Metodický list COM 1/2021 E-MAILOVÝ PODPIS ZAMĚSTNANCŮ CEITEC MU Článek 1 Úvodní ustanovení 1) Tento metodický list předkládá vzor e-mailového podpisu pro zaměstnance institutu CEITEC Masarykova univerzita (dále: CEITEC MU) s cílem zachování jednotné komunikace a prezentace kontaktních údajů všech zaměstnanců. 2) Předložený e-mailový podpis shrnuje náležitosti důležité pro identifikaci osoby a jejího pracoviště včetně propagace CEITEC MU. 3) Tento podpisový vzor je sjednocen v rámci celého konsorcia CEITEC. Článek 2 E-mailový podpis 1) Používat jednotný e-mailový podpis specifikovaný přílohou č. 1 tohoto metodického listu jsou povinni všichni zaměstnanci CEITEC MU v rámci pracovní elektronické korespondence. Podpisová šablona je dostupná v elektronické podobě zde http://muni.ceitec.cz/sablona-podpisu/ 2) Předložený e-mailový podpis je nutno vždy stahovat z online podpisové šablony (viz odst. 1) obsahuje povinnou a nepovinnou část (náhled viz Příloha č. 1): a. Povinná část zahrnuje: jméno a příjmení včetně titulů, pozici a pracoviště, kontaktní údaje jako telefon na pevnou linku, mobil a e-mail, web institutu CEITEC, případně konkrétního pracoviště, adresu včetně budovy a kanceláře, hashtag #CEITECScience, profily CEITEC na sociální sítích a logo CEITEC. b. Nepovinná část zahrnuje: ocenění, kterým se chce dané pracoviště své cílové skupině prezentovat, a aktuální pozvánku na akci. Pod ilustrační obrázek akce doporučujeme umístit odkaz na příslušnou webovou stránku, kde zájemci najdou podrobnější informace. 3) Zaměstnanci jsou povinni dodržet také velikost, typ a barvu písma, logo CEITEC v zelené barvě a prolinkování odkazů. Podpis je připraven v sekundárním písmu CEITEC Arial a za využití oficiálních barev CEITEC zelené (RGB: 122, 193, 67) a modré (RGB: 33, 169, 192). V elektronické podobě podpisové šablony jsou tyto informace automaticky nastaveny. 4) E-mailový podpis je potřeba si v e-mailovém klientovi (typicky v software MS Outlook) uložit jak v české, tak anglické verzi. Pro komunikaci v angličtině je potřeba vždy přikládat anglický e-mailový podpis. Pro komunikaci v češtině je přípustný jak podpis v češtině, tak podpis v angličtině. Článek 3 Závěrečná ustanovení 1) Technickou podporu při vytváření e-mailového podpisu poskytuje pověřený pracovník Oddělení komunikace na pozici PR asistent/ka. 2) Za výklad, kontrolu dodržování a aktualizaci tohoto metodického listu je odpovědný/á vedoucí Oddělení komunikace. V Brně dne 15. 1. 2021 Přílohy: Příloha č. 1: Náhled e-mailového podpisu v angličtině Příloha č. 2: Náhled e-mailového podpisu v češtině Příloha č. 3: Nejčastější dotazy a jejich řešení ................................................ Jana Otoupalíková Vedoucí Oddělení komunikace Příloha č. 1: Náhled e-mailového podpisu v angličtině degree. Name Surname | CEITEC MU Position | Research Group / Department tel: +420 549 49 6789, +420 XXX XXX XXX e-mail: name.surname@ceitec.muni.cz web: www.ceitec.eu | Research Group / Department website Masaryk University CEITEC – Central European Institute of Technology Kamenice 5, 625 00 Brno Office no. X/X (building number / office number, eg. E35/134) #CEITECScience facebook | twitter | instagram | linkedin | youtube Níže nepovinná část sloužící k případné propagaci významného ocenění Příklad: Níže nepovinná část sloužící k případné propagaci akce Příklad: CEITEC / VÝZKUMNÁ SKUPINA JE V ROCE 20XX HRDÝM ORGANIZÁTOREM / PARTNEREM AKCE NOC VĚDCŮ Příloha č. 2: Náhled e-mailového podpisu v češtině titul. Jméno Příjmení | CEITEC MU Pozice | Výzkumná skupina / pracoviště tel: +420 549 49 XXXX, +420 XXX XXX XXX (mobilní telefon) e-mail: jmeno.prijmeni@ceitec.muni.cz web: www.ceitec.cz | web výzkumné skupiny / pracoviště Masarykova univerzita CEITEC – Středoevropský technologický institut Kamenice 5, 625 00 Brno Kancelář X/X (označení budovy / číslo kanceláře, např. E35/134) #CEITECScience facebook | twitter | instagram | linkedin | youtube Níže nepovinná část sloužící k případné propagaci významného ocenění Příklad: Níže nepovinná část sloužící k případné propagaci akce Příklad: CEITEC / VÝZKUMNÁ SKUPINA JE V ROCE 20XX HRDÝM ORGANIZÁTOREM / PARTNEREM AKCE NOC VĚDCŮ Příloha č. 3: Nejčastější dotazy a jejich řešení 1) Nastavení automatického podpisu v emailovém klientu Mutt (zobrazuje se pouze jako text) Nastavení automatického podpisu v emailovém klientu Mutt se provede přes "set signature", kam se zadá cesta k souboru s uloženým podpisem. Více viz např. http://www.spamik.cz/howto/mutt/muttrc. 2) Pokud textový emailový klient používá pouze plaintext (oficiální podoba podpisu počítá s grafickou verzí), je možné vedle grafické verze použít i verzi pro plaintext. 3) Příliš dlouhý podpis např. pro gmail Gmail má limit pro podpisy 10 000 znaků. Náš podpis má cca 2 000 znaků. Zkopírovat podpisový vzor z online šablony pro českou verzi http://muni.ceitec.cz/sablona-podpisu/ Při kopírování z online šablony zůstává formát neporušen včetně grafiky i odkazů. Při kopírování podpisu z jiného zdroje může dojít k porušení formátu podpisového vzoru. 4) Podpisová šablona v mailovém klientu Mozilla Thunderbird Nastavení v plain textu (viz č. 2) nebo pomocí HTML kódu https://support.mozilla.org/cs/kb/podpisy Kontakt pro případ dotazů a žádosti o pomoc s nastavením emailového podpisu: jitka.hodalova@ceitec.muni.cz