Pokyn Filozofické fakulty Masarykovy univerzity č. 2/2019
ADMINISTRACE NÁKUPŮ
(ve znění účinném od 7. června 2021)
Podle čl. 12 Organizačního řádu Filozofické fakulty Masarykovy univerzity vydávám tento
pokyn:
Článek 1
Úvodní ustanovení
Tento pokyn je určen jako instrukce pro všechny zaměstnance, kteří se podílejí na realizaci
nákupů na jednotlivých akademických i neakademických pracovištích Filozofické fakulty
Masarykovy univerzity (dále jen „FF MU‟).
Článek 2
Východiska předpisu
(1) FF MU při obstarání dodávek či služeb hospodaří s veřejnými prostředky a patří mezi
povinné subjekty – zadavatele v režimu zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání
veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákon‟). FF MU se při
zadávání veřejných zakázek dále řídí směrnicí Masarykovy univerzity č. 10/2015,
Pravidla pro zadávání veřejných zakázek (dále jen „Směrnice MU‟).
(2) Dle zákona je zadavatelům uložena povinnost zohlednit při zadávání veřejných
zakázek, u nichž je to vzhledem k jejich povaze a smyslu možné, rovněž zásady
sociálně odpovědného zadávání, environmentálně odpovědného zadávání a inovací
(dále jen „společensky odpovědné zadávání‟). Aplikace těchto zásad se řídí
metodickým listem Odboru veřejných zakázek Rektorátu Masarykovy univerzity
(dále jen „OVZ RMU‟).
(3) Zároveň je fakulta povinna všechny smlouvy s hodnotou plnění vyšší než 50 000 Kč
bez DPH zveřejňovat v Registru smluv v souladu se zákonem č. 340/2015 Sb., o
zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o
registru smluv.
Článek 3
Proces administrace nákupů
(1) V souladu s povinnostmi uloženými předpisy shora uvedenými rozlišují zaměstnanci
při administraci dodávek a služeb následující kategorie:
a) režim zákona o zadávání veřejných zakázek – dodávky a služby od
předpokládané hodnoty 2 000 001 Kč bez DPH a výše:
- fakulta zadává přes elektronický nástroj E-ZAK,
- řeší administrátor veřejných zakázek (resp. právník fakulty), velké a
specifické dodávky poté manažer veřejných zakázek OVZ RMU. O
konkrétním způsobu realizace rozhodne tajemník fakulty.
- pracoviště poskytuje součinnost, proces zadávání však probíhá shora
uvedeným způsobem,
- smlouva se zveřejňuje v Registru smluv;
b) mimo režim zákona o zadávání veřejných zakázek – tzv. zakázka malého
rozsahu, do hodnoty 2 000 000 Kč bez DPH:
- podléhá Směrnici MU, ta dále člení zakázky dle hodnoty na:
1. zakázky od 500 000 Kč bez DPH a výše:
- fakulta zadává přes elektronický nástroj E-ZAK,
- řeší administrátor veřejných zakázek (resp. právník fakulty),
specifické dodávky poté manažer veřejných zakázek OVZ
RMU,
- pracoviště poskytuje součinnost, proces zadávání však probíhá
shora uvedeným způsobem,
- smlouva se zveřejňuje v Registru smluv;
2. zakázky do 499 999 Kč bez DPH:
- dle Směrnice MU není nutné, ale je možné zadat přes
elektronický nástroj E-ZAK,
- pokud není pořizováno přes E-ZAK, je nutné výběr dodavatele
zachytit v průzkumu trhu (i když kvůli hodnotě nepodléhá
zakázka režimu zákona, je u všech nákupů potřeba postupovat
transparentně, nediskriminačně, dodržovat zásadu
přiměřenosti, zohledňovat zásady společensky odpovědného
zadávání), pro průzkum trhu je používán formulář dle vzoru v
příloze tohoto pokynu;
i. u dodávek a služeb v hodnotě 50 001 Kč bez DPH a vyšší:
- je vždy nutné pečlivě zvážit související plnění
poskytovaná s dodávkou či službou a dále zvážit, zda
nemá být vztah s dodavatelem ošetřen písemnou
smlouvou; v případě pochybnosti konzultovat s
administrátorem veřejných zakázek (resp. právníkem),
- po vyřešení této otázky je nutné provést průzkum trhu
dle vzoru v příloze č. 1 tohoto pokynu,
- samotný nákup je potřebné realizovat objednávkou
akceptovanou dodavatelem (jednotný formulář pro celou
FF MU dle vzoru v příloze č. 3 tohoto pokynu),
- smlouva nebo objednávka akceptovaná dodavatelem se
zveřejňuje v Registru smluv,
- finanční plnění fakulty i plnění dodavatele nemůže nastat
dříve, než bude smlouva či dodavatelem akceptovaná
objednávka zveřejněna v Registru smluv, této
skutečnosti musí odpovídat i daňové doklady vystavené
dodavatelem;
ii. u dodávek a služeb do 50 000 Kč bez DPH:
- je nutné zvážit případnou potřebu zakázku ošetřit
smluvně kvůli specifičnosti dodávky/služby,
- pokud smlouva není nutná, je třeba provést průzkum
trhu (dle vzoru v příloze č. 2 tohoto pokynu),
- samotný nákup je potřebné realizovat objednávkou
vytvořenou v ekonomickém informačním systéme
Magion,
- průzkum trhu není nutné provádět v situacích, kdy
náklady jeho realizace přesahují hodnotu pořizované
dodávky či služby, a to s ohledem na zásadu efektivnosti,
účelnosti a přiměřenosti, za takovou hodnotu je obvykle
považována částka ve výši 10 000 Kč bez DPH,
- písemné odůvodnění zásad společensky odpovědného
zadávání není nutné realizovat s ohledem na zásady
efektivnosti, účelnosti a přiměřenosti,
- smlouva nebo objednávka akceptovaná dodavatelem se
nezveřejňuje v Registru smluv.
(2) V případech, kdy je dodávka či služba pořizována v rámci projektu (dotace), bude
pro zachycení průzkumu trhu použit příslušný vzorový formulář dle přílohy pokynu
doplněný o údaje projektu a případná loga, a to v souladu s pravidly publicity
daného programu či poskytovatele dotace. Zároveň je pořizovatel povinen
konzultovat s oddělením výzkumu a vývoje FF MU potřebu zhotovení průzkumu trhu
i v hodnotách nižších, než je stanoveno tímto pokynem.
(3) Vzorové formuláře pro průzkum trhu zachycují hodnocení tří různých nabídek. Tento
počet je minimální nutný. V případě potřeby může pracoviště hodnotit i více nabídek
získaných průzkumem trhu. Nižší počet nabídek je přípustný u výrobků a služeb,
které dodává nižší počet dodavatelů, resp. v situacích, kdy dodavatel neučinil
nabídku a výrobek či služba není dodáván jiným dosud neosloveným dodavatelem.
(4) Vzorové formuláře pro průzkum trhu zachycují hodnocení dle kritéria nejnižší ceny
bez DPH. Jedná se nejobvyklejší způsob hodnocení. Pracoviště má možnost hodnotit
nabídky i dle jiných objektivně stanovených kritérií. Za předpokladů stanovených
metodickým listem OVZ RMU je pracoviště povinno aplikovat zásady společensky
odpovědného zadávání.
(5) Za účelem hodnocení nabídek je nutné stanovit objektivně měřitelné technické
podmínky. Tyto je potřebné stanovit určitě, nikoliv však diskriminačně pro konkrétní
produkt.
Článek 4
Závěrečná ustanovení
(1) Výkladem pokynu a jeho aktualizací pověřuji právníka FF MU.
(2) Kontrolu dodržování pokynu provádí vedoucí Ekonomického oddělení FF MU.
(3) Tento pokyn nabývá platnosti dnem podpisu.
(4) Tento pokyn nabývá účinnosti dnem 7. června 2021.
podepsáno elektronicky
Ing. Ivo Jurtík
tajemník
Přílohy: č. 1 Vzorový formulář pro průzkum trhu od 50 001 Kč
č. 2 Vzorový formulář pro průzkum trhu do 50 000 Kč
č. 3 Vzorový formulář objednávky s akceptací dodavatelem