ZÁPIS Z PORADY VEDOUCÍCH SO – 30. 10. 2008 Přítomni: Kinclová, Lázenská, Topolářová, Štěpánková, Hanušová, Korčeková, Marková, Kubelková, Šikulová, Chasáková, Sázavská, Maroušková, Pilnáčková, Vopálková, Odstrčilová, Vičar Obsah: 1) Informace k novým diplomům 2) Certifikáty DS a ECTS Label 3) Informace k US a sociálním stipendiím 4) Připomínky k agendě poplatků za studium 5) Tisk potvrzení o studiu z IS 7) Archivace Dodatku k diplomu 8) Informace o proběhlých veletrzích vysokých škol 9) Kontrola závěrečných prací Ad 1) Nové diplomy: Mgr. Pilnáčková informovala o přípravách nových diplomů: Grafické návrhy diplomů a dodavatelé jsou vybráni; aplikace pro tisk diplomů z IS je hotová. Nové diplomy včetně nových sloh budou k dispozici od SZZ v létě 2009. Fakulty budou informovány kdy a jakým způsobem proběhne první objednávka. RMU zkusí objednat testovací papíry. Nové imatrikulační listy: stadium přípravy technické specifikace pro IS a kalkulace. K dispozici pro podzim 2009. Ad 2) Certifikáty DS a ECTS Label: Mgr. Pilnáčková informovala o průběhu příprav k podání přihlášky v lednu 2009. Nejdůležitějším kritériem pro získání ECTS Label je dvojjazyčný online katalog předmětů - ve spolupráci s týmem IS je připravována analýza, update příslušné aplikace a metodický pokyn k doplnění těchto chybějících informací k předmětům v IS MU. Děkani fakult budou v nejbližší době vyzváni rektorem MU k doplnění chybějících dat. Dne 31.10.2008 byly vybrané fakulty požádány o zaslání kopií vydaných dodatků k diplomu podle pokynu. Ad 3) US a SS: Mgr. Pilnáčková upozornila na sběry žádostí (1.11. – 20.11.) o ubytovací stipendium a sociální stipendium: Žádosti o sociální stipendium nově podávají studenti také přes IS. Za tímto účelem byla vytvořena speciální aplikace. Žádosti o ubytovací stipendia zůstávají beze změn. Ad 4) Připomínky k agendě poplatků za studium (Mgr. Odstrčilová): - Čísla jednací nových rozhodnutí je nutno tvořit tak, aby bylo možno podle nich rozlišit každé vydané rozhodnutí, a to i v případě, že je vydáváno více rozhodnutí jednomu studentovi v aktuálním období (pro rozlišení nestačí učo studenta). Příkladem řešení je použití vygenerovaného specifického symbolu místo č. j. - Fakulty, které užívají spisovou službu, mají za povinnost do ní zavádět každou žádost samostatně. - Od 1. 10.08 dbáme na dodržování zákonných lhůt pro odvolání. Studenti, kteří chtějí tuto lhůtu prodloužit, musí doložit relevantní důvody. Ze všech žádostí o přezkum musí být patrno, kdy byly doručeny na MU (razítko podatelny, razítko pošty na obálce, podpis studijní referentky a „převzala dne“). - Pokud fakulty vyzývají studenty k doplnění žádostí potřebnými podklady, je třeba, aby doplnění bylo úplné – např. nestačí jen potvrzení o tom, že student pobírá sirotčí důchod, je nutno současně doložit příjmy celé rodiny. Jestliže se odvolání týká možných chyb v matrice, student i fakulta musí též dokládat svá tvrzení. - U studentů, kteří měli přerušené studium a neproběhlo u nich počáteční naplnění daty o poplatcích, je nutné kontrolovat správnost výsledků, které vygeneruje aplikace pro vyměřování poplatků, a to především data, kdy studentovi vzniká povinnost platit poplatek. Případné opravy dat provedou samy fakulty, je možno kontaktovat Mgr. Odstrčilovou. - Pokud je rektorem zrušeno nebo změněno rozhodnutí o vyměření poplatku, jsou fakulty povinny změny zaznačit do IS. - Při tvorbě rozhodnutí prostřednictvím hromadné korespondence se objevují chyby. Je nutné rozhodnutí kontrolovat a případné chyby odstranit. Ad 5) Tisk potvrzení o studiu z IS: V současné době je aplikace hotová a plně funkční, přesto ji některé fakulty nevyužívají. Důvodem jsou časové prodlevy a velké fronty studentů, které tiskem rozhodnutí vznikají. SO RMU upozorňuje, že studijní oddělení fakulty nemůže osvědčit potvrzení studenta vypsané ručně. Je nezbytné provést kontrolu v evidenci studenta. Fakulty kvitují další typy potvrzení (přerušení, absolventi), které využívají. Návrh na úpravu - pokud má student přerušené studium např. od 18.09., IS vygeneruje potvrzení o přerušení do tohoto data. Instituce požadují potvrzení, že student studoval do 17.09., nikoliv 18.09. Závěr 1: tým IS MU upraví podle požadavku Závěr 2: otázka tisku nejfrekventovanějšího typu potvrzení o studiu bude ještě řešena týmem IS, případné návrhy řešení budou konzultovány se SO fakult v průběhu semestru Závěr 3: Vedoucí SO byli požádáni, aby byla aplikace „Tisk potvrzení“ maximálně využívána – beze zbytku v době již probíhajícího semestru; a aby všichni pracovníci SO byli s aplikací seznámeni. Ad 6) Archivace Dodatku k diplomu: Mgr. Pilnáčková tlumočila požadavek dr. Pulce na zařazování kopie DS do spisu studenta. Papírová archivace je požadována zákonem. SO fakult budou od ledna 2009 tisknout DS ve dvojí podobě – originál k diplomu a kopii na obyčejný papír. DS k archivaci musí mít náležitosti originálu, tedy musí být vybaven podpisem - faximilii děkana a razítkem. Ad 7) Informace o proběhlých veletrzích vysokých škol: Mgr. Vičar informoval o proběhlých veletrzích Akademia a Gaudeamus 2008. - Akademia: Návrh na získání více materiálů z fakult a pokud možno sjednotit jejich obsah (resp. doplnit o uchazeči žádané informace), s ohledem na velký zájem o studium na MU zvýšit počet studentů - brigádníků o dva. Příští ročník veletrhu se koná 6. – 8. 10. 2009. - Gaudeamus: Osvědčila se letošní podoba a umístění stánku. Pro příští ročníky je třeba opatřit více materiálů. Prezentace budou moderovat pouze studenti, proděkani již ne. Ve vyšší míře se na veletrhu vyskytly krádeže elektrotechniky – důsledně hlídat. Pokud se během veletrhu vyskytnou problémy se stánkem, ihned řešit s Mgr. Vičarem. Příští ročník veletrhu se koná 20. – 23. 10. 2009. Termíny obou veletrhů budou ještě potvrzeny, po písemném oznámení organizátorů veletrhů. Ad 8) Kontrola závěrečných prací: Mgr. Pilnáčková apelovala na nutnost zasílání vyjádření o posouzení originality práce na RMU. Pokud SO neobdrží stanovisko vedoucího práce, nemůže „případ“ uzavřít a zaznačit výsledek do IS. 03.11.2008 Martina Pilnáčková