Organizace spisové služby na FF MU od 1. 1. 2017 V souladu se Směrnicí MU č. 2/2016 – Spisový řád a z důvodu zajištění bezproblémového chodu spisové služby na FF MU. Doručování zásilek • Formát adresy zásilek doručovaných FF MU: o Masarykova univerzita Filozofická fakulta Název pracoviště Jméno Příjmení Arna Nováka 1 602 00 Brno o Tato adresa je jedinou doručovací adresou pro FF MU. o Adresu pro doručení uvádějte ve výše uvedeném formátu! • Příjem veškerých poštovních zásilek doručovaných na adresu Arna Nováka 1, tj. na adresu Filozofické fakulty Masarykovy univerzity, provádí výhradně podatelna FF MU, a to bez ohledu na druh zásilky a způsob jejího doručení. o Doručené zásilky nelze nechávat na vrátnici! o Zasílání soukromých zásilek na adresu FF MU: Podatelna FF MU tyto zásilky nepřebírá a vrací je okamžitě odesílateli. ▪ V případě zaslání soukromé zásilky na adresu FF MU nelze očekávat, že zaměstnanec přepravní firmy bude kontaktovat adresáta, že je mu zásilka doručována, neboť adresa Arna Nováka 1 je adresou fakulty, tudíž jsou veškeré zásilky doručovány na podatelnu. • Zásilky doručované na dobírku (případně s doplatným za clo): Při objednání zásilky doručované na dobírku (příp. s doplatným za clo) adresát zásilky ihned předá přesně odpočítanou částku dobírky (doplatného) na podatelnu. Pokud v okamžiku doručení zásilky nebude mít podatelna hotovost k dispozici, převezme pouze výzvu k vyzvednutí zásilky a zásilku nechá uložit. O dalším postupu bude rozhodnuto podle charakteru zásilky. Evidence dokumentů • Dle Spisového řádu se dokumenty úřední povahy doručené MU nebo jejím zaměstnancům a dokumenty vzniklé z činnosti MU evidují v elektronickém systému spisové služby (Úřadovna IS MU). • Z výše uvedeného důvodu budou veškeré zásilky adresované FF MU vyjma zásilek, u kterých to právní předpisy neumožňují, od 1. 1. 2017 na podatelně FF MU otevírány a dokumenty úřední povahy budou evidovány do Úřadovny IS MU. • Za dokument úřední povahy se považuje také e-mail, který obsahuje úřední sdělení. Odesílání zásilek • V souladu Spisovým řádem bude podatelna (výpravna) FF MU odesílat pouze zásilky s úředními dokumenty, které budou vypraveny přes Úřadovnu IS MU, tzn., že obálka s odesílaným dokumentem musí mít uvedeno číslo zásilky MUZA / natištěný čárový kód MUZA s číslem zásilky. Jedná se o dokumenty odesílané doporučeně i obyčejně. • Odesílané zásilky budou i nadále označeny razítkem odesílajícího pracoviště, a to za účelem rozúčtování poštovného. • Odesílání soukromých zásilek přes podatelnu (výpravnu) je zakázáno.