ŘÍZENÍ PROJEKTŮ Petr Smutný Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Proč přednáška o PM? • měnící se charakter prostředí a jeho vliv na řízení podniků; • požadavky podniků na uchazeče o manažerské pozice; Ad 1) měnící se charakter prostředí… n nutný rychlý vývoj nových produktů; n nutné časté a rychlé změny procesů; n individualizace produkce podle požadavků zákazníka. Všechny tyto faktory vyžadují užití jednorázového řízeného sledu činností. Ad 2) požadavky podniků na manažery Proč přednáška o PM? => rostoucí důležitost znalosti PM pro podniky i absolventy Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Co je to projektový management? n souhrn aktivit spočívajících v plánování, organizování, řízení a kontrole zdrojů za účelem splnění (relativně) krátkodobého cíle, který byl stanoven pro realizaci specifických cílů a záměrů. Odlišnosti PM n Čím se PM liší od běžného operativního řízení? n dočasnost; n specifičnost; n přidělení zdrojů podle potřeb projektu. Výhody PM n důsledné přiřazení odpovědnosti; n zdroje jsou přiděleny podle potřeby a poté uvolněny => flexibilita; n vytváří podmínky pro sledování skutečného průběhu oproti plánu; n systémový přístup. Nevýhody / rizika PM n specifické požadavky zákazníků se často objevují až v průběhu realizace; n nutnost častých org. změn; n nutnost plánovat a oceňovat v předstihu před realizací; Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Co je projekt n dočasné úsilí vynaložené na vytvoření unikátního výsledku (produktu / služby). • dočasnost = je stanoven začátek a konec. • unikátnost n cíl n technologie n lidé n vnější vlivy a rizika => jedinečnost = každý projekt se provádí pouze jednou Základny PM - trojimperativ Projekt je jedinečný sled aktivit a úkolů, který má: n dán specifický cíl; n definována časová omezení působnosti; n je stanoven rámec pro čerpání zdrojů na realizaci. Překážky splnění podmínek trojimperativu (1/3) n problémy s provedením (kvalitou) n špatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem; n příliš ambiciózní předpoklady; n chyby dodavatele při plánování či realizaci. Překážky splnění podmínek trojimperativu (2/3) n problémy s časem n nedostatek zdrojů; n nadměrný důraz na kvalitu provedení. Překážky splnění podmínek trojimperativu (3/3) n problémy s náklady n „soutěž lhářů“ n důsledek řešení časových skluzů; n příliš optimistické počáteční odhady; n chyby při kalkulaci; Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Základní procesní model Životní cyklus projektu Průběh procesů v rámci životního cyklu Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Stanovení cílů projektu n cíl projektu = nová hodnota, která je výsledkem projektu n S.M.A.R.T. (Specicic, Measurable, Assignable, Realistic, Time-bound) => kritéria dosažení úspěchu n zakládací listina projektu n formalizuje existenci projektu n přiděluje manažerovi projektu pravomoci pro použití zdrojů n definuje odpovědnost manažera za naplnění požadavků projektu Náklady projektu n předběžný rozpočet projektu =>stanovení ceny projektu n cena z pohledu dodavatele = náklady + zisk n cena z pohledu zákazníka = rozhodování o návratnosti n cenové strategie n strategie nejnižší nabídky n c. s. často leží mimo odpovědnost proj. manažera =>podklad pro uzavření kontraktu Způsob pořízení n nákup vs. vlastní realizace n pořizovací náklady n kapacity pro realizaci n organizační nároky n rizika změn Uzavření kontraktu n dohoda o provedení určitého pracovního výkonu nebo o dodávce produktu /služby n kontrakty založené na nákladových cenách n prokázané náklady + proměnná částka n netlačí dodavatele ke snižování nákladů n zákazník musí mít silné kontrolní pravomoci n kontrakty založené na pevné ceně n cena zahrnuje i přiměřenou rezervu n často bývá doplněna o cílovou odměnu Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Co je třeba plánovat? n technologii a metody n zdroje n náklady n čas Podrobný rozpis prací (Work Breakdown Structure) n vychází z definice předmětu projektu n rozepisuje požadovaný produkt do logické hierarchie úloh (činností) n je důležitým východiskem pro řízení všech tří složek trojimperativu Þ rozpis úseků práce (kdo co dělá?) Þ časový rozvrh projektu (kdy?) Þ plán čerpání nákladů (rozpočet) Plánování času n definuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat. n nástroje: n úsečkové grafy (Ganntův diagam) + přehlednost + jednoduchost konstrukce - neukazují závislosti mezi úkoly (činnostmi) - změna v délce jedné činnosti se (automaticky) nepromítne do zbývající části hramonogramu n síťové grafy n P.E.R.T. – dobu trvání stanovují na základě optimistických realistických a pesimistických variant odhadů trvání činností. n G.E.R.T – zdokonalení metody PERT n C.P.M. – založena na analýze tzv. kritické cesty = nejdelšího sledu úkolů, který neobsahuje žádné časové rezervy. + souhrnně prezentují souvislosti + umožňují hledat alternativy + mají definovanou kritickou cestu - složitost - nepřehlednost Rozpočet projektu n časově fázový plán reprezentovaný peněžními nebo pracovními jednotkami. n plán čerpání zdrojů: n v celkovém souhrnu n v rozpisu do detailních položek n v časovém fázování podle předpokladu postupu čerpání n metody: viz specializované předměty Alokace zdrojů – problém omezených zdrojů n důvody n umožňuje dlouhodobě efektivní využití zdrojů n zamezí konfliktu při použití konkrétního zdroje n kompromis mezi časem a náklady n metoda uhlazení použití zdrojů – vyhladí špičky využití pracovních sil v dílčích úsecích => ovlivňuje délku projektu n metoda umístění zdrojů – hledá nejkratší možnou kritickou cestu vzhledem k limitovaným zdrojům. Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář REALIZAČNÍ FÁZE PROJEKTU Realizační fáze projektu zpravidla vyžaduje největší úsilí a největší náklady. Spočívá v řízení a kontrole projektovaných prací. n Řízení probíhá v reálném čase podle plánu n Kontrolují se odchylky od plánu způsobené nepředvídatelnými rušivými vlivy, ale také chybami v koncepční fázi projektu n Na základě odchylek v čase, nákladech či kvalitě se přijímají korekční opatření. Problémem řízení realizační fáze je skutečnost, že odchylky jsou na sobě vzájemně závislé a korekce času, nákladů a kvality představují optimalizační úlohu Zájmové subjekty v řízení podniků n jedinci nebo organizace, kteří jsou zapojeni do projektu anebo jejichž zájmy jsou ovlivněny realizací projektu n mohou mít zcela rozdílné zájmy a proto jejich sladění bývá největším problémem projektového řízení K nejdůležitějším z nich patří: n Zákazník – objednavatel (uživatel) výstupu n Investor – poskytuje finanční zdroje na projekt n Zhotovitel – organizace odpovědná za zhodovení díla n Projektový manažer – zodpovědný za realizaci projektu na operativní úrovni n Členové projektového týmu – pracovníci n Vládní instituce, nevládní organizace, místní správa n Jednotliví občané Projektový tým Projektový tým – sehraný tým pracovníků s minimálními konfliktními vztahy, zaměřený a motivovaný dosáhnout cíle projektu. n tým musí být motivován na dosažení cíle n v týmu musí být vytvořena atmosféra důvěry a odhodlání dosáhnout očekávaného výsledku n členové týmu musí mít možnost projevit svůj názor - týmově analyzovat a řešit problémy Role manažera projektu n kombinace řízení a vedení n kvalifikace n odbornost n soft-skills – vedení lidí, motivace n komunikace Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Proč kontrolovat? Kontrola průběhu projektu n je součástí řízení projektu n probíhá ve všech třech dimenzích trojimperativu n kontrola provedení (kvality) n kontrola časového postupu prací n kontrola čerpání nákladů Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Uzavření projektu n akceptace = schválení výstupů projektu n předání výsledku n hodnocení průběhu projektu ! n naplnění cílů n hodnocení kvality výstupu i procesů n kvantifikace rizik, která nastala (odhad možného opakování) Struktura přednášky n Proč přednáška o řízení projektů? n Projektový management n Projekt – definice n Procesní pohled na projekt n Iniciace projektu n Plánování projektu n Řízení projektu n Kontrola průběhu projektu n Ukončení projektu n Literatura ke studiu n Seminář Literatura ke studiu n SVOZILOVÁ, Alena. Projektový Management. Grada: Praha, 2006. (ŘÍZ 539) n ROSENAU, Milton D. Řízení projektů. Computer Press. Praha, 2003. (ŘÍZ 410) n FIALA, Petr. Projektové řízení. Modely, metody, analýzy. Professional Publishing: Praha, 2004. (ORG 473) n GROS, Ivan. Kvantitativní metody v manažerském rozhodování. Grada: Praha, 2003. (ORG 388) Děkuji za pozornost