Konference „postaru“ netáhnou 25.11.2015 Moderní řízení str. 50 Manažerské dovednosti HANA KEJHOVÁ Masarykova univerzita, vysoké školy Hledá se nový obsah i forma konferencí. Občas nahlédnete do programu a víte, že vás čeká recyklace týchž témat i chroničtí „obíhači“ konferenčních sálů. Jde o promarněný čas. Jak na to, abyste odcházeli s novou inspirací? Trh v řadě oborů je v Česku poměrně malý. Pravděpodobnost, že budete potkávat stejné lidi a řečníky na konferencích, je vysoká. Pasivně poslouchat tytéž prezentace dokola se přežívá. Sázkou na jistotu bývá pozvat zajímavou osobnost ze zahraničí, ale v tom je většina organizátorů fnančně limitována. Pomáhá i multioborové obsazení řečníků. Více si ale účastníci z odborných konferencí odnesou, když jsou koncipovány jako interaktivní. KONFERENCE - NÁSTROJ INTERNÍ KOMUNIKACE Zajímavou zkušenost má za sebou letos společnost Siemens, která využila konferenci k pozvednutí své interní komunikace uvnitř své společnosti. Nejen, že k tomu využili moderních technologií, ale zajímavé bylo i to, jak akce probíhala. Jedním z důležitých problémů, podobně jako v jiných firmách, je komunikace vyššího a středního managementu a zároveň se zaměstnanci. Protože jde o organizaci se složitou maticovou strukturou (10 000 zaměstnanců, 9 obchodních divizí, 7 výrobních závodů, 4 servisní střediska, 3 centra sdílených služeb), je třeba o formě komunikace více přemýšlet. Proto před pěti lety pod přímým dohledem generálního ředitele vznikla manažerská konference Siemens Business Conference. Jde o jednodenní akci pro 170 účastníků. Ta dříve nebyla organizována oddělením interní komunikace a klasicky stála na prezentacích (celkem jich bylo 33). „Interní komunikace ale akci převzala v roce 2013 a zásadně změnila koncept na interaktivní setkání, které podporuje výměnu názorů,“ říká Jan Kopecký, manažer interní komunikace ze Siemensu. Celý inovovaný koncept byl postaven na interaktivitě a digitalizaci. Účastníky provázela on-line aplikace od počátku akce do konce. Při příjezdu si ji nahráli účastníci do smartphonu či tabletu. Na jednom místě tak viděli nejen agendu, bližší info o vystupujících, ale měli i možnost hodnotit jednotlivé bloky, psát vzkazy generálnímu řediteli. Mohli svobodně diskutovat a pokládat dotazy a „lajkovat“ otázky ostatních. Na akci byly zrušeny klasické prezentace kromě generálního ředitele, který shrnul fnanční výsledky. Konference byla postavena na třech interaktivních částech: 1. HydePark - formát podobný diskusnímu pořadu České televize, v němž účastníci diskutovali se sedmi předem zvolenými členy vedení 2. vystoupení externího hosta - byl jím Ladislav Špaček, který den osvěžil tématem o byznysové etiketě 3. pět paralelních diskusí probíhalo na technická a obchodní témata ve formátu TEDx talk, kdy se mluvčí musí vejít do 18minutového bloku, který má silnou gradaci a zaujme plénum. Účastníci spoluvytvářeli formát a obsah akce. Místo aby ho pouze pasivně konzumovali. Do aplikace se připojilo 149 účastníků, kteří vedení položili 51 dotazů - ty získaly 78 lajků (tj. 4,5 lajku na účastníka). „Hyde Park jsme časově přetáhli do času oběda, ale účastníci nechtěli, aby skončil. Generální ředitel obdržel desítky soukromých vzkazů a dotazů, na které reagoval ve své závěrečné řeči,“ dodal Jan Kopecký. Manažeři aktivně diskutovali na paralelních diskusích (byly vedeny vždy jedním expertem (záměrně nikdy manažerem) z firmy a jedním odborníkem mimo firmu. Šlo o to, aby se nesklouzlo k firemnímu klišé. Některé odborné platformy vsadily na formu „open space“, kdy je stanoveno jen téma konference, ale obsah vzniká při diskusi s účastníky na místě podle jejich aktuálních potřeb. Tomu předchází dobrá příprava, nutný je zkušený facilitátor. Když jde o vícedenní setkání, mohou se menší skupinky scházet ke sdílení postřehů a aktualizovat program. Hlavními pravidla metody „open space“ jsou zásady: * kdokoliv přijde, je ten správný; * cokoli se stane, je to, co se stát má; * začne se, když je čas zralý; * když se skončí, tak je konec; * Zákon dvou nohou = kdykoliv se neučíš a nemáš co sdělit, můžeš jít do jiné skupiny. AKCE S PROŽITKEM -UMĚNÍ I PROCHÁZKY Některé akce zařazují zážitkové formy práce s klienty. Třeba malování, interaktivní hry, procházky… Na českém trhu například Lucie Čížková, lektorka a propagátorka chůze, zařazuje krátké procházky (například během oběda) nebo jako bloky do programu konferencí. Pracuje s přírodou a scenérií v blízkosti konání akce. Na procházkách lze přemýšlet o strategii firmy či posilovat soudržnost skupiny v jiném než konferenčním prostředí, protože lidé jsou venku uvolněnější. To, kdo konferenci vymýšlí, se otiskuje do její atmosféry. Například Radka Maňáková, která má blízko k šamanským technikám v lektorování pro firmy, zařazuje práci se „čtyřmi směry“. V indiánských kulturách se často pracuje v kruhu a s významem čtyř světových stran. Společnost Team Test, kterou Maňáková spoluzaložila, pořádala konferenci zaměřenou na management budoucnosti. Týmy pracovaly ve „Čtyřech zónách zájmu“. Před konferencí byli účastníci dotázáni, co chtějí řešit. Shodli se na okruzích: Na čem záleží už dnes? Co nás bude živit zítra? Co rozhodne o tom, jestli naše organizace v příštích letech bude plodná, nebo uvadne? Co v tom chci dělat já? Kouč manažerů a lektor fremních konstelací Jan Bílý improvizuje s tím, co vyvstane jako téma ve skupině na místě. Smyslem celé konference bylo podpořit sebe i druhé v tom, aby zvyšovali svůj vliv na život. KREATIVITA A (NE)KONFERENCE Zajímavou formu měla i (Ne)konference v Praze, kterou pro společnost LMC zorganizoval Martin Hudeček, generální ředitel IT společnosti Orbit a lektor systemických konstelací. Hudeček učí na DAMU, má blízko k umění, improvizaci, takže takové prvky přenesl do formátu akce. Nepodcenil ani výběr místa, což byla La Fabrika, kterou mají Pražané spojenou s divadlem, emocemi, energií a světem fantazie. Organizátor převzal jen odpovědnost za nastavení rámce. „Jako kouč vím, jak důležité jsou rámce a kontexty,“ vysvětluje Martin Hudeček. Zodpovědnost za konferenční den, za to, jaký bude, byl na všech účastnících, kteří svobodně přecházeli mezi workshopy. „Každý z nás je spolutvůrcem světa za zrcadlem. Každý si jde svojí cestou a určuje, jaká ta cesta bude. Večer z tohoto světa opět vystoupíme do našich životů, dnešní den si ovšem budeme pamatovat,“ říkal Hudeček spoluúčastníkům. Účastníci měli vynechat klasickou prezentaci. Někteří si připravili soud, ve kterém proti sobě postavili účastníky workshopu. Jiní své téma prezentovali na interaktivní hře. Jiní zvolili metodu hraní rolí, další vsadili na konverzaci s účastníky. Během workshopu Umění ve firmách například zněla divadlem kytara nebo workshop graphic recordingu přiměl účastníky vzít do ruky pastelky a čmárat si. Bea Bosková ukázala, jak lze vizualizovat rychlým skicováním schůzku, konferenci nebo nějaké školení. E-LEARNING A UNIKÁTNÍ OBSAH Z KONFERENCÍ Na některých konferencích jsou důležitější otázky než odpovědi. Ale třeba studenti potřebují rychle vstřebat nějaký teoretický základ v oboru. Proto mohou být různé části konferencí vhodné jako učební látka. Masarykova univerzita v Brně postavila e-learningový portál, kde lze najít i e-konference. Zároveň se rozvíjí i tvorba kvalitních multimédií na zákazku. Jako příklad lze uvést modul Psychologie práce a řízení. K lepší ilustraci probírané látky jsou k dispozici ukázková řešení modelových situací z praxe či animace. Celou publikaci si pak mohou studenti stáhnout jako PDF dokument pro vytištění nebo je jim k dispozici verze pro tablety a čtečky e-knih. Pro přípravu na vystoupení na konferencích se hodí modul Prezentační dovednosti. Studenti zde najdou vtipná, ale i alarmující videa, obrázky a tabulky výhod a nevýhod různých typů pomůcek k prezentaci. Vystoupení si mladí cvičí i prakticky a dostávají zpětnou vazbu od kolegů. *** Každý z nás je spolutvůrcem světa za zrcadlem. Každý si jde svojí cestou a určuje, jaká ta cesta bude, říká Martin Hudeček. VSAĎTE NA STORYTELLING Doporučené knihy: 1. The Leader’s Guide to Storytelling od Stephena Denninga. 2. Přesvědčujte a ovlivňujte pomocí příběhů od Anette Simmons, prezidentky firmy Group Precess Consulting. Jejím radám naslouchají klienti NASA, IRS a Microsoft. Foto autor| FOTO: ARCHIV LMC O autorovi| mailto:hana.kejhova@economia.cz