1
FAQ – Často kladené dotazy
Česko-norský výzkumný program (CZ09)
Obsah
1. Kde najít relevantní informace týkající se administrace projektu?................................................. 1
2. Kdy projekty začínají a končí? Je možné prodloužení projektu?..................................................... 2
3. Otázky financování projektů............................................................................................................ 2
4. Flexibilita rozpočtu .......................................................................................................................... 3
5. Podávání zpráv k projektu ............................................................................................................... 3
6. Kontrolní seznam - co norští partneři předkládají pro výroční zprávu?.......................................... 4
7. Směnný kurz .................................................................................................................................... 4
8. Kde lze najít více finančních prostředků pro naši spolupráci? ........................................................ 4
9. Co je v Rozhodnutí?......................................................................................................................... 4
10. Lze změnit Partnerskou dohodu?.................................................................................................. 5
11. Otázka odměn v rámci osobních výdajů........................................................................................ 5
1. Kde najít relevantní informace týkající se administrace projektu?
Úkolem příjemce projektu je, aby všichni partneři byli informováni o formalitách a požadavcích programu.
Pro norské a české partnery jsou k dispozici tři relevantní webové stránky s informacemi:
I. Webové stránky zprostředkovatele programu (Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy)
Odkazy: http://www.msmt.cz/vyzkum-a-vyvoj/czech-norwegian-research-programme
http://www.msmt.cz/vyzkum-a-vyvoj/norske-fondy
 Informace z Ministerstva, aktualizace, šablony, oznámení atd.
 Většina z podmínek financování byla definována a popsána v dokumentech výzvy, lze tedy se vrátit
k Příručce pro žadatele zveřejněné s výzvou (anglicky Guide for Applicants).
 Kontaktní osoby: Štěpán Obrtlík (Stepan.Obrtlik@msmt.cz), Jan Aschermann
(jan.aschermann@msmt.cz ) a Jana Bystřická (Jana.Bystricka@msmt.cz)
II. Webové stránky donorského partnera programu (Research Council of Norway, dále jen RCN)
www.rcn.no/eea
Norští partneři mohou kontaktovat RCN pro pomoc a zprostředkování kontaktu s českými úřady.
 Kontakt: Aleksandra W. Haugstad (awh@rcn.no)
III. Webové stránky EHP a Norských grantů (Kancelář finančních mechanismů) www.eeagrants.org
 Příloha 12 Nařízení - stěžejní dokument pro bilaterální výzkumné programy EHP / Norských grantů.
2
Odkaz: http://eeagrants.org/Results-data/Results-overview/Documents/Legal-documents/Regulations-
with-annexes/Norway-Grants-2009-2014/(offset)/10
Právní základnou většiny pravidel v tomto programu je Nařízení pro implementaci Finančního mechanismu
Norska 2009 – 2014 včetně příloh. V Příloze 12 tohoto nařízení naleznete pravidla pro realizaci bilaterálních
výzkumných programů. Pravidla Přílohy 12 byla navržena tak, aby se podobala EU FP7, a je třeba je chápat
a aplikovat podobným způsobem.
Pokud si nejste jisti reportingem, požadovanými doklady o výdajích nebo pravidly pro audit, prostudujte
tuto přílohu (dále konkrétní informace a formuláře k periodickým zprávám na webu programu).
2. Kdy projekty začínají a končí? Je možné prodloužení projektu?
V Rozhodnutí o poskytnutí institucionální podpory projektu mezinárodní spolupráce ve výzkumu a vývoji
v rámci Česko-norského výzkumného programu CZ09 č.j. MSMT-28477/2014 (angl. project contract; vydané
zprostředkovatelem programu (MŠMT) pro příjemce, který koordinuje další účastníky projektu) se uvádí:
“Příjemce je povinen zahájit řešení projektu v souladu s harmonogramem výzvy ne dříve než od 15. července
2014 nebo podle data zahájení prací na projektu uvedeném v příloze č. 1, nejdéle však do 60 kalendářních
dnů ode dne vydání tohoto rozhodnutí“.
Rozhodnutí o projektu také definuje datum ukončení projektu. Je možné, aby byl projekt zahájen ještě před
podpisem smlouvy - ale až poté, co bylo rozhodnuto o financování t.j. 15. července 2014. Výdaje jsou
způsobilé od data zahájení projektu, které je příjemcem sděleno Ministerstvu.
Za datum 30. duben 2017 nebude možné projekty prodlužovat.
Upozornění! Výdaje po datu 30. dubna 2017 jsou nezpůsobilé a činnosti vykonávané po 30. dubnu 2017
nebudou financovány (viz Pokyn Národního kontaktního místa pro způsobilé výdaje, odkaz:
http://www.eeagrants.cz/cs/zakladni-informace/metodicke-dokumenty/pokyny).
Program bude z administrativního hlediska realizován až do 31. 12. 2017 s cílem dokončit vypracování
závěrečných zpráv projektů a programu.
3. Otázky financování projektů
Jak ovlivní zpoždění zahájení projektu v roce 2015 rozpočet projektu?
Zpoždění zahájení projektu znamená, že většina projektů má méně času na realizaci, než je v některých
případech uvedeno v návrhu projektu. Povinnost zajistit výsledky uvedené v návrhu projektu je stanovena
v Rozhodnutí, což znamená, že účastníci projektu by se měli snažit zrealizovat aktivity projektu v kratším
časovém období.
Musíme poslat zpět finanční prostředky nevyčerpané v roce, pro který byly přiděleny?
Ne, institucionální podpora je určená pro celou dobu trvání projektu a finanční prostředky, které nejsou
vynaloženy v souladu s plánem v roce 2014, by měly být převedeny do následujícího roku (viz odkaz:
http://www.msmt.cz/vyzkum-a-vyvoj/zasady-a-terminy-financniho-vyporadani-projektu-vyzkumu-a).
Kdy můžeme dostat další část finančních prostředků?
Poté, co příjemce splní své povinnosti vůči MŠMT dané Rozhodnutím a zároveň bylo v projektu vynaloženo
70 % finančních prostředků roku 2014, může příjemce požádat o další část schválených prostředků.
Pro projekty, které nesplní povinnosti a nevyčerpají 70 % z alokace roku 2014, bude nutné najít
administrativní řešení ze strany MŠMT. MŠMT bude příjemce informovat.
3
4. Flexibilita rozpočtu
Lze přesouvat prostředky v rámci kategorií výdajů v rozpočtu projektu?
V některých případech a za určitých podmínek ano. Platí následující podmínky:
 Procentuální výše nepřímých výdajů nemůže být změněna.
 Přímé výdaje, mohou být měněny v rámci určitých mezí a v některých případech s předchozím
souhlasem Zprostředkovatele programu (MŠMT). Podmínky pro rozpočtovou flexibilitu jsou
stanoveny v ustanovení č. 4 Článku 4 Rozhodnutí, které předpokládá dva postupy pro tyto změny:
A. bez předchozího souhlasu Ministerstva:
Každý partner může přesunout mezi kategoriemi výdajů až 60 000 Kč (cca 20 000 NOK) v daném
rozpočtovém roce, aniž by požádal Ministerstvo o povolení předem. Toto ustanovení se nevztahuje na
osobní výdaje a kapitálové výdaje.
B. s předchozím souhlasem Ministerstva:
Pro změny větší než 60 000 Kč je nutné, aby příjemce projektu zaslal žádost o přerozdělení finančních
prostředků na Ministerstvo nejpozději do 15. listopadu daného kalendářního roku.
Změny v osobních výdajích a kapitálových výdajích musí být vždy schváleny Ministerstvem před tím,
než budou provedeny.
5. Podávání zpráv k projektu
Příjemci předkládají zprávy o řešení projektu každých dvanáct měsíců.
První předběžná zpráva (PEZ) bude předložena ministerstvu příjemcem nejpozději do 31. ledna 2015.
Termín pro předkládání periodických zpráv v dalších letech je tedy 31. ledna 2016/2017.
Každý příjemce musí nastavit interní lhůty pro podávání zpráv pro partnery tak, aby PEZ byla dokončena a
podána v tomto termínu.
Formuláře a šablony pro výroční zprávy jsou k dispozici na webových stránkách Ministerstva. Viz odkaz:
http://www.msmt.cz/vyzkum-a-vyvoj/pokyny-k-vypracovani-periodicke-zpravy-pez-2014-pro-cesko.
Podpisy od všech partnerů nejsou na titulní straně PEZ nutné. Pouze příjemce a hlavní řešitel musí titulní
stranu zprávy podepsat. Příjemce podepisuje i přílohu I periodické zprávy (PEZ).
Finanční údaje v příloze I PEZ se uvádí v Kč. Použitý specifický kurz NOK / CZK pro daný projekt se rovněž
uvádí v příloze I PEZ. Výdaje norského partnera budou převedeny na Kč dle tohoto specifického kurzu ze
dne obdržení platby norským partnerem od příjemce projektu.
Šablona pro pracovní výkazy (angl. Timesheet) je k dispozici u kontaktních osob, ale není povinná pro ty,
kteří již mají zavedený způsob evidence pracovní doby využité na projektu. Ministerstvo nebude vyžadovat
pracovní výkazy jako přílohu PEZ.
Finanční audit
Pro partnery jsou pravidla účetního výkaznictví a auditu definována v článku 5.3. Přílohy 12. Tento oddíl
uvádí, že:
Výdaje partnerů projektu musí být doloženy potvrzenými fakturami nebo alternativně účetními doklady
stejné důkazní hodnoty a záznamem na bankovním účtu. Tato dokumentace musí být shromažďována a
archivována partnerem projektu v souladu s vnitrostátními předpisy.
4
U výročních zpráv projektů, projektoví partneři předloží certifikát výdajů (osvědčení o auditu), popsané v
článku 5.3 přílohy 12, ale pouze tehdy, pokud je překonána hranice 375 tisíc EUR. Kurz pro přepočet na
české koruny je 25,69 Kč/euro.
Certifikát výdajů nemusí předkládat projektový partner v případě, že celková dotace z programu na
příslušného příjemce nebo partnera projektu je nižší než 375 tisíc EUR.
6. Kontrolní seznam - co norští partneři předkládají pro výroční zprávu?
Informace pro příjemce o věcné části řešení projektu, které mají být za jejich instituci zahrnuty do PEZ.
Příloha I (příslušný list souboru xls), výdaje v jednotlivých položkách rozpočtu partnera.
Výkaz skutečně vynaložených výdajů norských partnerů (angl. Financial Statement by Norwegian Partner) formulář
ekvivalentu FP7 Form C (formální prohlášení, že výdaje uvedené v Příloze I, jsou pravdivé a
nezbytné k řešení projektu) s podpisem pověřené osoby, zodpovědné za finanční hospodaření instituce.
Šablona je k dispozici na webové stránce programu.
Certifikát výdajů (auditní zpráva) je nutná pouze v případě, kdy příjemce/partner na řešení projektu
vynaložil 375 tisíc EUR nebo více.
7. Směnný kurz
Norští partneři budou pro potřeby zpracování PEZ reportovat příjemci skutečně vynaložené výdaje v NOK.
(Výkaz skutečně vynaložených výdajů norských partnerů (angl. Financial Statement by Norwegian Partner).
Ovšem ve výkazu výdajů (Příloha I PEZ) se finanční údaje uvádějí v Kč. Výdaje norského partnera budou
převedeny na Kč podle kurzu ze dne obdržení platby norským partnerem od příjemce projektu.
Výše prostředků získaných v NOK bude dokumentována výpisem z bankovního účtu norského partnera.
8. Kde lze najít více finančních prostředků pro naši spolupráci?
Všechny finanční prostředky Česko-norského výzkumného programu již byly rozděleny k podpoře projektů.
Další možnosti financování existují v EHP a Norském stipendijním programu, který financuje mobilitu, mezi
Českou republikou a Norskem. Tohoto programu se mohou účastnit studenti a výzkumní pracovníci.
Přihlášky do výzev jsou předkládány českým subjektem (např. univerzitou) ve spolupráci s norskou stranou.
Na rozdíl od výzvy v programu CZ09, kdy např. z jedné univerzity mohlo být podáno několik individuálních
přihlášek, ve výzvě o stipendium univerzita podá jednu žádost jménem všech fakult, které mají zájem o
mobilitu. Pokud pracujete na vysoké škole, obraťte se na koordinátora programu Erasmus nebo osobu
odpovědnou za výměnné programy mobility CZ07 (agentura NAEP Domu zahraničních služeb MŠMT –
odkaz: http://www.naep.cz/index.php?a=view-project-folder&project_folder_id=103&)
Výzvy programu CZ07 na odkazu:
http://www.dzs.cz/cz/norske-fondy-a-fondy-ehp/vyzva-c/
Žádné další výzvy v programu CZ09 k podpoře projektů plánovány nejsou. Jednání o nové dohodě EEA EU
probíhají již od počátku roku 2014. Zatím nebylo dosaženo žádného pokroku.
9. Co je v Rozhodnutí?
Rozhodnutí (angl. project contract) byla vydána zprostředkovatelem programu (Ministerstvo školství,
mládeže a tělovýchovy) ve prospěch příjemce zastupujícího konsorcium dne 12. září 2014.
Anglická verze textu Rozhodnutí bude zveřejněna na webových stránkách MŠMT, aby ji mohli norští
partneři konzultovat.
5
Rozhodnutí je vztaženo na partnerskou dohodu (angl. partnership agreement) a všechny záležitosti týkající
se partnerů a jejich rolí v projektu jsou v této dohodě upraveny.
Projekt je přílohou č. 1 Rozhodnutí. Rozpočet projektu je také součástí Rozhodnutí jako příloha č. 2.
10. Lze změnit partnerskou dohodu?
Změna partnerské dohody je nutná pokud:
- partner opustí konsorcium
Vezměte prosím na vědomí, že existují formální požadavky na minimální počet partnerů z obou zemí. Také
výsledky a výstupy projektu nelze bez závažného důvodu změnit.
- se změní právní postavení / způsobilost jakéhokoli partnera
Všechny změny, které mají vliv na poskytnutí podpory (dotace), musí být oznámeny Ministerstvu do sedmi
kalendářních dnů ode dne, kdy se příjemce/partner o této informaci dozvěděl. V případě změn partnerské
dohody by Ministerstvo mělo obdržet jeden podepsaný výtisk.
11. Otázka odměn v rámci osobních výdajů
Osobní výdaje v projektech jsou v intencích Pokynu pro způsobilé výdaje (ač zde nejsou detailně rozebrány)
vždy chápány jako výdaje, které musejí být v projektu předem řádně naplánovány a schváleny, musejí být
přiměřené objemu předpokládané práce a ve fázi proplácení vždy doložené vazbou na skutečně vykonanou
práci, která musí přispívat k dosažení cílů projektu.
V tomto smyslu je třeba, aby odměny nad rámec pravidelných mzdových výdajů byly vždy doloženy i nad
rámec vykonanou prací, která má jasný průmět do dosažení/zvýšení cílů resp. výstupů projektu.
Certifikační orgán MF ČR jasně avizuje, že v případě, že by nebyly plně dosaženy cíle projektu a příjemce by
přesto vyčerpal veškeré naplánované mzdové prostředky (osobní výdaje), může být jejich část označena za
nezpůsobilou.