IS MU z pohledu studenta - simulace části semestru

Tento dokument vznikl v roce 2004 a systém od té doby prošel intenzivním vývojem.

Text si klade za cíl předvést na konkrétních (imaginárních) příkladech ze života studenta rozsah a hloubku, se kterou jsou v IS MU podporovány administrativní procesy a univerzitní komunikace. Uživatelé jsou neustále vedeni k tomu, aby svoje administrativní úkony a problémy ze studijního života řešili primárně v Informačním systému. Vývojáři jsou schopni reagovat na podněty konkrétních skupin uživatelů či např. akademického senátu zaváděním nových agend, tak aby elektronizace pokryla postupně všechny oblasti.

Jedním z cílů (v zásadě již dosaženým) je minimalizace nutných osobních jednání mezi studentem a studijním oddělením, učitelem a studijním oddělením, studentem a učitelem. Dosahuje se toho komunikačními agendami a postupnou algoritmizací univerzitních pravidel, tak, aby co možná nejvíce rozhodnutí bylo možné vyhodnotit automaticky.

Níže popsaná sekvence akcí modeluje různé typy problémů, které se mohou v průběhu akademického semestru vyskytnout a předvádí jejich řešení. Ilustruje také principy kreditového studentem řízeného studia na Masarykově univerzitě v Brně.

Situace: Blíží se konec semestru, student Jan Novák absolvoval většinu zkoušek. Nyní jej zajímají odpovědi na dvě základní otázky:

Postoupím (budu zapsán) do dalšího semestru?
Co budu studovat příští semestr?

První otázku konzultuje s aplikací Student --> Zápis do semestru. Ta shrnuje celouniverzitně platná pravidla pro postup do dalšího semestru. Zjišťuje dva problémy.

Pohled studenta: aplikace pro žádost o zápis do semestru. Nezopakoval jeden předmět a má také málo kreditů na postup.

Předmět, který si zapsal, je student povinnen absolvovat. Pokud jej neabsolvuje úspěšně, musí jej zapsat v nejbližším běhu znovu. Pokud jej opět neabsolvuje, je to důvod k ukončení studia. Jan Novák problém může řešit dvěma způsoby:

Zkontrolovat, kolik mu zbývá mimořádných třetích opravných termínů, pokud dostatek, ještě jeden využít a pokusit se zkoušku složit. O počtech termínů ho informuje Informační systém. Počty termínů se liší dle standardní doby studia.

Pohled studenta: aplikace pro zjišťování počtu využitývch třetích opravných termínů v závislosti na standardní době studentova typu studia.
V případě, že se jedná o předmět volitelný, požádat o zproštění povinnosti jej opakovat. Tuto možnost smí využít pouze u předmětů jejichž kreditová hodnota nepřesahuje 10 % jeho celkového prozatímního kreditového zisku.

Novák se rozhoduje kliknutím požádat o zproštění povinnosti předmět opakovat. Podanou žádost studijní oddělení vyřídí (povolí či zamítne), systém bude o tom studenta informovat elektronickou poštou. Dokud žádost není vyřízena kladně, jeho povinnost kurs opakovat trvá. Dokud není žádost vyřízena, může ji stáhnout.

Pohled studenta: možnost vyznačit, které kursy nechce opakovat.

Pro úspěšný zápis do dalšího semestru je třeba vyřešit ještě druhý problém: aplikace hlásí, že získal málo kreditů. Pomocí Student --> Zapsané předměty a získané známky Novák zjišťuje, že problém je v neuděleném zápočtu z Informatického kolokvia.

Pohled studenta: přehled udělených hodnocení

To je zvláštní, protože v poznámkovém bloku k danému předmětu vidí, že získal ze zápočtové písemky dostatečný počet bodů. Napíše tedy vyučujícímu e-mail s dotazem a prosbou o doplnění známky. Vyučující odpověděl, že zápočet neudělil, protože student přesáhl počet povolených absencí na cvičení. Student upozorňuje, že byl počátkem semestru nemocen (studijní oddělení jej řádně omluvilo, to vidí v Student --> Kdy jsem omluven). I učitel má k dispozici tuto aplikaci - a studentu se omlouvá, toto zapomněl zkontrolovat. Zadá Novákovi zápočet.

Pohled učitele: zadávání hodnocení

Nyní už lze v Student --> Žádost o zápis do semestru dát studijnímu oddělení kliknutím najevo, že ho lze zapsat. Studijní oddělení toto provádí typicky hromadně (systém v noci předpočítá, kdo splňuje podmínky a požádal si o zápis, další den studijní oddělení je zapíše).

Co budu studovat příští semestr?

Co chce student studovat vyjadřuje vždy v červnu a prosinci registrací. Registrovat si může libovolný kurs na univerzitě. To, zda jej dostane (bude mu zapsán), závisí na celé řadě nastavení Katalogu předmětů (jednotlivé podmínky si vylaďují typicky garanti kursů, tedy ti, kdo institucionálně zodpovídají za to, zda kurs poběží, kdo jej bude učit a podobně).

Výběr studentům usnadňují registrační šablony, které indikují doporučené studijní plány, ev. jsou doplněny navigačními vzkazy tvůrce studijního programu.

Pohled studenta: prohlídka registračních šablon, po zveřejnění rozvrhu vč. rozvrhu seminárních skupin

Může využít také kontrolní šablony - přehledně vidí, co již splnil, co mu chybí. Šablona sečítá různé požadované typy kreditů a kontroluje další podmínky pro získání diplomu. Míra její dokonalosti záleží na angažovanosti pověřených osob z kateder (studijní plány se neustále mění a občas jsou formulovány těžko algoritmizovatelně).

Pohled studenta: použití kontrolní šablony - ověření plnění povinností studijního programu

Student si vyhledáním předmětu nebo dle šablony vybral a zaregistroval. K orientaci využil i rozvrh šablony. Následně si zkontroloval v aplikaci pro registraci a zápis předmětů zda mu budou předměty zapsány. Shledal několik problémů (červených hlášení).

Pohled studenta: podrobné informace o zaregistrovaných kursech

U některých kursů je překročena kapacita. Rozhoduje se vyčkat, zda se přecejen neuvolní místo. Červené hlášení u kursu Seminář z verifikace ho překvapuje. Kurs si totiž registroval na základě reklamy, kterou si přečetl na univerzitní Vývěsce. Z ní pochopil, že do kursu jsou zváni všichni studenti. Využije tedy volbu 'Žádám o výjimku/souhlas se zápisem' a v nabídnutém formuláři vysvětlí učiteli důvody, proč chce kurs navštěvovat. Text žádosti přijde učiteli e-mailem. Může v systému výjimku povolit nebo zamítnout. V tomto případě si ale učitel uvědomil, že se jedná o chybné nastavení Katalogu - neměl v úmyslu omezovat přístup do kursu jen na studenty vybraných oborů. Přenastavil volbu v Katalogu a problematické registrace se nyní již vyhodnocují jako bezproblémové - nemusí výjimky udělovat. Chyby v nastavení Katalogu lze odhalit pomocí aplikace Učitel --> Problémové registrace ještě dříve, než si studenti podají žádosti. Většina chyb je samozřejmě ovšem zachycena již v době tvorby katalogu, kdy učitel potvrdí správnost předmětu.

Podobným mechanismem (žádostí o souhlas) by se řešily také situace, kdy studentu chybí určitá prerekvizita pro zápis (má však důvody si myslet, že jej tam učitel vezme) nebo když učitel chce explicitně rozhodnout, kterých 20 z 50 žadatelů do výběrového semináře vezme (např. až po rozřazovacím testu v první hodině).

Ve fakultním harmonogramu semestru je nastaveno, kdy probíhá tzv. období zápisu a období změn v zápisu. V těchto obdobích systém automaticky zapisuje bezproblémové registrace - studenti získávájí právo a povinnost předměty studovat. Až do konce období smějí také kurzy bez formalit škrtat (rušit). Toto chování je výsledkem pětileté evoluce (dříve předměty potvrzovalo studijní oddělení, nyní se systém osvědčil a účast lidské síly není nutná).

Jaký budu mít rozvrh příští semestr?

Přeskočme nyní období prázdnin a věnujme se dalšímu typickému problému. U větších oborů je většina předmětů dělená na seminární (paralelní) skupiny. V mnoha případech se o výběr rozvrhu bojuje časovou klikací soutěží. Obzvlášť markantní je to při výběru tělocviku. Novák jakožto student bakalářského studia má nárok na čtyři kursy tělesné výchovy (sporty a výcvikové kursy). Chce-li sportovat dále, musí si kurs připlatit. Nabídka TV je celouniverzitní, jednotná. Řada seminárních skupin je rozebrána během jediné hodiny od spuštění přihlašování, v semestru podzim 2004 se výběru účastnilo 6000 studentů. Jednotnost nabídky, byť je provázena technickými obtížemi, zlepšuje služby studentům - dříve se museli omezit na nabídky fakultní.

Pohled studenta: přihlašování a odhlašování seminárních (rozvrhových) skupin

Student Novák ve výběru celkem uspěl, posilovna v úterý od 9.30 hodin mu vyhovuje. Problematičtější je seminární skupina z celofakultní angličtiny, kam ho z organizačních důvodů zapsalo studijní oddělení. Kryje se mu s jinou životní aktivitou. Využil proto diskusního fóra tohoto předmětu, upřesnil kterou skupinu nabízí a které poptává - a podařilo se mu vyměnit si ji. Odhlášení a přihlášení do jiné skupiny provede sám, není třeba se obracet na studijní oddělení.

Ještě něco začátkem semestru?

Pro jednoduchost některé operace a problémy nezmiňujeme. Studijní řád je nicméně obecně postaven tak, aby bezproblémový student během začátku semestru na studijní oddělení nemusel přijít osobně - odpadají tak dlouhé fronty, čekání bezproblémových na ty, kdo chtějí s úředníkem konzultovat svůj postup např. při problémech ve studiu. Aby byla situace naprosto jasná, jsou studenti vyzýváni na titulní straně IS a e-mailem, aby kliknutím stvrdili, že jsou si vědomi, že se zavázali studovat určitý seznam předmětů.

Nadále je zatím nutné zaplatit složenkou revalidační přelepku na ISIC (studenti mají čipové karty pro přístupy do počítačových učeben ap., chtějí-li použivat kartu jako ISIC, musí doplatit) a poplatek za studium (je-li jim vyměřen). Škola se však chystá přejít na univerzitní clearingový systém, kde student vloží určitý obnos a škola bez formalit jej používá na různé platby. To dále sníží administrativu s evidencí tohoto typu.

Jaké akce se ode mne očekávají během semestru?

Během semestru se těžiště administrativy přesouvá do komunikace student - učitel. Typický student (nepomáhá-li s výukou jiného předmětu) využije hlavně agendu Studijní materiály, kam učitel vkládá nejrůznějších typy textových, multimediálních ev. plně e-learningových materiálů. Učitel otvírá tzv. Odevzdávárny, kam student vkládá např. domácí úkoly. Učitel může definovat elektronické testy pro procvičování, vyzkoušení sebe sama, nebo pro skutečné zkoušení. Skutečné zkoušení probíhá typicky v počítačové učebně, výhodou je, že systém test sám opraví a sečte body.

Pohled studenta: vstup do agendy Studijních materiálů

Učitelé využívají také agendu Rozpisy studentů, pro výběr např. tématu referátu studentem. Průběžné výsledky z bodovaných aktivit student vidí v Poznámkových blocích, řada studentů si udělené známky nechává přeposílat na mobilní telefon. Je-li Jan Novák nedočkavý nebo nemůže-li přistoupit k systému z počítače, využivá Malý IS - zjednodušené rozhraní pro přístup přes mobilní telefon.

Pohled studenta: Malý IS - přístup k IS přes telefon

Během semestru se Novák rozhodl jet se spolužáky lyžovat - vybral si pomocí celouniverzitní nabídky Zimní výcvikový kurs, kde vidí, kteří spolužáci se již také přihlásili. K tomu mu opět pomohla agenda Rozpisy studentů, tentokrát ve své obecné (nikoliv na studijní předmět omezené) podobě. Inspirovalo jej vlákno celouniverzitní diskuse, v rámci kterého se vytvořila parta z různých fakult, která se rozhodla poznat v reálu. I to mu přinesl Informační systém, protože dříve byly mezi fakultami a jejich studenty velké propasti (dané nejen tématem studia - Masarykova üniverzita se 30 000 studenty nemá společný kampus na jednom místě, fakulty jsou v různých částech Brna).

Pohled studenta: diskusní fóra

Koncem semestru čeká studenta důležitá povinnost - přihlašování na zkoušky. Systém dovolí přihlásit se vždy jen na jeden termín, po jeho uplynutí teprve na další. Systém kontroluje kapacitu termínu. V některých předmětech probíhá boj o termíny - tam, kde jsou stovky studentů zkoušeny ústně. Jinde je termínů dostatek.

K písemným zkouškám si učitelé v IS rezervují učebny, někteří tvoří zasedací pořádky rozeslané e-mailem a unikátní písemky, jiní jen podle karty ISIC kontrolují studenta při vstupu do učebny. Učitel má povinnost zadat hodnocení zkoušky do IS do pěti dnů od konání zkoušky.

Po ukončení předmětu je drtivá většina studentů svolná vyplnit elektronickou anketu pro zkvalitnění výuky. Student zaklikne na škále několik otázek a může využít i volný komentář - vzkázat něco učiteli, okomentovat. Anketu lze odpovídat i během semestru, opakovaně, pokud chce student anonymně hned reagovat na výuku. Většina studentů ale anketu vyplní závěrem semestru, často po upomínce e-mailem. Kdo se nevyjádří k dostatečnému množství předmětů, ten nemá přístup k výsledkům za uplynulý semestr (zveřejňují se statistiky otázek, nikoliv volné komentáře). Objem studentů, od kterých se daří získat v IS zpětná vazba, škola velmi pozitivně hodnotí. Jiné typy anket jsou administrativně pracné a často méně odpovídané.

Pohled studenta: anonymní formulář pro zpětnou vazbu vyučujícím předmětu

Student v tomto semestru končí studium

Výše popsané aktivity zhruba popisují běžný semestr. Za předpokladu, že chce Jan Novák v tomto semestru skládat státní zkoušky, čeká ho ještě něco navíc. Pravděpodobně již dříve si kliknutím vybral téma závěrečné práce. V tomto semestru mu školitel patrně upřesnil v systému oficiální zadání práce, student práci dokončil a vložil do Archivu závěrečných prací. Mohl se rozhodnout, zda ji po obhájení otevře ke čtení celému světu, nebo jen v rámci MU.

Pohled studenta: aplikace pro vkládání elektronické verze závěrečné práce do Archivu

Pomocí již zmíněných kontrolních šablon jistě pečlivě zkontroloval, zda má v pořádku všechny studijní povinnosti k získání diplomu. Studuje-li dvouoborové studium, klikáním upřesnil, které kredity chce započítat ke kterému oboru.

Předpokládejme, že úspěšně odstátnicoval. Chce-li pokračovat ve studiu na Masarykově univerzitě, včas si podal e-přihlášku k dalšímu typu studia - osobní informace znovu neopisoval, pouze si vybral obor, příp. vyplnil další oborové rubriky.

Pohled studenta: část e-přihlášky

Nechce-li u nás dále studovat, jeho působení na MU končí. Účet v Informačním systému mu však zůstává zachován. Nadále má k dispozici spolehlivou e-mailovou schránku, může číst Vývěsku (provozní informace, pozvánky, inzerci) a Diskusní fóra. Může dále spravovat svou jednoduchou Osobní stránku a vyhledávat jiné osoby. Může spravovat své osobní údaje (např. adresa), chce-li, aby škola na něj měla aktuální kontakt. (Během studia je spravoval v rozsahu požadovaném Matrikou studentů, studijní oddělení jen opravovalo systémem detekované chyby.)

Pohled studenta: oblíbená služba - vyhledávání osob na MU v Brně

Nemůže používat agendy vyžadující aktivní vztah ke škole - například hlasovat ve volbách do akademických senátů, podat si žádost o kolej, využívat Úschovnu pro předávání velkých objemů dat. Jako studenta se ho příliš nedotkly některé velké agendy používané vyučujícími a zaměstnanci - sběr publikací pro RIV, udržování různých jazykových verzí životopisů, dokumentový server s veřejnými a neveřejnými dokumenty (směrnicemi, pokyny, vyhláškami).