UII I
E D
Č.j.: MU-IS/706/2020/1077007/PdF-l
Pokyn tajemníka č. 1/2020
Zásady užívání e-mailové komunikace na PdF MU
(ve znění účinném od 1. 2. 2020)
Podle čl. 32 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění dalších
zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů, a podle článku 5 odst.
2 písm. c) Organizačního řádu Pedagogické fakulty Masarykovy univerzity vydávám tento
pokyn:
Článek 1
Předmět úpravy
(1) Účel: Pokyn tajemníka řeší používání jednotného systému adres v elektronické
korespondenci zaměstnanců, jehož účelem je zvýšení transparentnosti systému emailových
adres, ochrana osobních údajů fyzické osoby a zvýšení spolehlivosti
i bezpečnosti e-mailové korespondence.
(2) Rozsah platnosti: Pravidla uvedená v tomto pokynu jsou závazná pro všechny
zaměstnance Pedagogické fakulty Masarykovy univerzity (PdF MU).
(3) Definice pojmů a zkratek:
• e-mail - elektronická pošta
• doména - část adresy v systému elektronické pošty uvedená za znakem „@"
• CIT - Centrum informačních technologií Pedagogické fakulty Masarykovy
univerzity
(4) Odpovědnost: vedoucí CIT
Článek 2
Zásady užívání e-mailových adres
(1) Všichni zaměstnanci PdF MU mají přidělenou e-mailovou adresu s univerzitní
doménou muni.cz. Např. adresa na PdF MU je ve tvaru prijmeni@ped.muni.cz nebo
prijmeni.jmeno@ped.muni.cz. Zaměstnanci jsou povinni při používání elektronické
poštovní komunikace prostřednictvím e-mailů při plnění pracovněprávních povinností,
tj. při zasílání pracovních e-mailů, výhradně používat tuto e-mailovou adresu (emailový
účet) pod univerzitní doménou muni.cz.
(2) Nepřipouští se při zasílání pracovních e-mailů, komunikaci se studenty, řešení agendy
úředně-správního charakteru apod. používání soukromých e-mailových adres nebo emailových
adres jiné organizace, s výjimkou uvedenou v následujícím odstavci.
Pokyn tajemníka č. 1/2020
Zásady užívání e-mailové komunikace na PdF MU
(3) Komunikace z e-mailových účtů jiných pracovišť třetích osob související s činností
PdF MU je možná pouze v případě pracovněprávního vztahu nebo jiného smluvního
vztahu daného zaměstnance PdF MU k tomuto jinému pracovišti, např. školitel
doktoranda, který má úvazek u třetí osoby, může ke komunikaci s doktorandem
využít jak účet vedený pod doménou ped.muni.cz, tak účet pod doménou této třetí
osoby.
(4) Přeposílání e-mailů na další pracoviště zaměstnance PdF MU, t z n . možnost
automatického přeposílání z e-mailového účtu pod doménou muni.cz na jiný emailový
účet zaměstnance, je možné realizovat pouze v případě e-mailového účtu s
univerzitní doménou muni.cz a v případech dle odst. 3). Zaměstnanec PdF MU není
oprávněn přesměrovat pracovní elektronickou poštu z univerzitní domény muni.cz do
e-mailové schránky mimo tuto doménu.
(5) Tento pokyn neomezuje umístění a typ e-mailových schránek studentů, se kterými
elektronická komunikace probíhá, (např. pokud student uvede ke komunikaci s ním
e-mailovou adresu zřizovanou u externího poskytovatele, lze i nadále zasílat e-maily
na tuto adresu), vyjma povinnosti používání elektronické pošty podle Studijního
a zkušebního řádu.
(6) Do pracovních e-mailů je možné uvádět pouze osobní údaje fyzické osoby, jejichž
zveřejnění nemůže mít na danou osobu žádný vliv ve smyslu ochrany osobních údajů
podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických
osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů
a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále
GDPR), nebo takové údaje, o kterých tato osoba sama komunikuje (tj. komunikaci
o nich sama zahájila).
(7) Zaměstnanci jsou povinni užívat k ukládání pracovních e-mailů výhradně poštovní
schránky v rámci univerzitních e-mailových systémů, v y j m a případů uvedených
v odstavci 3.
(8) Zaměstnanci jsou při podpisování pracovních e-mailů vázáni pravidly pro využívání
Jednotného vizuálního stylu Masarykovy univerzity (JVS) tak, že svůj podpis pod email
vytvoří, resp. vygenerují na stránce www.sablony.muni.cz pomocí nástroje
Vytvoření podpisu do e-mailu. Odkaz: https://sablony.muni.cz/fakulty/pedagogicka-
fakulta/podpis-do-e-mailu/vytvoreni-podpisu-do-e-mailu.
Článek 3
Rozesílání hromadných mailů
(1) V případě rozesílání hromadných mailů z pracovního e-mailu více osobám na jejich
soukromé e-mailové adresy je doporučeno použít výhradě funkce tzv. „skryté kopie".
Zveřejnění soukromé e-mailové adresy prostřednictvím jejího uvedení do pole adresát
(„Komu") nebo prosté kopie („Kopie") a rozeslání dalším adresátům e-mailu není
s ohledem na ochranu osobních údajů podle GDPR přípustné; (např. student nemá
zjistit e-mailové adresy ostatních studentů nebo hromadně oslovovat účastníky
přihlášené na konferenci na jejich soukromé e-mailové adresy nelze jinak než formou
skryté kopie).
(2) Pokyn uvedený v odst. 1) tohoto článku se nevztahuje na rozesílání pracovních emailů,
v nichž při hromadné komunikaci je rozesílán hromadně e-mail v rámci
spolupracující skupiny, kde se účastníci vzájemně znají a mezi sebou e-maily obvykle
komunikují.
(3) Příklady, kdy je použití seznamu e-mailových adres v kopii oprávněné:
2
Pokyn tajemníka č. 1/2020
Zásady užívání e-mailové komunikace na PdF MU
• Vedoucí pracoviště z pracovní e-mailové adresy zasílá sdělení všem svým
zaměstnancům na jejich pracovní e-mail.
• Jakákoliv pracovní komunikace při použití pracovních e-mailů.
• Při komunikaci vyučujícího se skupinou studentů v rámci projektu, společné
činnosti nebo jiné situaci, kdy jde o skupinu lidí, kteří o sobě vzájemně vědí a své
e-mailové adresy znají.
(4) Rozesílat hromadné e-maily většímu počtu studentů, než jsou studenti jedné
katedry, lze pouze se souhlasem proděkana pro studium.
(1) Tento pokyn zrušuje Směrnici tajemníka č. 1/2013, Zásady užívání e-mailových adres
na PdF. MU.
(2) Tento pokyn navazuje na Směrnici Masarykovy univerzity č. 1/2018, Ochrana
a zpracování osobních údajů, ve znění změn a doplňků a Směrnici MU č. 10/2017,
Používání informačních technologií, ve znění změn a doplňků.
(3) Výkladem jednotlivých ustanovení tohoto pokynu pověřuji vedoucího CIT.
Průběžnou aktualizací zajišťuje tajemník PdF MU.
(4) Kontrolu dodržování tohoto pokynu vykonávají tajemník PdF MU a vedoucí CIT.
(5) Tento pokyn nabývá platnosti dnem podpisu tohoto pokynu.
(6) Tento pokyn nabývá účinnosti 1. 2. 2020.
Článek 4
Závěrečná ustanovení
Brno 17. 1. 2020
Mgr. Ing. Daniela Němcová
tajemnice Pedagogické fakulty Masarykovy
univerzity
3