Platby hrazené převodem z účtu – zálohové platby, faktury,
platební příkazy
Všeobecné informace:
Faktury a další doklady k zaplacení přijímá paní Kšicová, která doklad zkontroluje a předá k FK
(finanční kontrola). Pokud doklady neobsahují všechny náležitosti a podklady, jsou vráceny zpět
na pracoviště. Příkaz k zaplacení do banky je zadán až po FK.
Zahraniční platby je nutné předat na EO ke zpracování s časovým předstihem. Podklady pro zahraniční
platbu se zasílají k uhrazení na RMU. Není tedy možné tuto platbu provést ihned.
Z každého dokladu musí být jasné, o jakou službu nebo zboží se jedná, kolik počitatelných měrných
jednotek nám bylo dodáno. K faktuře za zboží patří dodací listy, které je potřeba dodat
společně s fakturou.
Dle Ústavy ČR je úředním jazykem v České republice čeština. Dle zákona o účetnictví a dalších
zákonů a vyhlášek či předpisů je nutné mít všechny zaúčtované doklady v českém jazyce. Pokud
je faktura či jiný doklad k proplacení v jiném jazyce, je potřeba doplnit překlad dokladu do češtiny.
To stejné se týká i smluv.
Objednávky většinou zadávají sekretářky pracovišť. Objednávka nesmí být vystavena až po dodání
faktury, po odebrání zboží nebo služeb. Na objednávce musí uvedeno hůlkovým (tiskacím)
písmem jméno a příjmení příkazce operace, jeho podpis a razítko pracoviště.
(Výjimka „ Rámcové smlouvy “ : Objednávky podepíše elektronicky pan děkan. Další podpisy a razítka
se nedoplňují. Objednávka se odešle na adresu dodavatele.
Všechny smlouvy (v češtině) se evidují u paní Komárkové na EO.
Tiskopisy:
Platební příkaz (bude vyvěšen na dokumentovém serveru).
Žádost o úhradu do zahraničí (bude vyvěšena na dokumentovém serveru).
Fakturační údaje:
1) Fakturační adresa
Masarykova univerzita
Filozofická fakulta
Arna Nováka 1
602 00 Brno
Doklad lze proplatit také s adresou:
Masarykova univerzita
Žerotínovo nám. 617/9
602 00 Brno
(Tato adresa se nedoporučuje, doklad může být na FF dodán pozdě.)
2) Identifikační kódy
IČO: 00216224
DIČ: CZ 00216224
3) SWIFT CODE…. KOMBCZ PP
4) IBAN….CZ 43 0100 0000 0000 85636621
Předkontační razítka:
(používají se k přehledné orientaci pro FK, pro zaúčtování a k následné kontrole dokladu, razí
se na doklad). Zahrnují: číslo zakázky
číslo podzakázky
fakultní účet
syntetický účet
analytický účet
podpis příkazce operace
podpis správce rozpočtu
podpis hlavní účetní
číslo závazku, pod kterým je zaveden do systému v PC (v RUMBURu).
Doklady dodané na EO k proplacení musí obsahovat:
podpis příkazce operace
číslo zakázky, z které bude platba provedena (pokud má zakázka více pracovišť, je nutné
také uvést číslo pracoviště, pokud bude platba z OP VK z nepřímých nákladů, je třeba
uvést NN/0100/číslo podzakázky/ číslo pracoviště)
doklad, který je hrazen z OP VK, musí být opatřen razítkem projektu a číslem kapitoly,
z které je hrazen
objednávka nebo číslo smlouvy / může být i obojí
přílohy.
a) Tuzemská zálohová faktura (proforma faktura)
zálohová faktura
objednávka nebo číslo smlouvy
přílohy.
b) Tuzemský daňový doklad, faktura (může také být vyúčtování tuzemské zálohové faktury)
daňový doklad
objednávka nebo číslo smlouvy
přílohy.
(Vyúčtování tuzemské zálohové faktury – objednávka se dokládá stejná, jako byla uvedena u
zálohové faktury.)
Platební příkaz
vyplněný platební příkaz
objednávka nebo číslo smlouvy
přílohy.
Údaje, které jsou uvedeny v platebním příkazu, je třeba pro kontrolu doložit v tištěné podobě
(údaje vytištěné z internetu, z e-mailu).
Daňový doklad, faktura – vyúčtování zálohové platby (platební příkaz)
daňový doklad
objednávka nebo číslo smlouvy (objednávka se dokládá stejná, jako byla při zálohové faktu-
ře)
přílohy.
Zahraniční zálohová faktura
zálohová zahraniční faktura a vyplněná žádost o úhradu do zahraničí
objednávka nebo číslo smlouvy
přílohy.
Údaje, které jsou uvedeny v platebním příkazu, je třeba pro kontrolu doložit v tištěné podobě
(údaje vytištěné z internetu, z e-mailu).
Žádost o úhradu do zahraničí – použije se v případě, pokud je třeba uhradit zahraniční platbu,
a není k dispozici zahraniční proforma faktura
vyplněná žádost o úhradu do zahraničí
objednávka nebo číslo smlouvy
přílohy.
Údaje, které jsou uvedeny v žádosti o úhradu do zahraničí, je třeba pro kontrolu doložit
v tištěné podobě (údaje vytištěné z internetu, z e-mailu).
Zahraniční daňový doklad, faktura (může také být vyúčtování zahraniční zálohové faktury,
nebo žádosti o úhradu do zahraničí, kterou se hradila platba předem)
daňový doklad + vyplněná žádost o úhradu do zahraničí (při vyúčtování zálohové platby
se již nevyplňuje)
objednávka nebo číslo smlouvy.
(Vyúčtování zahraniční zálohové faktury, žádosti o úhradu do zahraničí – objednávka se dokládá
stejná, jako byla při zálohové faktuře nebo žádosti o úhradu do zahraničí,)
Doklady, které je nutné přiložit k jednotlivým platbám:
Platba – exkurze (pro platby z finančních prostředků určených na výuku lze platit jen exkurze
uvedené ve studijním programu na daný semestr, u ostatních finančních zdrojů postupujte
podle propozic zadavatele nebo dárce):
datum konání akce
program exkurze (i k zálohové platbě)
seznam osob, které se exkurze zúčastnily (seznam osob se nemusí dokládat při zálohové
platbě).
Musí být označeni zaměstnanci, účastníci, kteří mají smlouvu § 1746 nebo jinou smlouvu.
Pokud se účastní zaměstnanci, je třeba doložit 1. stranu CESu schváleného před cestou.
Platba – zajištění stravování, pohoštění (platí pro finanční zdroje mimo těch, které jsou
určeny na výuku, vždy dle propozic zadavatele):
datum konání akce
seznam osob, rozpis jídel (druh, cena za porcí, počet porcí, nesmí obsahovat alkohol!!!)
podepsaný dodavatelem
akce pro studenty organizované mimo Brno – uvádějte zvlášť zaměstnance, kteří si podávají
CES, a následně se jim i krátí stravné
akce v Brně – v případě konzumace stravy (oběd, večeře) personální oddělení krátí počet
stravenek nebo příspěvků zaměstnavatele na obědy v menze.
Na faktuře musí být uvedeno pohoštění (káva, chlebíčky, sušenky, apod.) nebo zajištění
stravování (teplá jídla vč. rautu).
Platba – přeprava osob, ubytování:
datum konání akce
seznam osob, které byly přepravovány.
Musí být označeni zaměstnanci, účastníci, kteří mají smlouvu podle § 1746, OZ nebo jinou
smlouvu. Pokud se účastní zaměstnanci, je třeba doložit 1. stranu CESu schváleného před
cestou.
Platba – konferenční poplatek:
datum konání akce
jméno účastníka
1. strana CESu (schváleného před cestou)
pozvánka na konferenci.