Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

V roce 2019 oslavil Informační systém Masarykovy univerzity 20. výročí od svého vzniku. Už 20 let pomáháme studentům, vyučujícím a ostatním zaměstnancům s jednodušší administrací veškerých úkonů, které jsou spojeny se studiem. Každý rok přinášíme mnoho novinek – některé viditelné na první pohled jako např. nový design IS MU, jiné oku skryté, ale všechny se záměrem maximálně usnadnit práci.

V tomto roce jste možná zaznamenali i jednu z těch více viditelných novinek– automatický motiv IS MU, který se mění podle aktuálního ročního období. Pokud nemáte zvolený jiný motiv, jistě jste si všimli, že už se IS MU oděl do vánočního hávu. Pokud by vás vánoční motiv omrzel, můžete si vybrat z dalších tří nových zimních motivů.

Na výběr je i celá řada dalších motivů. Víte, které jsou mezi uživateli nejpopulárnější?

Na závěr bychom vám chtěli poděkovat za využívání Informačního systému, za komunikaci, kterou nám dáváte najevo svůj zájem, ať už se jedná o hlášení drobných neoptimálností nebo o zcela nové podněty k funkcím či aplikacím, které byste v IS MU využili. Ani my neusínáme na vavřínech a neustále přemýšlíme nad novými možnostmi přistupování k IS MU a pokračujeme v dalších úpravách v rámci širší funkčnosti a uživatelské přívětivosti.

A tak nám dovolte popřát:

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) přichází s další agendou v novém, responzivním designu pro podporu mobilních zařízení. Nyní představuje novou podobu e-přihlášky, se kterou zájemci o studium na Masarykově univerzitě setkají v již probíhajícím přijímacím řízení pro rok 2020/2021.

Oproti dřívějším dobám, kdy zájemci o studium museli složitě vyplňovat mnoho listů papíru, chodit na poštu a trpět nejistotou, zda obálka skutečně dorazila na požadované studijní oddělení, je možné již od roku 2001 využívat elektronickou verzi přihlášky, která jim práci značně ulehčí. Tato varianta se rychle osvědčila a v roce 2006 bylo již 97% přihlášek podáno elektronicky.

Od té doby prošla elektronická přihláška řadou změn v souladu s aktuálními trendy. Tou poslední je převedení agendy do responzivního designu – to znamená, že ať přihlášku do studia uchazeč vyplňuje z jakéhokoliv zařízení, všechny součásti stránky, jako jsou lišty, rozcestníky, dialogová okna apod., se vždy přizpůsobí tak, aby měl lepší přehled o stránce, na které se nachází, a aby se mu klikalo co nejpohodlněji. Toto vše se týká nejen uchazečů a studentů Masarykovy univerzity, kteří se hlásí do dalších a návazných studií, ale také všech administrativních pracovníků, kteří s přihláškami při jejich potvrzování a vyhodnocování přicházejí do styku. Pro ně byla stejným způsobem upravena aplikace týkající se nastavování kontroly podmínek přijímacího řízení.

Od loňského roku se řada uchazečů hlásí do nově akreditovaných studijních programů, které nahradily dřívější studijní obory. Ačkoliv to na první pohled může vypadat pouze jako drobná sémantická změna, opak je pravdou. Znamenalo to nejen zohlednit změnu rozšíření z jedné možnosti v jedné e-přihlášce na možnosti tři (prioritizace studijních plánů), ale také vytvořit úplně nový systém vyhodnocování přijetí do zvoleného studijního programu napříč fakultami, navíc při vyhodnocování výjimek jednotlivých fakult, a to vše zakončit propojením se spisovou službou. V té má každá z tisíců podaných přihlášek svůj vlastní spis, díky kterému se uchazeč dozví, zda byl ke studiu přijat, nebo z jakého důvodu přijat nebyl. Rozhodnutí o přijetí/nepřijetí je navíc podepsáno kvalifikovaným elektronickým podpisem, což přináší další úsporu času i nákladů jak pracovníkům studijních oddělení, tak samotným uchazečům.

Doplněna byla rovněž snadná kontrola toho, co v přihlášce ještě chybí vyplnit, a hladké vložení dokumentů, které daná fakulta k přijímacím zkouškám požaduje. Uchazeči ze Slovenska lépe dohledají absolvovanou střední školu díky implementovanému číselníku slovenských středních škol. Uchazeči si také snadněji vyberou termín Testu studijních předpokladů a nestane se, že by nechtěně objednali poplatek za přihlášku dvakrát. A pracovníci studijního oddělení si uvedené informace snadno zkontrolují, vytisknou či vyexportují a mohou s nimi dále pracovat v elektronickém prostředí.

Jako ve většině oblastí je i v případě studijních programů důležité vycházet při strategických rozhodnutích ze znalosti nejrůznějších dat. Do provozu proto byla Vývojovým týmem Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) uvedena aplikace Manažerská data programu, jejímž cílem je zpřístupnit odpovědným osobám nejdůležitější aktuální data v přehledné formě.

Aplikaci využijí především garanti nově akreditovaných studijních programů a jejich zástupci. Druhou velkou skupinou osob jsou členové programových rad, vč. zástupců studentů a absolventů nebo zaměstnavatelů, jejichž úkolem je pomáhat garantovi v zajištění kvality vzdělávání, jsou jeho poradním orgánem. V případě doktorského studia pak mají do aplikace přístup členové oborových rad. Nejsnadnější je aplikaci vyhledat prostřednictvím vyhledávacího pole, ale je možné k ní přistoupit také z agendy Manažerská data nebo z agendy Garant (z detailu konkrétního programu).

Úvodní zobrazení je tzv. dashboard, který koncentruje všechna dostupná data jen do několika souhrnných přehledových čísel rozdělených do skupin – Základní údaje, E-learning v IS MU a Přijímací řízení. Zobrazují se také menší skupiny k předmětové anketě, kontrolním šablonám, zapisovaným předmětům a studijním průměrům (percentilům) studentů. Kromě celého programu je data možné omezit jen na vybrané studijní plány programu.

K jednotlivým údajům je dostupné stručné vysvětlení výpočtu a odkaz do agendy IS MU, která s daty pracuje (po kliknutí na ikonku s otazníkem), u některých je dostupné také grafické nebo tabulkové zobrazení dat.

Skupina Základní údaje popisuje studenty, stavy studia, závěrečné práce (témata a obhájené práce) a ukončení studií (absolventy, studijní neúspěšnost a státní závěrečné zkoušky).

Ve skupině E-learning v IS MU jsou zahrnuty Studijní materiály, Interaktivní osnovy, Odpovědníky a Odevzdávárny za poslední dva semestry.

Ze skupiny Přijímací řízení lze zjistit počty uchazečů, přijatých a zapsaných osob (vč. rozdělení dle priorit/plánů) a také trend počtu podaných přihlášek z běhů přijímacích řízení v posledním roce.

Záměrem Vývojového týmu je ve spolupráci s Odborem pro kvalitu RMU zajistit, aby aplikace zobrazovala podstatné indikátory pro pravidelná hodnocení kvality studijních programů. Vzhledem ke složitosti evidence a struktury některých dat je možné, že v zobrazených údajích dojde postupem času ke korekci. Vývojový tým uvítá podněty k dalšímu rozšiřování aplikace, které je nejlepší adresovat fakultním IS-technikům, kteří také mohou osobně poskytnout k aplikaci další informace.

Aplikace je dostupná v autentizované části IS MU → Manažerská data.

O agendě Garant jsme již dříve informovali v novince Garant – vše o studijních programech na jednom místě.

Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) pokračuje v modernizaci agend pro evidenci docházky. Agenda Docházka, která učitelům slouží k evidenci docházky studentů na přednáškách a cvičeních, byla nově rozšířena i na zkušební termíny. Motivací k rozšíření funkcí byla snaha zkrátit čas evidence účasti na zkoušce. Celý proces elektronické evidence docházky trvá u jednoho studenta jen několik sekund, proto je možné takto evidovat docházku na zkušebním termínu i pro stovky studentů zároveň a výrazně tak ušetřit čas s evidencí docházky na papírovém archu. Papírová prezenční listina se stovkami studentů totiž může dosáhnout rozměrů knihy a vyhledávat v takové knize jednotlivé studenty a evidovat jim docházku se pak stává časově netriviální a frustrující záležitostí.

Prostřednictvím aplikace Docházka lze nyní zaznamenat účast na zkoušce pomocí načtení identifikátorů studentských čipových karet přímo na zkoušce. Pro vyučujícího aplikace znamená výrazné zrychlení procesu evidence účastí. Automatizace procesu přináší i další výhody při následném zpracování dat, jako například vyhodnocování splnění podmínek k získání úspěšného hodnocení předmětu.

K vyzkoušení aplikace vyučující potřebuje funkční čtečku čipových karet, kterou pomocí USB připojí na zkoušce ke stolnímu počítači ve zkušební místnosti nebo k vlastnímu zařízení. Studenti následně přistupují k vyučujícímu se svou ISIC kartou, kterou krátce přiloží na čtečku. Čtečka přenese kód z ISIC karty do aplikace v IS MU. Po zvukovém signálu, který vyučujícího upozorní na korektní načtení osobních údajů studenta, se zobrazí okno s fotografií studenta pro další identifikaci. Je-li vše v pořádku, účast je studentovi automaticky zaznamenána. Není-li student přihlášen na zkoušku, je možné mu docházku v téže aplikaci zadat manuálně a účast se mu uloží automaticky spolu s přihlášením na daný zkušební termín. Zapomene-li student svoji ISIC kartu, je samozřejmě možné mu docházku zadat i po vepsání jeho UČO do vyhledávajícího pole. Na jakoukoliv nestandardní situaci spojenou s přihlášením studenta na zkoušku aplikace vyučujícího upozorní.

S nutností prokazovat svou identitu se pomocí ISIC karty se také zvyšuje pravděpodobnost včasného odhalení pokusu o podvod, neboť aplikace dokáže vyhodnotit, který student přichází na zkoušku oprávněně po přihlášení na zadaný zkušební termín a který nikoliv.

Zadaná účast se automaticky propíše do poznámkového bloku příslušného zkušebního termínu. Studentům přihlášeným na zkušební termín, kteří se nedostaví, je zaznamenána v poznámkovém bloku neúčast.

Aplikace je dostupná v autentizované části IS MU v Záznamníku učitele → Docházka.