Pokyn Filozofické fakulty Masarykovy univerzity č. 2/2022
ZAJIŠTĚNÍ FINANČNÍ KONTROLY
NA FILOZOFICKÉ FAKULTĚ MASARYKOVY UNIVERZITY
(ve znění účinném od 22. září 2023)
Podle § 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění
dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů (dále jen
„zákon‟), vydávám tento pokyn:
Článek 1
Předmět úpravy, východiska
(1) Tento pokyn upravuje podrobnosti zajištění finanční kontroly na Filozofické fakultě
Masarykovy univerzity (dále jen „FF MU‟).
(2) Tato finanční kontrola je realizována procesy řídicí kontroly dle zákona č. 320/2001
Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o
finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, a vyhlášky č. 416 /2004 Sb.,
kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o
změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), (dále jen „řídicí kontrola").
(3) Tento pokyn navazuje na Směrnici Masarykovy univerzity č. 3/2013 Zajištění
finanční kontroly v aktuálním znění (dále jen „Směrnice MU o zajištění finanční
kontroly").
(4) Pro účely tohoto pokynu se rolí či funkcí uvedenou ve formě generického maskulina
rozumí role nebo funkce, kterou vykonávají osoby různého genderu, tedy:
a) „děkanem‟ děkan či děkanka,
b) „tajemníkem‟ tajemník či tajemnice,
c) „zaměstnancem‟ zaměstnanec či zaměstnankyně,
d) atd.
Článek 2
Organizační zajištění a pověření k výkonu
(1) Finanční kontrola je vykonávána příkazcem operace, správcem rozpočtu a hlavním
účetním.
(2) Osoby podílející se na finanční kontrole jsou stanoveny následovně:
a) příkazce operace
i. vedoucí pracoviště – prostředky pro provoz pracoviště a podpracoviště
(zástupce je stanoven vedoucím pracoviště),
ii. člen vedení fakulty – zakázky spadající pod svěřené oblasti činností,
iii. řešitel projektu (řešitel projektu si může stanovit zástupce). V případech,
kde je řešitelem projektu student, je příkazcem operace školitel,
případně zaměstnanec fakulty pověřený školitelem (pověřený
zaměstnanec si po dohodě s příslušným školitelem řešitele projektu
může stanovit zástupce),
iv. zaměstnanec pověřený vedoucím pracovníkem k zajištění specifické
činnosti – např. konference, vydavatelská činnost u časopisů, doplňková
činnost atd. (zástupce stanovuje vedoucí pracovník);
b) správce rozpočtu
i. tajemník fakulty,
ii. děkan fakulty u zakázek, u kterých tajemník fakulty vystupuje v pozici
příkazce operace.
Jejich zástupcem je stanoven zástupce vedoucího ekonomického oddělení.
iii. v případech stanovených děkanem fakulty je role správce rozpočtu a jeho
zástupce obsazena zaměstnanci fakulty pověřenými tajemníkem fakulty
z řad osob podílejících se na finanční správě dané činnosti;
c) hlavní účetní
i. hlavním účetním je vedoucí ekonomického oddělení, který stanovuje
svého zástupce po dohodě s tajemníkem fakulty. Tajemník nebo děkan
může na návrh vedoucího ekonomického oddělení pověřit vykonáváním
činnosti hlavního účetního zakázky jiného zaměstnance ekonomického
oddělení fakulty.
(3) Zajištění finanční kontroly pro pracovněprávní oblast je zabezpečováno
zaměstnanci, kteří jsou oprávněni přijít do styku s osobními a mzdovými údaji o
zaměstnancích.
(4) Do procesu schvalování jsou zapojeny i další osoby posuzující správnost operace po
věcné stránce:
i. právník fakulty je zapojen do posouzení všech smluvních ujednání,
ii. manažer veřejné zakázky je zapojen do posouzení všech smluvních
podmínek, na základě kterých bude dodávka plnění či služby realizována
ve všech případech, kdy administrace veřejné zakázky probíhá v souladu
s předpisy Masarykovy univerzity (dále jen „MU‟) v elektronickém
nástroji. V takovém případě probíhá schvalovací postup před vyhlášením
veřejné zakázky,
iii. právník Centra pro transfer technologií je zapojen do posouzení všech
smluvních ujednání dotýkajících se předmětů průmyslového vlastnictví,
know-how a dalších předmětů duševního vlastnictví v případech, kdy tak
stanoví Směrnice MU č. 10/2013 Duševní vlastnictví či bylo předmětné
smluvní ujednání zpracováno za asistence Centra pro transfer
technologií,
iv. pověřenec pro ochranu osobních údajů je zapojen do posouzení všech
smluvních ujednání, součástí kterých je předávání osobních údajů
studentů a zaměstnanců univerzity,
v. další osoby, jejichž odbornost je vyžadována – např. ekonom daní a cel
atd.
(5) Do schvalovacího procesu je možné zařadit i konečného schvalovatele, kterým je
zpravidla děkan fakulty jakožto osoba, která jedná za MU.
(6) V případech vymezených Statutem MU a Organizačním řádem MU, kdy náleží
pověření zastupovat MU ve smluvních vztazích rektorovi, prorektorovi, kvestorovi
či jiné pověřené osobě, jsou do procesu schvalování zapojeni rovněž schvalovatelé
odpovědných odborů Rektorátu MU.
Článek 3
Sloučení schvalovacích postupů
(1) Sloučení funkcí příkazce operace, správce rozpočtu a hlavního účetního není
přípustné.
(2) Sloučení schvalovacích postupů správce rozpočtu a hlavního účetního je přípustné
v případech, kdy bylo riziko z tohoto pověření shledáno jako nevýznamné.
Článek 4
Nastavení účastníků finanční kontroly
(1) Organizací systému finanční kontroly na fakultě je pověřen vedoucí ekonomického
oddělení.
(2) Nastavení účastníků finanční kontroly na základě návrhu vedoucího ekonomického
oddělení schvaluje tajemník fakulty.
(3) Aktuální seznam účastníků finanční kontroly ve struktuře vedoucí zakázky –
příkazce operace – správce rozpočtu – hlavní účetní je veden v Elektronickém
informačním systému MAGION. Za aktualizaci seznamu odpovídá ekonomické
oddělení fakulty.
Článek 5
Systém finanční kontroly – schvalovací postupy
(1) Schvalovací postupy u jednotlivých druhů operací finanční kontroly jsou nastaveny
následovně:
a) předběžná řídicí kontrola před vznikem závazku
i. smlouva – příkazce operace, právník, vedoucí ekonomického oddělení,
správce rozpočtu,
ii. objednávka – příkazce operace, správce rozpočtu,
iii. cestovní příkaz – příkazce operace, správce rozpočtu,
(použití soukromého vozidla – tajemník),
iv. pracovněprávní vztah – příkazce operace, správce rozpočtu,
v. limitovaný příslib – příkazce operace, správce rozpočtu, ekonom,
vi. zadávací řízení – příkazce operace, správce rozpočtu, právník, manažer
veřejné zakázky, vedoucí ekonomického oddělení;
b) předběžná řídicí kontrola po vzniku závazku
i. faktura přijatá, opravný daňový doklad – příkazce operace, správce
rozpočtu, hlavní účetní,
ii. doklad o nákupu v hotovosti – příkazce operace, správce rozpočtu,
hlavní účetní,
iii. ostatní doklady (vnitrofakturace, přeúčtování nákladů v rámci MU apod.)
– příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní,
iv. cestovní příkaz – příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní,
v. stipendia – příkazce operace, správce rozpočtu;
c) předběžná řídicí kontrola před vznikem nároku
i. smlouva – příkazce operace, správce rozpočtu, právník, vedoucí EO,
ii. přijatá objednávka – příkazce operace, správce rozpočtu,
iii. zadávací řízení – příkazce operace, správce rozpočtu;
d) předběžná řídicí kontrola po vzniku nároku
i. faktura vydaná – příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní,
ii. příjmový pokladní doklad – příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní
účetní,
iii. ostatní doklady (vnitrofakturace, přeúčtování nákladů v rámci MU apod.)
– příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní.
(2) Předběžnou řídicí kontrolu před vznikem závazků u smluv dle ustanovení § 1746
odst. 2 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, ve znění pozdějších předpisů,
je možné provádět i tzv. zjednodušenou formou za účasti příkazce operace a
správce rozpočtu za předpokladu využití předem odsouhlasených či konzultovaných
smluvních vzorů.
Článek 6
Administrativní fáze procesu finanční kontroly
Administrativní zajištění přípravy dokumentů a jejich předání do procesu finanční kontroly
je nastaveno následujícím způsobem:
a) personalistika
i. pracovně-právní vztahy – zaměstnanci personálního oddělení fakulty,
b) objednávky
i. provoz akademického pracoviště – sekretariát daného pracoviště,
ii. knihovní fond a EIZ – pověřený zaměstnanec Ústřední knihovny FF MU,
iii. AVT a IT – pověřený zaměstnanec Centra informačních technologií,
iv. provoz budov fakulty – pověřený zaměstnanec správy budov,
v. provoz děkanátu a jiných pracovišť – pověřený zaměstnanec
ekonomického oddělení,
vi. investice fakulty – pověřený zaměstnanec ekonomického oddělení,
c) stipendia – zaměstnanci MU,
d) smlouvy – zaměstnanci MU,
e) zadávací řízení, výběrové řízení – zaměstnanci pracoviště fakulty zajišťující
proces zadávacího či výběrového řízení, pro kterého potřeby je předmět
zadávacího či výběrového řízení zajišťován.
Ostatní operace související se zajištěním průběhu finanční kontroly probíhají na
ekonomickém oddělení fakulty.
Článek 7
Záznam o prováděné kontrole
(1) Schvalování dokladů v rámci finanční kontroly probíhá preferovaně v elektronické
podobě (prostřednictvím autentizovaného přihlášení v aplikaci Schvalování návrhů
smluv, případně u projektů v aplikaci ISEP, ve specifických případech pak
prostřednictvím aplikace Schvalování a elektronické podepisování dokumentů),
nebo v písemné podobě (posouzení je stvrzeno vlastnoručním podpisem).
(2) Výsledkem provedené kontroly je elektronický záznam dostupný v příslušné aplikaci
a evidenci EIS Magion, nebo listinný průvodní list evidovaný ekonomickým
oddělením fakulty.
(3) Aktuální formuláře pro jednotlivé druhy operací, které mají listinnou podobu, jsou
zpřístupněny na dokumentovém serveru Masarykovy univerzity.
Článek 8
Průběžná řídicí kontrola
(1) Průběžná řídicí kontrola se provádí průběžně od vzniku nároku nebo závazku do
ukončení operace.
(2) Průběžnou řídicí kontrolu zajišťují zaměstnanci, kteří jsou pro konkrétní operaci
pověřeni příkazcem operace.
Článek 9
Následná řídicí kontrola
Následná řídicí kontrola je zajišťována vnitřním kontrolním systémem. Tajemník fakulty v
průběhu účetního období určí oblasti kontroly a zaměstnance pověřené touto kontrolou.
Článek 10
Závěrečná ustanovení
(1) Tento pokyn ruší pokyn FF MU č. 2/2022 Zajištění finanční kontroly na Filozofické
fakultě Masarykovy univerzity ze dne 30. září 2022, účinný ode dne 30. září 2022.
(2) Tento pokyn navazuje na Směrnici Masarykovy univerzity č. 3/2013 Zajištění
finanční kontroly.
(3) Výkladem pokynu a jeho aktualizací je pověřen vedoucí ekonomického oddělení
fakulty.
(4) Kontrolu dodržování pokynu provádí tajemník fakulty.
(5) Tento pokyn nabývá platnosti dnem podpisu.
(6) Tento pokyn nabývá účinnosti dnem zveřejnění na veřejné části webových stránek
FF MU.
podepsáno elektronicky
doc. Mgr. Irena Radová, Ph.D.
děkanka