Zápis IRO 7. 9. 2017 1. Rozdělení IRO a Marketingu? - Schůzky by se měly dělat v určitém duchu, aby nemuselo z každé fakulty chodit více lidí, jelikož se řeší jejich agendy. - Emaily by se měly rozdělit – novy mail – iroint 2. SharePoint - Vyřešit kompatibilitu, přístup z Outlooku/ přístup z http://o365.muni.cz / verze Microsoft Office, vyřešit s UVT a sepsat stručný návod - Zjistit zda se změny ukládají do logu, kdyby někdo něco nechtěně smazal nebo přepsal, aby se dalo dohledat co - Doplnit informace v souboru „Marketingové aktivity CZS a fakult 2017“a v souboru „EN obory na MU“ do 20. 9. 2017 - Doplnit také letní školy - Za aktuálnost ručí IRO 3. Rozpočet - Zatím CZS neví, zda bude rozvojový projekt, těžko se něco plánuje, když se neví, jaké budou k dispozici finance. - CZS bude žádat o IRP, ale koneční částka není známá. - Hlavní a drahé věci se musí plánovat dopředu - Za CZS snaha o CRP – 100 years of excellence – společně s VUT, Mendelu a Veterinou, kteří do toho chtějí jít. Z projektu by se měl platit primárně marketing. 4. Propagační předměty - ESF je spokojená se slohami se vkládanými listy, jelikož používají primárně svoje letáčky. Slohy, faculty listy i factsheety jsou v pořádku a CZS s nimi bude pokračovat. Je však nutné aktualizovat některé informace – vkládané listy, faculty list, brožura oborů. - V materiálech apel na jednoduché, ale účinné věci – Brno, výzkum, Campus, věda, deadliny – akademický kalendář. - Odkaz na Aplikaci MU – online interaktivní prezentace MU na portálu Centrály cestovního ruchu Jihomoravského kraje – funguje v anglické a čínské verzi (http://www.ccrjm.eu/en/) - Study in Brno se líbí, zvážit aktualizaci. - CZS připravuje brožuru pro vyjíždějící studenty k příležitosti Keep Moving. Fakulty o ni mají také zájem. - Fakulty mají také zájem o brožury pro přijíždějící Exchange studenty, silikonové náramky, bonbony nebo tašky. - CZS přidá na Sharepoint jaké reklamní předměty má (+ aktuální stav) - CZS může do konce roku objednat drobnosti – náramky, bonbony, atd. Fakulty nahlásí, zda mají zájem a kolik kusů potřebují - CZS je otevřené nápadům na drobné reklamní předměty 5. Veletrhy - Dobrá zkušenost ESF s veletrhy s firmou Begin Group – firma poskytuje „balíčky“ veletrhů = výrazně nižší cena. - Veletrhy je potřeba plánovat hodně dopředu - Je zájem o veletrhy na Taiwanu i v Manile, letos CZS informaci o těchto veletrzích dostalo pozdě. - Fakulty by chtěly na veletrhy vysílat svoje zástupce, aby předávání informací potenciálním studentům bylo co nejefektivnější. 6. Webináře, portály, agenti, ambasadoři - Webináře se neosvědčily, není o ně více zájem - Na příští schůzce proběhne „inventura“ portálů, které fakulty používají, o které je zájem. CZS zpracuje portály, které spravuje. - Návštěva agentů z Indie (Společnost Pyramid Consultants) – 26.9. - Fakulty doplní na SharePoint s jakými agenty spolupracují a jaké státy jsou pro ně žádoucí - Degree ambasadoři – potřeba aktualizovat seznam, popř. vybrat nové – nafotit, umístit na web - Exchange ambasadoři – připravuje CZS, výběr ambasadorů z řad Exchange studentů, kteří budou mít školení, dostanou balíček ambasadora s propagačními materiály, které odvezou do své země a budou propagovat MU 7. Komunikační kanály - WEB muni.cz/en – Proběhlo jednání s p. Regnerem, slíbil lepší umístění degree ambasadorů, upravit kontaktní formulář, přidá odkaz pro agenty, který bude přesměrovávat na web CZS, snaha o celkovou přehlednost, uhlazenost a vizuální atraktivitu webu. Fakulty na SharePointu aktualizují seznam AJ oborů, aby se mohly aktualizovat na webu muni.cz/en. Pro admission formulář se příště vyfotí společná fotka. - Facebook MU v angličtině + Facebook CZS v ČJ spravuje CZS. Míří na české studenty, zahraniční studenty, alumni a přátele. O příspěvky se stará Colombo (Lukáš Wiesner) a Irena Diatelová. Občas se sdílí články z online.muni.cz - Twitter Masaryk University – přebírá ke správě CZS, bude se snažit účet rozpohybovat správným směrem - Instagram Masarykova Univerzita – spravuje ho tiskový odbor, snaží se příspěvky přidávat dvojjazyčně, fotky Brna a školy, není využitý správně jeho potenciál - Newslettery – CZS vytváří NL pro české studenty, kde propaguje výjezdy do zahraniční, také se chce vrátit k NL pro zahraniční studenty, degree i exhange - NL pro alumni – ano, updatovat jim info, podávat info o stém výročí MU, udržovat jejich zájem o MU a Brno, aby se rádi vraceli. Kontakty na alumni poskytnou fakulty nebo se vytáhnou z IS. - Online.muni.cz – CZS bude nadále vybírat zajímavý obsah, ale velmi obezřetně, jelikož se informace z online.muni.cz sdílí na více místech a informace se tak recyklují pořád do kola. CZS plánuje na svém webu footer s vybranými novinkami z online.muni.cz. 8. Online přihláška - IS pracuje na nové přihlášce, ale není v AJ. - Momentálně nejsou přihlášky dobře strukturované, jsou pro studenty nekomfortní - Problémem je zpětné potvrzování mailu – na některé servery maily z ISu nechodí - Není logické vyplňovat základní údaje, poté čekat na potvrzení a heslo, a poté přihlášku dokončovat. Někdy se stane, že student do druhé části nepokračuje. - Bylo by dobré, aby mail byl povinný, stejně jako zadání města, země a přesného bydliště, post-code, čísla domu – tak, aby nešla přihláška dokončit, dokud nebude vyplněno. - IS přihláška nepřekládá země, takže se pak musí ručně překládat do ČJ - Je naplánována schůzka IS + CZS, fakulty mají zájem taky - Ke konci přihlášek přidat dotazy na zahraniční studenty, povolí nám 3 otázky - Dále vypracovat dotazník na zjištění spokojenosti studentů 9. Smlouvy v ISoIS, Erasmus+ ICM - Smlouvy se dají v ISoIS – lze vygenerovat metadata pro registr smluv – tzn. Bez osobních údajů, bez podpisu, atd. Smlouvy jsou zaznamenány ve spisové službě, lze je přímo odtud zveřejnit bez zbytečných dalších úkonů - Každou smlouvu musí řešit právník, pokud se smlouva podepisuje vedením (rektor/prorektor), tak je zveřejňuje PO RMU, ale musí jim k tomu být dodány podklady - Univerzitní smlouvy a Erasmus smlouvy jsou v systému od CZS, ostatní fakulty tohle moc neřeší. Kdo má zájem, může dostat do ISoIS ke smlouvám přístup. Pokud je zájem, na příští poradě můžeme udělat 5 minutové školení. - Erasmus+ ICM – nefunguje jako Erasmus v Evropě. Sbírají se návrhy na spolupráci, univerzity vyplňují dotazník, který se posléze posuzuje. Deadline pro sběr návrhů je do 31. 12. 2017. CZS nemůže zaručit, že mobilita bude schválena. CZS upozorní na sběr návrhů během října, kdo ale chce řešit hned, může. PŘÍŠTÍ IRO SCHŮZKA - Pátek 3. 11. 2017, 9:00 Další schůzka: Čtvrtek 14. 12. 2017, TBD – Možná celodenní? Výjezdní zasedání CZS: 6. - 7. 6. 2017