21. 8.
2010
Not rated yet.
Veškerá správa studia na vysokých školách představuje náročnou administrativu a mnoho povinností pro referenty
studijních oddělení a další zaměstnance školy. Ať už jde například o vyměření poplatku za studium nebo jakékoliv
vyřízení přijatého dopisu. A proto přichází Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) s novinkou,
která významným způsobem usnadňuje evidenci a zpracování „papírových“ dokumentů v rámci správy elektronických spisů v IS
MU.
1. června 2010 došlo ke spuštění testovacího provozu systému evidence zmíněných dokumentů pomocí čárových kódů, které
umožní automatické přiřazení dokumentu ke spisu pomocí hromadného naskenování a rozpoznání dokumentu přímo v IS MU.
Agenda správy poplatků za studium, která byla spuštěna v loňském roce a v současné době je v plném provozu na všech
fakultách MU, se tak stává výrazně méně pracnou.
Obvykle se postupuje tak, že pracovník podatelny přijme dokument a opatří jej samolepkou s čárovým kódem, kterou si
vytiskne z IS MU. Kódem je jednoznačně určeno identifikační číslo dokumentu. Pracovník poznačí datum, kdy byl dokument
doručen, a pracoviště, kam dokument prostřednictvím Úřadovny IS MU (aplikace správy elektronických spisů) předává. Takto
zpracované dokumenty hromadně naskenuje a elektronicky předá k dalšímu zpracování do IS MU. Fyzicky zanese dokumenty
referentovi studijního oddělení, který má správu poplatků na starosti. Ten dokumenty pomocí čtečky čárových kódů
(případně zadáním jeho alfanumerické podoby) jednoznačně identifikuje a zařadí. Buď do existujícího spisu, nebo vytvoří
spis nový, je-li to potřeba.
Nově spuštěná aplikace nejenže ulehčí práci podatelně i studijnímu oddělení, ale také eviduje, kde se v dané chvíli
dokument nachází, čímž jednoznačně zamezí tomu, aby se lidským pochybením z evidence ztratil. Student si pak může být
jist, že jakákoliv písemná žádost, kterou podá, jakékoliv písemné odvolání, je na MU vždy evidováno a tím pádem je i
zpětně dohledatelné.
21. srpna 2010
