Brno
jak skladovat digitální
dokumenty desítky let!
Masarykova univerzita nachází řešení
iiiiMBe
ni
Každý den vznikají milióny nových textů v digitální podobě a přibývají k nim
další, které vznikly naskenováním papírových písemností- Žijeme v době
digitalizace, ale dosud nemáme zavedené postupy, jak digitální data
archivovat, aby byla přístupná třeba i za třicet let. To se nyní změnilo.
Pohled do digitálního
prostředí vysokých škol
Vysoké školy patří mezi organizace, kde
se pozitivně prosazují informační technologie.
Zde pomáhají, podobně j ako vj iných
odvětvích, automatizovat procesy v oblastech
evidence studia, výuky a vzdělávání.
„Díky tomu však radikálně roste počet
dokumentů, které vznikají v digitální podobě/
objasňuje situaci vedoucí vývoje
Informačního systému Masarykovy univerzity
Michal Brandejs.
Jde o písemnosti mezi školou a úřady, firmami
(projekty, smlouvy, výběrová řízení,...),
o vyřizování žádostí o poskytnutí informací
veřejnosti, o žádosti studentů či evidenci
studentových podkladů (vysvědčení ze SS
k přijímacímu řízení, potvrzení o studiu, diplom,
diploma supplement, závěrečné kvalifikační
i seminární práce, ...) nebo naopak
o rozhodnutí určené studentům (vyměření
poplatku za nadstandardní dobu studia, výsledky
přijímacího řízení, přerušení nebo
ukončení studia,...). Za pozornost stojí také
další evidence dokumentů (publikace
zaměstnanců, personální dokumenty,...).
Jak naložit
s digitálními dokumenty
Tyto dokumenty je potřeba někam ukládat.
Zdaleka nestačí, aby ležely na osobním
počítači konkrétního pracovníka univerzity.
Sílí důraz na efektivní a správné
předávání dokumentů mezi pracovníky,
nebo jejich doručování do studentovy emailové
schránky.
„Jak tedy zajistit stejnou důvěryhodnost
těchto dokumentů jako v případě papírových
dokumentů? Jejich správné uložení
na správném počítači ve správném formátu
tak, aby dokument bylo možné nalézt a také
přečíst za dalších deset, dvacet, padesát
a více let, představuje poměrně složitý problém,"
dodává Michal Brandejs.
Situací digitálních dokumentů se z hlediska
dlouhodobého ukládání zabývá zákon
č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové
službě a o změně některých zákonů, ve znění
pozdějších předpisů, který určuje, aby
dokumenty úřední povahy byly evidovány
v elektronických systémech spisové služby.
Ovšem zákon se může problematice věnoval
jen velmi obecně s ohledem na to, že
11
B r n o B u s i n e s s & S t y l e 1 / 2 0 1 6
se týká nižných státních inštitúcia veřejné
správy (úřadů, vojska, policie,...).
Školy jsou navíc organizačně složitými in
stitucemi, protože digitální dokumenty se
týkají často velkého množství osob, které si
je musejí mezi sebou .předávata
zaujmout
k nim stanovisko. Studentů, učitelů, referentů
na fakultě, pracovníků specializovaných
odborů na rektorátu aj.
Často jsou lidé od sebe geogralieky vzdáleni
a rozmístěni do různých výukových lokalit
během dne, a presto musejí spolu na vzniku
a vyřízení spisu spolupracovat. Na vysoké škole
mohou některá rozhodnutí způsobit zásadní
změny, třeba ovlivnit další kroky studenta
v jeho studiu, a proto se vyřízení Žádosti řídí
velmi složitými pravidly. Každé vydání rozhodnutí,
například o vyměření poplatku za
studium, znamená proto náročné nastavení
schvalovacích procesů a toku dokumentů.
MU přináší odpovědi
na složité olázky
Povinnosti spojené s evidencí a ukládáním
digitálních dokumentů přináší celou řadu
nevyjasněných otázek, se kterými se vysoké
školy musí potýkat. Vysokým školám chybí
zkušenosti zejména v oblastech,jakojo jasné
definování základní evidence dokumentů,
tvorba spisových a skartačníeh plánů, řádná
správa a dlouhodobé ukládání digitálních
dokumentů. MŠMT si proto v rámci projektu
„Dlouhodobé ukládání a archivace digitálních
dokumentů dle zákonaÔ. 499/2004 Sb.na
rok 2015 vyžádalo, aby výstupem projektu
byla metodika dostupná všem vysokým školám
v České republice.
Přínos Metodiky
pro další vysoké školy
Odbornici z Fakulty informatiky spolu
s Úsekem spisové služby na Masarykově
univerzitě věnovali v roce 2015 nemalí'
úsilí vzniku „Metodiky dlouhodobého
ukládání a archivace digitálních dokumentu",
která srozumitelným způsobem
řeší celou řadu otázek a jejímž cílem je
bezpečné a trvanlivé uložení stovek tisíc
elektronických dokumentu ročně do tzv.
digitálního archivu. Pokouší se s přihlédnutím
k platné legislativě odpovědět na
otázku, co minimálního musí vysoké školy
pro správné fungování digitální archivace
splnit, a navrhuje zavedení principu jedné
evidence dokumentů v centrálním elektronickém
systému spisové služby.
Brno
-Toto řešení zbaví vysoké školy povinnosti
udržovat samostatné evidence, což bývá nákladné,
a umožňuje školám snadněji si zajistit
technické řešení pro realizaci toku těchto
dokumentů," vysvětluje aukir publikace Marek
Pichl, vedoucí Úseku spisové služby. Byla
veřejné publikována na adrese is.muni.cz/
publication/1322181/ a je k dispozici jak ve
verzi pro čtení na běžných počítačích, tak ve
verzi pro mobily a tablety (ePub). •