Opatření děkana Fakulty informatiky Masarykovy univerzity č. 1/2023
UZAVÍRÁNÍ A EVIDENCE SMLUV NA FAKULTĚ INFORMATIKY
(ve znění účinném od 1. 1. 2023)
Podle § 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů, ve
znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o vysokých školách“), a v návaznosti na Organizační řád
Fakulty informatiky a směrnici Masarykovy univerzity č. 6/2017 Evidence smluv a uveřejňování smluv
vydávám toto opatření:
Článek 1
Předmět úpravy
(1) Toto opatření upravuje postupy při kontrole, uzavírání a evidenci smluv, které jménem
Masarykovy univerzity uzavírá Fakulta informatiky (dále jen FI). Postup dle tohoto opatření se
vztahuje také na všechny dokumenty, kterými se již uzavřená smlouva doplňuje, mění, nahrazuje
nebo ruší (dodatky ke smlouvě, dohodu o ukončení, výpověď, …).
(2) Toto opatření se nevztahuje na smlouvy, jejichž předmětem jsou pracovněprávní vztahy.
(3) Tímto opatřením nejsou dotčeny povinnosti dle ostatních předpisů, zejména předpisů
upravujících finanční kontrolu a zadávání veřejných zakázek.
Článek 2
Definice pojmů
(1) Pro účely této směrnice se rozumí:
a) Smlouva (někdy též dohoda nebo kontrakt) je dvoustranné či vícestranné právní jednání
spočívající ve vzájemných a obsahově shodných projevech vůle smluvních stran směřujících
ke vzniku, změně či zániku práv a povinností, které právní předpisy s takovými projevy vůle
spojují. Pro účely účetní a daňové evidence musí být smlouva vždy uzavřena písemně.
b) Smlouvou uzavřenou písemně se rozumí taková forma, kdy je obsah smlouvy zachycen
písmem. Je preferováno uzavírání smluv v rámci jednoho dokumentu (listiny,
e-dokumentu) opatřeného podpisy smluvních stran.
c) Smlouvou uzavřenou elektronicky se myslí smlouva předložená k uzavření prostřednictvím
elektronického systému spisové služby v Úřadovně Informačního systému MU a
elektronicky podepsaná děkanem FI či jinou oprávněnou osobou v souladu s Podpisovým
řádem FI.
d) Smlouvou uzavřenou formou objednávky se rozumí uzavření smlouvy jednodušší formou –
tzv. objednávky generované z EIS Magion. Ustanovení tohoto opatření se vztahují na
objednávky s cenou/hodnotou vyšší jak 50.000 Kč bez DPH.
e) Předkladatelem smlouvy (dále jen „předkladatel“) se rozumí zaměstnanec FI oprávněný
z titulu svého pracovního zařazení nebo dočasného pověření navrhnout uzavření smlouvy
mezi FI a smluvním partnerem/smluvními partnery.
f) Ekonomickým informačním systémem (dále jen „EIS“) se rozumí informační systém Magion.
g) Interním registrem smluv (dále jen „IRS“) se rozumí webová aplikace Úřadovny
Informačního systému MU.
h) Registrem smluv (dále jen „RS“) se rozumí informační systém veřejné správy spravovaný
Ministerstvem vnitra ČR, který slouží k povinnému uveřejňování smluv ze zákona
č. 340/2015 Sb., zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování
těchto smluv a o registru smluv, ve znění pozdějších předpisů.
i) Metadaty se rozumí data popisující smluvní vztah – identifikace partnerské smluvní strany,
předmět smlouvy, cena bez DPH, cena s DPH.
Článek 3
Kompetence a odpovědnost v procesu uzavírání smluv
(1) Agenda kontroly, evidence a zveřejňování smluv je Organizačním řádem FI svěřena Sekretariátu
děkana FI. Sekretariát děkana FI zajišťuje vkládání smluv do IRS a RS a současně eviduje
a archivuje originály smluv.
(2) Předkladatel odpovídá za:
a) obsah návrhu smlouvy – předkladatel je povinen mít dostatek informací pro uzavření
smluvního vztahu, včetně rozsahu a podmínek plnění předmětu smlouvy, vzájemných
závazků a požadavků na případná protiplnění,
b) označení těch smluvních údajů, které v případě zveřejnění smlouvy zveřejněny být nemají
(např. obchodní tajemství) včetně uvedení důvodu, proč nemají být zveřejněny,
c) zajištění odpovídající finanční kontroly v souladu s pokynem děkana FI k finanční kontrole,
d) za komunikaci s druhou smluvní stranou.
(3) Předkladatel je nejprve povinen návrh smlouvy v dostatečném předstihu před
plánovaným/požadovaným termínem podpisu předložit ke kontrole věcné a formální správnosti
smlouvy odpovědným pracovníkům Sekretariátu děkana FI (tajemnici, právníkovi) – smlouvu
v editovatelném formátu včetně všech informací nezbytných pro uzavření a následné zveřejnění
smlouvy zašle na adresu smlouvy@fi.muni.cz.
(4) Po ukončení kontroly věcné a formální správnosti návrhu smlouvy je finální verze textového
obsahu smlouvy upraveného za účelem zveřejnění, tj. prostý text smlouvy bez osobních
informací, podpisů, aj., v otevřeném a strojově čitelném formátu vč. metadat vložena do IRS.
(5) Vzhledem k povinnosti zveřejňovat smlouvy s cenou/hodnotou alespoň 50.000 Kč bez DPH v RS,
je doporučeno, aby smluvními stranami odsouhlasený text smlouvy byl předán buď v listinné
podobě anebo v PDF nejprve druhé smluvní straně k podpisu tak, aby bylo zajištěno, že již
nemůže dojít k nežádoucí úpravě textu smlouvy. Předání smluvními stranami odsouhlaseného
textu smlouvy k podpisu druhé smluvní straně, případně předkladateli je doporučeno uskutečnit
prostřednictvím IRS.
(6) Před uzavřením smlouvy je nutné provést finanční kontrolu v souladu s pokynem děkana FI
k finanční kontrole.
(7) Všeobecně platí, že k podpisu smlouvy je výhradně oprávněn děkan FI, případně tajemnice FI
v rozsahu daném Organizačním řádem FI. V případě nepřítomnosti děkana je zastupování
stanoveno Opatřením děkana Statutární zástupci při nepřítomnosti děkana.
(8) Je preferována elektronická forma schvalování a uzavírání smluv.
Článek 4
Evidence a uveřejňování smluv
(1) Smlouva s cenou/hodnotou plnění vyšší jak 50.000 Kč bez DPH nabývá účinnosti až zveřejněním
v RS v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., zákon o zvláštních podmínkách účinnosti některých
smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv. Zveřejnění podléhají také dodatky smluv.
(2) V případě, že smlouva není uveřejněna ani do tří měsíců ode dne svého uzavření, bude od začátku
zrušena (což má stejné důsledky, jako kdyby byla absolutně neplatná).
(3) Zveřejnění smlouvy zajišťují odpovědní pracovníci Sekretariátu děkana FI neprodleně po jejím
podpisu poslední smluvní stranou. Předkladatel zodpovídá za to, že k plnění smlouvy nedojde
dříve, než bude smlouva zveřejněna.
(4) Elektronický obraz uzavřené smlouvy (s výjimkou smluv obsahujících obchodní tajemství) je
nutné vložit do IRS.
(5) Uzavřená smlouva musí být dále neprodleně předána na Ekonomické oddělení FI, které zajistí její
zavedení do elektronické evidence smluv v EIS, resp. smlouva o řešení projektu musí být předána
na Oddělení podpory výzkumu, projektů a spolupráce s průmyslovými partnery FI, které zajistí
její evidenci v Informačním systému evidence projektů v INETu.
Článek 5
Předávání smluv k podpisu rektorovi či kvestorovi Masarykovy univerzity
(1) Smlouvu, u níž je osobou oprávněnou k podpisu rektor MU nebo kvestor MU, předkladatel
v dostatečném předstihu před plánovaným/požadovaným termínem podpisu předá
v editovatelném formátu včetně všech informací nezbytných pro uzavření a následné zveřejnění
smlouvy prostřednictvím adresy smlouvy@fi.muni.cz ke kontrole věcné a formální správnosti
smlouvy odpovědným pracovníkům Sekretariátu děkana FI (tajemnici, právníkovi).
(2) Po ukončení kontroly věcné a formální správnosti návrhu smlouvy je finální verze textového
obsahu smlouvy upraveného za účelem zveřejnění, tj. prostý text smlouvy bez osobních
informací, podpisů, aj., v otevřeném a strojově čitelném formátu vč. metadat vložena do IRS.
(3) Poté je spis v IRS společně s dalšími doklady (v případě fyzických podpisů výtisky smlouvy
podepsané druhou smluvní stranou, doklad o provedení finanční kontroly) předán na Právní
odbor RMU k zajištění podpisů na straně RMU a zveřejnění smlouvy.
(4) Po zveřejnění a předání uzavřené smlouvy zpět na Sekretariát děkana FI je smlouva neprodleně
předána na Ekonomické oddělení FI, které zajistí její zavedení do elektronické evidence smluv
v EIS, resp. smlouva o řešení projektů musí být předána na Oddělení podpory výzkumu, projektů
a spolupráce s průmyslovými partnery FI, které zajistí její evidenci v Informačním systému
evidence projektů v INETu.
Článek 6
Uzavírání smluv prostřednictvím objednávek
(1) Ustanovení tohoto opatření se vztahují také na smlouvy uzavřené formou objednávky
s cenou/hodnotou vyšší jak 50.000 Kč bez DPH.
(2) Smlouvou uzavřenou formou objednávky se rozumí uzavření smlouvy formou objednávky
objednatele a její akceptace dodavatelem, nebo nabídky dodavatele a následné objednávky
objednatele.
(3) Před uzavřením smlouvy formou objednávky (tj. před předáním objednávky s podpisem osoby
oprávněné za FI dodavateli) je nutné provést finanční kontrolu v souladu s pokynem děkana FI
k finanční kontrole.
(4) Postup při uzavření smlouvy formou objednávky a její akceptace:
a) Na základě požadavku předkládajícího vystaví osoba pověřená vystavováním objednávek
s cenou/hodnotou vyšší jak 50 000 Kč bez DPH v EIS objednávku, kterou zašle druhé smluvní
straně k akceptaci. V objednávce musí být uveden text: „Žádáme o akceptaci této
objednávky (objednatel vylučuje akceptaci s odchylkou) a její následné odeslání na email:
ekon@fi.muni.cz nejpozději do 3 pracovních dnů, jinak bude objednávka neplatná.
Dodavatel souhlasí se zveřejněním smlouvy, která vznikne na základě této objednávky,
v registru smluv (dle zákona 340/2015 Sb.).“
b) Akceptaci je možno provést formou prostého sdělení emailem. Elektronický podpis emailu
na straně dodavatele není vyžadován.
c) Osoba pověřená vystavováním objednávek s cenou/hodnotou vyšší jak 50.000 Kč bez DPH
zveřejní objednávku s akceptací v RS.
(5) Postup při uzavření smlouvy formou nabídky a objednávky:
a) V případě, že dodavatel vystaví na základě poptávky předkladatele nabídku vč. případného
uvedení dodacích a záručních podmínek, kterou opatří svým podpisem, vystaví osoba
pověřená vystavováním objednávek s cenou/hodnotou vyšší jak 50.000 Kč bez DPH v EIS
objednávku odkazující se na tuto nabídku. Do objednávky doplní text: „Akceptujeme
nabídku č. … ze dne … bez možnosti odchylky. Dodavatel souhlasí se zveřejněním smlouvy,
která vznikne na základě této objednávky, v registru smluv (dle zákona 340/2015 Sb.).“
b) Osoba pověřená vystavováním objednávek s cenou/hodnotou vyšší jak 50.000 Kč bez DPH
zveřejní objednávku vč. nabídky v RS.
Článek 7
Závěrečná ustanovení
(1) Případné výjimky z postupů uvedených v tomto opatření musí být projednány a schváleny
tajemnicí FI.
(2) Ke dni účinnosti tohoto opatření se zrušuje Opatření děkana č. 8/2021 Uzavírání a evidence smluv
na Fakultě informatiky ve znění účinném k 1. červenci 2021.
(3) Výkladem jednotlivých ustanovení tohoto opatření pověřuji tajemnici FI.
(4) Kontrolu dodržování tohoto opatření vykonává právník FI.
(5) Toto opatření nabývá platnosti dnem zveřejnění.
(6) Toto opatření nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2023.
Jiří Zlatuška
děkan FI
podepsáno elektronicky