PEDAGOGICKÁ FAKULTA Č. j . : M U - I S / 3 1 2 6 9 / 2 0 1 6 / 3 4 9 8 6 3 / P d F - l Pokyn tajemníka č. 1/2016 Sledování správní režie na Pedagogické fakultě Masarykovy univerzity Podle čl. 2 odst. 2 písmene f) Směrnice MU č. 11/2015, „Zásady pro tvorbu, evidenci, publikaci a archivaci vnitřních norem a vydávání vnitřních norem Masarykovy univerzity" vydávám tento pokyn: 1) Účel: Tento pokyn ukládá povinnost odděleného sledování společných provozních nákladů (správní režie) včetně nákladů, souvisejících s provozováním budov takovým způsobem, aby bylo možné zjistit celkové prvotní náklady před jejich rozúčtováním na jednotlivé projekty/zakázky jak za fakultu, tak za celou MU. 2) Rozsah platnosti: Pedagogická fakulta MU. 3) Definice pojmů a zkratek: • EIS - ekonomický informační systém. 4) Odpovědnost: Vedoucí ekonomického oddělení. Evidence nákladů souvisejících s provozováním budov a ostatních režijních nákladů 1) Sledování společných provozních nákladů PdF MU (režií) včetně nákladů, souvisejících se správou budov, je realizováno povinným použitím fakultního účtu. 2) Veškeré prvotní náklady (externí i interní), související s provozováním budov PdF MU (příloha č. 1), se od 1. 4. 2007 účtují na pracoviště Technicko-provozní oddělení (419880) a přidělený fakultní účet. 3) Personální oddělení zajišťuje, aby mzdové náklady na zaměstnance Technickoprovozního oddělení byly zadávány do personalistiky s nákladovým pracovištěm 419880 a fakultním účtem 415000. (ve znění účinném od 4. 4. 2016) Článek 1 Všeobecná ustanovení Článek 2 Pokyn tajemníka č. 1/2016 4) Personální oddělení zajišťuje, aby mzdové náklady na zaměstnance režijních pracovišť (příloha č. 1) byly zadávány do personalistiky s fakultním účtem 416000. 5) V EIS se fakultní účet 41xxyy zadává v poli označeném „UU". Z číselníku se do tohoto pole přenáší xxyy, kde: xx - analytika, jejíž strukturu stanovuje EO RMU jednotně pro celou MU (Budova) yy - analytika fakultního účtu (Fakultní účet) 6) Použití fakultního účtu umožňuje sledovat na pozicích xx vybrané náklady/výnosy pro potřeby MU nezávisle na použití pozic yy. 7) Členění fakultního účtu 41xxyy v EIS na dvojice znaků xx a yy umožňuje zadávat výběrové podmínky přímým zadáním jednotlivých hodnot nebo intervalem hodnot. 8) Aktualizaci číselníku fakultních účtů v EIS zajišťuje ekonomické oddělení fakulty. Na pozici xx se zadává pouze hodnota 00 nebo hodnoty definované EO RMU. 9) Prvotními režijními náklady (externími i interními), jsou zejména: a) náklady souvisejícími se správou budov: • spotřeba paliva, • pořízení majetku pro správu budov a jejich opravy a údržbu, • energie, • náklady na opravy a údržbu budov a jejich zařízení (výtahů apod.), • odpisy nemovitostí, • služby (externí úklidová služby, externí zajištění ostrahy budov, zhotovení klíčů, orientačního značení, malování, mytí oken, revize, odpadové hospodářství, apod.), • mzdové náklady a odvody na interní pracovníky správy budov, vrátné a uklízečky, • režijní náklady pracovníků správy budov (materiál, poštovné, telefony), • hygienické vybavení (např. toaletní papír, saponáty), atd. b) ostatní společné provozní náklady (režijní), které nelze jednoznačně přiřadit ke konkrétnímu projektu/zakázce. 10) V případě účtování zvýšení/snížení nákladů, souvisejících s preúčtovaním v rámci fakulty nebo mezi HS se fakultní účet nepoužije (resp. v případě použití fakultního účtu na pozicích yy se na pozici xx uvede 00). 11) Režijní náklady u projektů: - OP V W ESF , EFRE: mohou být uplatněny i formou převedení části úvazku režijního pracovníka FRMU a Erasmus+ se neodvádí Rozvojových (např. z IRP) se neodvádí, neboť režie rovnoměrně zatěžuje fakultu a jde na vrub centralizovaných zakázek Článek 3 Závěrečná ustanovení 1) Související dokumenty: :- Pokyn tajemníka č. 1/2016 • Zákon č. 563/91 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů • Vyhláška č. 504/02 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení Zákona č. 563/91 Sb. • Pokyn kvestora č. 5/2008 sledování správní režie na MU • Pokyn kvestora 10/2014 Pravidla pro stanovení podílu správní režie na MU a systém uplatňování režijních nákladů do projektů 2) Seznam záznamů: • Nejsou 3) Seznam příloh: • Příloha č. 1 Fakultní účty a seznam budov 4) Kontrola a aktualizace: a) Kontrolu a aktualizaci tohoto pokynu provádí l x ročně vedoucí EO. První kontrola bude provedena rok po vydání tohoto pokynu. Kontroly jsou zaznamenávány do záznamu Kontrola dokumentů. b) Povinností každého zaměstnance fakulty, který při své práci využívá tento pokyn, je neustále sledovat jeho aktuálnost a funkčnost a upozornit manažera pro vnitřní vztahy na její nedostatky a potřebu změn. 5) Výkladem ustanovení tohoto pokynu pověřuji vedoucí EO. 6) Historie změn: 7) Tento pokyn nabývá platnosti dnem zveřejnění. 8) Tento pokyn nabývá účinnosti dnem 4. 4. 2016 V Brně 4. 4. 2016 tajemnice 3 Pokyn tajemníka č. 1/2016 Příloha č. 1 Fakultní účty a seznam budov Pracoviště Název fakultního účtu 410000 nerežijní náklady 410001 nerežijní kancelářský papír 410002 nerežijní tonery 410043 FRIM 4741 z CP na stavby 410100 BUD 00013 budova D Poříčí 31 410200 BUD 00012 budova B Poříčí 7 410300 BUD 29608 budova A Poříčí 9 410400 BUD 22638 budova C Poříčí 7 ( pavilon dvůr) 410500 BUD 26442 budova E Poříčí 31 (pavilon) 410600 BUD 28525 budova F Botanická zahrada Kejbaly 410700 BUD 28586 budova G Botanická zahrada Kejbaly 410800 BUD 28588 oplocení Botanické zahrady 410900 BUD 28589 vodovod Botanické zahrady 411000 BUD 28590 kanalizace Botanické zahrady 411100 BUD 28593 komunikace,chodníky, zpevněné plochy 411200 BUD 28597 učebna v přírodě Botan.zahrady 411300 BUD 32976 sportovní areál Poříčí 31 411400 BUD 33029 budova Poříčí 31A 411500 Základ pod Bránu vědění 411600 Zpevnění části komunikace Poříčí 7 (u vjezdu, odpad) 415000 Fakultní účet přiřazený k pracovníkům TPS 415001 režijní kancelářský papír 415002 režijní tonery 416000 Fakultní účet přiřazený k ostatním režijním pracovníkům 416001 režijní kancelářský papír 416002 režijní tonery 417100 Zvýšení/snížení nákladů - preúčtovaní režijních nákladů na jiná pracoviště HS 417200 Zvýšení/snížení nákladů - preúčtovaní režijních nákladů mezi HS 418100 Zvýšení/snížení nákladů - preúčtovaní režij.nákladů z HS na externí subjekty 419100 Zvýšení/snížení nákladů - preúčtovaní režij.nákladů přes pomocnou zakázku 419200 Zvýšení/snížení nákladů - přeúčt. režij. nákl. přes pomoc, zakázku do projektů A