Adaptace – proces nástupu nového zaměstnance Tato metodika popisuje aktivity, které je nutné v souvislosti s nástupem nového zaměstnance realizovat, a to včetně orientačního harmonogramu a zodpovědností v rámci daného procesu. Odkazuje také na materiály, které adaptační proces doplňují a je vhodné je použít. Kdo Co Kdy Ve spolupráci s: Personální E-mailový (případně telefonický) kontakt s novým zaměstnancem - Potvrzení přijetí a data nástupu - Domluva termínu podpisu smlouvy - Jaké dokumenty je potřebné před nástupem vyplnit a doručit na HR - Kdy a kam se první den dostavit a kde se hlásit - Jak se dopravit, kde případně zaparkovat - Program pro první dny Před nástupem Personální Seznámit zahraniční zaměstnance se službami Centra zahraniční spolupráce – ISO (International Staff Office) a předat potřebné kontakty Před nástupem ISO Personální Uzavření pracovní smlouvy / Personální administrativa - Popis práce - Mzda - Pracovní doba, docházka - Pravidla oblékání - Zákonná školení - Interní předpisy/postupy - Dokumenty pro HR Před nástupem (případně v den nástupu) Personální Předání kontrolního listu vedoucímu Před nástupem Personální Předání podkladů pro vstupní lékařskou prohlídku Před nástupem Personální Nejpozději 1T před koncem měsíce informovat CIKT o nových nástupech a termínu nastavení IT techniky novému zaměstnanci Před nástupem Personální Nejpozději 1T před nástupem informovat ZO o nástupu nového zaměstnance cizince a domluvit se na prezentaci o MUNI, fakultě a ISu Před nástupem ZO Vedoucí a/nebo sekretářky kateder Příprava pracovního místa (kancelář, stůl, židle, jmenovka na dveře, klíče apod.) Před nástupem Správa budov Vedoucí a/nebo sekretářky kateder PC, notebook, telefon, mobil Před nástupem (případně dle domluvy) CIKT/Správa budov Vedoucí a/nebo sekretářky kateder Kancelářské potřeby Před nástupem Ekonomické oddělení Personální Předání příručky a kontrolního listu novému zaměstnanci V den nástupu Personální Předání zaměstnance cizince na ZO k prezentaci o MUNI, fakultě a ISu, eventuelně „faculty tour“ V den nástupu ZO Personální Odeslání zaměstnance na focení na zaměstnaneckou kartu V den nástupu Personální Vyplnění Prohlášení poplatníka daně z příjmu FO a domluva na poskytnutí dokladů potřebných pro výpočet mzdy V den nástupu Mzdová účtárna Personální Uvítací mail pro nováčka V den nástupu (po 12 hod.) Personální Zajištění BOZP školení a další povinných školení dle platné legislativy V den nástupu (e-learning v IS) Personální Informování o nástupu nového zaměstnance na vedoucí pracovišť a sekretářky kateder) V den nástupu Vedoucí Seznámení s pracovišti/kolegy V den nástupu (případně dle možností pracoviště) Personální Vedoucí/sekretářky kateder/buddy Vyzvednout společně s novým zaměstnancem dokument s přístupovými údaji a hesly do interních/informačních systémů MU (nejpozději do 10 hod.) V den nástupu do 10 hod. CIKT CIKT Nastavení IT techniky – po 10 hod., případně dle domluvy (informaci předá personální odd.) V den nástupu po 10 hod. PO Personální Workshop pro nové zaměstnance Do 1 týdne po nástupu Personální Vygenerování a předání zaměstnanecké karty Do 1 týdne po nástupu Vedoucí Nastavení cílů pro zkušební dobu Do 2 týdne po nástupu Personální Personální/buddy Základní školení na interní systémy (IS/INET/Magion/Umbraco atd.) – bude-li zaměstnanec pro výkon své práce potřebovat 1-2 týden po nástupu RMU/CIKT/PO apod. Vedoucí Vyhodnocení zkušební, nastavení cílů a plánu rozvoje do konce roku 1-2 týdny před koncem zkušební doby Personální Vedoucí Pravidelné schůzky s novým zaměstnancem (stanovení úkolů, kontrola jejich plnění, poskytování zpětné vazby) Průběžně Personální Získávání zpětné vazby na zaškolení Hodnocení adaptace (osobně/dotazník) Průběžně + 1T před koncem zkušební doby Vedoucí Předání vyplněného a podepsaného checklistu a vyhodnocení zkušební doby na Personální odd. (zakládá se do složky zaměstnance) 1-2 týdny před koncem zkušební doby Podpůrné materiály – pro koho jsou určeny Co HR Nadřízený Buddy Nováček Adaptace – popis procesu x x Kontrolní list – vedoucí x x Kontrolní list – nový zaměstnanec x Kontrolní list – buddy x x Buddy – popis role x Příručka pro nové zaměstnance x Dotazník – vyhodnocení adaptace (on-line) x x Workshop pro nové zaměstnance – ppt x Workshop pro postdoky – ppt (aj verze) x Video pro nováčky (1x ESF, 1x MU) x Uvítací mail pro nováčka – textace x * Podpůrné materiály jsou uloženy na dokumentovém serveru ESF MU – Veřejné soubory / Personální odd. / Adaptace