Průvodce personální psychologií
Filozofická fakulta Masarykovy univerzity
PhDr. Zuzana Slováčková, Ph.D., Mgr. Pavla Horáková, Mgr. Dušan Rendoš

Etiketa ve výběrovém řízení

Znalost principů etikety patří mezi základy při komunikaci s druhými lidmi. Při vzájemné interakci můžeme v druhých zanechávat různý dojem. V případě, že se v chování budou objevovat prvky neadekvátního rázu (například vulgarismy, nereagování na pozdravy, aj.), může to vyvolat u našich komunikačních partnerů pocit devalvace či neznalosti sociálního prostředí. Pokud naopak budeme dodržovat základní principy etiky, můžeme v druhých lidech vzbudit pocity slušného vychování a respektu z naší strany. Dodržování etikety je ukazatelem směřujícím k dobré komunikaci s druhými.

V kontextu personální psychologie se zaměříme především na dodržování základních principů etikety v rámci přijímacího pohovoru. Když s námi bude komunikovat uchazeč, který nezná pravidla etikety, usuzování personálního psychologa či personalisty může být tímto zjištěním ovlivnitelné. Ale i sám personalista by měl znát základy etikety. Při jejich dodržování uchazeč může vnímat komplexnost firemní kultury, respekt a zájem o něj.

Názory na etiketu se v současnosti různí. Někteří tvrdí, že dodržování etikety pomalu mizí, jiní se pokouší dodržovat základy etikety alespoň tam, kde je to žádoucí. Ačkoliv je novodobým trendem všestranná rovnoprávnost a cílem se stává genderově korektní řešení různých záležitosti, společenské pravidlo číslo jedna zní „ve společnosti si nejsme všichni rovni, existují společensky významnější a společensky méně významné osoby,“ (Špaček, 2005). Obecné pravidlo významnosti, ať už v personalistice či v jiném oboru, je to, že se vždy uznává společensky významnější starší osoba, žena, nadřízený, slavná osoba či osoba se zhoršeným zdravotním stavem. Čestné místo je po pravici, proto správně chodí žena po pravé straně vedle muže (mimo některých výjimek – ohrožení, podivná osoba po pravici kolegy aj.). V následujícím textu se zaměříme na události a chování, které se mohou vyskytovat během komunikace personalistů s uchazeči, zejména při pohovoru.

Podání rukou

Uchazeči i personalisté se často dopouští chyb již v úvodu přijímacího pohovoru, a to zejména při podávání rukou. Ruku bychom neměli podávat vsedě, v rukavicích (ženy v některých případech mohou), přes stůl či do kříže. Optimální je pevný krátký stisk, nikoliv však příliš silný nebo naopak příliš slabý – formou tzv. leklé ryby. Dříve podání rukou symbolizovalo skutečnost, že ani jedna strana nedrží nebezpečnou zbraň. První tedy podává ruku personalista. A to nejen proto, že je v dané situaci hostitelem, ale také se v tomto případě jedná o společensky významnější osobu.

Ruka se nepodává protějšku, který má tzv. „plné ruce práce“ či má své ruce jinak zaměstnány (tašky, kabelky, deštníky aj.). Pokud personalista i v tomto případě ruku nabídne, uvádí druhou osobu do svízelné situace. Pokud ruku takto nabídne uchazeč, může to být projev neznalosti etikety. Pokud při pohovoru nabídne ruku jako první uchazeč, není potřeba upozorňovat na korektní postup, ale je vhodnější tuto skutečnost přejít bez komentáře.

V historii se objevovalo ve společnosti líbání ruky – muži líbají ženám pravou ruku. Nejedná se o pravý polibek, jen uchopení konečků prstů, mírné nadzvednutí a těsně nad jejím hřbetem naznačení polibku. V personalistice se tato gesta objevují jen zřídkakdy, většinou se jedná o gesto starších mužů směrem k personalistkám. Další formou přivítání je líbání na tváře. Při formálním seznamování se toto vítání nepoužívá. Muži však při vstupu do veřejné místnosti či kanceláře personalisty snímají jakoukoliv pokrývku hlavy (klobouky, čepice, kšilty).

Představování

Obecně se jako první představuje muž ženě, mladší staršímu, služebně níže postavený služebně výše postavenému. Ve výjimkách se výrazně mladší žena představuje jako první muži výrazně staršímu či zasloužilému. Uchazeč by se neměl představovat v úvodu za chůze či zastavovat náhodné osoby na chodbě při čekání na pohovor. Při vstupu do místnosti by se měl jako první představit on. Personalista se nemusí představovat, pokud má jmenovku na dveřích. Ruku však uchazeč jako první nepodává. Pokud personalista představuje již vybraného uchazeče jeho budoucímu nadřízenému či řediteli, je nutné uvést další informace: „Pane řediteli, toto je Jiří Novák, náš nový zaměstnanec na pozici HR konzultanta. Pane Nováku, toto je Váš nový ředitel personálního odboru, Otomar Zkazka.“

Oslovování

Všechny ženy se oslovují paní bez ohledu na to, zda jsou vdané, mají titul či nikoliv. Tituly používáme, pokud se nám uchazeč představí s ním, popř. nám nabídne vizitku, kde je uveden. Používáme vždy pouze jeden titul. Oslovení více tituly současně není vhodné, přestože je uchazeč jejich právoplatným držitelem.

Poměrně málo známé je pravidlo, že osoby či uchazeče oslovujeme akademickými tituly, nikoliv vědeckými. Dobrou pomůckou pro personalistu může být to, aby oslovoval uchazeče nejvýznamnějším titulem, který má před jménem nikoliv za jménem na vizitce. U nás je toto pravidlo minimálně používané. Přednost před tituly má už pak jen funkce („pane generální řediteli,“ i když je uchazeč inženýr).

Personalista a uchazeč si vždy vykají, pokud se osobně neznají. Pokud uchazeč nabídne tykání, personalista může odmítnout. Pokud uchazeč začne sám tykání používat, personalista se může ohradit, a konstatovat, že by rád zůstal při vykání, aniž by to bylo nevhodné gesto. Personalista nemusí přijmout tykání uchazeče, stejně jako uchazeč nemusí přijmout nabídku tykání personalisty. Tykání nabízí žena muži, služebně výše postavený níže postavenému, starší mladšímu. Časté je u stávajících zaměstnanců a personalistů vykání a oslovování jménem („Maruško, dnes bych potřeboval, abyste uzavřela smlouvu s panem Novákem a vysvětlila mu obecné školení.“)

Konverzace

V rámci pohovoru je vhodné ze strany personalisty navodit na úvod neutrální téma – zeptat se na cestu, na počasí, na den aj. Nejen že toto gesto působí přívětivě, ale také navozuje příjemnou atmosféru a zmírňuje uchazečovu nervozitu z nadcházejícího pohovoru. V této části bychom měli vzpomenout také vhodně zvolenou hlasitost. Rozhovor by měli slyšet pouze obě komunikující strany, rozhodně by se nemělo stát, že by personalista či uchazeč na chodbě překřikovali ostatní osoby vyskytující se v okolí. Rozhovor by měl být jasný a bez nadbytečných výplní. Co se myslí pojmem nadbytečná výplň, je nastíněno u uchazeče v následujícím rozhovoru:

Mnozí uchazeči se snaží být příliš humorní až žoviální. Některé personalisty může takový způsob konverzace přivádět do rozpaků.

Příjemným gestem je zvolnit tempo řeči, pokud nám uchazeč nerozumí a personalista mluví příliš rychle. Pokud mluví příliš rychle uchazeč, měl by se pokusit přizpůsobit se tempu personalisty. Je vhodné používat krátké věty. Pokud se uchazeč rozpovídá více, než personalista potřebuje, měl by si personalista udržet korektní postoj a neměl by zvyšovat hlas či uchazeče okřikovat, aby si uvědomil nevhodnost svého chování. Zároveň by se uchazeč i personalista měli vyhnout kontroverzním, nepříjemným či trapným tématům, která by mohla vygradovat v hádku či ironické poznámky. Raději ustoupíme od tématu, které způsobuje rozladění.

Nemělo by docházet ani ke skákání do řeči mluvčího, ať už se jedná o uchazeče či personalistu. Výjimkou je, pokud se uchazeč rozpovídá o tématech, která pro personalistu nejsou relevantní a musí rázně uvědomit uchazeče. Po dobu konverzace by měly obě komunikující strany udržovat oční kontakt a nenarušovat vzájemnou intimní zónu (vzdálenost do 45 cm od druhé osoby nebo vzdálenost odpovídající natažení jedné ruky). Co by rozhodně uchazeč neměl dělat a co je vnímáno jako nepřijatelné gesto při rozhovoru personalisty a jiného uchazeče (například na chodbě) je, když se uchazeč postaví jako třetí komunikující osoba vedle a poslouchá jejich rozhovor. V takovém případě se personalista či druhý uchazeč mohou této osoby zeptat, zda něco potřebuje, či zda mu mohou nějak pomoci. Zpravidla se třetí osoba odkloní či ustoupí do ústraní a komunikující osoby získají prostor pro hovor.

Pohovor by měl ukončit personalista, nikoliv uchazeč, i když se může cítit, že by nejraději odešel z místnosti.

Doplňující informace o uchazeči může personalista získat nejen z verbální složky komunikace – tedy z toho jak se vyjadřuje a jaký je obsah jeho sdělení, ale i z jeho neverbálních projevů (např. z toho, jak uchazeč sedí na židli). Uchazeč by se neměl posadit sám, bez vyzvání personalisty.

Výše uvedené znaky společensky korektního vystupování je vždy nezbytné posuzovat komplexně, v porovnání s celkovým chováním a způsobem komunikace uchazeče s personalistou.

Čistota a celková upravenost

Čistota je součástí slušného vychování. K tomu, aby byl uchazeč úspěšný, by neměla chybět celková čistota a upravenost, tj. vhodně zvolené oblečení (kostým, oblek), čisté uzavřené boty (u žen na středním podpatku), upravené vlasy, decentní doplňky, nenápadné líčení a v neposlední řadě upravené ruce. Ženy by neměly zapomínat na punčochy v každé situaci (i při vysokých teplotách), sukně by měla sahat po kolena (max. do 10 cm nad kolena, pak se jedná již o minisukni), muži by měli být hladce oholeni, vhodným doplňkem jsou náramkové hodinky. Dobrý dojem činí také to, že uchazeč přijde na místo schůzky včas.

Při pohovoru také není vhodné kašlat či smrkat přímo před uchazečem či personalistou. Vždy by se měl použít vlastní kapesník, nikoliv ubrousek (v restauraci). Pokud je to možné, je vhodné vzdálit se na toaletu, pokud to možné není, pak lze doporučit alespoň odvrácení se od komunikačního partnera a poté se omluvit. Jestliže se však zašpiníme při pohovoru kávou či čajem, tak pokud je to možné, měli bychom použít ubrousek, nikoliv vlastní kapesník.

Pohovor mimo kancelář

Pokud probíhá pohovor v kanceláři firmy, personalista se drží vlastních zásad. Některé firmy, zaměstnavatelé či majitelé firem však preferují realizaci výběrového řízení v kavárně či v restauraci. Může to být z toho důvodu, že se jedná o neutrální půdu a uchazeči se mohou více uvolnit. Některé restaurace či kavárny si však nepřejí, aby se vykonávalo výběrové řízení právě u nich. Takovou situaci lze řešit buď rezervací za poplatek či přislíbení útraty. Proto je vhodné se dopředu informovat o požadavcích gastronomických podniků.

V případě pohovoru mimo kancelář, neřekne-li vybírající jinak, je vhodné, aby on seděl na čestnějším místě – tedy po pravé straně uchazeče (nejedná-li se o ženu či staršího muže). Uchazeč si může objednat nápoj, kávu, čaj či limonádu. Pokud by se jednalo o obchodní schůzku, platit by měl muž či hostitel, v tomto případě i žena, pokud zve na obchodní oběd ona. Pokud personalista neupozorní uchazeče, že je útrata na jeho účet, pak by si měl každý uchazeč platit sám za sebe.

Uchazeč by měl přijít sám. I v případě, že by přicházel v doprovodu partnera, kamarádů či známého, usedat ke stolu by měl vždy sám bez podporujícího kolegy. Při pohovoru by si uchazeč neměl objednávat alkoholické nápoje, ani by neměl kouřit, může tím ukázat personalistovi své zlozvyky. Také personalista by se měl chovat korektně a nekouřit, nejíst či nepožívat alkoholické nápoje během pohovoru v restauracích. V žádném případě by si ani personalista ani uchazeč neměli vyřizovat soukromou poštu, hovory či SMS zprávy.

V případě, že má personalista před sebou notebook a používá jej během pohovoru, měl by upozornit uchazeče, že nahlíží do jejich životopisů či vyplněných dotazníků a nevyřizuje obchodní či soukromé záležitosti.

Shrnutí

Na tomto místě nabízíme ukázku optimálně probíhajícího přijímacího pohovoru:

Pan magistr Voženíl přichází na pohovor, počká na vyzvání vstupu do kanceláře. Při vstupu pozdraví personalistku jako první. Personalistka mu odpoví, podá mu ruku a pan Voženíl představí sebe a důvod svého příchodu. Personalistka představí sebe a vyzve pana Voženíla, aby se posadil.

Po ukončení pohovoru nabízí ruku na rozloučenou opět personalistka, pan Voženíl ji přijímá a opětuje. Pan Voženíl následně odchází ze dveří.

Všechna výše uvedená „pravidla“ či rady jsou vždy spíše doporučením. Kdykoliv může nastat situace, při níž nelze přemýšlet, kdo má jaké gesto vykonat dříve a kdo má přednost a je nutné ihned jednat. V takovém případě se improvizuje a nedostatky či drobné prohřešky vůči etiketě se mlčky přechází.

---

Cvičení 4-1: Procvičovací odpovědník

Procvičovací odpovědník – Etiketa
Odpovědník v Informačním systému MU

---

Literatura

• MATHÉ, I., & ŠPAČEK, L. (2005). Etiketa: Příruční encyklopedie slušného chování. Brno: Centa spol. s.r.o.