1 MANUÁL Objednávky v EIS Magion a INETu Vypracovala: Zuzana Králíková, 26.5.2016, doplněno 27.3.2017 Obsah: Úvod str. 2 Objednávky vytvářené v EIS Magion str. 2 Objednávky vytvářené v INETu str. 3 Objednávkové řady FF str. 4 Vytváření objednávky v EIS Magion str. 5 Objednávky nad 50tis bez DPH str. 6 FK objednávky str. 7 Zadávání žádanek pro DNS a RS str. 11 Ukládání objednávky z EIS Magion do pdf str. 18 2 ÚVOD Tento dokument se zabývá systémem zadávání a schvalování objednávek v EIS Magion a v INETu. Obsahuje základní pravidla objednávání na FF, užitečné tipy a postupy vytváření objednávek v EIS Magion a v INETu krok za krokem. Je určený zejména sekretářkám, administrátorkám a dalším pracovníkům FF, kteří vytvářejí a schvalují objednávky v EIS Magion nebo v INETu. Objednávky na FF dělíme podle prostředí, v němž jsou vytvářeny. V EIS Magion vytváříme všechny běžné objednávky a objednávky mimo Dynamický nákupní systém (dále jen DNS) a Rámcové smlouvy (dále jen RS). V INETu vytváříme všechny objednávky přes DNS a RS (tzv. žádanky). V průběhu schvalování objednávky se do EIS Magion překlopí i objednávky přes DNS a RS, takže nakonec jsou všechny naše objednávky přístupné v EIS Magion. Abychom měli možnost vytvářet objednávky, musí nám být přidělena práva. Práva k objednávkám v EIS Magion přiděluje vedoucí ekonomického oddělení, práva k objednávkám (žádankám) v INETu přiděluje pan tajemník. Objednávky vytvářené v EIS Magion Tyto objednávky můžeme charakterizovat následujícím způsobem: a) objednávky na všechno, co nelze najít v katalozích DNS a RS (zboží, služby, nájmy, ubytování, letenky atd.), zboží s jinými parametry, než nabízí RS b) objednávky na zboží kupované narychlo, přestože v nabídce DNS jej můžeme najít (tzv. „náhlá potřeba“ – musí být písemně schválená p. tajemníkem) Pravidla pro vytváření objednávek v EIS Magion Objednávky vytváříme v EIS Magion v objednávkové řadě pracoviště (sekretářky a administrátorky) – viz kapitolu Objednávkové řady FF, str. 4, v případě plánovaných investičních nákupů v řadě 2199 (Z. Králíková). Na zboží/služby objednávané v rámci MU vytváříme vnitroobjednávky v řadě 2195 (Z. Králíková). Objednávky v celkové hodnotě nad 50.000,-Kč bez DPH vytváříme v řadě 2101 (sekretářky a administrátorky) – viz kapitolu Objednávky nad 50tis bez DPH, str. 6. Objednávku je nutné vytvořit a schválit ve finanční kontrole (dále jen FK) v EIS Magion před datem vystavení daňového/zálohového dokladu. FK je možné provést elektronicky nebo průvodkou (viz kapitolu FK objednávky, str. 7). K nákupům přes pokladnu objednávky v EIS Magion nevytváříme. Pokud máme k plánovanému nákupu smlouvu, objednávka již není nutná. Objednávka v EIS Magion slouží primárně k zajištění FK a následnému spárování s daňovým/zálohovým dokladem, může být však použita i k přímému objednání zboží/služby u dodavatele (odesíláme jako pdf emailem nebo vytištěné poštou). Objednávku přikládáme k daňovému/zálohovému dokladu a opatřenou jménem, příjmením a podpisem příkazce operace a razítkem pracoviště posíláme na ekonomické oddělení (B. Kšicová). Postup vytváření objednávky v EIS Magion – viz kapitolu Vytváření objednávky v EIS Magion, str. 5. 3 Objednávky vytvářené v INETu Na základě platné legislativy o veřejných zakázkách jsou na MU nákupy zboží z níže uvedených kategorií realizovány výhradně přes tzv. Dynamický nákupní systém a Rámcové smlouvy. a) DNS: aktuálně pro drogistické potřeby, ICT, kancelářské potřeby, tonery a tiskařské služby b) RS: aktuálně pro PC a periferie, NB, tiskárny, tiskařské služby Pravidla pro vytváření objednávek v INETu V INETu v aplikaci InfoZdroje – DNS a RS – Katalogy je možné prohlédnout si a vybrat nabízené zboží/služby. Nabídka RS je v rámci smluvního období neměnná, nabídku DNS lze rozšiřovat zasláním požadavku na přidání položky přes Uživatelskou podporu: iHelp v pravém dolním rohu stránky nebo kontaktováním pracovníka pověřeného přidáváním požadavků za FF (Z. Králíková). Objednávka zboží se vytváří přes INET jako tzv. žádanka v aplikaci InfoZdroje – DNS a RS – Zadávání žádanek pro DNS a RS (viz kapitolu Zadávání žádanek pro DNS a RS, str. 11). Sběr žádanek přes DNS je uskutečňován obvykle do konce každého měsíce (časový harmonogram je uvedený u kategorie zboží v INETu). Pokud je žádanka v INETu předána do objednávek do konce měsíce, na začátku dalšího měsíce probíhá schvalování objednávek vedením FF a rektorátem a poté se automaticky překlopí do EIS Magion, kde je potřeba zahájit finanční kontrolu (= schválit objednávku) – elektronicky nebo průvodkou stejně jako u běžných objednávek. Dokud není FK zahájena, zadavateli objednávky chodí e-maily s upozorněním na neschválené objednávky. Objednávky je třeba schválit obvykle do 25.dne měsíce (termín je uvedený v informačním emailu i v INETu). Vysoutěžená firma dodává zboží do 14 dní od podpisu smlouvy, což bývá obvykle v první polovině následujícího měsíce. Žádanky přes RS se po předání do objednávek překlopí do EIS Magion automaticky hned. Po zahájení a následném schválení finanční kontroly je nutné objednávku uložit v pdf (viz kapitolu Postup ukládání objednávky z magionu do pdf, str. 18) a odeslat e-mailem na ekonomické oddělení (Z. Králíková). Rámcové smlouvy se uzavírají na rok – u žádanek na poslední chvíli je třeba kontaktovat dodavatele, jestli stihnou zboží dodat a vyfakturovat do konce platnosti rámcové smlouvy. Informace o aktuálně uzavřených rámcových smlouvách získáte u Mgr. R. Gnidy a v INETu na adrese https://inet.muni.cz/app/dns/predmety (viz obr. níže) 4 OBJEDNÁVKOVÉ ŘADY FF Objednávkové řady jsou čtyřciferná čísla, označující podskupinu objednávek FF platnou typicky pro jedno konkrétní pracoviště nebo projekt, případně pro specifický typ objednávek. První dvojčíslí označuje hospodářské středisko (dále jen HS). Filozofická fakulta má číslo HS 21, takže všechny dokladové řady pro FF začínají 21. Sekretářky vytváří nové běžné objednávky výhradně ve svých objednávkových řadách. Každému pracovišti nebo projektu je přiděleno jiné číslo objednávkové řady, aby bylo uživatelům usnadněno vyhledávání a práce s objednávkami. V případě objednávek nad 50.000,-Kč bez DPH využívají všechna pracoviště řadu 2101. Objednávková řada 2195 slouží pro Vnitroobjednávky za celou FF (objednávky v rámci MU) a 2199 pro Investiční objednávky za celou FF. Obojí zadává ekonomické oddělení (Z. Králíková). Typ Název 2101 Objednávky – FF nad 50.000,- Kč 2102 Objednávky - FF VZ -stř.pro arch.výzkum 2103 Objednávky - FF VZ -stř.pro výzkum jaz. 2104 Objednávky - FF Ak.centrum rozvoje 2106 Objednávky - FF kabinet knihovnictví 2107 Objednávky - FF kabinet češtiny 2108 Objednávky - FF Centrum SNČJ 2109 Objednávky - FF Centrum VMMAP 2110 Objednávky - FF děkanát 2111 Objednávky - FF filozofie 2113 Objednávky - FF psychologie 2114 Objednávky - FF pedagogika 2115 Objednávky - FF jazykověda 2116 Objednávky - FF česká literatura 2117 Objednávky - FF český jazyk 2118 Objednávky - FF Centrum NAKLIV 2119 Objednávky - FF Centrum PARTSIP 2120 Objednávky - FF CERME 2121 Objednávky - FF klasická studia 2122 Objednávky - FF germanistika 2123 Objednávky - FF anglistika 2124 Objednávky - FF romanistika 2126 Objednávky - FF archeologie 2127 Objednávky - FF slavistika 2131 Objednávky - FF historie 2132 Objednávky - FF pom.vědy histor. 2133 Objednávky - FF etnologie 2134 Objednávky - FF hudební věda 2135 Objednávky - FF divadelní studia 2136 Objednávky - FF seminář dějin umění 2137 Objednávky - FF filmová věda 2138 Objednávky - FF religionistika 2139 Objednávky - FF seminář estetiky 2140 Objednávky - FF CDVUR 2141 Objednávky - FF CpDOVK 2142 Objednávky - FF CIAS 2143 Objednávky - FF AOFS OPVK 2144 OBJ - FF Podpora profesní příp. OPVK 2145 OBJ - FF Podpora odborné příp. OPVK 2146 OBJ - FF Centrum pro etnolog. výzkum 2147 OBJ - FF LEVYNA 2148 OBJ - FF OP VK Inovace ÚKS 2149 OBJ - FF OP VK INOVA.CZ 2150 OBJ - FF OP VK CIUS 2151 OBJ - FF OP VK Japonská studia 2152 OBJ - FF OP VK FIFA 2153 OBJ - FF CEINVE 2154 OBJ - FF FIND 2155 OBJ - FF OP VK Inovace výuky archeolog. 2156 OBJ - FF OP VK ERNIE 2157 OBJ - FF Postdoc II 2158 OBJ - FF Inovace vzdělávání v psychologi 2159 OBJ - FF OP LZZ Řezáčová 2160 OBJ - FF Seminář Jap.studií - Vondráčková 2161 OBJ - FF Seminář čínských studií- Vávrová 2162 OBJ - FF OPVK INTERES 2183 Objednávky - FF CIT 2184 Objednávky - FF ÚK 2185 Objednávky - FF 2188 Objednávky - FF údržba 2195 Vnitroobjednávky 2196 Objednávky - FF CJV 2199 Investice - Filozofická fakulta 5 VYTVÁŘENÍ OBJEDNÁVKY V EIS MAGION V záložce Detail nebo Hledání vytvoříme novou objednávku kliknutím na tlačítko Nový. Vybereme správnou objednávkovou řadu, vepíšeme název objednávky, pomocí IČ vyhledáme dodavatele, zvolíme konečného příjemce a v případě potřeby opravíme datum vystavení (vždy před datem vystavení daňového/zálohového dokladu). Na záložce Položky doplníme popis položky, počet, měrnou jednotku, druh ceny, cenu a sazbu DPH. Posuvníkem nebo klikáním na Enter pokračujeme na konec řádku položky. 6 Doplníme číslo zakázky, číslo fakultního účtu, účel použití a druh položky. Uložíme pomocí tlačítka Uložit. Pokračujeme zahájením finanční kontroly objednávky. Tip – mezi jednotlivými kolonkami se lze přesouvat vpřed pomocí klávesy Enter. Pro výběr z nabídky možností lze použít klávesu F2. Objednávky nad 50tis bez DPH Pokud objednáváme zboží či služby nad 50tis bez DPH, je nutné založit objednávku v řadě 2101 a do zápatí vepsat nebo uložit ze vzoru následující text: „Objednatel vylučuje akceptaci této objednávky s odchylkou. Dodavatel souhlasí se zveřejněním smlouvy, která vznikne na základě této objednávky, v registru smluv. Akceptace objednávky: V……… Dne……… Razítko a podpis osoby oprávněné za dodavatele: ………“ Akceptaci je nutné nechat podepsat dodavatelem a takto akceptovanou objednávku zaslat na EO (D. Komárková), aby mohlo být provedeno zveřejnění v registru smluv dle platné legislativy. Z tohoto důvodu je od roku 2016 blokováno vytváření objednávek nad 50tis bez DPH v ostatních objednávkových řadách. 7 FK objednávky Finanční kontrolu dokladu (dále jen FK) můžeme provést elektronicky nebo papírovou průvodkou. Elektronický způsob umožňuje schvalovatelům odsouhlasit doklad přes počítač na základě e-mailové výzvy. Papírovou průvodku je nutné opatřit vlastnoručními podpisy schvalovatelů. Schválení elektronicky Po uložení objednávky klikneme na Proces FK, vybereme účastníky procesu a odešleme kliknutím na tlačítko Dokončit. Pokud máme zakliknuté Zaslat vyzyvateli oznámení… v levém dolním rohu, po schválení FK nám přijde email s potvrzením, že objednávka byla schválena elektronicky. 8 Schválení průvodkou Po uložení objednávky klikneme na Tisk. Objeví se dialogové okno Potvrzení, které se nás ptá, jestli chceme pokračovat, přestože objednávka není schválená ve finanční kontrole. Chceme pokračovat právě proto, abychom objednávku mohli schválit ve finanční kontrole. Klikneme tedy na Ano. 9 V nabídce Tisk dokladu se pomocí posuvníku posuneme až na konec nabídky. Zvolíme Žádost o vystavení neinvestiční objednávky. Kliknutím na Tisk vytiskneme tzv. průvodku, kterou necháme podepsat účastníky FK (na průvodku se předvyplní jména schvalovatelů dle zakázky). 10 Jakmile máme průvodku podepsanou, vrátíme se do detailu objednávky a přes tlačítko Oprava otevřeme doklad k editaci. V kolonce fin.kon. rozbalíme možnosti a vybereme Schváleno průvodkou. Uložíme pomocí tlačítka Uložit. 11 ZADÁVÁNÍ ŽÁDANEK PRO DNS A RS Zadáme adresu inet.muni.cz do prohlížeče a přihlásíme se pomocí UČO/přezdívky a hesla. V seznamu vybereme Interní informační zdroje – Dynamický nákupní systém a rámcové smlouvy 12 Vybereme Zadávání žádanek pro DNS a RS, Založit žádanku, 13 v rozbalovacím seznamu vybereme Pracoviště a Kategorii Aktuální kategorie pro DNS: Drogistické zboží, ICT, Kancelářské potřeby, Tonery, Tiskařské služby Aktuální kategorie pro RS: Notebooky, Počítače, Tiskárny, skenery a multifunkční zařízení a Tiskařské služby 14 Stejným způsobem vybereme Sběr (obvykle pouze jedna možnost = jediný sběr do konce aktuálního měsíce), Dokladovou řadu (objednávková řada pracoviště) a do kolonky Interní poznámka můžeme a nemusíme vepsat informace, které budou sloužit výhradně pro naši potřebu. Hlavičku žádanky uložíme pomocí tlačítka Uložit hlavičku. Tip – pod kolonkou Sběr se zobrazují bližší údaje ke sběru, Vás bude zajímat především termín plnění = dodání zboží. V levém dolním rohu klikneme na Přidat položku. 15 Položky vybíráme a) buďto z abecedního seznamu všech položek pomocí rozbalovacího seznamu, nebo b) vepsáním názvu/části názvu do kolonky nad seznamem položek a kliknutím na Hledat (objeví se všechny položky obsahující vyhledávaná slova). Tip 1 – po převzetí vybraného předmětu se pod názvem předmětu objeví parametry - rozměry, informace o materiálu, barvě nebo třeba o tom, jestli je předmět balen jednotlivě, nebo po více kusech. Tomu odpovídá Předpokládaná cena v další kolonce. Zvláště při objednávání více kusů doporučuji věnovat poznámkám velkou pozornost jak tady, tak následně v objednávce v EIS Magion. Často se stává, že firma posílá zboží v jiném balení, než je napsáno u položky v INETu. Nejspolehlivější ukazatel je cena (předpokládaná cena u položky v INETu by měla být alespoň podobná ceně u položky v objednávce v EIS Magion). Příklad: u obálek v INETu je napsáno „baleno po 1000 ks“. Chci objednat pět tisíc obálek, tedy pět krabic. Do kolonky Počet (bal) zadám „5“. Ve vysoutěžené firmě ale nemají obálky balené po 1000ks, ale po 50ks. V objednávce překlopené z INETu do EIS Magion už se objevuje upravený počet ks 100 (5000/50). Cena odpovídá předpokládané ceně, způsob balení kontroluji v EIS Magion rozbalením Popisu položky. V případě nesrovnalostí ihned volám do vysoutěžené firmy. Při dodání zboží kontroluji položky jak s objednávkou z INETu, tak z EIS Magion. Tip 2 – v objednávce překlopené do EIS Magion lze ještě před odesláním k finanční kontrole snížit počet ks u jednotlivých položek, zvýšit nikoliv. Pokud potřebuji položku zrušit úplně, je nutné kontaktovat OVZ RMU (je možné prostřednictvím EO – Z. Králíková). 16 Je nutné vyplnit všechny kolonky označené oranžovou hvězdičkou. Doplňujeme tedy Počet ks, Budovu, Odpovědnou osobu, Zakázku, Účel. Položku uložíme pomocí tlačítka Uložit položku. S položkou lze nyní pracovat – upravit ji, smazat anebo kopírovat (kopírování používám pro objednávku podobných předmětů – např. kuličkové pero červené, modré, černé). Další položku přidáme opět kliknutím vlevo dole na Přidat položku. 17 Jakmile máme v žádance všechno, co chceme, odešleme ke schválení pomocí tlačítka Předat žádanku ke schválení. Žádanku lze ještě nějakou chvíli Převzít zpět k dopracování, poté se definitivně znepřístupní pro další úpravy a na začátku dalšího měsíce probíhá její schvalování. Do EIS Magion se překlopí okolo 19. dne v měsíci, zhruba do 25. dne je nutné provést finanční kontrolu dokladu. Pokud byla uzavřena smlouva s dodavatelem, v první polovině následujícího měsíce můžeme očekávat dodání zboží. Pokud objednáváme zboží přes rámcovou smlouvu (RS), po Předání žádanky ke schválení v INETu se objednávka ihned automaticky překlopí do EIS Magion. Objednávku v EIS Magion je nutné schválit ve finanční kontrole, uložit do pdf (Objednávka CZ Cena MJ) – viz kapitolu Ukládání objednávky z EIS Magion do pdf, str. 18 – a odeslat na ekonomické oddělení (Z. Králíková). Pokud objednáváme zboží či služby nad 50tis bez DPH, je nutné vytvořit žádanku v objednávkové řadě 2101 a po překlopení do EIS Magion do zápatí vepsat nebo uložit ze vzoru text o akceptaci objednávky (viz kapitolu Objednávky nad 50tis bez DPH - str. 6). 18 Ukládání objednávky z EIS Magion do pdf Pokud objednáváme zboží přes rámcovou smlouvu (RS), po předání žádanky ke schválení v INETu se objednávka ihned automaticky překlopí do EIS Magion. Objednávku v EIS Magion je nutné schválit ve finanční kontrole, uložit do pdf a odeslat na EO. V detailu objednávky klikneme vpravo dole na Tisk. Vybereme řádek Objednávka CZ Cena MJ, klikneme na Tisk. 19 V okně tisku vybereme PDF creator a klikneme na Tisk (nenecháme se zmást, v tomto případě má funkci tlačítka OK). V okně PDFCreatoru klikneme na Uložit. 20 Vybereme místo pro uložení, pojmenujeme soubor a potvrdíme tlačítkem Uložit. Tip – ukládání do pdf se může vizuálně lišit podle softwaru, který máte nainstalovaný ve Vašem PC. Nenechte se tím zastrašit, výsledek musí být stejný!  Na závěr zkontrolujeme v počítači, že jsme objednávku uložili správně a odešleme k dalšímu zpracování na adresu zuzana.kralikova@phil.muni.cz.