Novinky a zajímavosti ze světa IS MU - Blogy

Ve středu 17. února proběhla zeměpisná olympiáda v IS MU určena žákům 6. až 9. tříd základních škol a také středoškolským studentům. Jde o oborovou soutěž pro žáky a studenty zeměpisu (geografie). Od rána se do ISu přihlásilo mimořádných 5 374 osob, které nejsou běžnými uživateli informačního systému, ale využívají ho jen ke splnění účasti na olympiádě, nebo k jejímu zajištění. Olympiádu zaštiťovala Pedagogická fakulta MU a organizátoři použili pro tyto účely agendu e-kurzů s odpovědníky.

Obr. 1: Náhled e-kurzu k zeměpisné olympiádě

Je to během posledních čtyř let již sedmá olympiáda, po geologické a biologické. Historie olympiád v IS MU sahá do doby předcovidové, kdy se poprvé realizovala geologická olympiáda. Ta se v IS MU koná každoročně, a to od roku 2017. Díky pozitivním ohlasům – protože si práci v prostředí informačního systému pochvalovali jak učitelé, kteří své žáky přihlašovali, tak samotní soutěžící – přibyla na jaře loňského roku také biologická olympiáda, která se bude v podobě e-kurzu konat i letos.

Zeměpisná olympiáda je organizována poprvé, a to ve čtyřech kategoriích A až D. Pro kategorie A a B probíhá v kolech školním, okresním a krajském; pro kategorie C a D je organizováno i kolo celostátní. V tomto případě šlo o kolo okresní. Aby účastníci nebyli stresovaní, dostali možnost vyzkoušet si testy z předchozích ročníků. Vyplňování ostrých testů okresního kola odstartovalo v 8 hodin ráno a poslední kategorie finišovala před 18. hodinou večer.

Soutěžící i jejich učitelé si museli nejprve vytvořit účet v IS MU a registrací na stránkách e-kurzu se do soutěže přihlásit. S občasnými technickými problémy se zástupci škol museli vyrovnat například při registraci více žáků najednou, neměli-li dostatečně silný internet, ale byli okamžitě přesměrováni na organizátory nebo na pokyny, které organizátoři ve spolupráci s e-techniky připravili právě pro tyto situace. Nebo se například uživatel uklikl při registraci ve své e-mailové adrese, udělal chybu z nepozornosti, možná z nervozity, ale i ten dostal ihned radu pro nápravu. IS MU umožňuje v některých agendách přihlašování pomocí facebookového nebo Google účtu a toho řada lidí využila i při této příležitosti. Kolem 11. hodiny se přihlásilo 2 984 osob během pouhých 60 minut a v průměru provedly tyto osoby 100 kliknutí. IS, jako už tradičně, tento nápor zvládl, aniž by to jeho uživatele jakkoliv omezilo.

Prostředí IS MU, ve kterém soutěž probíhala, překvapilo i některé rodiče mladých soutěžících, a to zejména ty, co pracují na Masarykově univerzitě. Jejich dítko skládalo olympiádu v univerzitním systému a ještě na univerzitě ani nestuduje. Inu, IS MU dnes zajišťuje hodně událostí, a to nejen pro své uživatele na akademické půdě. A kromě toho, když orientaci v ISu zvládne žák základní školy, není třeba, aby se práce s ním kdokoli bál. Za pár let se mu navíc může seznámení s informačním systémem MU hodit, až na tuto univerzitu řádně nastoupí.

Obr. 2: Zobrazení soutěže v interaktivní osnově

Pro nadcházející semestr, který pravděpodobně bude do velké míry opět v režimu bezkontaktní výuky, byla vyvinuta možnost naplánování a založení setkání ve výuce, například přednášky, cvičení či konzultace, pomocí videokonference v Informačním systému Masarykovy univerzity (IS MU) prostřednictvím Microsoft Teams. Tato služba umožní učitelům založit přímo v Záznamníku učitele ke konkrétnímu předmětu, případně e-kurzu, termín videokonferenčního hovoru s automaticky generovaným odkazem do MS Teams.

Vyučující naleznou aplikaci Online výuka přímo u vybraného předmětu v Záznamníku učitele. Zde mohou zvolit, zda si přejí k jednotlivým termínům přednášek či seminářů přímo vytvořit schůzku v externí aplikaci MS Teams nebo jen přidat odkaz na schůzku do kteréhokoli videokonferenčního nástroje, ve kterém se výuka bude konat.

Pokud vyučující zvolí možnost vytvořit samostatné schůzky v externí aplikaci MS Teams, bude mít pro vybrané termíny připravenou schůzku s implicitním nastavením. Založená schůzka bude připravená pro studenty i vyučující předmětu či semináře, aniž by kvůli ní bylo potřeba zakládat tým. Vyučující si tedy může schůzky připravit na několik málo kliknutí na celý semestr dopředu přímo v IS MU.

Vyučující v aplikaci Online výuka vidí seznam všech evidovaných online schůzek bez ohledu na zvolený videokonferenční nástroj, v němž se budou konat. Schůzky může dále upravovat, poslat odkaz na ně externím přednášejícím nebo k nim nahrát videozáznam. Ten se vloží do složky Učební materiály ve studijních materiálech předmětu. U vkládaného videa se rovnou nastaví jeho zabezpečení proti stažení, převedení do formátu vhodného pro online přehrávání, který lze přehrát přímo v prohlížeči, a právo přehrávat video se nastaví na studenty předmětu, kteří jej mají zapsaný v daném období. Stejným způsobem je možné vložit video i k setkáním, která proběhla například někdy v minulosti a v aplikaci na ně nebyl vložen odkaz. Takto se vyučující nemusí obávat, že záznamy z přednášek omylem zveřejní někomu mimo předmět.

Obr. 1: Naplánování online výuky v předmětu

Kromě samotné aplikace se vyučujícím odkazy na naplánovaná setkání zobrazí i v Kalendáři v IS MU, odkud se k nim mohou připojit na jedno kliknutí. Právě v Kalendáři naleznou odkazy na naplánované schůzky také studenti, kteří navíc veškerá tato setkání z aplikace Online výuka vidí ve svém Rozvrhu a na kartě příslušného předmětu v rozcestníku Student. Zde je jim k dispozici i přehled se seznamem všech naplánovaných schůzek v semestru včetně odkazů na ně. Nahrávky z výuky pak naleznou ve studijních materiálech předmětu. Velkou výhodou pro vyučujícího je, že i pokud by bylo potřeba změnit odkaz na schůzku, lze tak učinit i bez nutnosti informovat studenty, protože ti odkaz naleznou stále na stejném místě v aplikaci Online výuka či Kalendáři v IS MU a není nutné jim jej rozesílat e-mailem.

Obr. 2: Zobrazení naplánované online výuky v Kalendáři studenta

Obr. 3: Zobrazení naplánované online výuky v agendě Student

Vyučující, který při výuce využívá týmy v externí aplikaci MS Teams, je také může jednoduše založit přímo v IS MU, a to pro celý předmět nebo třeba jen pro vybrané seminární skupiny. Je k tomu určena aplikace Založit tým v MS Teams, kterou vyučující nalezne v Záznamníku učitele, v části Online výuka. Požadované týmy se vytvoří nejpozději během 24 hodin a jejich moderátory jsou vyučující předmětu či semináře. Studenti jsou do týmu přidáni automaticky a jejich seznam je pravidelně aktualizován podle platného stavu zápisu. Odkaz na zde naplánované schůzky je samozřejmě možné snadno vložit k příslušným termínům výuky v aplikaci Online výuka. Tímto vyučujícímu odpadá značná část administrativy, kterou by jinak musel kvůli organizaci online výuky absolvovat.

Aplikace Online výuka je vyučujícím dostupná v autentizované části IS MU -> Záznamník učitele -> Online výuka.

Další podrobnosti je možné se dočíst v Nápovědě nebo na stránce Možnosti distanční výuky.

V návaznosti na zveřejnění aktualizované aplikace pro objednávání pracovnělékařské prohlídky vytvořil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) novou aplikaci pro správu termínů pracovnělékařských prohlídek. Kromě nového designu aplikace nabízí pohodlnější úpravu termínů, možnost přihlášení třetí osoby na prohlídku a výpis historie proběhlých vyšetření. Velkou předností je aplikace k exportu dat pracovnělékařských služeb. Aplikace je dostupná pouze oprávněným uživatelům, univerzitní lékařce a personalistům.

Na úvodní stránce aplikace se nachází rozcestník pro přístup k dalším možnostem aplikace a přehled všech termínů. Zde lze vyšetření snadno zrušit, potvrdit účast nebo osobu jednoduše z termínu odhlásit.

Vyšetření je možné založit prostřednictvím odkazu Založit nový termín. Po otevření modální okna lze zvolit datum, dobu i typ vyšetření.

Samozřejmostí je i detailní editace nabízených očkování a také úprava termínů těchto vyšetření.

V rámci zjednodušeného přehledu byla vytvořena aplikace, která nabízí možnost exportu dat za určité období. Lze zvolit hospodářské středisko, typ vyšetření i způsob řazení dat.

Aplikace je oprávněným uživatelům dostupná v autentizované části IS MU → Personální → Manipulace s termíny pracovnělékařských prohlídek.

O nové verzi aplikace pro objednávání pracovnělékařských prohlídek a očkování jsme informovali v novince Přihlašování na lékařské prohlídky v novém kabátku.

Pokud si uživatelé chtějí sjednat pracovní schůzku s kolegy pomocí jednoduché aplikace, kde se pozvaní účastníci vyjádří k nabídnutým časovým preferencím organizátora, mají obvykle dvě možnosti. Buď využijí externí aplikace, u kterých je ale nutné mít právně ošetřenou smlouvu s dodavatelem aplikace na zpracování osobních údajů nebo udělit souhlas se zpracováním osobních údajů (stejně jako ostatní vyzvaní účastníci schůzky), nebo použijí interní nástroje své instituce, pokud takové nástroje nabízí. A Masarykova univerzita nástroj k tomu, aby se kolegové mohli vyjádřit k účasti na schůzce, má od února k dispozici. Na rizika ohledně problematického zpracování osobních údajů ze strany dodavatelů těchto volně dostupných software a možnosti řešení byl Vývojový tým IS MU upozorňován ze strany pověřenkyně pro ochranu osobních údajů Masarykovy univerzity Ivy Zlatuškové.

Aplikace dostala název, který je možná trochu neobvyklý, i nespisovný, trochu slovní hříčkou, ale svou jednoduchostí je pro uživatele snadno zapamatovatelný a navazuje na tradici neologismů. Jmenuje se „Kterou schůzku? Tudle“ a je součástí Informačního systému Masarykovy univerzity na adrese https://is.muni.cz/tudle/. Název je podobný s jinou známou aplikací, která je mezi uživateli oblíbená. Podobně jednoduchou, ale bezpečně integrovanou do našeho hlavního informačního systému na univerzitě, pro uživatele připravil Vývojový tým IS MU. Hlavní motivací tedy bylo, aby uživatelé mohli využít jednoduché služby pro svolání schůzky pomocí počítačů a jejich osobní údaje přitom byly v bezpečí.

Organizátor schůzky vytvoří možnosti hlasování v aplikaci a oslovení účastníci si na zaslané adrese vybírají termín z nabídky možných. Aplikaci lze využít i tehdy, je-li potřeba svolat účastníka, který není uživatelem IS MU. Seznam nabízených termínů lze vytvořit na panelu „Nové hlasování“, kde organizátor postupně vyplní název, místo a délku trvání schůzky, případně přidá i komentář ke schůzce. Aplikace má řadu možností, účastníkům je možné například ulehčit rozhodování o výběru termínů přidáním varianty „Pokud nutno“, kterým označí, že daný termín mohou, ale nevyhovuje jim. Variabilitu nabízí i funkce „Kdo vidí výsledky“ a tvůrce (organizátor) schůzky může nastavit viditelnost výsledků pro všechny, co mohli hlasovat, nebo co hlasovali, anebo jen pro sebe. Pokud je zvoleno datum v položce „Odpovídá se do“, budou do tohoto termínu respondenti moci zvolit své preferované časové možnosti.

Po tomto úvodním nastavení aplikace nabídne organizátorovi schůzky na další stránce grafickou stránku rozvrhového či kalendářového designu, kde pomocí myši může navolit časové intervaly schůzek v kalendáři.

Poté už může hlasovat sám organizátor. Jedním klikem v nabídnutém termínu zvolí „Ano“, vyhovuje mi termín, dvěma kliky za sebou v nabídnutém termínu zvolí „Pokud nutno“, tedy pokud je to nutné, tak v navržený termín může s obtížemi (pokud je tato možnost u schůzky nastavena).

Respondentům vzápětí může rozeslat nabídku termínů pomocí zkopírovaného odkazu na adresu s hlasováním ke konkrétní schůzce. Všechna vytvořená hlasování nalezne organizátor schůzky v prvním panelu „Moje vytvořená hlasování“, kde u každé schůzky může hlasování znovu editovat. Pozvaný uživatel (z ISu i mimo IS) kliknutím na odkaz získá přístup k hlasování a může se jednoduše vyjádřit, zda se zúčastní nebo nikoli. Aplikace je velmi návodná a po prvním vyzkoušení uživatelé rychle pochopí postup vytvoření nabídky termínů pro schůzku a úspěšně na ní zajistí účast.

Využití aplikace řeší plánování řady pracovních schůzek nebo seminářů, ale mohlo by být i odpovědí například pro situaci, kdy učitel na své stránce Lidé stanoví nějaké termíny pro konzultaci a studenti se přihlašují, a kde vzniká riziko, že v jeden konkrétní čas pak čeká na chodbě několik studentů současně.

Vývojový tým IS MU si je vědom, že jde o první verzi aplikace „Kterou schůzku? Tudle“ a postupně plánuje další zvýšení pohodlí svým uživatelům. V budoucnu by mohl mít uživatel možnost označit výběrem konkrétní osoby anebo skupinu z definovaných skupin osob, kteří budou moci odpovídat. Těmto by pak šlo volitelně poslat automatický e-mail s informacemi o hlasování. Stejně tak by mohli mít k dispozici seznam hlasování, kde účastník už hlasoval, a seznam, kde by měl ještě hlasovat. Z hlediska organizátora schůzky by mohlo být naopak možné více automatizovaně komunikovat s touto konkrétní skupinou a informovat je například o výsledcích, nebo připomenout hlasování účastníkům, kteří ještě nehlasovali. Tím by také bylo možné s touto skupinou pracovat automatizovaně ve smyslu rozesílky upomínky a výsledků. Stejně tak vznikají úvahy o tom, že bychom pro uživatele Masarykovy univerzity v budoucnu mohli bezprostředně po ukončení hlasování nabídnout i automatizované založení videokonferenční schůzky nebo rozšířit možnosti této aplikace i do elektronické podpory výuky v IS MU.

Další tipy pro použití nabízí Průvodce Tudle přímo v aplikaci.

Aplikace je dostupná v autentizované části IS MU → dlaždice Kalendář → Kterou schůzku? Tudle.