Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

V Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU) je uloženo obrovské množství informací. K jejich efektivnímu využívání napomáhá vyhledávání. Vývojový tým IS MU nedávno spustil novou verzi fulltextového vyhledávání, která je výsledkem dlouhého a náročného vývoje. Vyhledávání v IS MU se tak stává účinnějším a rychlejším, přičemž pro uživatele je jednoduché a přívětivé.

Fulltextové vyhledávání je způsob vyhledávání informací v databázích nebo v textových souborech, díky němuž je možno nalézt dokument obsahující libovolné slovo (tj. řetězec znaků) v co nejkratším čase. Pro účinné vyhledávání je také nutné správně formulovat dotaz. V IS MU probíhá vyhledávání bez ohledu na velikost písmen, systém také sám doplní chybějící diakritiku a umí vyhledat i tvary vzniklé modifikací zadaného výrazu, tj. ohýbáním.

Vyhledávání v IS MU je implicitně nastaveno tak, že prohledává všechny indexované agendy Informačního systému. Proces vyhledávání je velmi rychlý, systém vrací výsledky v řádově zlomcích sekund. Uživateli jsou vyhledány pouze takové dokumenty, které je oprávněn číst. Pokud uživatel zadá příliš obecný dotaz vyskytující se v mnoha dokumentech, může jej dále zpřesnit nebo omezit agendu, ze které očekává výsledky. Tuto možnost nalezne po kliknutí na odkaz Zobrazit možnosti umístěný pod polem pro vepsání hledaného výrazu.

Obr. 1: Vyhledávání ve vybraných agendách IS MU.

Vývojový tým IS MU neustále pracuje na rozšiřování a zpřesňování fulltextového vyhledávání. V současnosti je indexováno přes milion a čtvrt dokumentů a jejich počet se bude dále zvyšovat. Bude rovněž vylepšováno řazení výsledků tak, aby byly výše v pořadí zobrazeny dokumenty relevantní pro osobu, která dotaz zadala. Součástí dalšího plánovaného rozvoje je například i vyhledávání v e-mailech.

Uživatelé IS MU mohou své podněty a připomínky k aplikaci směřovat do tematického diskusního fóra: Osobní administrativa → Diskuse → Nové fulltextové vyhledávání.

Více o pokročilém vyhledávání naleznou uživatelé v Osobní administrativa → Nápověda → Vyhledávání v ISu.

V systému budou nadále k dispozici i vyhledávací políčka (např. v agendě Předměty), která fungují s jiným způsobem zadávání dotazu. Další informace lze najít v Osobní administrativa → Nápověda → Vyhledávání s procentem.

O tom, jak vypadala předchozí verze vyhledávání, jsme psali v novince Vyhledávání v údajích IS MU.

29. září 2010

Dokumentový server integrovaný do Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) našel další využití. Masarykova univerzita nyní prostřednictvím této užitečné aplikace sbírá habilitační práce a zároveň o nich na stejném místě eviduje posudky a další relevantní dokumenty v habilitačním řízení. Základem Dokumentového serveru je obecný standardizovaný nástroj správce souborů, jehož služby jsou podobné oblíbeným filemanagerům (např. Windows Commander aj.).

Obr. 1: Dokumentový server - složka s habilitačními pracemi.

Správce souborů (Dokumentový server) je komplexní aplikace umožňující ukládat, vytvářet a spravovat rozličné typy dokumentů. Navíc poskytuje sofistikované nástroje umožňující například nastavení přístupových práv k jednotlivým souborům či složkám, automatickou tvorbu PDF (a TXT) souborů či zprostředkovává služby softwaru pro odhalování plagiátů. Správce souborů prostupuje celým Informačním systémem MU. V největší míře se využívá pro ukládání uživatelských dokumentů - zmiňme například: studijní materiály k předmětům, závěrečné práce studentů, webové prezentace uživatelů, Úschovna pro ukládání velkých souborů a v neposlední řadě rozličné dokumenty jednotlivých fakult a pracovišť (Dokumentový server). O masovém používání Dokumentového serveru představu jistě dokreslí statistiky. K 1. září 2010 bylo v datovém úložišti IS MU uloženo 26 715 768 souborů o celkové kapacitě 4,4 TB.

Nespornou výhodou zveřejňování habilitačních prací prostřednictvím IS MU je jejich dostupnost. Práce jsou veřejně přístupné, a tudíž si jejich obsah může zobrazit kdokoliv. Zároveň je spolu s pracemi veden i spis, který je přístupný pouze habilitační komisi. Všechny relevantní dokumenty jsou tedy přehledně pospolu a snadno dohledatelné. Jak je vidět, použití Dokumentového serveru je všestranné a stále se nachází další možnosti uplatnění této užitečné aplikace vytvořené vývojovým týmem IS MU.

Habilitační práce naleznete v Dokumentovém serveru IS MU ve složce Rektorát → Habilitační práce.

10. září 2010

Součástí Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) je agenda Kontakty (Kontaktní údaje), která eviduje telefonní seznamy, označení kanceláří, budovy, e-mailové adresy pracovníků a další informace. Umožňuje také podávat žádosti o změnu těchto údajů. V rámci této agendy mohou uživatelé například vyhledávat osoby dle různých kritérií, vytvářet telefonní seznamy nebo vstupovat do Registru budov a místností. V nedávné době byla aplikace Výběr osob, která je součástí agendy pro práci s kontaktními údaji, doplněna o možnost importování již připraveného seznamu osob.

Uživatelé IS MU aplikaci Výběr osob ocení v případech, kdy potřebují hromadně oslovit určitou skupinu lidí prostřednictvím e-mailu. Cílovou skupinu mohou definovat dle nejrůznějších kritérii, jako jsou např. externisté vybraných pracovišť, studenti podle oboru, učitelé vyučující v určité místnosti a podobně.

Obr. 1: Vytváření seznamu osob a jeho import do IS MU.

Nová funkce Import osob a studií ze souboru dává uživatelům IS MU možnost sestavit si svůj vlastní seznam osob a v podobě textového souboru jej přímo nahrát do aplikace. Tuto funkci lze také jednoduše kombinovat s funkcí Export seznamu vybraných osob do souboru - s vyexportovaným souborem uživatel pracuje (např. v Excelu) a připravený soubor může následně importovat zpět do aplikace.

K posílání hromadných e-mailů je však zapotřebí přistupovat s velkou rozvahou a pečlivě zvážit, zdali je informace takového charakteru, že musí být sdělena právě e-mailem. IS MU totiž poskytuje svým uživatelům i jiné informační kanály. Pro zprávy určené velkému počtu odběratelů slouží především Vývěska. Hromadné e-maily často vnímají uživatelé jako nevyžádanou poštu (tzv. spam). Zprávy tohoto typu pak adresáti ignorují a nečtou nebo si přímo stěžují na odesílatele, kterému pak hrozí omezení přístupu do této aplikace.

Aplikaci Import seznamu osob uživatel IS MU nalezne v Osobní administrativa → Kontakty → Výběr osob pro rozeslání dopisů, export seznamu, import seznamu → Import osob a studií ze souboru do nového seznamu osob a studií.

10. září 2010

Veškerá správa studia na vysokých školách představuje náročnou administrativu a mnoho povinností pro referenty studijních oddělení a další zaměstnance školy. Ať už jde například o vyměření poplatku za studium nebo jakékoliv vyřízení přijatého dopisu. A proto přichází Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) s novinkou, která významným způsobem usnadňuje evidenci a zpracování „papírových“ dokumentů v rámci správy elektronických spisů v IS MU.

1. června 2010 došlo ke spuštění testovacího provozu systému evidence zmíněných dokumentů pomocí čárových kódů, které umožní automatické přiřazení dokumentu ke spisu pomocí hromadného naskenování a rozpoznání dokumentu přímo v IS MU. Agenda správy poplatků za studium, která byla spuštěna v loňském roce a v současné době je v plném provozu na všech fakultách MU, se tak stává výrazně méně pracnou.

Obvykle se postupuje tak, že pracovník podatelny přijme dokument a opatří jej samolepkou s čárovým kódem, kterou si vytiskne z IS MU. Kódem je jednoznačně určeno identifikační číslo dokumentu. Pracovník poznačí datum, kdy byl dokument doručen, a pracoviště, kam dokument prostřednictvím Úřadovny IS MU (aplikace správy elektronických spisů) předává. Takto zpracované dokumenty hromadně naskenuje a elektronicky předá k dalšímu zpracování do IS MU. Fyzicky zanese dokumenty referentovi studijního oddělení, který má správu poplatků na starosti. Ten dokumenty pomocí čtečky čárových kódů (případně zadáním jeho alfanumerické podoby) jednoznačně identifikuje a zařadí. Buď do existujícího spisu, nebo vytvoří spis nový, je-li to potřeba.

Nově spuštěná aplikace nejenže ulehčí práci podatelně i studijnímu oddělení, ale také eviduje, kde se v dané chvíli dokument nachází, čímž jednoznačně zamezí tomu, aby se lidským pochybením z evidence ztratil. Student si pak může být jist, že jakákoliv písemná žádost, kterou podá, jakékoliv písemné odvolání, je na MU vždy evidováno a tím pádem je i zpětně dohledatelné.

21. srpna 2010