Zápis IRO 9. 3. 2018


Manuál pro smlouvy:

·         Zatím jde o návrh manuálu

·         Není to směrnice, není schválen

·         Zahrnuje důležité a podstatné věci

·         Místo memoranda podepisovat LoI, ve věcech kde to není nutné

·         Celouniverzitní smlouvy se budou podepisovat, jen pokud na tom budou mít zájem min. 3
fakulty, CZS může smlouvy zamítnout

o   Celouniverzitní smlouvy podepisuje rektor a zveřejnuje RMU

·         Fakultní smlouvy mají působnost jen na určitou fakultu, fakulta si vyjedná sama, zda jo
nebo ne, podepisuje děkan a fakulta zveřejnuje sama, vzory k dispozici – jsou schválené, tzn., že
není nutná kontrola, pokud budete mít vlastní BA, musí ho zkontrolovat právník

·         Memorandum of Uderstanding: víc obecná, méně závazná, nezavazuje nás právně na rozdíl od
BA, mělo by být zkontrolováno právním odborem, ten také rozhoduje, zda zveřejnit

·         Letter of Intent: nezávazné přání, že budeme někdy spolupracovat, vzory k dispozici –
jsou schválené, tzn., že není nutná kontrola,

·         ISoIS: některé fakulty smlouvy poctivě zadávají – pro CZS je takový postup jednodušší pro
kontrolu a přehled


Veletrhy:

·         China Edu Expo:

o   20. – 21. 10. 2018 Peking

o   23. 10. 2018 Chengdu

o   Organizuje DZS, nahlášen zájem, zatím jen velmi nezávazně, možno zvážit účast

·         FPP Media Student Fairs:

o   15. – 20. 9. 2018 (Bogota, Medellin, Cali)

o   19. 9. – 2. 10. 2018 (Recife, Salvador, Sao Paulo, Alphaville, Rio de Janiero, Brasilia, Porto
Alegre, Belo Horizonte)

o   Bývá o ně velký zájem

·         EHEF v Manile (říjen 2018)

·         Pokud máte zájem, dejte vědět, ale stánky jsou většinou velmi malé. Takže CZS + 1-2 lidi
z fakult.

·         ESF: I když někdy výsledky nejsou vidět na místě, časem se projeví. ESF chválí veletrhy,
zatím jim tato forma propagace funguje výborně – chválí Begin Group veletrhy, vyplatí se i přes
vyšší cenu, jelikož jsou přesně zaměřené na oblast studia.


Veletrhy pro instituce:

·         APAIE (Asia-Pacific Association for International Education): Singapur 25. – 29. 03. 2018
– jedou skoro všechny české univerzity, 2-3 hodiny denně + schůzky. LF chce agenta pro Asii a
nějakou další spolupráci, pokud máte zájem o něco podobného, dejte včas vědět

·         NAFSA (National Association of Foreign Student Advisors): 27. - 29. 05. 2018
Philadelphia, US; LF by chtěla agenty a univerzity, opět pokud máte zájem něco domluvit, ozvěte se

·         EAIE (European Association for International Education): 11. - 14. 09. 2018 Geneva,
funguje to velmi podobně jako dva výše zmíněné veletrhy, nejde jenom o Evropu


Zdaňování smluv v Aktion a Ceepus:

·         Způsob vyplácení zaměstnaneckých grantů:

o   Stipendia, ale pro zaměstnance není možné, je potřeba mít smlouvy

·         Aktion OK, v Ceepusu je nutné ohlídat, zda jsou smlouvy o zamezení dvojího zdanění

·         Vždy kontrolovat, jestli jsou smlouvy, pokud ne, musí se zajistit daň – pro další
informace se čeká na odpověď od DZS

GDPR:

·         ISoIS se řešit nemusí, vše je ošetřené, jen se nesmí z databáze nic přeposílat nebo
zpřístupňovat

·         Agendy, jenž jsou podle zákona se také nemusí řešit – os. údaje totiž jsou zpracované
plně podle zákona

·         Newslettery/kontakty – je potřeba žádat ZNOVA o souhlas, tzn., že musíme poslat informaci
znova o tom, na co jejich mail máme a jak dlouho jej budeme uchovávat v databázi, dále je potřeba
tuto informaci doplnit na kartičky pro sbíraní kontaktů na veletrzích – mail budeme uchovávat dva
roky, poté se musí smazat

·         Fotky - zpravodajské a reportážní fotky – v pořádku; portréty/fotokoutek – je potřeba
souhlas – tzn. Informovat, proč fotky pořizujeme, jak to budeme používat a jak dlouho uchovávat.
Nedoporučujeme dávat fotky „se souhlasem“ na tiskoviny, souhlas lze odvolat. Pokud jsou potřeba
fotky na tiskoviny, nebo jinou propagaci, je vždy lepší mít „konkurz“ s „modelkami/ama.“ Fotokoutky
a podobné věci stačí oznamovat mailem

·         Dokumenty z Erasmu uchovávat cca po dobu 7 let, poté je možné archivovat/skartovat.
Budeme ale studenty informovat, že materiály uchováváme po dobu 10 let

·         Kdyby se studenti ptali na svoje osobní údaje, musí prokázat svoji totožnost. Studenti
(stejně jako všichni ostatní) mají právo se dotázat jaké údaje a za jakým účelem o nich
shromažďujeme. Není ale možné jim sdělovat, jaké údaje máme a na co je uchováme, pokud nejsou
schopní se prokázat. V takovém případě stačí: „nemůžeme vám tyto informace podat, jelikož vás
nemůžeme jednoznačně identifikovat.“

·         Bez zvláštního povolení nelze uchovávat zvlášť závazně soukromé věci  - například
vyznání. (Problematika fotografií, kde je vyznání poznat na první pohled)

·         Pověřená osoba na MU je prof. PhDr. Josef Krob, CSc.


Režim student:

·         Od 10. 3. přebírá veškerou zodpovědnost CZS

·         Pokud režim student někdo dělal na fakultě a chtěl by to dělat dál, může s CZS navázat
spolupráci

·         Za každou fakultu bude jedna KO, s kterou se bude režim student řešit

·         Pravidla z vedení nepřišly a asi nepřijdou, je proto víceméně na CZS, jak si je nastaví

·         Jak se budou sbírat dokumenty? IS nebo mail?

·         Přístup k WHED databázi lze na požádáni dodat

·         Je potřeba si stanovit priority při posílání seznamu

Finance:

·         Peníze na reklamní materiály a tiskoviny v AJ, můžete využít grantu

·         Využití také na výjezdy mimo EU, vše co je mimo standardní mobility

·         Pro hostující profesory – primárně utratit peníze z rozvojových projektů, pak lze žádat o
podporu z grantu

·         Je možné využít i na malé procento režie – např. odměny pro oborové koordinátory –
nemůžeme proplatit odměny, ale část režie ano

·         Dvě vnitrofaktury na dvě vnitroobdobí – plány poslat co nejdříve, nejpozději však do 1.5.
Martinu Vaškovi

·         Finální částky se vyfakturují na podzim

Další podněty:

·         V ISu vrátit Exchange studentům informaci, že jsou studenti v prezenční formě – teď tato
informace chybí a způsobuje tak nemalé problémy například při vyřizování „šalinkaret,“ jelikož na
potvrzení o studiu není automaticky, že studenti jsou v prezenční formě


Příští setkání 13.4.2018 - bude výhradně kvůli ISoISu, bude přítomen i Jirka Petrželka. Místo a čas
bude upřesněn.