MUNI Opatření ředitele Středoevropského technologického institutu Masarykovy univerzity č. 3/2016 Organizační struktura CEITEC MU (ve znění pozdějších úprav, účinném od 1. 7. 2023) Podle či. 7 odst. 4 písm. g) Organizačního řádu Středoevropského technologického institutu Masarykovy univerzity vydávám toto opatření: Článek 1 Předmět úpravy Předmětem úpravy tohoto opatření je podrobné vymezení organizační struktury vysokoškolského ústavu CEITEC (dále jen „ústav") v souladu s čl. 5 Organizačního řádu ústavu. Článek 2 Vymezení vnitřní struktury CEITEC MU (1) Vědeckými pracovišti ústavu jsou: a) Centrum strukturní biologie, které zahrnuje: a. výzkumné skupiny: Výzkumná skupina Michaely Wimmerové Výzkumná skupina Petra Skládala (zrušeno ke dni 31. 12. 2023) Výzkumná skupina Lukáše Žídka Výzkumná skupina Petera Lukavskcho (zrušeno ke dni 31. 12. 2024) Výzkumná skupina Richarda Štefla Výzkumná skupina Pavla Plevky Výzkumná skupina Radka Marka Výzkumná skupina Lukáše Trantírka Výzkumná skupina Konstantinose Tripsianese Výzkumná skupina Roberta Váchy Výzkumná skupina Gabriela Dema Výzkumná skupina Petra Těšiny b. sdílené laboratoře: Národní NMR centrum Josefa Dadoka (oficiální zkratka „NMR") Centrální laboratoř Kryo-elektronová mikroskopie a tomografie (oficiální zkratka „CryoEM") Centrální laboratoř Interakce a krystalografie biomolekul (oficiální zkratka „BIC") Centrální laboratoř Nanobiotechnologie (oficiální zkratka „Nanobio") Centrální laboratoř Správa a analýza biologických dat (oficiální zkratka „BioData") b) Mendelovo centrum genomiky a proteomiky rostlin, které zahrnuje: a. výzkumné skupiny: Výzkumná skupina Martina Lysáka Výzkumná skupina Jana Hejátka Výzkumná skupina Heléne Robert Boisivon Výzkumná skupina Zbyňka Zdráhala Výzkumná skupina Tomaszo Nodzynskioho (zrušeno ke dni 30. 6. 2024) Výzkumná skupina Jiřího Fajkuse Výzkumná skupina Karla Říhy b. sdílené laboratoře: Centrální laboratoř Proteomika (oficiální zkratka „Proteomics") Buněčné zobrazování (oficiální zkratka „CELLIM") Laboratoř rostlinného výzkumu (oficiální zkratka „Plants") c) Centrum molekulární medicíny, které zahrnuje: a. výzkumné skupiny: Výzkumná skupina Šárky Pospíšilové Výzkumná skupina Dalibora Blažka Výzkumná skupina Ondřeje Slabého Výzkumná skupina Mary 0'Connell Výzkumná skupina Marka Mráze Výzkumná skupina Michala Šmídy Výzkumná skupina Štěpánky Vaňáčové b. sdílené laboratoře: Centrální laboratoř Genomika (oficiální zkratka „Genomics") Centrální laboratoř Bioinformatika (oficiální zkratka „BioIT") d) Centrum neurověd, které zahrnuje: a. výzkumné skupiny: Výzkumná skupina Milana Brázdila Výzkumná skupina Ireny Rektorové Výzkumná skupina Ivana Rektora b. sdílené laboratoře: Laboratoř multimodálního a funkčního zobrazování (oficiální zkratka „MAFIL") (2) Sekce administrativy se vnitřně člení na následující samostatná funkční místa vedoucích zaměstnanců zřízená Organizačním řádem ústavu a na následující oddělení: a) Zástupce ředitele pro administrativu, který vykonává působnost uvedenou v čl. 8 odst. 3 Organizačního řádu ústavu, b) Tajemníka ústavu, který vykonává působnost uvedenou včl. 10 odst. 1 Organizačního řádu ústavu a metodicky řídí oddělení uvedená v písm. e) bod d. tohoto odstavce, c) Vědecký tajemník, který vykonává působnost uvedenou čl. 10 odst. 2 Organizačního řádu ústavu a metodicky řídí oddělení uvedená v písm. e) bod c. tohoto odstavce, d) Tajemník pro výzkumné infrastruktury, který vykonává působnost uvedenou čl. 10, odst. 3 Organizačního řádu ústavu; e) Oddělení, jimiž jsou: 2 a. Personální oddělení (oficiální zkratka „HR") b. Oddělení realizace akcí (oficiální zkratka „Event") c. Oddělení metodicky řízená vědeckým tajemníkem: i. Oddělení podpory vědy a inovací (oficiální zkratka „RIS") ii. Grantové oddělení (oficiální zkratka „GO") d. Oddělení metodicky řízená tajemníkem ústavu: i. Ekonomické oddělení (oficiální zkratka „EO") ii. Provozní oddělení (oficiální zkratka „Provoz") iii. Oddělení administrace projektů (oficiální zkratka „OAP"), a jejichž působnost je podrobněji vymezena v příloze č. 2 tohoto opatření. (3) Kancelář ředitele (oficiální zkratka „KŘ") zajišťuje výkon působnosti uvedené včl. 5 odst. 6 Organizačního řádu ústavu a podrobněji vymezené v příloze č. 2 tohoto opatření. (4) Na základě dohody podle čl. 4 odst. 10 Organizačního řádu Masarykovy univerzity může být Kancelář ředitele nebo Sekce administrativy, případně její určené oddělení, pověřena výkonem činností nad rámec působnosti vyplývající z Organizačního řádu ústavu a z tohoto opatření, pokud je to tak dohodnuto s jinou součástí univerzity. (5) Vedoucí zaměstnanci (dle čl. 11 odst. 3 Organizačního řádu CEITEC MU) vydávají v rámci svěřené působnosti definované v příloze č. 2 tohoto opatření Metodické listy, které specifikují metodiku a procesní náležitosti prováděných činností v rámci oddělení. Metodické listy nestanovují nové povinnosti, ale specifikují formu provádění činností, které jsou definovány stávajícími interními a externími pravidly a požadavky. Metodické listy jsou typem vnitřní normy ústavu a vztahují se na ně stejná procesní pravidla, definovaná zejména Směrnicí MU č. 11/2015 Zásady pro tvorbu, evidenci, publikaci a archivaci vnitřních norem. Článek 3 Poradní orgány (1) Poradní orgány, uvedené v odst. 2 a 3 tohoto článku, koordinační a iniciativní činností napomáhají výkonu působnosti ředitele a zástupců ředitele. (2) Na ústavu působí tyto komise: a) Komise pro strategii, která se podílí na přípravě strategického plánu ústavu a jeho změn (aktualizací), jakož i na vyhodnocování jeho plnění, a dále se podílí na přípravě nebo posuzování návrhů jiných koncepcí a politik navazujících na strategický plán ústavu, a na vyhodnocování jejich plnění; b) Komise pro informační technologie, která se podílí na zjišťování potřeb v rámci ústavu na zabezpečení informačních technologií a s tím spojených služeb; c) Dislokační komise, která se podílí na zjišťování prostorových a s tím souvisejících potřeb jednotlivých pracovišť v rámci ústavu, a na zpracování dislokačního plánu ústavu. Článek 4 Společná a závěrečná ustanovení (1) Výzkumné skupiny uvedené včl. 2 odst. 1 mohou vedle názvů v tomto ustanovení uvedených používat též obvyklé označení odkazující k vědeckému zaměření výzkumné skupiny, pokud tak činí způsobem odpovídajícím prezentaci výzkumné skupiny na institucionální webové stránce CEITEC. 3 (2) Výkladem tohoto opatření je pověřen vedoucí kanceláře ředitele. (3) Kontrolou dodržování tohoto opatření je pověřen vedoucí kanceláře ředitele. (4) Zrušuje se a) opatření ředitele ústavu CEITEC MU č. 10/2015 k členění vnitřní struktury Výzkumných center CEITEC MU účinné od 7. 12. 2015 b) opatření ředitele ústavu CEITEC MU č. 01/2015, 02/2015, 03/2015, 05/2015 a 08/2015 k členění vnitřní struktury Výzkumných center CEITEC MU. c) opatření ředitele ústavu CEITEC MU č. 2/2012 k členění vnitřní struktury Správního pracoviště CEITEC MU, jeho náplni činnosti a způsobu řízení účinné od 3. 9. 2012 (5) Toto opatření nabývá platnosti dnem podpisu. (6) Toto opatření nabývá účinnosti dne 1. 1. 2016. Přílohy: č. 1 - Organizační schéma č. 2 - Vymezení působnosti oddělení v sekci administrativy a kanceláře ředitele Jiří Nantl V Brně 29. 4. 2016 ředitel ústavu 4 Příloha č. 1 - Organizační schéma Organizační schéma CEITEC MU (k 1. 2. 2023) Liniové řízení Metodické (věcné) řízení Zástupce ředitele pro administrativu Kancelář ředitele Mendelovo centrum genomiky a proteomiky rostlin T Výzkumné skupiny Sekce administrativy Zástupce ředitele pro vědu Centrum molekulární medicíny Sdílené laboratoře Tajemník Vědecký tajemník Tajemník pro výzkumné infrastruktury ! ! ! 1 ! I ! i I i I I I I ! h Provozní oddělení Ekonomické oddělení Oddělení administrace projektů Oddělení realizace akcí Personální oddělení Grantové oddělení Oddělení podpory vědy a inovací Zástupce ředitele pro výzkumnou infrastrukturu Vědecká rada Kolegium ředitele Poradní komise II U II l Příloha č. 2 - Vymezení působnosti oddělení v Sekci administrativy a Kanceláře ředitele 1) Personální oddělení odpovídá za správu personální politiky a zaměstnanecké politiky, jakož i personalistiku ústavu, a v souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • tvorba koncepce personální politiky a zaměstnanecké politiky, personálních pravidel a instrukcí související s chodem ústavu v souladu s platnými normami a legislativou, • formulace a realizace politik na podporu kariérního rozvoje zaměstnanců všech kariérních úrovních, • tvorba a správa systemizace pracovních míst, • tvorba pracovněprávních dokumentů a ostatních dokumentů souvisejících se vznikem, změnou a zánikem pracovního poměru, • zajištění agendy dohod mimo pracovní poměr, • vedení osobních spisů zaměstnanců, • aktualizace dat v personálním systému, • zajištění zpracování docházky pracovišť hospodářského střediska (HS), plánu dovolených a kontrola nároku na dovolené, • správa agendy stravování, • kontrola a zadání odměn, • vydávání zaměstnaneckých karet, • evidence přelepek ITIC, • zpracování informačních materiálů týkajících se personální politiky, • poskytování metodického vedení v oblasti nastavování mzdových prostředků při podávání projektů, • nastavování a průběžné sledování čerpání mzdových prostředků na všech projektech v souladu s pravidly projektů a režií, kontrola nezpůsobilých nákladů na projektech, příprava podkladů k zajištění preúčtovaní mezd, • spolupráce na plánování počtu zaměstnanců a personálních nákladů HS, • vedení mzdového účetnictví, • poskytování metodické podpory pracovníkům ústavu v oblasti svěřené působnosti, • realizace a koordinace výběrových řízení na nové zaměstnance, zajištění adaptace nových zaměstnanců, • koordinace výstupního procesu zaměstnanců, • tvorba, koordinace a implementace politiky slaďování osobního a pracovního života pro zaměstnance ústavu (Work-Life Balance Policy), • zpracování podkladů pro statistická a jiná hlášení o zaměstnancích, vč. hlášení na ÚP, • zajištění agendy spojené se zaměstnáváním cizinců, • zajištění a koordinace interních a externích školení zaměstnanců, • koordinace povinné zdravotní prohlídky, • zabezpečení sociální péče o zaměstnance, • tvorba a aktualizace přehledů finanční kontroly ke mzdovým nákladům, • příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti, • účast na auditech a kontrola projektů, příprava podkladů pro auditory, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, • příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti. 2) Oddělení podpory vědy a inovací poskytuje podporu a servis ústavu v oblastech odpovědného výzkumu a otevřené vědy, doktorského a postdoktorského studia a školení, dále v oblasti aplikovaného výzkumu a inovací. V souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • hodnocení vědy (příprava podkladů pro interní a externí evaluaci, zpracování dat pro národní hodnocení, komunikace s rektorátem MU (RMU) a dalšími hodnotícími subjekty, navrhování hodnotících strategií a kritérií, vytváření scientometrických analýz a benchmarků na různých úrovních), • vedení agendy ocenění (informační a konzultační servis pro zaměstnance a studenty CEITEC MU, asistence při vytváření nominací, interní sběr, statistika), • vedení agendy vědeckých výstupu a RIV (příprava podkladu pro RIV hodnocení v jednotlivých hodnotících pilířích, analýza dat, řešení sporných hodnocení s RVVI, asistence při vykazování výsledků a správa výsledkové databáze v rámci IS MU, informační servis), • analytická činnost v oblasti působnosti oddělení, • akreditace studijních programů (koordinace schůzek, sběr a zpracování podkladů, příprava partnerských smluv, komunikace s akreditační komisí), • vedení studijní agendy (zavádění nově akreditovaných programů do výuky, přijímací řízení, nostrifikace předchozího vzdělání, asistence zahraničním studentům, vytváření rozvrhů, komunikace s vyučujícími, konzultační servis pro studenty, formování koncepce studia, koordinace společných aktivit CEITEC PhD School - PhD Day, společné semináře atd., organizace zahraničních stáží (příjezdy, výjezdy), koordinátor ERASMUS+ smluv), • formulace a realizace politik na podporu kariérního rozvoje PhD studentů, • formulace politik na podporu kariérního rozvoje postdoků, podpora postdoktorální platformy, • formulace a implementace strategie v oblasti otevřené vědy (Open Science) a odpovědného výzkumu a inovací (Responsible Research and Innovation), • vedení agendy související s transferem technologií a spolupráce s aplikační sférou, • spolupráce s Centrem pro transfer technologií MU, • spolupráce s Centrem zahraniční spolupráce MU, • zastupování ústavu v Knihovní radě (aktivní účast na poradách ředitele KUK, informační servis pro studenty a zaměstnance CEITEC MU, zajišťování nových akvizic), • komunikace s obchodními partnery v oblasti sponzoringu, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, • příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti, • zajištění a koordinace procesů v rámci své působnosti, úzká spolupráce s dalšími odděleními Sekce administrativy, Kanceláří ředitele a s příslušnými odbory RMU. 3) Grantové oddělení odpovídá za správu agendy získávání a rozvoje výzkumných a dalších projektů a grantů, a v souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • tvorba a identifikace příležitostí pro přípravu projektů a vědeckovýzkumných grantů do výzev národních a zahraničních poskytovatelů včetně prestižních a^ rozvojových projektových schémat, prezentace a zastupování CEITEC MU na akcích v ČR i zahraničí s cílem navazování projektové spolupráce a zvyšování šancí na úspěch v grantových soutěžích, • účast na programových platformách a síťování grantových kanceláří v rámci CEITECu, MU, na regionální a národní úrovni, • pravidelný informační servis o připravovaných a vyhlášených výzvách poskytovaný výzkumným skupinám, tvorba souhrnů ze zadávací dokumentace a interních metodických pokynů k jednotlivým výzvám na podávání projektů, • příprava a poskytování školení, informačních seminářů a kurzů pro vědecké pracovníky a PhD studenty v oblasti svěřené působnosti, • expertní a konzultační činnost poskytovaná pracovištím při přípravě žádostí o grantové prostředky nebo jiné formy veřejné podpory - úzká spolupráce s navrhovateli včetně formulace částí projektů, rozpočtu, poskytování poradenství a zpětné vazby, harmonogramu, interní oponentury, organizace přípravných meetingů konsorcií, zajištění komunikace a spolupráce s partnery, komunikace s poskytovatelem dotace, popř. v případě zájmu zajištění externích expertů a konzultačních služeb, • negociace grantové dohody s poskytovatelem a smluvních vztahů s partnery, případně koordinátorem projektu, • zajištění administrativních úkonů souvisejících s podáváním projektů na MU a CEITEC MU v souladu s interními směrnicemi a předpisy, • tvorba a aktualizace projektových procesů ve svěřené působnosti a jejich návazností na procesy v rámci CEITEC MU a Masarykovy univerzity, udržování a rozvoj projektového know-how v rámci CEITEC MU, poskytování metodické podpory, spolupráce s ostatními odděleními Sekce administrativy při řízení projektového portfolia ústavu CEITEC MU, • poskytování informací o projektových příležitostech a získaných grantech, 7 • údržba údajů v informačním systému evidence projektů (ISEP) Masarykovy univerzity -aktualizace údajů o podávaných projektech, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti, zajištění a koordinace procesů v rámci své působnosti, úzká spolupráce s dalšími odděleními Sekce administrativy, Kanceláří ředitele a s příslušnými odbory RMU. 4) Ekonomické oddělení odpovídá za správu ekonomiky ústavu, a v souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • příprava, sledování a vyhodnocování rozpočtu CEITEC MU, • analytická činnost v oblasti hospodaření, • koordinace finanční kontroly, • kontrola čerpání rozpočtů pracovišť, projektů a HS, zpracování přehledů o hospodaření, • metodické řízení činnosti provozní ekonomiky, účetnictví, daní, ekonomického informačního systému a systému IS a INET, • vystavování objednávek včetně vnitroobjednávek v EIS Magion a průvodních listů k objednávkám při schvalování průvodkou, odpovědnost za správné provedení finanční kontroly, • vystavování průvodních listů k závazkům, zavádění přijatých faktur do EIS Magion, zajištění jejich úhrady a zaúčtování, • vystavování hlášení Intrastat, žádosti o úhradu do zahraničí, žádosti o vystavení šeku, • vystavování průvodních listů ke smlouvám, smlouvy dle §1746 Obč. zák., daňový dotazník, • zajištění evidence smluv v systému Magion a jejich fyzické uložení, • spolupráce s Ekonomickým odborem RMU při proclívání zboží ze třetích zemí, • vystavování žádosti o vystavení pohledávky a na základě toho vystavení a účtování pohledávky v EIS Magion, kontrola jejich úhrady a řešení nevyrovnaných dokladů s Právním odborem RMU, • objednávání zboží přes aplikaci Centrální nákupy v INET, • řešení oblasti cestovních příkazů, tj. jejich zadávání do systému INET nebo schvalování průvodkou před cestou, po cestě zpracování jejich vyúčtování a předávání ke schválení a proplacení, • řešení oblasti majetku na určených pracovištích, tj. vystavování příjemek na drobný majetek, předávání štítků k jejich označení laborantům, vyřizování požadavků k převodu majetku mezi pracovišti, vyřazování majetku z evidence, inventura majetku, vkládání umístění majetku v místnostech a dalších informací o zařazeném majetku do systému INET, • řešení drobných vydání, tj. vystavování žádostí o hotovostní nákup a vyúčtování drobného vydání, vedení pokladen HS, zpracování příjmových a výdajových pokladních dokladů, • řešení žádostí o mimořádnou nebo stálou zálohu a jejich pravidelné vyúčtování, • vystavování platebních nebo kreditních karet zaměstnancům, zaměstnanci zodpovídají za nakládání s údaji o kartě a pravidelné vyúčtování plateb, • vystavování žádostí o opravu zaúčtování a účtování manuálních dokladů, • účtování tvorby a čerpání fondů, • účtování dokladů týkajících se preúčtovaní mezd dle podkladů z Personálního oddělení, • objednávání stravenek dle podkladů z Personálního oddělení, jejich předávání na pracoviště včetně jejich účtování a řešení vrátek za přečerpanou stravu, • vystavování průvodních listů k zakázkám, • vystavování kalkulací komerčních zakázek ve spolupráci s řešiteli a manažerem sdílených laboratoří, • zajištění komunikace s řešiteli o plánu čerpání zakázek a zasílání přehledů vyčerpaných prostředků v domluvených termínech, • vyúčtování projektů v termínech daných poskytovateli, • řešení žádostí o převod prostředků do Fondu účelově určených prostředků a následně sledování čerpání fondu dle jednotlivých nákladových položek, • účtování a kontrola pohybů na bankovních účtech projektů a dle potřeby převody finančních prostředků mezi účty MU, 8 • vystavování žádostí o zřízení a zrušení bankovních účtů projektů a jejich finanční vypořádání, • kontrola úhrady pohledávek v Obchodním centru a řešení žádostí o odpis neuhrazených pohledávek, • účtování žádostí o vyplacení stipendií, které obdrží z Oddělení strategie a vědy, • zpracování všech účetních dokladů s využitím EIS a systému IS a INET, s výjimkou dokladů v působnosti Personálního oddělení a RMU, • evidence a archivace dokladů v souladu se zákonem o účetnictví a daňovými zákony, • zpracování podkladů pro likvidační a škodní komisi, • metodické a organizační zajištění inventarizace majetku a účtů, včetně průběžné kontroly provádění těchto inventarizací, • zajištění operací spojených s účetní uzávěrkou a přechodem do dalšího účetního období, • evidence a kontrola zdrojů financování HS, provádění ročního zúčtování těchto zdrojů, • podpora v oblasti projektových rozpočtů a financí, • zodpovědnost za finanční řízení a platby v projektech, • účast na auditech a kontrolách projektů, příprava podkladů pro auditory, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, • příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti, zajištění a koordinace procesů v rámci své působnosti, úzká spolupráce s dalšími odděleními Sekce administrativy, Kanceláří ředitele a s příslušnými odbory RMU. 5) Provozní oddělení odpovídá za správu provozu ústavu v technickém smyslu, včetně pořizování a správy majetku, za správu agendy bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a požární ochrany, a v souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • koordinace oprav a technického zhodnocení budov, • koordinace stavební připravenosti pro instalaci a provozování přístrojů v prostorách CEITEC MU, • administrace veřejných zakázek, • právní podpora, • agenda BOZP a požární ochrany, • řízení a správa služeb podatelny, • příprava, správa a aktualizace dislokačního plánu ústavu, • příprava, správa a aktualizace IT politiky ústavu, • správa a organizace zasedacích místností, • koordinace při pořizování majetku, zboží a služeb, • koordinace centrálního nakupování, • podpora v účasti CEITEC MU v zadávacích řízeních jiných subjektů, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, • příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti, zajištění a koordinace procesů v rámci své působnosti, úzká spolupráce s dalšími odděleními Sekce administrativy, Kanceláří ředitele a s příslušnými odbory RMU. 6) Oddělení administrace projektů odpovídá za administrativní řízení projektů realizovaných na ústavu ve smyslu ekonomickém, administrativním a výkaznickém. Dále oddělení zajišťuje agendu související s provozem a dalším rozvojem sdílených laboratoří a výzkumné infrastruktury. V souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • zajištění administrativních úkonů souvisejících s realizací projektů na CEITEC MU v souladu s podmínkami poskytovatele a interními směrnicemi a předpisy, • správa a řízení realizace národních a mezinárodních projektů ve spolupráci s řešiteli projektů dle zásad projektového řízení • zajištění interní i externí komunikace v projektu, komunikace s poskytovatelem dotace, • tvorba a aktualizace projektových procesů ve svěřené působnosti a jejich návazností na procesy v rámci CEITEC MU a Masarykovy univerzity, udržování a rozvoj projektového know-how v rámci CEITEC MU, poskytování metodické podpory a výkladu pravidel poskytovatele, • nastavení a průběžná kontrola dodržování harmonogramu projektu ve spolupráci s Řešitelem projektu, • řízení změn v projektu, 9 • řízení rizik v projektu a jejich průběžné vyhodnocování a návrh kroků vedoucích k jejich eliminaci nebo zmírnění dopadu, zajištění včasné informovanosti v souvislosti s řízením rizik, koordinace přípravy a vypracování požadovaných monitorovacích zpráv a kontrola jejich formální správnosti ve spolupráci s Řešitelem projektu, • evidence a monitoring výstupů, cílů a závazků projektů v období realizace a v období udržitelnosti, • sledování období udržitelnosti projektů a zajišťování monitorovacích zpráv udržitelnosti, pokud je to relevantní, • spolupráce s řešiteli projektů a s dalšími odděleními CEITEC MU a Masarykovy univerzity při auditech projektů, • spolupráce s Oddělením relizace akcí při organizaci akcí plynoucích z projektových spoluprací - akcí, konferencí, workshopů, přednášek, letních škol apod., • zajištění podkladů pro interní a externí audit ve spolupráci s Řešitelem projetu a dalšími odděleními Sekce administrativy, • nastavení plánu nákupů a veřejných zakázek ve spolupráci s Provozním oddělením • poskytování informací o realizovaných grantech pro IS CEITEC a webové stránky CEITECu, • archivace projektové dokumentace, • údržba údajů v informačním systému evidence realizovaných projektů (ISEP) Masarykovy univerzity • příprava rozpočtů sdílených laboratoří, celkový přehled nad financováním sdílených laboratoří včetně plánovaných investic do infrastruktury • koordinace zapojení sdílených laboratoří do konsorcií výzkumných infrastruktur • koordinace přípravy podkladů pro evaluaci sdílených laboratoří včetně následné implementace doporučení • kalkulace cen za využití služeb sdílených laboratoří, celkový dohled nad uplatňováním opatření k cenotvorbě • příprava analýz využitelnosti a nákladovosti sdílených laboratoří, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, • příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti, • zajištění a koordinace procesů v rámci své působnosti, úzká spolupráce s dalšími odděleními Sekce administrativy, Kanceláří ředitele a s příslušnými odbory RMU. 7) Oddělení realizace akcí odpovídá za agendu realizace akcí ústavu, v souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • organizace akcí institucionální povahy a jiných významných akcí na ústavu, • koordinace a spolupráce se všemi odděleními a s vědeckými pracovišti při organizaci akcí, • poskytování metodické podpory ostatním pracovištím v oblasti organizace akcí, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, • zajištění a koordinace procesů v rámci své působnosti, úzká spolupráce s odděleními Sekce administrativy, Kanceláří ředitele a s příslušnými odbory RMU. 8) Kancelář ředitele zajišťuje podporu činnosti ředitele, Vědecké rady a poradních orgánů, řízení a správu agendy komunikace a řízení institucionálních vztahů ústavu, a v souvislosti s tím vykonává zejména tyto činnosti: • koordinace přípravy a vyhodnocování strategického plánu ústavu a dalších koncepcí a politik na něj navazujících ve spolupráci s věcně odpovědnými odděleními, • komplexní koordinace podpory činnosti ředitele (čl. 7 Organizačního řádu CEITEC MU), • administrativní podpora činnosti zástupce ředitele pro vědu a zástupce ředitele pro výzkumnou infrastrukturu, • zajištění chodu a činnosti Vedení ústavu, Kolegia ředitele, Vědecké rady a poradních orgánů ústavu (čl. 11-14 Organizačního řádu), • zajištění plánování, koordinace činnosti vedení ústavu a dalších poradních orgánů, • zajištění koordinace, zpracování a hodnocení plnění strategického plánu ústavu, • řízení a správa vnitřní legislativy ústavu a spisové služby, • řízení institucionálních vztahů ústavu, • zajištění koordinace součinnosti ústavu s jinými součástmi MU, zejména RMU a externími organizacemi, • koordinace a kontrola provádění rozhodnutí ředitele, 10 • řízení, koordinace a kontrola implementace procesu zisku a udržení certifikace „HR Excellence in Research" (HR Award), • koordinace systému monitoringu a reportingu pro vedení ústavu, • správa a řízení procesu přijímání a vyřizování stížností, podnětů a peticí, • realizace a koordinace genderového mainstreamingu v rámci řízení a fungování ústavu, • řízení interní a externí komunikace ústavu, komunikace s médii, vč. zajištění a kontroly používání genderově sensitivní komunikace (jazykové, obrazové), • řízení a správa jednotného vizuálního stylu CEITEC v souladu s vizuálním stylem MU, tvorba grafických materiálů, • správa webových stránek, • správa interních komunikačních kanálů/nástrojů, • řízení, rozvoj a správa sociálních sítí, • Spolupráce s Grantovým oddělením a Oddělením administrace projektů při šíření informací o výsledcích národních i mezinárodních projektů, • mezinárodní prezentace ústavu a aktivit ústavu, • koordinace oficiálních návštěv s účastí členů vedení ústavu, • odpovídá za údaje svého oddělení na webových stránkách, • příprava podkladů pro interní legislativu ústavu v rámci svěřené působnosti, • zajištění a koordinace procesů v rámci své působnosti, úzká spolupráce s odděleními Sekce administrativy a s příslušnými odbory RMU. 11