Pokyn děkana Právnické fakulty Masarykovy univerzity č. 8/2018 PROVÁDĚCÍ POKYN K PROCESU UZAVÍRÁNÍ A EVIDENCE SMLUV NA PRÁVNICKÉ FAKULTĚ MU (ve znění účinném od 7. 6. 2018) V návaznosti na Směrnici Masarykovy univerzity č. 6/2017 Evidence smluv a uveřejňování smluv a podle § 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon o vysokých školách“) vydávám tento prováděcí pokyn k procesu uzavírání a evidence smluv na hospodářském středisku Právnická fakulta (dále jen „PrF MU“): Článek 1 Předmět úpravy Tento prováděcí pokyn upravuje proces uzavírání a evidence smluv viz příloha č. 1 na Právnické fakultě MU. Článek 2 Vymezení některých pojmů Předkladatelem smlouvy (dále jen „předkladatel“) se rozumí zaměstnanec PrF MU, oprávněný z titulu svého pracovního zařazení nebo dočasného pověření organizací fakultní či projektové akce navrhnout uzavření smlouvy mezi PrF MU a smluvním partnerem/smluvními partnery. Ekonomický informační systém, (dále jen „EIS“) se rozumí informační systém Magion. Interním registrem smluv, (dále jen „IRS“) se rozumí webová aplikace Úřadovny Informačního systému MU, kterou spravuje Centrum výpočetní techniky Fakulty informatiky MU. Registrem smluv, (dále jen „RS“) se rozumí informační systém veřejné správy, spravovaný Ministerstvem vnitra ČR, který slouží k povinnému uveřejňování smluv ze zákona. Metadaty se rozumí data popisující smluvní vztah. Článek 3 Proces uzavírání smluv 1. Řízením procesu uzavírání smluv je pověřen tajemník. 2. Pro účely účetnictví a daňové evidence vysoké školy musí být smlouva vždy uzavřena v písemné podobě. 3. Za obsah návrhu smlouvy a zajištění odpovídající finanční kontroly odpovídá její předkladatel. Je nezbytné, aby před předložením smlouvy k podpisu dle čl. 4 měl pro uzavření smluvního vztahu dostatek informací, pokud jde o obsah a formu spolupráce, požadavky na případná vzájemná protiplnění, vzájemné závazky a dostatečně prokonzultoval obsah a formu spolupráce s dotčenými subjekty. 4. Předkladatel smlouvy předává finální návrh smlouvy spolu s vyplněným průvodním listem ke smlouvě na sekretariát děkana k zajištění podpisu ze strany PrF dle čl. 4 a k její následné evidenci. Návrh smlouvy současně zašle v elektronické podobě (je-li dostupná). Předkladatel je povinen smlouvu předložit min. 2 pracovní dny před plánovaným/požadovaným dnem podpisu. Odeslání smluvnímu partnerovi/smluvním partnerům probíhá dle pokynu předkladatele. 5. Vzor průvodního listu ke smlouvě je dostupný v elektronické podobě na adrese https://is.muni.cz/auth/do/law/form/eo/35812901/ . 6. Vzor smlouvy darovací a sponzorské je uveden v elektronické podobě na adrese https://is.muni.cz/auth/do/law/form/eo/smlouvy/ . Článek 4 Proces evidence a uveřejňování smluv 1. Za evidenci a zveřejňování smluv dle zákona č. 340/2015 Sb. a směrnice MU č. 6/2017 na PrF odpovídá vedoucí HS. 2. Organizačním řádem PrF je agenda evidence smluv svěřena sekretariátu děkana. Sekretariát děkana zajišťuje vkládání smluv do EIS, IRS a RS a současně fyzicky eviduje originály smluv. 3. Evidencí smluv do EIS a IRS a jejich originálů mohou být pověřena i další oddělení fakulty, která spravují samostatné smluvní agendy. Toto pověření vydává tajemník fakulty. 4. Po podpisu smlouvy smluvními stranami je každá smlouva: a) bez finančního plnění  zaevidována a vložena v naskenované verzi do IRS, a to bezodkladně po jejím uzavření, b) s finančním plněním  zaevidována v EIS v naskenované verzi včetně průvodního listu. Číslo smlouvy je vyznačeno v příslušném poli průvodního listu. O založení každé nové smlouvy do EIS je písemně informováno ekonomické oddělení;  následně bezodkladně zaevidována a vložena do IRS;  jestliže je finanční plnění vyšší jak 50 tis. Kč bez DPH a smlouva splňuje podmínky pro zveřejnění, je u smlouvy neprodleně provedena její anonymizace a vložena do RS. Potvrzení o zveřejnění v RS je poskytnuto předkladateli smlouvy a zároveň uloženo v listinné podobě společně s originálem smlouvy na sekretariátě děkana. Tento postup se vztahuje i na objednávky s finančním plněním vyšším jak 50 tis. Kč bez DPH. Článek 4 Kompetence a odpovědnost 1. K podpisu smlouvy je výhradně oprávněn děkan fakulty, v případě smluv provozního charakteru do částky 100 tis. Kč bez DPH tajemnice fakulty nebo zaměstnanci, kteří k podpisu daného typu smluv mají písemné zmocnění udělené děkanem fakulty nebo děkana či tajemnici zastupují dle platného opatření PrF MU „O zastupování“. Podpis smlouvy bez oprávnění se považuje za porušení základních pracovních povinností zaměstnance a lze z něj vyvodit příslušné pracovněprávní důsledky. 2. Kompetence a odpovědnost pracovníků zajišťujících finanční kontrolu návrhu smlouvy je dána Pokynem děkana PrF MU č. 3/2012 – Prováděcí pokyn k zajištění finanční kontroly na PrF MU. Článek 6 Závěrečná ustanovení 1. Kontrolou dodržování tohoto pokynu pověřuji tajemníka PrF MU. 2. Pokyn se nevztahuje na proces uzavírání smluv pracovněprávního charakteru. 3. Tento pokyn ruší Pokyn děkana 2/2013 z 1. 5. 2013. 4. Tento pokyn nabývá účinnosti dne 7. 6. 2018. V Brně dne 7. 6. 2018 doc. JUDr. Markéta Selucká, Ph.D., v. r., děkanka Příloha č. 1 - Seznam smluv Příloha č. 1 A) Seznam smluv s finančním plněním, včetně číselné řady EIS 2201 Smlouva nájemní 2202 Smlouva kupní 2203 Smlouva o dílo 2204 Pojistná smlouva 2205 Smlouva darovací (peněžitý a věcný dar) 2206 Smlouva nadační 2207 Smlouva leasingová 2208 Smlouva komisionářská 2209 Smlouva o reklamě 2210 Smlouva o spolupráci 2211 Smlouva mandátní 2212 Smlouva o zprostředkování 2213 Smlouva licenční 2214 Smlouva o půjčce 2215 Smlouva o bankovních službách 2216 Smlouva o přepravě 2217 Smlouva o zřízení věcného břemene 2218 Směnná smlouva 2219 Smlouvy ostatní 2212 Smlouva na služby 2221 Smlouvy dle § 1746 OZ B) Seznam smluv bez finančního plnění -Memoranda o spolupráci bez finančního plnění -Smlouva o zajištění praxe bez finančního plnění