Příprava veletrhu z pohledu
organizátora
Ing. Gabriela Vargová
Veletrhy Brno, a.s.
manažerka veletrhů STYL, KABO
a COSMETICS
Management veletrhů
ESF MU Brno, 15. března 2007
2
Základní postup při přípravě veletrhu
1. Plánování veletrhu - koncepce
2. Příprava a organizace
3. Průběh veletrhu
4. Vyhodnocení, koncepce nového
ročníku
1. Plánování veletrhu - koncepce
1.A základní charakteristika veletrhu
(v případě 1. ročníku)
1.B odhad počtu vystavovatelů a prodané plochy
1.C plán návštěvnosti, určení cílových skupin
1.D stanovení rozpočtu projektu
4
Název veletrhu:
název STYL
podtitul Mezinárodní veletrh módy a textilií
(4 jazykové mutace)
Logo:
Odborná garance: ATOK, ČOKA
1.A Základní charakteristika
5
1.A Základní charakteristika
Délka veletrhu
obvykle 3 - 5 dní podle velikosti a typu akce
podle cílové skupiny návštěvníků ne/zahrnuje
víkendové dny
Termín konání veletrhu (vč. dnů v týdnu)
stanovuje se na dva roky dopředu
vychází ze zvyklostí a historie
upravuje se podle svátků v ČR i EU a podle
konkurenčních veletrhů
6
1.B Vystavovatelé
Plán počtu vystavujících firem a množství
prodané plochy + výběr pavilonů
historie ­ z minulých ročníků
rychlost vývoje v odvětví ­ např. módní trendy se mění
velice rychle ­ veletrhy módy se konají 2x ročně, ale
vývoj technologie výroby je pomalejší ­ firmám stačí
vystavovat 1 x ročně
situace v odvětví ­ velikost a úspěšnost akce je závislá
na situaci v odvětví
konkurenční akce ve spádovém teritoriu
Příklad: na veletrhu STYL plánujeme obsazení plochy
na 13.000 m2 a 500 vystavovatelů.
Obsazené pavilony: A, B, C, D, V a G1
7
1.C Návštěvníci
Plán návštěvnosti
počet návštěvníků, prognóza počtu
návštěvníků na každý den veletrhu
Cílové skupiny
Stanovení dnů pro odborníky
a event. pro laickou veřejnost
8
Cílové skupiny návštěvníků
>>> Základní rozdělení <<<
B2B ­ business to business
B2C ­ business to customers
B2B ­ business to business
odborník z oblasti TOK průmyslu
Nákupčí, zástupce velkoobchodu, maloobchodu
na veletrhu STYL tvoří 72% návštěvníků
B2C ­ business to customers
student VŠ, SŠ
návštěvník se zájmem o módu obecně
na veletrhu STYL tvoří 28% návštěvníků
9
1.D Rozpočet
Základní rozdělení rozpočtu:
obchodní úsek - náklady obchodního týmu na
získání zákazníků + výnosy
technický úsek - technické zabezpečení, provoz
areálu
PR a reklama - náklady na propagaci (print,
outdoor, media)
úsek realizace - výstavba expozic
10
Náklady obchodního úseku
Tiskoviny akcí
Drobné reklamní předměty, náklady na
reprezentaci, cestovné
Kopírování, poštovné, ochranné známky
Doprovodný program
Zahraniční zástupci, tuzemští partneři
Konferenční činnost, tlumočení, překlady
...
11
Náklady technického úseku
Úklidové a čistící práce
Ostraha
Manipulační práce
Prádelna, čistírna
Odpady
Provoz WC a šaten
Instalopráce
Elektropráce
Výtahy, eskalátory
Výstavářské práce
.....
12
Náklady na public relations a reklamu
Tiskoviny akcí (vystavovatelé, náštěvníci)
Drobné reklamní předměty
Kopírování, poštovné, ochranné známky
Fotoslužby
Organizace konferencí
Internet
Placené články, publicita
Reklama (tištěná, outdoor, media)
...
13
Výnosy
Registrační poplatky
Pronájem výstavní plochy
Vstupné, katalogy
Módní přehlídky
2. Příprava a organizace
veletrhu
Pozn.: v přenášce uvádíme příklad přípravy veletrhu
s jednoletou periodicitou
15
Veletržní tým
Manažer
PR a reklamy
tvorba reklamní
kampaně na vyst. i
návštěvníky,
komunikuje s médii,
je mluvčím projektu
Vedoucí manažer
realizace
zajišťuje výstavbu
stánků a služby
vystavovatelům
Marketingový
specialista
sleduje vývoj
jednotlivých oborů,
konkurenci, vytváří
argumenty a inovuje
koncepci veletrhu
Vedoucí manažer
projektu
Manažer doprovodného
programu
hledá atraktivní témata,
komunikuje s organizátory
doprovodného programu
apod.
Tým obchodníků
práce s vystavovateli - nábor,
umísťování do pavilonů, kontakt
se zástupci v zahraničí apod.
16
vytváří databáze firem, které se budou
oslovovat
zdroje kontaktů: interní databáze BVV ­
REGINA, asociace a sdružení, internet,
placené databáze ­ např. Albertina, kontakty
z odborných časopisů, zahraničních veletrhů
vybraným firmám z databází se posílá
CHECK - IN = informační materiál
s přihláškou k účasti na veletrhu
obchodníci komunikují s firmami, snaží se je
získat k účasti a zjišťují požadavky
Co dělá obchodní tým
12 ­ 9
měsíců
před
veletrhem
9 ­ 6
měsíců
17
Druhy komunikace se zákazníkem
osobní setkání (obchodní jednání, konference,
setkání členů asociací, jiné veletrhy)
telemarketing
hromadná komunikace (newslettery, faxy, maily,
dopisy, check-in)
vyhodnocení náboru vystavovatelů
dodatečný nábor vystavovatelů, telemarketing
apod.
umísťování do pavilonů ­ provádí se na základě
oborů, důležitosti klienta, historie a zvyklostí
potvrzování účasti vystavovatelů ­ MOVE - IN
Co dělá obchodní tým
6 měsíců
5 ­ 3
měsíce
9 ­ 6
měsíců
3 ­ 1
měsíc
18
všem vystavovatelům a novinářům posílá
závěrečnou zprávu s vyhodnocením akce
z průzkumů a s odpovědním faxem, kterým
zjišťuje zájem firem o příští ročník.
zajistí mediální partnerství s odbornými
časopisy a po celý rok informuje o novinkách
a přípravě veletrhu
vytváří obsahovou stránku webu veletrhu ­
průběžně po celý rok
tvoří databázi kontaktů (většinou novinářů, ale
i odborných návštěvníků), kterou průběžně
informuje o novinkách a přípravě veletrhu
začíná kampaň na vystavovatele (inzeráty
s výzvou k účasti, komunikace cenového
zvýhodnění včasného přihlášení)
Co dělá manažer PR a reklamy
12 ­ 9
měsíců
před
veletrhem
9 ­ 6
měsíců
19
kampaň podporující dodatečný nábor
vystavovatelů (inzerce motivující firmy
z méně zastoupených oborů, speciální
nabídky)
začíná návštěvnická kampaň ­ především
týdeníky a měsíčníky
vrcholí kampaň na návštěvníky ­ na
odborníky i laickou veřejnost (deníky,
rozhlas, TV)
tiskové konference ­ většinou v Praze, Brně,
Bratislavě a některých krajských městech
Co dělá manažer PR a reklamy
5 ­ 3
měsíce
6 týdnů
14 dní
20
Doprovodný program
je nedílnou součástí přípravy na veletrh a jeho
celkové koncepce
měl by kopírovat současné vývojové trendy v
oboru
cílem doprovodného programu je vzbudit
pozornost určitých cílových skupin
Novináři ­ tiskové konference, přednášky
Laická veřejnost ­ videoprojekce, soutěže, ankety,
taneční, hudební show
Obchodní partneři, VIP hosté ­ společenské večírky,
koktejl party, tomboly
Odborná veřejnost ­ tematické konference, odborné
semináře, kontraktační akce
21
Příklad doprovodného programu
MÓDNÍ
PŘEHLÍDKA
22
Jak vzniká módní přehlídka
Uzavření smlouvy s modelingovou agenturou
Stanovení rozpočtu na všechny módní přehlídky
Harmonogram přehlídek v průběhu veletrhu
Cenová koncepce prezentace v přehlídkách pro
vystavovatele
Nábor vystavovatelů
23
Jak vzniká módní přehlídka
Scénář, režie, produkce, výběr moderátora
Casting ­ 6 týdnů před veletrhem
Koncepce scény, projekt, stavba
Generální zkoušky - týden před veletrhem ­ fitting,
choreografie, produkce, světla, moderátoři
3. Průběh veletrhu
z pohledu obchodníka
z pohledu manažera doprovodného programu
z pohledu manažera PR a reklamy
25
Průběh veletrhu
ObchodnObchodníí manamanažžerer
setkává se se zákazníky (vystavovateli) a
zjišťuje jejich potřeby a názory na veletrh
řeší případné nedostatky
provádí areálem VIP hosty
26
Průběh veletrhu
ManaManažžer doprovodner doprovodnéého programuho programu
koordinuje doprovodný program
koordinuje soutěže pro módní návrháře
spolupracuje s PR manažerem = publicita
doprovodného programu
lobbying VIP návštěvníků doprovodného
programu
zajišťuje fotodokumentaci programu
27
Průběh veletrhu
ManaManažžer publicer public relationsrelations a reklamya reklamy
v době veletrhu komunikuje z tiskového
střediska
setkává se s novináři a poskytuje jim fullservice,
poskytuje rozhovory
koordinuje tým externích dopisovatelů a
fotografů
koordinuje online zpravodajství o veletrhu
každý den tvoří bulletiny se zprávami pro
vystavovatele a novináře
organizuje tiskové konference pro vystavovatele
4. Vyhodnocení veletrhu
vyhodnocení jednání s vystavovateli
vyhodnocení práce jednotlivých členů týmu
statistiky a ekonomické ukazatele
výsledky z průzkumů vystavovatelů a návštěvníků
vytvoření koncepce nového ročníku
Děkuji za pozornost