Průvodce personální psychologií
Filozofická fakulta Masarykovy univerzity
PhDr. Zuzana Slováčková, Ph.D., Mgr. Pavla Horáková, Mgr. Dušan Rendoš

Životopis a motivační dopis

Životopis – obecný přehled

Životopis je začátek cesty každého zájemce o práci. Je to v podstatě palubní lístek, bez kterého se uchazeč nedostane na loď, v tomto smyslu do dalšího kola výběrového řízení, ať už se jedná o pohovor nebo jinou formu výběrového řízení. Z psychologického hlediska můžeme na životopis nahlížet jako na odraz osobnosti uchazeče. V optimálním případě může uchazeč ve svém životopise vyjádřit mnohem více, než pouhé strohé údaje o své kvalifikaci. A naopak – pokud personalista či personální psycholog chce, může o uchazeči získat mnoho cenných informací, které v životopise nejsou přímo uvedeny.

Přestože životopis není univerzálním dokumentem, který by měl svá striktní pravidla a předpisy, existují základní údaje, které by zde chybět neměly. Na internetu existuje velké množství doporučených rad, tipů a triků, jak se má psát (nad)standardní životopis, ale také šablony, do kterých uchazeči píší vlastní údaje a po vygenerování dokument zasílají potenciálním zaměstnavatelům či personalistům. Tyto kvazirady však mnoho personalistů už zná a ví, odkud uchazeč o zaměstnání čerpal inspiraci, což mu může ubrat body při rozhodování a selekci životopisů. Navíc se tak významně snižuje prostor pro vyjádření vlastní jedinečnosti, která je při ucházení se o zaměstnání většinou žádoucí. Proto je vhodné k těmto internetovým zdrojům přistupovat kriticky a sestavit si vlastní životopis tak, aby o svém autorovi co nejvíce/nejlépe vypovídal a současně byl adekvátní pracovní pozici, pro niž je určen.

Životopis lze posuzovat ze dvou hledisek – formální stránka a obsahová stránka. V následujících kapitolách se budeme těmto jednotlivý složkám věnovat podrobněji.

Formální stránka

Důležitým aspektem není jen samotný obsah životopisu, ale také to, jak je životopis upraven. Vše, co je v něm uvedeno, by mělo být v souladu s tím, jak životopis vypadá (jako příklad inkongruence můžeme uvést případ, kdy je po obsahové stránce v životopisu zdůrazňována zaměřenost na detail, ale životopis obsahuje četné gramatické chyby).

Vždy by se mělo psát v jednotném formátu (stejný formát a velikost písma mimo nadpisy, stejné pravidlo se doporučuje u motivačního dopisu). Velmi častý je u životopisů nadbytek tzv. „bílého místa“, tedy mnoho nevyužitého prostoru na papíře. Životopis pak může vypadat prázdně. Časté je také variabilní odsazení u jednotlivých kapitol v životopise. To by mělo být vždy zarovnáno a na stejné úrovni.

Výjimkou nejsou ani gramatické chyby, chybějící či přebývající interpunkce, velká či malá písmena na začátku řádků či vět. Vše by mělo být jednotné včetně jazyka, ve němž je životopis psán. Kromě názvu firem, pozic, programů či nápisů, které se užívají v jiném jazyce, je vhodné psát v úředním nebo požadovaném jazyce (tedy nikoliv česko-slovensky, česko-anglicky aj.).

Formální stránka životopisu poukazuje také na to, zda uchazeč umí postupovat systematicky či zda ovládá základní administrativní záležitosti (práce v počítačových dokumentech). To, zda uchazeč použije řádkování nebo zarovnání už záleží na něm a na celkové upravenosti životopisu. Vzhledem k tomu, že je konkurence uchazečů na pracovní pozice veliká, vhodné je také využít jednoduchou grafiku (pokud se nejedná o pozici, která vyžaduje kreativní životopis – u takových pozic jsou uchazeči někdy doslova vybízení k tomu, aby svoji kreativitu v životopise zdůraznili). Grafika však nesmí překrývat obsah životopisu, mělo by se tedy vždy jednat o „decentní“ design, který poukazuje na originalitu životopisu.

Životopis se píše ve standardním formátu A4 v některém z počítačových dokumentů (MO Office, Open Office, Word Pad, Latex aj.). Délka životopisu je optimální v rozmezí 1–2 stránek (max. 3, kromě pozic v top managementu, nebo pokud není v požadavcích na pracovní pozici stanoveno jinak). Při ukládání by se životopis měl nadepsat tak, aby bylo zřejmé, že se jedná o životopis dané osoby (např. Zivotopis_Jan_Novak, Novak_CV aj.). Při odesílání životopisu e-mailem je vhodnější zvolit formát PDF než DOC či XLS, jednak tato forma vypadá lépe a profesionálně, navíc při zaslání PDF nelze do dokumentu dodatečně zasahovat z třetí strany a nelze životopis dále upravovat. Pokud personalista nežádá jinak, nedoporučuje se posílat životopis přímo v těle e-mailu, ale jako přílohu. To proto, že z pohledu personalisty je pak práce se samostatnou přílohou jednodušší.

Obsahová stránka

Tato kapitola je dělena podle údajů, které je nutné nebo doporučené v životopise uvádět. Mnozí uchazeči o zaměstnání píší do životopisu nerelevantní údaje. Vhodné je mít jeden životopis, který obsahuje veškeré činnosti, praxe, brigády, projekty, kurzy a další záležitosti. Tento dokument pak můžeme používat jako výchozí k inspiraci a výběru adekvátních údajů při sestavování nového životopisu na konkrétní pracovní pozici. Není nutné, a často ani žádoucí, aby životopis obsahoval veškeré údaje o uchazeči. Vhodnější je uvést ty údaje, které jsou a relevantní k profesi, na kterou se uchazeč hlásí.

Nutné

• Osobní údaje,
• kontaktní údaje (e-mail, telefon),
• profesní údaje (praxe, brigády, projekty, zaměstnání),
• vzdělání,
• další dovednosti (jazyky, řidičský průkaz, počítačové dovednosti aj.).

Doporučené

• Kurzy a certifikace,
• reference,
• fotografie,
• publikační činnost,
• členství (sdružení, asociace, aj.),
• zájmy,
• ocenění (relevantní k pracovní pozici),
• datum aktualizace.

Mezi základní osobní údaje řadíme jméno, příjmení, tituly, aktuální adresu a kontaktní údaje (telefon, e-mail), popř. datum narození. Informace týkající se pohlaví, rodinného či zdravotního stavu, politické a náboženské příslušnosti či počtu dětí není nutné uvádět, pokud si to daná pracovní pozice nevyžaduje (pozn. zda má zaměstnavatel ze zákona právo výše uvedené informace znát či nikoliv upravuje zákoník práce). V žádném případě by se v životopisech neměly vyskytovat citlivé údaje, jako jsou například číslo občanského průkazu, pasu nebo rodné číslo.

Personalisté přikládají váhu zejména profesním zkušenostem, proto se řadí hned za osobní údaje. Pracovní zkušenosti je vhodné řadit chronologicky, a to od nejaktuálnější pozice (právě probíhající). Jednotlivé pozice by měly mít uvedený název firmy, ve které uchazeč pracoval, časový rámec (včetně měsíce a roku), přesný název pracovní pozice a stručný popis toho, co bylo náplní práce uchazeče na konkrétní pozici. Výběr pozic by měl být relevantní k profesi, na kterou se uchazeč hlásí, např. na pozici obchodníka není potřeba uvádět brigádu sběr brambor na střední škole o prázdninách, neboť tato činnost nijak nesouvisí s jeho budoucí pracovní náplní.

Příklad z praxe

Vzdělání uvádíme nejvyšší ukončené, u vysokoškoláků tedy není potřeba psát střední školu, pokud nebyla specificky zaměřena (jazyky, technika, IT, aj.). Neuvádí se ani základní škola, pokud se nejedná o nejvyšší ukončené vzdělání. Mohou se však uvádět další doplňující studia, např. doplňující pedagogické minimum, psycholog ve zdravotnictví, atestace aj. Další vzdělávání se pak uvádí mezi kurzy a certifikace spolu s typem kurzu (akreditace), počtem hodin, rokem, názvem společnosti či jménem lektora.

Spornou otázkou je fotografie. V Americe se při výběru hudebníků koná výběrové řízení na pódiu za červenou plentou, aby se posuzovaly pouze hudební kompetence uchazeče a nikoliv jeho vzhled. Ve státech se také fotografie do životopisu nevkládá z důvodu možné diskriminace. V České republice jsou u několika nejmenovaných firem životopisy bez fotografií automaticky vyřazeny (což lze také považovat za diskriminaci, která je však těžko prokazatelná). Rozhodnutí je tedy na uchazeči, zda fotografii do svého životopisu vloží či nikoliv. Současný trend v Česku je fotografii do životopisu vkládat. Není to záležitost, kvůli které by uchazeč neměl právo postoupit do dalšího kola výběrového řízení. Fotografie by měla být dostatečně zřetelná, ostrá a aktuální, aby se zájemce o pozici na sebe podobal, neměla by však zabírat značnou plochu v životopise, být umělecká nebo nepřirozeně retušovaná.

Publikační činnost a reference mohou jak uchazeči, tak personalistovi pomoci při selekci životopisů. Publikační činnost se může uvádět na konci životopisu nebo na vlastní stránku mimo životopis. Reference někteří personalisté odmítají, jiní vítají. Mohou se také uvádět na konci životopisu jako seznam, stejně jako publikační činnost, nebo v profesních zkušenostech ke každé pracovní pozici. Uvádí se jméno referující osoby, firma a kontaktní údaje (e-mail, telefon po svolení dané osoby), žádné další osobní údaje referujícího není třeba psát. Vždy se však představuje přímý nadřízený nebo osoba, která měla co dočinění s uchazečem na dané pracovní pozici. Nepůsobí příliš dobře, když uvedená referující osoba z minulého zaměstnání si nedokáže rozpomenout či předat informace o kompetencích uchazeče.

Ocenění a úspěchy mohou uchazeči pomoci, ale také ublížit. V tomto případě je vhodné z pohledu uchazeče vše uvádět do kontextu a zdůvodňovat proč tyto informace uvádí.

Příklad z praxe

Obecně se tedy dá říct, že nelze vždy zcela jednoznačně určit, které údaje do životopisu patří, a které ne. Často záleží na konkrétní pracovní pozici, o kterou se autor životopisu uchází. Zcela jistě se ale vyplatí při psaní životopisu o všech informacích, které do něj chci uvést, přemýšlet.

Diskutabilní je např. uvádění data narození – obvykle je do životopisu uvádíme naprosto automaticky. K čemu však tento údaj slouží? Má věk jako takový nějaký vztah k tomu, jak dobře by mohl uchazeč vykonávat práci spojenou s danou pozicí? Relevantnější je jistě např. délka praxe – a tu uvádíme samostatně. Personalista pochopitelně dokáže odvodit věk třeba z údaje o dokončení školy. Je tedy skutečně uvádění data narození ev. věku nutné? Dovolíme si tvrdit, že je to obvyklé, ne však nezbytné. Záleží na uchazeči, jak si situaci vyhodnotí – zda je pro něj výhodné věk uvést (třeba proto, že na danou pozici jsou preferování mladí lidé nebo naopak lidé s větší mírou zkušeností).

Podobně diskutabilní je otázka zájmů, ev. i vkládání fotografie. Znovu si tedy dovolíme zopakovat tvrzení, že nelze jednoznačně říct, co je správné a co ne a doporučíme spolehnout se na vlastní úsudek. Pokud nějaké osobní údaje do životopisu chceme uvést a víme proč (co chceme potenciálnímu zaměstnavateli jejich prostřednictvím o sobě sdělit), pak je do něj zařaďme. Ve většině případů je však efektivnější uvést tyto specifické informace ve vhodné formě spíše do motivačního dopisu.

Na konci životopisu by nemělo chybět datum a vlastnoruční podpis (podpis lze vložit i do elektronické formy životopisu). Pro personalistu jsou to jednoznačné informace o tom, že disponuje aktuální verzí životopisu, a že uchazeč svým podpisem stvrzuje planost a správnost údajů, které v něm uvedl. Pokud uchazeč odesílá životopis e-mailem a je vybrán na pohovor, je vhodné si jej vytisknout a přinést s sebou alespoň ve dvou kopiích. Signalizuje tak svoji dobrou připravenost na pohovor. Personalista nemusí mít vždy vytištěný životopis uchazeče z důvodu poruchy tiskárny nebo smazaného souboru v počítači aj.

Ze strany potenciálního zaměstnavatele je velmi důležité získat souhlas se zpracováním osobních údajů uchazeče, podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ve znění pozdějších předpisů. Souhlas musí zaslat uchazeč spolu se životopisem. Jeho platnost trvá po určitou dobu, poté by měl personalista žádat o nový souhlas. Pokud se informace o uchazeči ukládají do databáze, kterou má firma k dispozici včetně osobních údajů (tj. jméno, kontakty, adresa aj.), firma by měla být zaregistrovaná na Úřadě o ochraně osobních údajů. V opačném případě může být firma nebo personalista sankcionován vysokými pokutami. Uchazeč má právo vědět, jak se personalista k jeho životopisu dostal, jak s ním zachází a kdy bude zlikvidován. V případě, že personalista není schopen prokázat, že má od uchazeče souhlas, může získat jako fyzická osoba pokutu do řádu milionů korun, právnická osoba může být pokutována ještě vyššími částkami než fyzická. Proto je dobré nepodceňovat tuto skutečnost a získat souhlas od uchazečů spolu s životopisem. Pokud uchazeč souhlas nedodá, personalista by měl životopis buď vyřadit, nebo uchazeče upozornit na chybějící údaj a požádat o dodání souhlasu.

---

Cvičení 3-1: Chyby v životopisu

Před vámi je 1 strana životopisu. Vaším úkolem je projít si životopis a rozhodnout, který řádek v životopisu je správný a který by se měl upravit. Řádek, který je chybný, zaklikněte.

---

Motivační dopis

Napsat opravdu dobrý motivační dopis je často obtížnější než sestavit životopis, který má relativně jasnou strukturu. Rad na internetu ohledně motivačního dopisu není takové nepřeberné množství jako o psaní životopisu. Navíc je motivační dopis vlastním projevem samotného uchazeče. Ukazuje se v něm nejen jeho motivace, ale také vyjadřovací schopnosti, zčásti i schopnost uvažování a priority.

Názor personalistů na význam tohoto dokumentu není jednotný. Podle některých se jedná o klíčovou záležitost, jiní toto tvrzení negují z důvodu sociální žádoucnosti a motivační dopisy ani nečtou. V rámci naší praxe s motivačními dopisy pracujeme a přikláníme se k tomu, že dobře napsaný motivační dopis může hrát značnou roli při rozhodování o tom, kdo z uchazečů bude vybrán do druhého kola výběrového řízení.

Mnozí uchazeči, ale i personalisté, zaměňují pojem motivační s průvodním dopisem. Rozdíl mezi pojmy je následující – průvodní dopis musí být přiložený v každém případě v těle e-mailu. V něm by měl uchazeč personalistovi vyjádřit, na jakou pracovní pozici se hlásí a upozornit na přiložený životopis. Dále by měl obsahovat rozloučení, podpis a vyjádření zájmu o osobní setkání. Někdy také uchazeči píší informaci, odkud se o pracovní pozici dozvěděli. Někteří personalisté vyžadují připojit také text o motivaci uchazeče právě do průvodního dopisu v těle e-mailu. Samotný motivační dopis by se měl zasílat v příloze řádně označený, aby byl personalista schopen rozlišit, který dokument je životopis a který motivační dopis. I motivační dopis lze posuzovat z hlediska formální a obsahové stránky.

Formální stránka

Motivační dopis by měl působit jako další stránka životopisu, respektive jako jeho příloha. Aby životopis a motivační dopis vypadaly profesionálně, měla by být v obou dokumentech zachována stejná formální úprava (formát a velikost písma, zarovnání). V motivačním dopise by nemělo chybět základní oslovení. Velká část uchazečů neví, jak formálně oslovit společnost a začíná větami typu „Dobrý den“ nebo „Zdravím Vás“. Pokud uchazeč ví, komu se dopis dostane do rukou, je vhodné použít jméno personalisty. Ukáže tím orientaci a svou informovanost. Začít motivační dopis je možné formulacemi typu: Vážený pane, Vážená paní, Vážený pane řediteli aj. Pokud oslovení uchazeč nezná, může použít „Vážené vedení“ nebo „Vážení“.

Kromě oslovení by měl personalista vědět, kdo je autorem motivačního dopisu, Měl by tedy obsahovat kontaktní údaje (adresa, telefon, e-mail) týkající se uchazeče, ale také adresu firmy, kam se hlásí. Po úvodním oznámení uchazeče na jakou pozici se hlásí a popisu své motivace, by na konci měl být vyjádřen zájem o osobní setkání, rozloučení, jméno a příjmení uchazeče a datum. Opět tím uchazeč ukazuje, že je motivační dopis aktuální a určený personalistovi dané společnosti.

Příklad z praxe

Nejen z této ukázky vyplývá, že uchazeči by měli v každém novém dokumentu uvádět autora, kontakt a název společnosti či pozice kam se hlásí. Při vytištění několika dokumentů už personalista nemusí vědět, komu motivační dopis patří a může mířit ze stolu do skartovacího zařízení.

Obsahová stránka

Každý motivační dopis by měl být originální a jedinečný, proto nelze používat univerzální rady. Podstatné je, že délka motivačního dopisu by neměla přesáhnout 1 stránku A4. Optimální rozložení jsou 2–3 stručné odstavce. Motivační dopis by měl obsahovat kromě základních údajů také název pracovní pozice, případně informaci o inzerátu („Píši na základě vašeho inzerátu, který jsem nalezl na portálu www.xxxx.cz …“). Doporučuje se krátké představení sebe a svých schopností a také motivace pro práci ve firmě, tedy jaký přínos bude pro uchazeče práce ve společnosti a co může přinést sám uchazeč firmě. Těmito údaji se stává uchazeč pro firmu zajímavým a zvyšuje tak své šance k přijetí. Kompetence a dovednosti je vhodnější kombinovat s pracovními zkušenostmi, než je vyjmenovat za sebou bez kontextu. Po přečtení obsahově i formálně sladěného motivačního dopisu a životopisu může personalista získat podstatně jasnější představu o osobnosti uchazeče.

Již z vlastního označení „motivační dopis“ je zřejmé, že v obsahu tohoto dokumentu je žádoucí se zaměřit na motivaci – ta má v tomto kontextu dva významné aspekty. Tím prvním je vlastní motivace uchazečů k tomu, proč se o danou pozici uchází – tedy co je motivuje k tomu, že se přihlásili právě do tohoto výběrového řízení, na konkrétní pozici a v konkrétní společnosti. Obvykle se setkáváme s formulacemi, v nichž uchazeči vyjadřují svůj zájem o danou pozici, a to, co by jim osobně mohla práce pro konkrétní organizaci přinést (chci získat nové zkušenosti, rozšířit své znalosti, získat praxi, pracovat v prostředí silné a stabilní společnosti, apod.). Na druhou stranu je však více než vhodné vyvážit (či ještě lépe převážit) tyto předpokládané osobní zisky tím, tím že uchazeč uvede to, jakým přínosem může být naopak on pro danou firmu. Tato část motivačního dopisu bývá považována za nejobtížnější a možná právě proto ve většině motivačních dopisů, s nimiž se setkáváme, chybí. Pokud chce uchazeč motivovat potenciálního zaměstnavatele k tomu, aby právě jej na danou pozici přijal (což je tím druhým významným aspektem motivačního dopisu), měl by uvést, čím může v rámci svého působení na nabízené pozici dané organizaci přispět. Je to ideální příležitost k tomu, zúročit své znalosti, schopnosti a dovednosti získané v rámci předchozího studia i pracovních zkušeností a poukázat na možnost jejich aplikace v konkrétním pracovním prostředí.

Příklady z praxe

Při konzultaci ohledně motivačního dopisu nás klientka Eva požádala o jeho zhodnocení v následujícím znění:

Toto je typická ukázka nejednoznačného a vágního popisu. Eva neměla mnoho zkušeností s psaním motivačního dopisu, a tak se nechala inspirovat webovými stránkami. Po konzultaci jsme Evu nechali její motivační dopis do dalšího setkání přepsat. Následuje přepracovaný (upravený) motivační dopis téže osoby. Pro čtenáře by měl být pouze inspirací, jakým způsobem se při jeho tvorbě zamýšlet. Tato ukázka by dále vyžadovala úpravy, ale již menšího rozsahu:

---

Cvičení 3-2: Chyby v motivačních dopisech

Přečtěte si následující 3 motivační dopisy a u každého z nich se rozhodněte, co by z něj šlo vyčíst „mezi řádky“, jaké má nedostatky. Pozorujte také, jak na vás motivační dopis uchazeče působí a jaké myšlenky Vám běží hlavou, obdobně může přemýšlet i personalista.