdrojů. Vyplňuje se celkem za všechny roky projektového období a zvlášť za každý subjekt, který je vložen v ISEP do záložky Příjemci / Partneři. Ostatní subjekty Neuznatelné náklady Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou nemůže daný subjekt uplatnit jako uznatelné náklady projektu. Vyplňuje se celkem za všechny roky projektového období a zvlášť za každý subjekt, který je vložen v ISEP do záložky Příjemci / Partneři. Období udržitelnosti MU Financování z veřejných zdrojů Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou musí MU vynaložit z veřejných zdrojů na udržení výstupů projektu v nezměněné podobě po dobu, kterou určí investor. Vyplňuje se za každý rok projektového období. MU Financování z neveřejných zdrojů Vkládá se částka, rozdělená na INV a NEI, kterou musí MU vynaložit z neveřejných zdrojů na udržení výstupů projektu v nezměněné podobě po dobu, kterou určí investor. Vyplňuje se za každý rok projektového období. !!! Rozpočet se zadává za MU v roli příjemce ­ koordinátora, jediného příjemce, jednoho z více příjemců nebo partnera. Rozpočet se zadává za ostatní subjekty v rolích příjemce ­ koordinátora (je-li MU příjemce) nebo jednoho z více příjemců (je-li MU příjemce nebo příjemce - koordinátor). Je-li MU partnerem v projektu, uvádí se pouze rozpočet MU, ostatní subjekty se v rozpočtových strukturách neobjeví. Konverze dat ze starých rozpočtových struktur do nových ISEP doznal diametrálních změn ve struktuře záložky Rozpočet. Aby data, která byla vložena do starých struktur, nebyla ztracena, je nutno je převést. Data ze struktury, kterou měl rozpočet v Editoru návrhů projektů, budou převáděna následovně: Rozpočtové údaje MU: - veškerá data k rozpočtu v daném období se převedou na 1. rok tohoto období - v případě více HS / součástí MU budou data převedena na hlavní HS / součást MU (rozdělení na investora a spolufinancování z veřejných a neveřejných zdrojů zůstává) Rozpočtové údaje ostatních subjektů: - veškerá data se převedou na jeden z ostatních zúčastněných subjektů Při převodu rozpočtových údajů vložených do staré struktury v Editoru realizovaných projektů dojde při konverzi k následujícímu: Rozpočtové údaje MU: - v případě více HS / součástí MU budou data převedena na hlavní HS / součást MU (rozdělení na investora a spolufinancování z veřejných a neveřejných zdrojů zůstává) Rozpočtové údaje ostatních subjektů: - data z jednotlivých let budou sumarizována, jelikož se rozpočty ostatních subjektů uvádí v celkovém součtu za všechny roky Takto převedená data mohou bohužel způsobit nekonzistenci v údajích, a je proto třeba je v některých případech rozpočítat a manuálně převést pod položky, kam v nové struktuře patří. Z technických důvodů nebylo možno zajistit jiný převod dat, aniž by nedošlo ke ztrátám již vložených údajů. III. DALŠÍ PLÁNOVANÉ ZMĚNY V ISEP V průběhu následujících měsíců proběhnou další plánované úpravy ISEP: - V záložce Schvalování v Editoru realizovaných projektů bude možno generovat evidenční záznam 4 (tzv. změnová průvodka). - Bude umožněno vkládat informace o tom, zda-li byl projekt prodloužen, mimořádně ukončen apod. ­ připravují se tzv. stavy realizovaného projektu. - Systém bude ekonomickým pracovníkům zasílat upozornění na založení nového realizovaného projektu, aby bylo možno co nejdříve navázat projektové zakázky. - Informační email bude zasílán také vedoucím VaV na relevantním HS / součásti MU a vedoucímu patřičného PP MU při uzamčení návrhu (při převedení do stavu ,,v procesu schvalování"). Pro jeho uživatele ISEP jsou dále ve spolupráci s ÚVT připravovány následující podpůrné aktivity: - Průběžně jsou tvořeny FAQ (často kladené otázky) k systému ISEP, které budou umístěny v sekci ISEP v INETu. - Pracuje se na aktualizaci Příručky pro uživatele ISEP. O vydání nové verze budou uživatelé informováni. - Proběhne školení o změnách v ISEP pro administrativní pracovníky z jednotlivých HS / součástí MU. O možnosti účastnit se školení budou pracovníci taktéž informováni.