Metodický list Právního odboru rektorátu Masarykovy univerzity Používání fotografických a audiovizuálních záznamů fyzických osob (ve znění účinném od 1. září 2018) I. Úvodní ustanovení (1) Tento metodický list navazuje na Směrnici MU č.1/2018 - Ochrana a zpracování osobních údajů a upravuje podmínky používání, zveřejňování a náležitostí fotografických a audiovizuálních záznamů (dále jen „fotografie a AV-záznamy“) fyzických osob. Fotografie a AV-záznamy projevů fyzických osob jsou dokumenty obsahující osobní údaje a často umožňující identifikaci těchto osob na základě jejich podoby. (2) Tento metodický list vychází z nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „nařízení“), směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/680 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů příslušnými orgány za účelem prevence, vyšetřování, odhalování či stíhání trestných činů nebo výkonu trestů, o volném pohybu těchto údajů a o zrušení rámcového rozhodnutí Rady 2008/977/SVV (dále jen „Směrnice EU“) a ze zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „občanský zákoník“). (3) Tento metodický list nemůže obsáhnout všechny případy použití fotografií a AV-záznamů, v případě potřeby konzultace se v konkrétních případech obracejte na Právní odbor rektorátu Masarykovy univerzity. II. Pořízení a použití fotografie a AV-záznamů z akcí pořádaných Masarykovou univerzitou (1) V případě, že jsou pořizovány fotografie z akcí a nejsou k nim systematicky přiřazovány další identifikační údaje, pak nejde o zpracování osobních údajů dle nařízení a jejich správa se řídí občanským zákoníkem. V opačném případě se jedná o zpracování osobních údajů, a tudíž je nutný soulad s nařízením. (2) Občanský zákoník v § 84 stanoví, že zachytit podobu člověka tak, aby podle zobrazení bylo možné určit jeho totožnost, je možné jen s jeho svolením a svolením podle § 85 občanského zákoníku je podmíněno i rozšiřování podoby člověka s tím, že svolí-li někdo k zobrazení své podoby za okolností, z nichž je zřejmé, že bude šířeno, platí, že svoluje i k jeho rozmnožování a rozšiřování obvyklým způsobem. (3) Ochranu soukromí zdůrazňuje § 86 občanského zákoníku, který stanoví, že nikdo nesmí zasáhnout do soukromí jiného, nemá-li k tomu zákonný důvod. (4) Občanský zákoník však stanoví několik výjimek, kdy k pořízení nebo použití podobizny nebo zvukového či obrazového záznamu člověka není jeho svolení třeba. Podle § 88 odst. 1 občanského zákoníku je to možné k výkonu nebo ochraně jiných práv nebo právem chráněných zájmů jiných osob. Tím může být např. zachycení podoby a jednání pachatele trestného činu a předání takového záznamu policii. Svolení není třeba ani v případě, že někdo veřejně vystoupí v záležitosti veřejného zájmu. Poslední výjimkou je pořízení nebo použití přiměřeným způsobem k vědeckému nebo uměleckému účelu a pro tiskové, rozhlasové, televizní nebo obdobné zpravodajství podle § 89 občanského zákoníku, tzv. zpravodajská nebo umělecká licence (Podobizna nebo zvukový či obrazový záznam se mohou bez svolení člověka také pořídit nebo použít přiměřeným způsobem též k vědeckému nebo uměleckému účelu a pro tiskové, rozhlasové, televizní nebo obdobné zpravodajství). (5) Zveřejňování fotografií z veřejných akcí bude nadále kryto tzv. oprávněným zájmem a zpravodajskou licencí. Důležité je vybrat ke zveřejnění jen vhodné fotografie a umožnit dotčeným osobám vznést tzv. námitku proti zveřejnění (která ovšem musí být odůvodněna konkrétními okolnostmi na straně těchto osob). Podobně je to s takzvanou streetovou fotografií, což je jeden z nejpopulárnějších fotografických žánrů. Ani tady nařízení dosavadní pravidla v podstatě nijak nemění. (6) Při kontaktování účastníka konference je třeba jej informovat o skutečnosti, že na akci budou pořizovány fotografie a AV-záznamy. Toto upozornění se týká fotografií skupin účastníků či záběrů do auditoria. Tyto fotografie a AV-záznamy lze použít pro informování o konání akce. Nedochází ke zpracování osobních údajů dle čl. 4 odst. 2 nařízení, k osobám nejsou přiřazovány další osobní údaje. Doporučujeme tuto informaci předat při registraci účastníka na konanou akci. Pořizování fotografií jednotlivých osob, například řečníků, v případě, že jejich portréty chceme zveřejnit na našem webu nebo v publikaci z konference je možné jen na základě souhlasu dané osoby. Problémy mohou vzniknout při uzavřených podnikových akcích, kdy podle nařízení by bylo za vhodné o charakteru akce a o prováděné fotodokumentaci informovat, např. piktogramy u vchodu s odkazy na zásady zpracování, ve kterých se účastníci mohou dozvědět, jak budou fotografie použity, případně kde mohou uplatnit svá práva. Fotodokumentace by neměla zahrnovat cílené fotografie jednotlivých osob bez jejich souhlasu, pokud to není obvyklé. III. Zpracování osobních fotografií a AV záznamů zachycujících zaměstnance (1) Zpracování může probíhat k ochraně práv a právem chráněných zájmů správce osobních údajů nebo jiných dotčených osob, např. při zpracování fotografií zaměstnanců v informačním systému zaměstnavatele za účelem vydání zákonem nestanovených zaměstnaneckých průkazů. (2) Zveřejňování portrétních fotografií všech zaměstnanců zaměstnavatelem v souboru fotografií na internetu, zpravidla spolu s dalšími informacemi o těchto zaměstnancích je možné pouze se souhlasem subjektu údajů. Na rozdíl od informací o pracovním zařazení, které mohou být zveřejněny i bez souhlasu zaměstnance, je k takovému systematickému zveřejňování portrétních fotografií dobrovolný souhlas subjektu údajů nutný. (3) Portrétní fotografie zaměstnanců lze obecně použít ke zveřejnění. Je nutné k tomuto přistupovat na základě uvážení, zda je toto účelné. Mělo by jít o zveřejnění v přiměřeném rozsahu a mělo by se jednat o osoby, které přicházejí do styku s veřejností či studenty, případně zastupují univerzitu navenek. Doporučujeme tyto osoby informovat, případně si nechat konkrétní fotografii určenou ke zveřejnění schválit. Vysloví-li zaměstnanec výslovný nesouhlas se zveřejněním fotografie, a nejedná se o akademické funkcionáře či fotografii, u níž existuje jiný právní titul zmíněný v této metodice, je potřeba fotografie či AV záznamy smazat. (4) Portrétní fotografie osob, které nejsou v zaměstnaneckém poměru na Masarykově univerzitě lze použít ke zveřejnění pouze s jejich výslovným souhlasem. (5) U skupinové fotografie z akcí pořádaných Masarykovou univerzitou (kulturní, společenské, sportovní) nedochází ke zpracování osobních údajů dle čl. 4 odst. 2 nařízení, k osobám nejsou přiřazovány další osobní údaje – lze zveřejnit. (6) Jakékoliv zveřejnění fotografie nezletilých osob podléhá výslovnému souhlasu jejich zákonných zástupců. (7) Použití AV-záznamů fyzických osob je regulováno stejným způsobem jako použití fotografií. IV. Pořizování fotografií a AV-záznamů k marketingovým účelům (1) Pořizování fotografií a AV-záznamů pro marketingové účely, tedy pro propagaci univerzity, výrobu plakátů, brožur, prezentace na webu a na sociálních sítích, apod. je možné buď jen se souhlasem zaznamenávané osoby (viz Metodický list Právního odboru rektorátu Masarykovy univerzity - Souhlas se zpracováním osobních údajů) nebo na základě smlouvy s fotografovanou osobou. Vzhledem k možnosti souhlas odvolat a povinnosti fotografie přestat používat doporučujeme smlouvu. (2) Využívání náhodně pořízených fotografií a AV-záznamů osob na akcích Masarykovy univerzity pro marketingové účely není možné. Vyjma hromadných fotografií, kde nejsou jednotlivé osoby identifikovatelné. V. Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (1) Zvláštním pravidlům v zákoně o ochraně osobních údajů podléhá zpracování citlivých údajů (čl. 9 nařízení) získávaných z fotografií nebo jiných záznamů projevů fyzických osob. (2) Zpracování bez výslovného souhlasu subjektu údajů je podle zvláštních zákonů možné při předcházení, vyhledávání, odhalování trestné činnosti, nebo za účelem stanovení postupů mohou být při léčbě zpracovávány zdravotnickým zařízením. (3) V jiných případech je zpracování citlivých údajů i při stanovení legitimního účelu možné pouze s výslovným souhlasem subjektu údajů. VI. Zpracování pro osobní a domácí činnosti (1) Nařízení se nevztahuje na zpracování pro osobní potřebu, kdy se nejedná o prosté pořízení a použití fotografie nebo časově omezeného záznamu, ale operace prováděné s pořízenými fotografiemi nebo záznamy, avšak výlučně pro osobní potřebu nebo výkon domácích činností. (2) Pokud se bude jednat o pořizování a využívání fotografií či obrazových záznamů, na které se nařízení nevztahuje, nelze vyloučit odpovědnost za soukromoprávní delikt v souvislosti s porušením práva na ochranu osobnosti. VII. Závěrečná ustanovení (1) V případě, kdy si zaměstnanec Masarykovy univerzity není jistý zákonností zpracování fotografií a AV-záznamů fyzických osob, je třeba, aby konzultoval jejich použití s právním odborem rektorátu Masarykovy univerzity. (2) Přípravu odpovídajícího textu souhlasu pro použití fotografií a AV-záznamů je třeba vypracovat dle metodického listu Právního odboru Rektorátu Masarykovy univerzity - Souhlas se zpracováním osobních údajů. Podepsáno elektronicky Mikuláš Bek rektor