Řízení a správa projektů v IS MU

Přiměřeně detailní a současně realistické plánování každého projektu přispívá k jeho kvalitnímu vedení a úspěchu. Na každé univerzitě, jednotlivých pracovištích nebo studijních skupinách existují projekty v pracovních týmech, kde množství činností, pracovníků nebo informací k projektu je vysoké a různorodé. Softwarová podpora běžných týmů pro řízení projektů, tedy vytvoření zázemí s potřebnými informacemi, členům projektových týmů na Masarykově univerzitě dosud chyběla. K tomuto účelu IS MU vytvořil na jaře 2007 novou agendu projekty a na začátku prosince 2007 ji nabídnul všem svým uživatelům. Ti ji mohou využít k managementu týmů spolupracujících na konkrétním projektu. Agenda umožňuje rozpracovat celý projekt do jednotlivých úkolů, které mohou mít vlastní termíny zahájení a ukončení. Úlohy na sebe mohou libovolně navazovat. K jednotlivým úkolům lze evidovat prioritu, trvání, klíčová slova a postup řešení. Dle těchto kritérií lze také rychle vyhledávat konkrétní úkoly.

Pokud má uživatel zapnut design v IS MU, objevuje se mu nabídka aplikace v levém menu, a v nabídce titulní strany IS MU Osobní administrativa ji uživatel najde pod označením "Řízení projektů". Po rozkliknutí aplikace se zobrazí seznam projektů, k nimž má uživatel právo minimálně pro čtení.

Co všechno Projekt umožňuje

• Nastavit/odebrat práva nebo nastavení konce platnosti práva nebo nezveřejňovat těm, kteří mají jen právo číst: právo spravovat projekt, právo vkládat úkoly, právo číst. Práva lze nastavit pro různé skupiny uživatelů od jednotlivých osob až po otevřenost všem v Internetu:
  • kdokoliv v Internetu
  • kdokoliv přihlášený v ISu
  • studenti předmětu s kódem
  • studenti předmětu v období
  • studenti semináře
  • pracovníci
  • aktuální studenti fakulty
  • pojmenovaná skupina osob
  • osoba
  • učitelé
  • absolventi
  • doktorští studenti
  • aktuální studenti a zaměstnanci školy;
• Zakládat/upravit/odstranit/tisknout úkoly v projektu a zvolit názvy úkolů;
• Stanovit prioritu úkolu: od 0 (nejvyšší priorita) do 99999;
• Zvolit plánované trvání řešení úkolu v počtu dnů, i desetinné číslo od 0 do 99999;
• Zvolit plánované datum zahájení/ukončení řešení úkolu;
• Nastavovat aktuální stav řešení úkolu a jeho upřesnění: nezahájeno/probíhá/dokončeno/čeká se/odloženo a poznámky ke stavu;
• Popsat úkol v Popisu úkolu s možností využít html pro grafické strukturování popisu;
• Připojit dokumenty nebo složky s dokumenty s vyhledáním umístění v IS MU (můj web, dokumentový server apod.);
• Vybrat/zrušit nebo definovat klíčová slova pro snadnější vyhledávání. Klíčová slova lze vybrat z předdefinované nabídky klíčových slov, např. akreditace, antivirus, bezpečnost, BOZP, cache, CGI, diplom apod. anebo vepsat nová. Nabídka klíčových slov obsahuje všechna klíčová slova použitá v rámci projektu. Klíčová slova patřící danému úkolu jsou označena. Pro hromadnou práci s více slovy najednou lze při klikání myší podržet klávesu "Shift" nebo "Ctrl";
• Stanovit/odstranit harmonogram více jednotlivých kroků v úkolech prostřednictvím postupů v řešení úkolu, kde lze stanovit plánovanou dobu trvání (od - do) s poznámkami a možnost popisu poznámky v html. Ke krokům lze připojit soubor vyhledáním v IS MU;
• Stanovit předchůdce úkolu a vazbu k tomuto předchozímu úkolu. Vybírá se ze seznamu dosavadních úkolů a vazba může být vazbou dokončení na zahájení/dokončení úkolu nebo zahájení na zahájení/dokončení úkolu;
• Stanovit stav úkolu nezahájeno/probíhá/dokončeno/čeká se/odloženo;
• Stanovit prioritu úkolu: ≤0/1/2/3/4/≥5;
• Stanovit trvání:úkolu: do 1 dne vč./1 až 2 dny vč./2 až 7 dnů vč./7 až 14 dnů vč./14 dnů až 1 měsíc vč./1 až 2 měsíce vč./2 až 6 měsíců vč./6 měsíců a déle;
• Stanovit omezení úkolu časově (od-do);
• Definovat, kdo změnil úkol;
• Řadit úkoly dle kritérií stavu, trvání apod.;

Obr. 1: Ukázka přehledu projektů.

Příklad využití projektu

Příklad 1:
Vyučující připravuje se studenty konkrétní projekt. V této agendě studentům upřesňuje jednotlivé úkoly a studenti dávají zpětnou vazbu a referují o stavu rozpracovanosti úkolu a postupu jednotlivých kroků.

Příklad 2:
Vedoucí pracovního kolektivu organizuje projekt nebo organizátor univerzitní/fakultní akce připravuje akci. Vedoucí/organizátor rozplánuje jednotlivé úkoly a kroky v úkolu v agendě Projekty, které jsou potřebné k dosažení cíle. Jednotliví spolupracovníci se úkolů ujmou a pečlivě sledují priority úkolů/kroků a další návaznosti.

Obr. 2: Příklad projektu.

Obr. 3: Ukázka editace úkolu.

Užitečné je připojení odkazů na veškeré související materiály k úkolům, které umožňují strukturovat podklady a zpřehledňují rozsáhlé projekty. Tyto materiály se ukládají do IS MU a je potřebné jim nastavit přístupová práva ke konkrétním osobám v projektu (právo číst, vkládat, spravovat...). Takto se přikládají například smlouvy k obchodním nebo partnerským projektům, finanční rozvahy nebo čerpání prostředků, výkresy, fotografie nebo podrobné přílohy k projektu.

Obr. 4: Ukázka tisku úkolu.

Využití HTML pro výraznější grafické strukturování projektu nebo barevný popis slouží k lepší orientaci. Jednotlivé úkoly si mohou uživatelé z aplikace tisknout a mít tyto vytištěné podklady k dispozici například pro jednání nebo pracovní poradu.

Literatura

Článek dostupný ve Zpravodaji.