Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

O půlnoci 1. října 2008 byl Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) rozšířen o aplikace určené pro podporu sociálních stipendií. Tyto nové aplikace byly zařazeny k již existujícím aplikacím, které už řadu let uživatelům slouží pro ostatní běžná stipendia.

Studenti mají nyní k dispozici nástroj, ve kterém se dozví, jaký sběr sociálních stipendií je aktuálně vyhlášen. Splňují-li aktuálně nutné podmínky pro nárok na sociální stipendium, mohou jedním klikem podat žádost o sociální stipendium na období, pro které je sběr vyhlašován. Aplikace před i při podávání žádosti vyhodnocuje splnění podmínek. Současně tato aplikace nabízí přehled podaných žádostí z minulých běhů a přehled potvrzených žádostí. V popisu sběru se navíc studenti dozví, jaké doklady jsou pro přiznání sociálního stipendia nezbytné a kam je mají doručit.

Studijnímu oddělení Rektorátu MU, které má agendu sociálních stipendií na starosti, nové aplikace nejen poskytují přehled o tom, kdo o sociální stipendium žádá a na jaké období, ale zároveň před potvrzením každé z žádostí automaticky kontrolují podmínky pro přiznání stipendia. Jednou z podmínek je, že student nepřekročil standardní dobu studia, přičemž musí být brána v úvahu studia i na všech ostatních školách. Aplikace využívají údaje z celostátní matriky studentů, kontrola této podmínky je tak dílem okamžiku. Údaje o přiznaných sociálních stipendiích se nyní z IS MU také snadno předávají do této matriky. Dále byla upravena již existující aplikace určená pro vytváření předpisů stipendií, díky čemuž lze snadno vytvořit předpisy pro potvrzené žádosti o sociální stipendia.

První sběr sociálních stipendií byl novým způsobem vyhlášen 1. října 2008 a bylo v něm stanoveno, že žádosti lze podávat od 1. do 20. listopadu 2008. Dvě minuty po půlnoci 1. listopadu 2008 systém zaevidoval první podanou žádost, za kterou následovaly další a během prvního dne určeného k podávání žádostí jich bylo podáno celkem 105. Téměř na závěr posledního dne byla podána žádost poslední, jejíž pořadové číslo bylo 447. Ke 12. prosinci 2008 bylo potvrzeno 352 žádostí.

Obr.: Student v aplikaci vidí údaje k podání i potvrzení jeho podané žádosti o stipendium.

9. ledna 2009

V pondělí, 5. ledna 2009, zaznamenal Informační systém Masarykovy univerzity (IS MU) nový rekord v počtu uživatelů za den. Poprvé byla překročena magická hranice 30 tisíc uživatelů, kteří pracovali s IS MU během jednoho dne. Přesný počet těchto uživatelů představuje číslo 30 761. Dalo by se spekulovat, zda zvýšený počet uživatelů lze částečně přičíst na vrub tomu, že tohle pondělí znamenalo teprve "ostrý" pracovní den v novém roce. V průběhu předešlého prvního lednového týdne mělo ještě mnoho pracovníků univerzity dovolenou a studenti, zejména ti dojíždějící, si užívali času v kruhu rodinném. Ale možná nepůjde tak úplně o jednoznačnou teorii, protože i v průběhu pracovních dní mezi vánočními svátky počet uživatelů trvale přesahoval 29 tisíc téměř každý den. Zajímavostí je, že ani dny pracovního klidu nejsou výjimkou a tak například v neděli 4. ledna jsme překročili v počtu uživatelů pracujících s IS MU v jeden den další hranici 25 tisíc.

Pro zajímavost několik zaznamenaných starších rekordů:

• 18. prosince 2006 ... dosažen rekord 23 630 uživatelů pracujících s IS MU v jednom dni (v té době byl IS MU ovšem na hranici možností stávajícího HW, mimo jiné také proto, že portfolio operací se výrazně posunulo směrem k elektronické podpoře výuky)
• 12. února 2007 ... dosažen rekord 1 765 643 operací v IS MU za den (překonán předchozí počet 1 580 231 v prvním dni jarního semestru v roce 2005), na velkou zátěž měly vliv především rozpisy seminárních skupin a soutěže o rozvrh na fakultách
• 12. února 2007 ... dosažen rekord 34 867 operací za pět minut (předchozí počet byl v únoru v den zápisu Tělesné výchovy 28 975)
• 11. září 2007 ... dosažen rekord 44 800 operací v IS MU během pěti minut
• 11. září 2007 ... dosažen rekord 5 184 uživatelů pracujících v IS MU během pěti minut
• 11. září 2007 ... dosažen rekord 25 226 uživatelů pracujících s IS MU během dne
• 11. září 2007 ... dosažen rekord 2 164 116 operací v IS MU za den
• 14. ledna 2008 ... dosažen rekord 28 305 uživatelů pracujících s IS MU v jednom dni
• 11. února 2008 ... dosažen rekord 2 582 949 operací v IS MU za den
• 15. září 2008 ... dosažen rekord 48 535 operací za pět minut
• 15. září 2008 ... dosažen rekord 29 976 uživatelů pracujících s IS MU v prvním dni semestru

Zásluhu na tom mají technologie IS MU, která tyto rekordy umožňuje dosahovat, aniž by uživatelé pocítili diskomfort i při těchto vysokých číslech. Architektura hardware i technologie software je budována vlastním originálním a jedinečným způsobem, který není použit zatím v žádném z podobných systémů. Podobné principy se využívají v systémech sportovní automobilové stáje McLaren Mercedes F1 nebo v systémech kosmického programu Národního úřadu pro letectví a kosmonautiku (NASA). Tato unikátní architektura je nyní využita také v projektu Theses a při provozu informačního systému pro podporu studia jiným školám.

Obr.: Architektura Informačního systému MU.

Podrobnosti o architektuře systému se nacházejí na:

• Modernizace hardwarového vybavení IS MU
• Podrobnosti o našem systému

Další rekordy publikovány na:

• Obchodní centrum MU využilo během prvního roku činnosti 13 000 lidí
• Obchodní centrum MU má nový rekord
• Obchodní centrum MU má nový rekord v počtu objednávek. A nejen to...
• SOUTĚŽ: MILIARDTÝ klik v Informačním systému
• Všude plno, na ISu rekordně

9. ledna 2009

Informační systém Masarykovy univerzity neulehčuje práci už jenom na veřejných vysokých školách. IS je v současné době provozován formou outsourcingu i na několika soukromých vysokých školách. Agenda soukromých škol má jedno výrazné specifikum, které veřejné školy (zatím) neřeší – školné.
Fakturace školného je časově náročná a komplikuje ji především skutečnost, že výše školného není jednotná pro všechny studenty dané školy. Závisí na oboru, ročníku i formě studia. Navíc se k fakturám započítávají jednorázové slevy za promo akce, slevy za prospěch a příplatky např. za opakované předměty. Faktury jednotlivých studentů, i těch kteří navštěvují stejný ročník, obor a mají stejnou formu studia, se tak mohou hodně lišit.

Současný stav - ruční zpracování faktur

Každou fakturu vystavuje studijní referent samostatně. Nejdříve se pro dané studium zjistí, jaké školné platí, a z poznámek, které si studijní oddělení dělalo v průběhu semestru, se vyčte, na jaké slevy či příplatky má nárok. Navíc je třeba pamatovat na to, že za někoho platí školné zaměstnavatel. Někdy platí zaměstnavatel jenom 60 %, takže vzniknou dvě faktury.
Při počtu studentů asi 2300 trvá toto zpracování údajů ručně, bez pomoci ISu, 14 dní. K tomu je třeba připočítat dobu na tisk faktur a obálkování.

S novou aplikací

Hromadné vystavování faktur je třeba začít dvěma základními kroky: přiřazením výše školného k jednotlivým studiím a zaevidováním firemních plátců. Přiřazení školného probíhá po skupinách pomocí hromadného výběru studií. Během několika kliknutí se přiřadí školné např. celému oboru, pro daný ročník a danou formu studia. Platí-li fakturu za studenta jeho zaměstnavatel, studijní tuto skutečnost zaeviduje a stanoví, zda platí vše nebo jenom do určité výšky či jenom určitou část. K sídlu firmy lze zadat i korespondenční adresy, na které se odešle faktura.
Je více možností, jak se vypořádat s extra položkami a procentuálními slevami. Na mnohé slevy (za výborný prospěch, za uznané předměty) a příplatky (za opakované předměty, překročení standardní doby studia) lze určit nárok z dat, které se v ISu nacházejí. Není třeba si je psát do poznámky. IS ví, v kterém semestru student studuje, jaké měl zapsané předměty, jakou dostal známku, které předměty si nechal uznat. Dohodnuté dlouhodobé slevy lze evidovat zvlášť pro každé studium a vyhodnotí se automaticky. Jednorázové a dodatečné slevy lze zaznamenat na fakturu při individuální úpravě.
Vše je tak připraveno na hromadné vystavení faktur na jedno kliknutí pro zvolený výběr. Výběrem může být i kompletní seznam všech studentů školy, resp. všech studií, za které je zodpovědný daný studijní referent. Při vytváření faktury se vezmou položky z ceníku ke studiu (pro každého studenta to jeho školné), automaticky se vyhodnotí, zda nemá nárok na nějaký příplatek nebo slevu, na základě dat již zavedených v ISu k evidenci studia, a započítají se dohodnuté slevy pro studium. Systém ještě před dokončením vytváření faktur zkontroluje, kdo za daného studenta platí fakturu a do jaké výše či v jakém poměru. Tímto způsobem se vytvoří najednou třeba i několik set či tisíc individuálních faktur, s různou výší školného a s různě přiřazenými automatickými slevami. Navíc již proporcionálně poděleny, pokud se na platbě podílí student i zaměstnanec.
Stejně jako u ručního postupu, i zde zůstává možnost individálních úprav faktur. K vytvořené faktuře lze přidat libovolné položky či zrušit stávající. Studijní referenti mají tak stále poslední slovo při vytváření faktur.

Cesta faktury k plátci

Elektronická komunikace sbližuje a platí to i v této aplikaci. Při klasickém zpracování se faktura vytiskne, vloží do obálky a odešle. Pokud se faktura odešle na adresu, kde se student právě nezdržuje, nebo firmě na adresu, kde se nedostane ke schválení, plátce o faktuře neví a samozřejmě neplatí. Nová aplikace umožňuje studentům přístup k faktuře okamžitě poté, co se studijní rozhodne ji zveřejnit. Student si může fakturu prohlédnout a má-li připomínky, kontaktovat studijní oddělení. O nově vytvořených fakturách jsou studenti informováni hromadně rozeslanými emaily. Faktury jsou studentům k dispozici ve formátu PDF.

Obr.: [1] fakturace poplatků z pohledu studenta
[2] po vytištění faktury do PDF lze prohlížet její obsah
[3] studentovi se zobrazí i adresy dalších plátců

Výhody

Ačkoli tato aplikace nenahrazuje účetní systém, lze vytvořené faktury vyexportovat do účetního systému a zpět do ISu naimportovat informace o zaplacených částkách za tyto faktury. Tím získají studenti i studijní oddělení přehled o nezaplacených fakturách přímo ve studijní agendě.

Nová aplikace výrazně urychluje vytváření faktur a zároveň zachová jejich individuálnost pro jednotlivé studenty. Vytvořené faktury se v elektronické podobě dostanou rychleji ke studentům a ti budou moci zaplatit dříve.

20. prosince 2008

Informační systém Masarykovy univerzity a Odbor vnějších vztahů a marketingu MU pořádali elektronickou fotosbírku dokumentující vše, co souvisí s Masarykovou univerzitou. První kolo soutěže probíhalo od 21. dubna do 30. června 2008 a druhé kolo od od 12. září do 26. listopadu 2008.

V obou kolech soutěžní fotosbírky se účastnilo celkem 144 osob, které vložily dohromady 880 snímků. V prvním kole se nejčastěji fotografové zaměřovali na univerzitní exteriéry, v druhém kole se podařilo sesbírat více snímků z laboratoří, učeben i přímo z výuky, čímž vznikla velice rozmanitá sbírka fotografií dokumentující život na univerzitě. Cílem celé akce je snaha ukázat dnešní tvář univerzity absolventům, a to právě pohledem současných studentů. Absolvent se tak může podívat, jakými změnami prošla fakulta od doby jeho promoce, či co přibylo zcela nového.

Odborná porota byla zastoupena jak vyučujícími a zaměstnanci, tak také studenty a fotografy. V prvním kole fotosbírky odborná porota neudělila první cenu, ale udělila dvě ceny druhé.

Závěrečné hodnocení prvního kola:

• 2. místo Filip Laureys - kolekce snímků
• 2. místo Jaroslav Bindzar - kolekce snímků
• 3. místo Matúš Mihalčin - kolekce snímků

Obr. 1: Oceněný snímek autora Filipa Laureyse.
Obr. 2: Oceněný snímek autora Jaroslava Bindzara.
Obr. 3: Oceněný snímek autora Matúša Mihalčina.

Závěrečné hodnocení druhého kola:

• 1. místo Jaroslav Bindzar – kolekce snímků
• 2. místo Mgr. Lucie Horáková – kolekce snímků
• 3. místo Matúš Mihalčin – kolekce snímků

Obr. 4: Oceněný snímek autora Jaroslava Bindzara.
Obr. 5: Oceněný snímek autora Mgr. Lucie Horákové.
Obr. 6: Oceněný snímek autora Matúša Mihalčina.

Kromě hodnocení poroty snímky získávaly uživatelské hodnocení, do kterého se mohl zapojit kterýkoliv uživatel IS MU. Jednoduše si ve fotogalerii mohl z menu možností vybrat mezi položkami: Krásné, Dokumentačně přínosné, Nudné, Technicky nekvalitní, Mimo téma a Nemám názor. Každý týden byl vyhlašován a oceňován Snímek týdne, za který se v prvním kole udělovaly reklamní předměty, v druhém kole byla rozdávána motivační finanční odměna.

Obr. 7: Hodnocení v galerii snímků bylo snadné.

Celkem se uživatelského hodnocení zúčastnilo 2644 osob, přičemž z obou kol fotosbírky úplně nejvíce všechny zaujal snímek s názvem 'Jarní pohled na MU II', který představuje botanickou zahradu z neobvyklého pohledu. Z celkového počtu 880 snímků jich 562 získalo kladné hodnocení (což činí přibližně 63 %).

Obr. 8: Snímek 'Jarní pohled na MU II'.

Obr. 9: Počty vložených snímků podle fakult.

Nashromážděné snímky ze soutěžní fotosbírky již byly využity například V rámci propagační kampaně celoživotního vzdělávání - na plakátech a letácích v prostředcích hromadné dopravy a jinde, v elektronické i tištěné podobě. I samotní studenti je využili do svých článků v rámci publikace Prvákoviny.

Zajímavým prvkem celé fotosbírky je popisování snímků štítky (klíčovými slovy či popisky), z nichž se generuje tzv. Mrak štítků. Z něj je také mimo jiné patrné, že nejvíce účastníci fotili knihovny, Univerzitní kampus a na snímcích jsou často zachyceni studenti.

Obr. 10: Ukázka z mraku štítků.

20. prosince 2008