Novinky a zajímavosti ze světa IS MU

RSS Máte-li zájem, přihlaste se k odběru novinek e-mailem. Novinky můžete odebírat také pomocí RSS nebo si zařaďte blog mezi sledované, pokud jste uživatel IS MU.
Tento blog píše
FotografieFI:Vývojový tým IS MU, Mgr. Eva Zárybnická, 206552
Starší příspěvky
Kategorie
Vlastníci blogu: FI:Vývojový tým IS MU, Mgr. Eva Zárybnická, 206552
Právo číst: kdokoliv v Internetu, pojmenovaná skupina osob: FI:CVT FI
Právo komentovat: pojmenovaná skupina osob: FI:CVT FI
20. 12.
2021

Digitalizace studijního spisu

Informačně přínosné | 7 | 7

Ačkoli digitalizace listin a elektronizace procesů s nimi spojených postupně prostupuje do života v univerzitních sférách čím dál více, podstatná část studijních spisů každého studenta na vysokých školách bývá stále vedena v listinné formě.

Podobnou situací si již dříve prošla papírová přihláška a papírový index ke studiu nebo další dokumenty na vysokých školách. Na Masarykově univerzitě byl papírový index nahrazen elektronickým výkazem o studiu v roce 2004, jímž se rozuměl už jen úředně potvrzený výpis ze studijní evidence vedené v Informačním systému Masarykovy univerzity. Index v papírové podobě se tak stal v podstatě bezcenným kusem papíru, ale tolerance k tomu, aby vyučující požádaný o zápis do „památníčku“ provedl, ještě chvíli tu a tam setrvávala. Papírové přihlášky na Masarykově univerzity zanikly už téměř před deseti lety, zejména proto, že obvykle vysoké školy stojí více peněz než přihlášky v elektronické podobě. Ale zakládání papírových dokumentů do složek papírových spisů studenta dosud mělo význam, neboť zahrnovalo dokumenty z přijímacího řízení, dokumentaci nebo dokumenty spojené s ukončením studia, ale i klíčové dokumenty z celého období průběhu studia.

Protože Masarykova univerzita vlastní systém elektronické spisové služby ve svém Informačním systému Masarykovy univerzity již od roku 2011, rozhodla se v roce 2021 k dalšímu zásadnímu průkopnickému kroku, a to k pilotní digitalizaci studijních spisů studentů. Tento krok obnáší především přístup analytiků a programátorů Vývojového týmu IS MU k prozkoumání, jak tuto agendu elektronizovat do spisové služby v rámci IS MU, protože se rozhodli digitalizovat jednak spisy absolventů, stávajících studentů, ale i teprve vznikající spisy nových studentů. Proto úsilí zahrnovalo současně také řadu práce dalších lidí skenujících a konvertujících listinné dokumenty z minulosti, protože nová elektronická evidence obnáší digitalizaci, tj. konverzi listinných dokumentů do elektronické podoby, ať už u uzavřených či živých spisů. Digitalizace tedy obsahuje dvě části, technicky-výzkumnou a lidsky-pracnou. Z technického hlediska bylo nutné vymyslet způsob převodu oskenované (digitalizované) podoby dokumentu spisu do elektronické podoby pomocí autorizované konverze dokumentu. Autorizovanou konverzi v rámci jiných dokumentů IS MU již rutinně provádí (například u dohod o provedení práce), a tak bylo možné této technologie využít i pro účely elektronizace studijního spisu.

Obr. 1: Vyhledávání v archivu studií

V aplikaci Archiv studií lze konkrétní e-spis vyhledat nebo naopak zavést pomocí odkazu Vytvořit nový záznam v archivu.

Obr. 2: Zavedení nového spisu

První pilotní digitalizovaný e-spis studenta v rámci Úřadovny, jejíž součástí je elektronická spisová služba, byl uveden do provozu 21. května 2021. Elektronický spis studenta, obsahující elektronické verze dokumentů ke studiu, zajištěný formou autorizované konverze původních listinných dokumentů je navíc opatřený časovým razítkem. Časové razítko potvrzuje důvěryhodné časové označení dokumentu, tedy nese informaci o tom, že dokument existoval v uvedeném čase, a vydávají je nezávislé autority pro vydávání časových razítek - TSA (Time Stamping Authority). E-spis studenta může obsahovat autorizovanou konverzi například desek spisu, doručeného vysvědčení o maturitní zkoušce, kopie rodného listu, rozhodnutí a oznámení o přijetí ke studiu, imatrikulačního listu, rozhodnutí o uznání zkoušek, zápočtů a započítání kreditů za předměty vykonané v rámci předchozího studia, přehledů o vykonaných zkouškách, splnění studijních plánů, seznamů zapsaných přednášek, seminářů a cvičení, žádosti a potvrzení o vypracování a odevzdání diplomové práce v jiném jazyce, diplomu, několika rozhodnutí o vyměření poplatku za nadstandardní dobu studia nebo dalších dokumentů. Obsáhlý výčet dokumentů je poplatný spisu studenta v závislosti na evidenci na konkrétním pracovišti. V konkrétním pilotním e-spisu jde o e-spis ke studiu studenta na Farmaceutické fakultě MU.

Převodu listinného spisu do elektronizované verze spisu absolventa nebo stávajícího studenta, jehož vedení spisu započalo v listinné formě, samozřejmě předchází také další nesmírně náročná lidská práce, a to ruční manipulace se spisy papírovými, kdy pověřený pracovník papírové spisy skenuje. Pracovník si před skenováním musí připravit dokument ke skenování, například odstraněním kancelářských sponek, následně jej oskenuje, vloží a propojí příslušná data v Informačním systému Masarykovy univerzity. Protože počet listinných spisů je na univerzitě velikosti MU rozsáhlý, je projekt digitalizace, ve smyslu ručního skenování a vložení do IS MU plánován až na 5 let, neboť řada pracovišť disponuje spisy ještě z období 90. let. Například 60 běžných metrů dokumentů je možné zvládnout cca za 1 rok brigádníka, který pracuje přibližně 15 hodin týdně. Do listopadu roku 2021 bylo digitalizováno cca 16 000 spisů. Také je v takovém případě možné zvážit využití velkokapacitního skeneru, díky němuž by se digitalizace spisů urychlila.

Informační systém MU evidenci e-spisů ve spisové službě tímto zahájil, a proto přechod na čistě elektronickou evidenci studijních spisů nových studentů, a to již od samého počátku jejich vzniku, je dalším logickým navazujícím aktuálním krokem. Elektronický spis studenta evidovaný v Informačním systému MU přinese úsporu nejen papíru a prostoru na studijních odděleních fakult nebo v Archivu MU, ale také snadné zpětné dohledání dokumentů ke studentovi vždy, kdy to bude potřeba. Výhoda elektronické evidence spisu vůči listinné evidenci v šuplíkové kartotéce nebo ve skříní se šanony není nevýznamná.

Dosud nečteno0 komentářůpermalink
30. 6.
2021

Elektronické diplomy v IS MU

Informačně přínosné | 9 | 11

Studenti Masarykovy univerzity (MU) nyní po ukončení studia obdrží kromě klasického diplomu v listinné podobě také přístup k elektronické verzi diplomu, která je dostupná v Informačním systému MU. Jedná se tak o další významný krok v elektronizaci studijních procesů.

Obr. 1: Náhled elektronického diplomu.

Více informací naleznete v článku MU začíná vydávat elektronické diplomy.

Dosud nečteno0 komentářůpermalink
22. 2.
2021

Správa prohlídek v novém designu

Dosud nehodnoceno.

V návaznosti na zveřejnění aktualizované aplikace pro objednávání pracovnělékařské prohlídky vytvořil Vývojový tým Informačního systému Masarykovy univerzity (IS MU) novou aplikaci pro správu termínů pracovnělékařských prohlídek. Kromě nového designu aplikace nabízí pohodlnější úpravu termínů, možnost přihlášení třetí osoby na prohlídku a výpis historie proběhlých vyšetření. Velkou předností je aplikace k exportu dat pracovnělékařských služeb. Aplikace je dostupná pouze oprávněným uživatelům, univerzitní lékařce a personalistům.

Na úvodní stránce aplikace se nachází rozcestník pro přístup k dalším možnostem aplikace a přehled všech termínů. Zde lze vyšetření snadno zrušit, potvrdit účast nebo osobu jednoduše z termínu odhlásit.

Vyšetření je možné založit prostřednictvím odkazu Založit nový termín. Po otevření modální okna lze zvolit datum, dobu i typ vyšetření.

Samozřejmostí je i detailní editace nabízených očkování a také úprava termínů těchto vyšetření.

V rámci zjednodušeného přehledu byla vytvořena aplikace, která nabízí možnost exportu dat za určité období. Lze zvolit hospodářské středisko, typ vyšetření i způsob řazení dat.

Aplikace je oprávněným uživatelům dostupná v autentizované části IS MU → Personální → Manipulace s termíny pracovnělékařských prohlídek.

O nové verzi aplikace pro objednávání pracovnělékařských prohlídek a očkování jsme informovali v novince Přihlašování na lékařské prohlídky v novém kabátku.

Dosud nečteno0 komentářůpermalink