Dokumentový server IS MU
Jan Pazdziora, adelton@fi.muni.cz, CVT FI MU
Abstrakt: Dokumentový server Informačního systému MU umožňuje umisťování elektronických dokumentů na WWW serveru. Dovoluje omezit přístup k dokumentům na skupiny osob v autentizované části systému, či zveřejnit dokument celému světu. Podporuje i převod z binárních formátů do textové podoby, čímž se velmi zvyšuje dostupnost uchovávaných informací.
Potřeba uveřejňování nestrukturovaných informaci -- dokumentů
Informační systém Masarykovy univerzity zajišťuje široké spektrum funkcí ve studijní oblasti a podpoře vědy a výzkumu. Je postaven výhradně na WWW technologiích, a proto ho z jakéhokoli počítače s webovým prohlížečem mohou používat všichni členové univerzity, od managementu na všech úrovních přes vyučující a studenty až po administrativní pracovníky. Údaje jsou uloženy na centrálním serveru, jsou ale dosupné a kontrolovatelné samotnými uživateli, samozřejmě při přesném rozlišování, kdo může ke kterým informacím přistupovat či s nimi manipulovat. Namísto černé skříňky, kam má přístup pouze úzká skupinka povolaných, je zde maximálně podporován princip zodpovědnosti každého člena univerzity za svá či jím spravovaná data.
S rostoucím významem IS MU jako centrálního nástroje pro správu dat a komunikaci se stále častěji objevuje požadavek na řízený přístup i k dalším informacím nejrůznějších typů, které jednotlivá pracoviště univerzity chtějí zveřejnit, ovšem pro jejichž správu není efektivní zavádět speciální databázové struktury a obslužné aplikace. Často je třeba dané dokumenty, podklady či tabulky zpřístupnit pouze definovanému okruhu osob -- akademické senáty, vědecké a oborové rady či kolegia, některé dokumenty ale mají být plně veřejně dostupné. Tuto potřebu od května 2000 pokrývá Dokumentový serveru IS MU.
Dokumentový server slouží k ukládání dokumentů na centrální server a dává možnost definovat přístupová práva k těmto dokumentům. Dokumentem je elektronický soubor v některém široce užívaném formátu -- od textového souboru přes HTML, PDF a PostScript až po proprietární binární formáty. Pomocí funkce prohlížeče upload zavádí uživatel s právem zápisu dokument ze svého lokálního prohlížeče na server. Ostatní uživatelé pak opět svým prohlížečem mohou číst dokumenty, které jsou definovány jako veřejné nebo ke kterým jim byl přidělen explicitní přístup.
Základní operace tedy jsou:
- Vložení nového dokumentu, jeho přenesení na server.
- Definice přístupových práv.
- Čtení dokumentu uživateli.
U každého dokumentu každý uživatel vidí, zda ho již četl, což spolu s možností propojovat je do logických řetězců (zápis a příloha, text a reakce) zlepšuje orientaci a usnadňuje nalezení hledané informace.
Producenti dokumentů a jejich čtenáři
V maximální možné míře je zde uplatňován princip přímého přístupu k informacím a osobní zodpovědnosti. Prostor Dokumentového serveru je členěn po jednotlivých fakultách a zde jsou vytvářeny skupiny dokumentů, které tvoří logické celky podle zaměření či cílových skupin čtenářů a jsou také základním prvkem systému přístupových práv. Pokud tedy uživatel neřekne při zavedení nového dokumentu do systému jinak, aplikují se na dokument přístupová práva pro skupinu dokumentů, kam byl umístěn.
Poté, co fakultní správce práv vytvoří skupiny dokumentů, předá právo zápisu a možnost dále udělovat práva uživatelům, kteří si již danou skupinu dokumentů spravují sami. Samozřejmě, že například děkan může právo zápisu do skupiny dokumentů Kolegia děkana předat i své sekretářce či jiné osobě, která pořizuje zápisy a o vystavení dokumentů na Dokumentovém serveru se stará. U každého dokumentu je uvedeno, kdo a kdy ho zavedl či změnil. Tato praxe je vlastní celému IS MU. Z anonymních úředníků se tak stávají konkrétní lidé, kteří na základě pravomocí jim svěřených mají i zodpovědnost za správnost svých kroků.
V Informačním systému MU je možno definovat výčtové skupiny osob a práva pro přístup k dokumentům je pak možno dát jednoduše celé skupině osob, místo opakovaného zadávání všech osob kolektivního orgánu. I při určování, kdo patří do které skupiny osob, je pravomoc začlenění osoby do skupiny osob delegována co nejdále ke koncovým uživatelům.
V konečné fázi vývoje bude možnost využít tyto výčtové skupiny osob pro rozesílání emailů, tedy další funkce cíleného předávání informací, integrovaná do IS MU. Rozšíření přístupových práv k dokumentům tak, aby bylo možno jako čtenáře označit například všechny zaměstnance dané katedry bez nutnosti vypisovat jejich konkrétní seznam, je plánováno v blízké době.
Skupiny dokumentů si definuje každá fakulta sama, jejich schéma však typicky odráží procesy v řízení a životě fakulty. Příklady skupin dokumentů na fakultě tedy jsou
- Akademický senát
- Vnitřní předpisy fakulty
- Kolegium děkana
- Oborová rada
- Vědecká rada
Konverze proprietárních formátů
Uživatelé přistupují k Informačnímu systému MU z mnoha klientů nejrůznějších platforem. Schopnost číst vložené informace i na platformách, které příslušný formát elektronického dokumentu nepodporují, je velmi důležitá. Server proto provádí automatickou konverzi dokumentů z formátu MS-Word do textové podoby. Tato funkce je zajištěna modulem Docclient/Docserver, kdy je vložený dokument v propritárním formátu předán na vzdálený Win* stroj, kde jsou použity nativní prostředky aplikace MS-Word pro uložení v jiném formátu. Čitelná textová podoba je pak na Dokumentovém serveru uložena vedle binárního originálu.
Uživatel navíc může vložit i více verzí jednoho dokumentu -- pokud je tedy schopen provést konverzi lépe vlastními silami či má již zdrojový dokument ve více formátech, může je pod jedním názvem vystavit na server všechny. Tedy například dokument v PDF, který Dokumentový server neumí do textové podoby automaticky převést, může vkládající uložit jak v PDF, tak v textové podobě, pokud ji má k dispozici.
Vzhledem k tomu, že vysoká dostupnost vložených informací z libovolného klienta připojeného k Internetu je prvořadým cílem celého IS MU, hledáme nyní cesty, jak zajistit rozumnou konverzi i dalších formátů, v první řadě neveřejných formátů tabulkových procesorů (Excel), a také možnost převodu do formátu HTML. Zde ovšem narážíme na fakt, že takto převedený dokument se skládá z více souborů (hlavní text a obrázky pro grafické prvky) a takovémuto způsobu práce bude nutno server přizpůsobit.
Dokumentový server nepředepisuje, že by každý dokument musel být uložen v konkrétním standardním formátu, protože by to vedlo k výraznému snížení jeho použitelnosti. Snaží se ale vystavit dokumenty vložené v neportabilních formátech i v jejich všude čitelné textové podobě.
Budoucí role Dokumentového serveru
Cílem Dokumentového serveru IS MU není nahradit fakultní a jiné webové prezentace, které jsou důležitými znaky identity jednotlivých pracovišť. Je určen především ke zveřejňování interních dokumentů v autentizované části IS MU, s explicitně definovanými přístupovými právy. Tomu odpovídá i jeho grafická podoba, zaměřená spíše na praktičnost použití než na barevné prezentace. Díky propojení s emailovou službou IS MU je důležitým nástrojem pro vystavování informací trvalejšího charakteru. Na druhou stranu je Dokumentový server dostupný i bez autentizace, čili je možné umístit sem i dokumenty označené jako veřejné, a tyto pak z jiných WWW serverů odkazovat.
Náplň Dokumentového serveru je plně v kompetencích fakult a je tedy do značné míry na nich, zda jeho možností využijí a jaké další potřeby budou mít. Domníváme se, že především možnost jasně definovat schémata přístupu dovolí jeho využití i tam, kde jsou nyní dokumenty z nedostatku jiných možností zpracovávány pouze papírovou formou.
Stávající Dokumentový server byl z velké části řešen v rámci
bakalářských projektů studentů FI MU Ivo Kočvary a Davida
Olzsynského. Jeho hlavní stránka je dostupná na adrese
http://is.muni.cz/dok/,
resp.
Seznam dokumentů ve skupině zápisů z jednání Akademického senátu MU.
Kliknutím na název dokumentu se otevře jeho textová podoba (pokud
existuje), alternativně je možno zobrazit zdrojový dokument ve formátu
MS-Word. Zobrazený uživatel má právo dokumenty do této skupiny
i přidávat, použitím odkazu Vložit nový dokument.
Při vkládání dokumentu se zadává název a zkratka dokumentu, jeho
umístění na lokálním počítači, typ (je možno i vyžádat si automatické
rozpoznávání) a přístupová práva.
Příklad práce s Dokumentovým serverem
