Směrnice Filozofické fakulty Masarykovy univerzity č. 2/2022
O ZPŮSOBECH A ZÁSADÁCH
INTERNÍ A EXTERNÍ KOMUNIKACE
FILOZOFICKÉ FAKULTY MASARYKOVY UNIVERZITY
Podle § 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění
dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů vydávám tuto
směrnici:
Článek 1
Východiska a předmět úpravy
(1) Filozofická fakulta Masarykovy univerzity (dále jen „FF MU“ nebo „fakulta“) usiluje
o zajištění dobré dostupnosti informací určených zaměstnancům, studujícím,
uchazečům o studium nebo o pracovní pozice a také široké veřejnosti. Využívá k tomu
takové způsoby komunikace, které umožňují distribuovat relevantní informace těmto
cílovým skupinám (dále jen „komunikační kanály“).
(2) Tato směrnice stanovuje jednotlivé komunikační kanály pro komunikaci uvnitř fakulty
i směrem k veřejnosti a jejich rámcový způsob využití. Stanovuje také základní zásady
komunikace.
(3) Podrobněji jsou způsoby práce s jednotlivými komunikačními kanály a komunikační
zásady rozpracovány metodickými listy.
Článek 2
Definice pojmů
(1) Zkratkou „IS MU“ v textu se rozumí Informační systém Masarykovy univerzity
dostupný na adrese www.is.muni.cz. Zkratkou „Inet“ se rozumí Ekonomicko-správní
informační systém Masarykovy univerzity dostupný na adrese www.inet.muni.cz.
Pojmem „Portál“ se v textu rozumí Portál pro zaměstnance Masarykovy univerzity
dostupný na adrese www.portal.muni.cz.
(2) Pro účely této směrnice se rolí či funkcí uvedenou ve formě generického maskulina
rozumí role nebo funkce, kterou vykonávají osoby různého genderu, tedy:
a) „děkanem“ děkan či děkanka;
b) „tajemníkem“ tajemník či tajemnice;
c) „zaměstnancem“ zaměstnanec či zaměstnankyně;
d) „studentem“ student či studentka;
e) „uchazečem“ uchazeč či uchazečka
f) atd.
Článek 3
Komunikační kanály
(1) Pro prezentaci FF MU navenek slouží především tyto komunikační kanály:
a) Webové stránky fakulty na doméně www.phil.muni.cz a webové stránky
fakultních pracovišť na příslušných subdoménách.
i. Cílovou skupinou webových stránek jsou uchazeči o studium, zájemci
o nabízené pracovní pozice a mimofakultní veřejnost;
ii. Samostatná sekce centrálního webu je vyčleněna pro aktuální
studenty (viz níže bod 2b). Obdobně mohou být vyčleněny speciální
sekce pro studenty také na webech jednotlivých pracovišť;
iii. Samostatná sekce centrálního webu je vyčleněna pro prezentaci
vědecko-výzkumných projektů, výstupů a tvůrčích počinů fakultní
akademické obce se speciálním zřetelem k jejich společenskému
přesahu;
iv. Způsob užívání webových stránek a důraz na jednotlivé cílové
skupiny vychází z aktuálního strategického záměru fakulty.
b) Doplňkové webové stránky projektových a dalších aktivit, jejichž povaha
vyžaduje šíření informací k cílovým skupinám mimo fakultu.
c) Úřední deska fakulty přístupná na Dokumentovém serveru v IS MU.
d) Celofakultní profily a profily jednotlivých fakultních pracovišť na sociálních
sítích.
e) Kontaktní popularizační akce pro uchazeče o studium a veřejnost.
(2) Pro komunikaci uvnitř fakulty slouží především tyto komunikační kanály:
a) Webový Portál pro zaměstnance
i. Jeho cílovou skupinou jsou zaměstnanci fakulty a studenti
v doktorských studijních programech, přičemž jeho obsah je
přístupný pouze po přihlášení.
ii. Sdružuje na jednom místě především následující informační zdroje:
1. Statické webové stránky děkanátních a účelových pracovišť
s informacemi, pokyny a návody členěnými dle jednotlivých
agend;
2. Webové články s aktuálními informacemi děkanátních
a účelových pracovišť směrem k zaměstnancům a doktorským
studentům;
3. Kalendář akcí s pozvánkami na fakultní události;
4. Zápisy z porad vedení fakulty, kolegia děkana
a akademického senátu přístupné na Dokumentovém serveru
v IS MU;
5. Upozornění z e-mailové schránky v Microsoft 365;
6. Upozornění a náhled na vybrané aplikace z IS MU a Inet.
b) Sekce pro studenty na webu fakulty
i. Její cílovou skupinou jsou aktuální studenti fakulty.
ii. Sdružuje na jednom místě především následující informační zdroje:
1. Statické webové stránky děkanátních a účelových pracovišť
s informacemi, pokyny a návody týkajícími se studia;
2. Webové články s aktuálními informacemi děkanátních
a účelových pracovišť určenými studentům;
3. Zápisy z porad vedení fakulty, kolegia děkana
a akademického senátu přístupné na Dokumentovém serveru
v IS MU.
c) Fakultní newsletter
i. Je pravidelně zasílán studentům i zaměstnancům a shrnuje důležité
zprávy z webu fakulty či z Portálu pro zaměstnance.
d) LCD obrazovky a inzertní plochy
i. FF MU v rámci ekologicky odpovědného přístupu preferuje inzerci na
LCD obrazovkách na chodbách fakultních budov namísto vyvěšování
tištěných plakátů. Těm jsou v případě potřeby vyhrazeny konkrétní
inzertní plochy. Umisťovat jakoukoliv inzerci mimo ně není dovoleno.
ii. LCD obrazovky slouží primárně ke sdílení pozvánek na akce pořádané
fakultními pracovišti a spolky nebo k informačním kampaním ze
strany děkanátních a účelových pracovišť.
e) Informační systémy (především IS MU a Inet)
i. Zaměstnanci i studenti do nich využívají autentizovaný přístup.
ii. IS MU slouží především pro potřeby studijní administrativy,
e-learningu a agend vnitřní evidence. Inet slouží především ke správě
provozních agend.
iii. Speciální aplikace v IS MU slouží k seznamování s interními předpisy,
ke školení v oblasti bezpečnosti a ochrany zdraví při práci, požární
ochrany a řízení referentských vozidel.
f) Hromadná e-mailová korespondence
i. Na důležité informace upozorňuje vedení fakulty nebo děkanátní či
účelové pracoviště relevantní skupinu studentů či zaměstnanců také
hromadným e-mailem.
ii. Studenti i zaměstnanci jsou povinni sledovat svou e-mailovou
schránku v IS MU, resp. v Microsoft 365.
iii. Studenti i zaměstnanci jsou při interní fakultní komunikaci nebo při
externí komunikaci jménem instituce povinni využívat e-mailovou
adresu s univerzitní či fakultní doménou.
g) Další aplikace sady Microsoft 365 (především MS Teams)
i. Slouží k operativní komunikaci v menších pracovních skupinách
a týmech.
h) Interní pošta
i. Slouží k zasílání fyzických dokumentů prostřednictvím fakultní
podatelny.
Článek 4
Základní zásady komunikace
(1) V rámci externí komunikace jsou dle Statutu MU, čl. 3 odst. 5, členové akademické
obce povinni dbát dobrého jména Masarykovy univerzity.
(2) Zejména v externí komunikaci jménem fakulty jsou studující i zaměstnanci povinni
respektovat alespoň minimální požadavky jednotného vizuálního stylu univerzity.
a) Materiály vyhotovené v jednotném vizuálním stylu musí respektovat všechny
jeho zásady.
b) Materiály vyhotovené ve vlastním vizuálním stylu musí obsahovat alespoň logo
fakulty odpovídající zásadám jeho použití.
(3) Relevantní interní komunikace musí respektovat zásadu dvojjazyčnosti a musí být
vedena v českém i anglickém jazyce.
a) Relevantní interní komunikací se rozumí komunikace směrem k cílové skupině
zahrnující osoby nehovořící česky nebo situace, kdy lze předpokládat předání
informace dalším takovým osobám mimo původní cílovou skupinu.
(4) V rámci veškeré komunikace se doporučuje vhodným způsobem dbát na genderově
senzitivní jazyk.
(5) Webové stránky musí dbát na zásadu přístupnosti osobám se zrakovým postižením,
jež využívají asistivní čtečky.
Článek 5
Závěrečná ustanovení
(1) Touto směrnicí se ruší pokyn FF MU č. 2/2021 Používání anglického jazyka v interní
komunikaci Filozofické fakulty Masarykovy univerzity ze dne 7. března 2022 s účinností
od 7. března 2022.
(2) Výkladem jednotlivých ustanovení této směrnice pověřuji proděkana pro přijímací
řízení a komunikaci s veřejností.
(3) Kontrolu dodržování této směrnice vykonává vedoucí Oddělení vnějších vztahů FF MU,
které zároveň poskytuje v dané oblasti základní metodickou i uživatelskou podporu.
(4) Tato směrnice nabývá platnosti dnem podpisu.
(5) Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2023.
doc. Mgr. Irena Radová, Ph.D.
děkanka