FAKULTA
SPORTOVNÍCH
STUDIÍ
MU-iS/56601/2017/523691/FSpS
Směrnice děkana č. 9/2017
Provoz a zabezpečení hlavní pokladny FSpS
Podle § 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých Školách) vydávám tuto směrnici:
1)  Tento pokyn upravuje podmínky nakládání s hotovostí a ceninami a bezpečnostní opatření na hlavní pokladně Fakulty sportovních studií.
1) Pokladník je pro účely této směrnice osoba odpovědná za nakládání s peněžními prostředky v hotovosti, ceninami na hlavní pokladně FSpS. Požadavky na pokladníka stanoví popis pracovní činnosti. S pokladníkem musí být uzavřena dohoda o odpovědnosti k ochraně dohod svěřených zaměstnanci k vyúčtování (§252 ZP).
2) Hlavní pokladna Fakulty sportovních studií je umístěna v místnosti č. 206 pavilonu A 33 Univerzitního kampusu Brně-Bohunicích, Kamenice 5.
1) Pokladní operace je možno provádět pouze v místnosti k tomu určené, tj. na přepážce (č. 206). Pokladník je povinen udržovat tuto místnost uzamčenou vždy, když se z místnosti vzdálí.
2) Pokladní operace je možno provádět bez dalšího ověření totožnosti osoby, která se dostaví na pokladnu, pouze v případě, že tato osoba předloží podklady či zná údaje pro platební titul, které je možno ověřit v EIS Magion a příp. dalších elektronických informačních zdrojích MU a je pokladníkovi osobně známa.
3) Pokud nejsou splněny podmínky odstavce 2, pokladník ověří, zda se jedná o zaměstnance nebo studenta Masarykovy univerzity, případně cizí osobu
vyžádá sdělení jeho UČO
požádá o doložení průkazu studenta nebo zaměstnance požádá o doložení OP
Článek 1 Předmět úpravy
Článek 2 Vymezení pojmů
Článek 3
Režim pokladní služby a povinnosti pokladníka
4) Pokladní operace výdajové nebo příjmové je možné provést, jestliže osoba doloží podklady nebo zná platební titul k provedení pokladní operace, který je možno ověřit v EIS Magion, příp. jiných elektronických informačních zdrojích MU (např. úhrada objednávky přes Obchodní centrum, vratká vyúčtované zálohy, úhrada vydaných faktur, úhrada na základě evidované darovací smlouvy}. V případě výdajových operací, kdy osoba přebírá finanční hotovost 2a jinou osobu, musí se prokázat plnou mocí a průkazem totožnosti.
Článek 4
Dotace a odvod pokladní hotovosti, limit pokladního zůstatku na hlavní pokladně
1) Doplňovaní pokladni hotovosti zajišťuje pokladník v době mimo pokladní úřední hodiny na základě předpokládaných výdaju. V případě, že některé pracoviště (zaměstnanec) fakulty predpokladá výdaje v hotovosti, které překračují „běžnou úroveň", předá pokladníkovi požadavek minimálně 3 pracovní dny předem.
2} Pokud hotovost v hlavní pokladně převýší určený běžný limit, zajistí pokladník odvod hotovosti nad pokladní limit do banky, a to nejpozději následující pracovní den po překročení limitu.
3) Běžný pokladní limit na hlavní pokladně činí 100.000,- Kč. Zůstatek pokladní hotovosti i ceniny musí být po ukončení pokladních hodin vždy umístěny do trezoru.
Článek 5 Zálohy k vyúčtování
1) Jednorázové zálohy se poskytují zaměstnancům v předpokládané výši výdajů (např, cestovné a pod.). Jednorázové zálohy musí být vyúčtovány do 10 pracovních dnů po splnění účelu. Nebyl-li výdaj realizován, musí být jednorázová záloha vrácena, nejpozději příští pracovní den po zjištění této skutečnosti v úředních hodinách, do hlavní pokladny.
2) Stálé zálohy se poskytují zaměstnancům v maximální výši 5000 KČ na drobné a neodkladné hotovostní výdaje. Stálá záloha je vyúčtována průběžně, když dojde k jejímu vyčerpání. Celkové vyúčtování stálé zálohy musí pověření pracovníci předložit pokladně vždy nejpozději v termínu roční účetní závěrky.
3) Poskytnutí stálé zálohy zaměstnanci schvaluje vždy tajemník. Schválení je možné formou elektronické finanční kontroly.
4) Zaměstnanec, kterému je poskytnuta stálá záloha, je povinen zabezpečit finanční hotovost v příruční pokladně na bezpečném uzamykatelném místě na svém pracovišti.
Článek 6
Kontrola a inventarizace htavní pokladny
1) Denní kontrola pokladníkem - každý pokladní den je uzavřen pokladní uzávěrkou, kterou provede pokladník. Přepočítá stav pokladní hotovosti a porovná zjištěnou hotovost se stavem zůstatku v pokladním deníku. Není-li shledán rozdíl, uzavře se pokladní deník, podepíše pokladní závěrku a hotovost bezpečně uloží do trezoru. Podepsané pokladní závěrky pokladník archivuje.
2) Stav hotovosti na pokladně musí v každém okamžiku odpovídat počátečnímu stavu +/- obraty.
3) Kontroly stavu pokladní hotovosti probíhají dle plánu vnitřních kontrol Fakulty sportovních studií. Vedoucí EO má právo kdykoli provést také namátkovou kontrolu. Kontrola musí probíhat za přítomnosti pokladníka.
4) Inventarizaci pokladní hotovosti a cenin provádí inventarizační komise v souladu s vnitřními předpisy MU o inventarizaci majetku a závazků.
Článek 7
Administrativní opatření zaměstnavatele
1) S pokladníkem na hlavní pokladně je nutné uzavřít "Dohodu o hmotné odpovědnosti" na hotovost, příp. ceniny, zúčtovatelné tiskopisy. Tato povinnost je uložena nejbližšímu nadřízenému pracovníku pokladníka.
2) Zaměstnavatel je povinen vytvořit zaměstnancům nakládajícím s hotovostí a ceninami podmínky, které jim umožní plnit úkoly vyplývající z uzavřených dohod o hmotné odpovědnosti, případně jiných právních předpisů.
Článek 8
Bezpečnostní a technický režim pokladny
1) Místnost hlavní pokladny A 33/206 je umístěna v prvním patře pavilonu A33 U KB. Zaměstnanec-pokladník je při nakládání s hotovostí fyzicky oddělen přepážkou od občanů přebírajících nebo předávajících hotovost. Místnost 206 je zabezpečena elektronickým zabezpečovacím systémem (EZS).
2) Každý ze zaměstnanců oprávněných ke vstupu má přidělen vlastní elektronický kód. Před vstupem a po odchodu má oprávněný zaměstnanec povinnost prostory zabezpečit aktivací EZS.
3) Hlavní pokladna je vybavena zabudovaným trezorem.
4) Osoby s právem vstupu do A33/206 určuje tajemník. Osobami oprávněnými ke vstupu jsou zaměstnanci EO a vedoucí technicko-provozního oddělení.
5) Pokladníci jsou povinni bez zbytečného odkladu informovat vedoucího ekonomického oddělení o všech skutečnostech a rizicích, jež by mohly mít vliv na řádný výkon pokladní služby a o závazcích, které jim brání v řádném hospodaření se svěřenými hodnotami.
Článek 9 Zastupitelnost
1) Při předávání a přebírání pokladní hotovosti nebo při změně pokladníka se vždy provádí inventura se záznamem stavu hotovosti, včetně výčetky všech bankovek a mincí, doložená datem a podpisy předávajícího a přebírajícího.
2) V době dlouhodobé nepřítomnosti pracovníka pověřeného výkonem pokladní služby na hlavní pokladně FSpS vykonává tuto činnost jiný pověřený pracovník EO.
1) Výkladem a průběžnou aktualizací jednotlivých ustanovení této směrnice pověřuji tajemníka FSpS MU.
2) Kontrolu dodržování této směrnice vykonává tajemník FSpS MU.
3) Tato směrnice nabývá účinnosti dnem jejího zveřejnění.
Článek 10 Závěrečná ustanovení
V Brně dne 15. 5. 2017
doc. Mgr. jjří Nykpdým, Ph.D. děkan FSpS MU