Již při vyhledávání informací pro náš text si poznamenáváme údaje o zdrojích, které se chystáme pro vlastní text využít. Při použití citačního manažeru si ihned stáhneme záznam z katalogu nebo příslušné databáze, při ručním vytváření citací si ihned někde poznamenáme základní údaje o dokumentu, které si pak podle pokynů citačního stylu uspořádáme do bibliografické citace. V případě online dokumentů si určitě poznamenejme datum, kdy jsme dokument zobrazili, a není od věci si jej uložit pro případ pozdějšího využití.
Pamatujme na toto pravidlo zejména u online dokumentů či jiných obtížně dostupných zdrojů (např. rukopisy v archivech). Zvláště v případě online dokumentů existuje reálné riziko, že informace budou časem z internetu odstraněny a tedy bychom je zpětně jen velmi těžko dohledávali (ne vždy internetový archiv uchovává všechna data).
Součástí psaní odborného textu je rovněž prokázání schopnosti pracovat s relevantními zdroji ke zpracovávánemu tématu. Pro vlastní text tedy čerpáme z takových zdrojů, jejichž autoři jsou odborníky na námi zpracovávané téma a u nichž lze tuto kvalitu ověřit.
V současnosti je logicky nejjednodušším zdrojem informací Internet, který však obsahuje kromě odborně kvalitních informací i ohromné množství stránek obsahujících informace, jež byly vytvořeny laickou veřejností. Je proto nezbytné si při čerpání informací z internetu všímat, jestli je znám autor textu a je-li odborníkem na dané téma, zdali se jedná o aktuální text, je-li text psán odborným stylem a řádně se v něm cituje, nejde-li ve skutečnosti o informace, za nimiž v pozadí stojí komerční subjekt s vlatními zájmy apod.
V textu citujeme jen ty zdroje, z nichž jsme skutečně čerpali informace pro naši práci. V žádném případě nepřidávejme nic navíc, protože soupisem literatury demonstrujeme znalost příslušné části oboru, tj. sdělujeme jím, co jsme skutečně prostudovali a o čem jsme připraveni vést odbornou diskusi. Ostatně nikdy nevíme, jestli se nás na některé dílo v soupisu literatury někdo nezeptá např. u státní zkoušky.
Již bylo výše uvedeno, že je zcela nezbytné pro správné citování seznámit se s citačními pokyny vydavatele či instituce, pro něž píšeme. Na vysoké škole je proto třeba si zjistit, jestli neexistuje fakultní pokyn nařizující, jak citovat v diplomových pracích, v seminárních pracích atd. Obvykle takový pokyn bývá zveřejněn na webových stránkách studijního oddělení a je případně součástí dalších pokynů k vypracování diplomové práce.
Pakliže takový pokyn neexistuje, je nezbytné ověřit, nemá-li ústav či katedra zaštiťující řešené téma vlastní pokyn k citování. Pokud by ani zde nebyl pokyn stanoven, je vhodné se zeptat vedoucího práce, jak citovat (ideální je zeptat se e-mailem a získat tak odpověď písemně, aby v případě výtek oponentů k citování bylo možno se hájit pokynem vedoucího práce).
Pokud nám citační styl nenařizuje jinak, uvádíme v bibliografické citaci údaje tak, aby byly v souladu s pravidla jazyka dokumentu. Tedy přestože jsou v anglicky psané knize slova v názvu s velkým počátečním písmenem (např. Minimally Invasive Thoracic and CCardiac Surgery: Textbook and Atlas), v bibliografické citaci napíšeme vše v souladu s jazykovými pravidly angličtiny (Minimally invasive thoracic and ccardiac ssurgery: textbook and atlas).
Jestliže však citační styl výslovně nařizuje opsat název přesně podle předlohy, tak toto pravidlo nedodržujeme, tj. napsali bychom Minimally Invasive Thoracic and CCardiac Surgery: Textbook and Atlas.
V případě citování publikace psané jiným písmem než latinkou (např. azbukou, znakovým písmem aj.) převzaté údaje transliterujeme, tj. jednotlivé znaky původního písma nahrazujeme znaky latinky.
Na internetu jsou běžně dostupné znakové tabulky pro transliteraci, které obvykle obsahují abecedně seřazené znaky příslušného jazyka a vedle nich příslušný znak latinky.
Při citování dbáme na to, aby citace a bibliografické citace měly jednotnou podobu, jinak může dojít ke znemožnění identifikace citovaného díla. Navíc formální nedostatky narušují estetický dojem z textu a oprávněně vzbuzují pocit nedbalého přístupu autora k textu.
Zcela nezbytné je bezchybně uvádět citace v textu i bibliografické citace, aby čtenář byl schopen 100% správně identifikovat použitý zdroj informací.
V případě, že v textu potřebujeme uvést doslovně myšlenku, která však byla publikována v cizojazyčném textu, mohou jednotlivé citační styly vyžadovat odlišný postup, ale obvykle se setkáme s tím, že v poznámkovém aparátu (poznámce pod čarou, poznámce na konci kapitoly apod.) nebo v závorce za přeloženým citátem uvedeme původní znění citátu. Dáváme tak možnost čtenáři případně si ověřit, že překlad nepozměnil smysl převzaté myšlenky. Citaci odkazující na bibliografickou citaci umístíme do vlastního textu za přeložený citát.
Jestliže námi citované dílo neobsahuje některý údaj do bibliografické citace, který považujeme za důležitý, můžeme jej zjistit z jiného dokumentu, ale pak jej musíme uvést v hranatých závorkách. Kupříkladu není-li v tištěné knize uveden rok vydání, ale my jej zjistíme z webových stránek vydavatele, můžeme jej v bibliografické citaci uvést, ale vždy jej umístíme mezi hranaté závorky. Dáváme tím čtenáři najevo, že za správnost příslušného údaje neručíme, protože nebyl obsažen v původním dokumentu, ale zjištěn odjinud.
Pokud jsme kupříkladu při citování rukopisu museli z jiných zdrojů převzít více údajů do bibliografické citace, tak je vkládáme do jedné dvojice hranatých závorek, pokud příslušný citační styl nevyžaduje jiný způsob.
Například v dokumentu není uvedeno místo vydání Brno a vydavatel Masarykova univerzita:
| Chybně: |
[Brno]: [Masaryk University] |
|---|---|
| Správně: |
[Brno: Masaryk University] |
Jestliže některý z údajů není dohledatelný, pozorně si přečteme citační pokyn, nestanovuje-li pro takový případ postup (např. některé styly v případě neznámého místa vydání požadují uvést s.l., tj. sine loco = bez místa).