‹#› 1 Činnosti spojené s projekty a ERP Skorkovský, ESF MU ‹#› 2 Základní problém I momentus 33e68905-3e3e-4556-bc5b-c5e41f6527fa_Pakistan_Musharraf Máme ohromné množství dat… 33e68905-3e3e-4556-bc5b-c5e41f6527fa_Pakistan_Musharraf a přitom minium informací podporujících rozhodování ‹#› 3 Základní problém II Chceme jemné plánování (minimalizace prostojů) Op1 Op2 Op3 Zobrazit obrázek v plné velikosti press Zobrazit obrázek v plné velikosti T1 T2 T1+T2=X Opt=Min(X) Op1 Op2 Op3 T1 = 0 T2 = 0 ‹#› 4 Důvod proč to nejde Nejasné priority, různé zájmy, špatné= SOP (SOP = Standard Operation Procedures) ‹#› 5 Level production ‹#› 6 Level production strategy Period Sales Forecast (kg) Production plan (kg) Inventory (kg) Spring 80 000,00 100 000,00 20 000,00 Summer 50 000,00 100 000,00 70 000,00 Fall 120 000,00 100 000,00 50 000,00 Winter 150 000,00 100 000,00 0,00 400 000,00 140 000,00 Hiring cost/worker 100,00 Firing cost/worker 500,00 Production cost/kg 2,00 Inventory carrying cost /kg 0,50 Production cost/kg/worker/quarter 1000,00 Beginning work force (workers) 100,00 ‹#› 7 Chase demand ‹#› 8 Chase demand strategy Period Sales Forecast (kg) Workers needed Workers hired Workers fired Spring 80 000,00 80,00 0,00 20 Summer 50 000,00 50,00 0,00 30 Fall 120 000,00 120,00 70,00 0 Winter 150 000,00 150,00 30,00 100,00 50,00 ‹#› 9 Agregované plánování Plánování závisí na hierarchii rozhodnutí ‹#› 10 Takový obyčejný obchodní případ.. nTiskárna někde v Horní Dolní má malý problém nPro řízení polygrafických procesů používají : nekonomický systém „Klídek“ nsystém pro kalkulace, logistiku, řízení výroby a další procesy napsaný : n v zastaralém prostředí FOX PRO n systémy udržuje a zná jeden jediný pracovník n MS Office n Visual%2520FOXPRO%2520c1 ‹#› 11 Takový obyčejný obchodní případ.. n Ostré konkurenční prostředí vyžadující : nrychlou reakci na poptávku nvariabilní nabídky a jejich okamžitou kalkulaci nzkracování dodacích termínů nprocesy řízené podle flexibilního workflow npřesné oceňování ukončených zakázek nzpětné vazby na vnější a vnitřní signály : ndůvody odmítnutí nabídek ndůvody neočekávaných nákladů ‹#› 12 Takový obyčejný obchodní případ.. n Ostré konkurenční prostředí vyžadující : npokrytí všech základních procesů : npředtisková příprava (DTP,…) nnákup materiálu (papír, barvy,..) ntisk různými technologiemi nplánování výroby a dílenské řízení ndokončovací operace nořezávání nsnášení nvazba nvysekávání n generace výdejek a faktur n sledování salda a tak dále a tak dále ‹#› 13 Tiskařský stroj a barvy pantone_colours ‹#› 14 Takový obyčejný obchodní případ.. n Úzká místa(TOC) – hrozby (SWOT) : nzastaralý systém, který je nutno stále upravovat nheterogenní části IT nástrojů (finance, kalkulace, výroba, plánování, personalistika,..) neposkytují nikdy přesný obraz stavu – data se mezi aplikace „přenášejí“ – zdroj chyb nkalkulace je závislá na chybujícím lidském faktoru njeden autor systému, který zatím funguje ‹#› 15 Takový obyčejný obchodní případ.. n Úzká místa(TOC) – hrozby (SWOT) : ninternetové aukce upřednostňují konkurenty, kteří jsou levnější a rychlejší nvelikost objednávaných dávek papírů a barev stojí na nepřesných odhadech nákupčích (při vysokém počtu zakázek, strojů a typů papíru je optimalizace nákupu vedoucí k nižším aktivům při zachování dobré servisní úrovně je odhad nakupovaného množství v čase nad síly jedince s tužkou) checkpoint%2520bottleneck Vstup do pásma Gazy ‹#› 16 Takový obyčejný obchodní případ.. n Přichází údajný spasitel a nabízí : nmoderní flexibilní ERP systém nzázemí IT firmy s tradicí nzázemí globálního dodavatele n Přicházející mesiáš ovšem nenabízí : nznalost polygrafických procesů naplikaci, která umí tyto procesy řídit a je plně integrovaná s nabízeným ERP n Přicházející uchazeč o zakázku by musel : nprocesům porozumět naplikaci ve vývojovém prostředí ERP napsat nprovést implementaci nmísto výše uvedených bodů najít již existující vertikální a celosvětové, vyzkoušené řešení n ivanov-messiah-det ‹#› 17 Takový obyčejný obchodní případ.. n Nalezení vertikály je správně ! njde o cizí firmu, která řešení Print už implementovala 100-krát a v různých jazycích Print ERP Účetnictví Logistika Nákup a Prodej CRM Jedna DB ‹#› 18 Takový obyčejný obchodní případ.. nUspořádá se Live Meeting kde se autor aplikace na dálku předvede : nnastavení aplikace nzákladní funkce a „sweet points“ nřízení průběhu zakázky nPrezentaci překládají místní potenciální dodavatelé nZákazník je spokojený a očekává další akce nDodavatel uzavře smlouvu o lokalizaci a šíření pro určitou geografickou lokalitu ceskoslovensko-4 ‹#› 19 Pohled na hlavní obrazovku aplikace Print ‹#› 20 Pohled na obrazovku aplikace Print (vyřazení a parametry) ‹#› 21 Takový obyčejný obchodní případ.. nNěkteré důvody, které vedou dodavatele ke smlouvě s autorem aplikace Print : n nanalýza místního trhu (SWOT,GAP) nočekávání opakovaných prodejů – slibný tržní segment nanalýzy konkurence na trhu nmožná spolupráce kvalifikovaných zdrojů v zahraničí (prodej služeb) ar115895040883871 ‹#› 22 Položky projektu.. nČinnosti nzískání nutných znalostí z polygrafie núvodní školení njmenování týmu a jeho vedení nrozpočet (náklady a „business plan“- výnosy) nlokalizace jazyk X->CSY núprava ERP a Print pro české podmínky nzvládnutí vnitřní logiky aplikace ndalší, podrobnější školení n n ‹#› 23 Položky projektu.. nČinnosti npřeklady marketingových materiálů a jejich tisk do schválených šablon nvytvoření PWP prezentací nutných pro další obchodní aktivity nvytipování prospektů – segmenty trhu npojmenování přínosů a „selling against“ nprezentace u vybraných zákazníků a reakce na otázky- zpětná vazba zvyšuje znalosti o procesech a zvyklostech v oboru ngenerace upravených ceníků pro aplikaci Print n ‹#› 24 Položky projektu.. nČinnosti n organizace semináře typu „Kick-Off“ („slavnostní výkop“) nkde a kdo a co a proč a kdy npříprava prezentací npozvánka a její grafická a obsahová úroveň nzaslání pozvánek a zpětná vazba (follow-up) nKick-Off nzmapování zájmu a úprava strategie a plánování zdrojů 2005-mess-kick-off-1--10 ‹#› 25 Položky projektu.. nGantt n gantt_chart_thumb ‹#› 26 Položky projektu.. nČinnosti n podpis smlouvy s pilotním zákazníkem nImplementace systému (pouze vybrané činnosti) nstudie, analýza, cílový koncept,… núvodní školení núpravy systému ntesty úprav npřevody dat a nastavení tkzv. technologických „master data“ nprodej licencí a případně HW prostředků nzměnová řízení ‹#› 27 Položky projektu.. nČinnosti n Implementace systému (pouze vybrané činnosti) nškolení na již reálnými daty naplněném systému ninventury a převody zůstatků na účtech nostrý start ndohled za chodu n n Kevin%2520100m%2520Start_jpg Znalosti spojené s řízením projektu ‹#› 28 Dopadl projekt úspěšně ? 28% 10% 10% 20% 30% 3% MAX - Maximální dosažitelná hodnota 100%-Plánovaná hodnota 80%-Prahová hodnota CRM 20% Skladování 10% Výroba 20% Prodej 20% Nákup 15% Finance 15% Snímek 0 28% 10% 10% 20% 30% 3% Snímek 1 86% 90% 95% 80,5% 95% 81% ‹#› 29 Další možný projekt.. nHotelový řetězec Rocco Forte * * * * * nKde ? (2x, Skotsko 1x, Německo 2x, Praha 1x,Řím, Florencie, Swiss, Rusko ….) nVýběr použitého SW (vybraná firma pro dodávku účetního back end systému ERP : Serenissima Informatica, Padova) nVýběr lokálního partnera (CZ MS Dynamics NAV partner X : požadavky -> stabilita, znalost mezinárodního prostředí, jazyková připravenost, reference v zahraničí,… ) nMiláno (serverová farma pro všechny hotely) nVšechny hotely používají stejnou účetní osnovu (USoA) – mimo jiné jednodušší konsolidace (IFRS) n Výběr hotelového SW a účetního SW n ‹#› 30 Základní koncept (přehled) protel hotelsoftware Dataport 847 Czech strings ‹#› 31 Překlad textových řetězců pro komunikaci Protel<->Dynamics NAV do češtiny (nutná znalost terminologie a jazyka) 847 Czech strings ‹#› 32 Rozvaha (generace pomocí nástroje účetní schéma) Účetní schéma ‹#› 33 Uniform System of Accounts Accrued Revenues (příjmy příštích období) Hlavní kniha Zákazník Income (příjem nebyl zatím realizován) ‹#› 34 Další možný projekt –Automotive, Appliances ‹#› 35 Stock Delivery Suppliers Slitting Levelling Shearing Combi Pressing Polishing Stock Dispatch Customer Packaging Receipts Subloads Loads Quarantine of the def. items Decision :Quality Management Input of the defective Items Batch generations : AAAAAA, AAAAAB, AAAAAC,…. Dispatch Management Allocations Packaging and batches Call-Offs Register of work spent in Production Moulds Reservations Bar Codes Reservations Bar Codes Planning ‹#› 36 Podélné a příčné řezání oceli n ‹#› 37 Znalosti metod nutných pro řízení procesů nTeorie omezení nMetoda kritického řetězu nMyšlenkové stromy nPrůtokové účetnictví nBalanced Scorecard nSWOT a Gap Analysis nMS Office (Word,Powerpoint a Excel) nERP systém a jeho logiku nŘízení logistiky nŘízení financí a controlling nŘízení výroby (MRP a MRP-II) nAnalýza trhu n n ‹#› 38 Znalosti metod nutných pro řízení procesů nYield Management –YM (účtování rozdílných sazeb za stejnou službu rozdílným zákazníkům za účelem dosažení maximálních výnosů) nZnalost podmínek pro použití YM : nrelativně vysoký podíl fixních nákladů na celkových nákladech firmy npředvídatelná poptávka npomíjivý produkt (?) nprodukt se prodává předem n Metody YM nnapř. Threshold metoda – viz další snímek ‹#› 39 Threshold křivky (rezervace) ‹#› 40 Threshold křivky (rezervace) Křivka skutečného počtu rezervací Eliminace slev Poskytování slev ‹#› 41 bylo by dobré udělat základní procesní model od prodeje (zákazníci, sortiment), dopravy k zákazníkům, balení výrobků, jejich přípravu pro balení a výstupní kontrolu, výrobní proces, nákup materiálu, dodavatele, skladování materiálů, meziproduktů a hotových výrobků, řízení kvality, které by mělo být jak na vstupu,tak ve výrobě až po výstupní kontrolu P.S. to by mělo odpovídat procesům před zavedením ERP obdobný procesní model po zavedení ERP – to by se mělo hodně podobat každý hlavní proces (nákup, výroba, prodej, skladování, kvalita) by se měl rozpadnout v dílčí proces- zase ne úplně podrobně (stačí základní bloky a jejich propojení) důvody proč bylo potřeba zavést ERP (stav před – bolesti)<-> a stav po zavedení (přínosy očekávané a skutečné-realizované). Návrh postupu mapování procesů pro DP (diplomové práce) ‹#› 42 Návrh postupu mapování procesů pro DP (diplomové práce) zjistit,která očekávání nebyla splněna a proč a jaké mají další potřeby a bolesti (jako v teorii omezení, když odstraním úzké místo, vždy se objeví nějaké nové nesplněná očekávání a bolesti plynoucí z nových omezení bude to co byste každý ve své části (výroba, logistika) navrhl jako zlepšení jak by se mělo zlepšení provést se dozvíte : • přímo ve firmě, kde budete „zkoumat“ • ve firmě, která ERP dodávala • vymyslíte sami • vše by mělo odpovídat požadovaným hypotézám grafy (schémata) popisující procesy by mohly být paralelně nakresleny s funkčnostmi MS Dynamics NAV, bylo vidět které funkční standardní bloky podporují který proces tam, kde standard nestačí uvést, že zde byla v ERP provedena zákaznická úprava ‹#› 43 Nákup Prodej Procesy ERP Poptávka->Nabídka->Výpočet čistého požadavku-> ->Objednávka->Sledování výrobní dávky dodavatele-> ->Vstupní kontrola->Cena pořízení->Dodávkaí-> ->Fakturace (texty popisující standard i úpravy - přímo v blocích grafu) Texty popisující standard i úpravy (přímo v blocích grafu) ‹#› 44 Znalosti metod nutných pro řízení procesů n nPrávní aspekty smluv nŘízení nákladů nCizí jazyky nZákladní znalosti IT architektur nMetody řízení projektů nBusiness Analytics a aplikace s tím spojené n nMetody pro podporu rozhodování nŘízení rizika nZáklady marketingu n n n Will be shown later ‹#› 45 nThe data is not all in the ERP nThe tools are rigid and hard to learn nThe tools don’t reflect how we work today nThey don’t span the continuum of needs Other ERP Business Analytics – some reason why to discuss ‹#› 46 Zjednodušené schéma využívání ERP ERP Transakce - položky DB ERP Partneři Zprávy Náhledy sample2002-Graphs Informace Informace (trendy) Znalost metod řízení procesů a metrik Rozhodnutí Podnik keys Klíčová znalost keys Klíčová rozhodnutí ‹#› 47 Scorecards Slide decks Meetings Analytic applications Presentations Financial reports Dashboards Webcasts Charts and graphs Internet Project plans Documents Spreadsheets Intranet Blogs Portals RSS feeds Business books Television reports Magazines Newspapers IM/chat Email ‹#› 48 n n VP, Operations VP, Sales and Marketing CFO CEO “I need to have the right demographic information so I can better target my opportunity prospecting.” Sales Rep Customer Support Rep “I need better access to information to make better decisions on cross-sell and up-sell opportunities.” “I need to know that the people in my organization have the right goals in place to understand and execute on the strategic initiatives of the company.” “I need better visibility into our pipeline performance so I can focus on deals that help me grow business with my most profitable customers.” “I need better visibility into my cost of operations so I can target specific cost reduction opportunities that won’t have a negative impact.” “I need to improve our analytics capabilities so we can understand our current business performance and do a better job of planning for the future." Source: “Creating the Office of Strategy Management” by Robert Kaplan and David P. Norton, Harvard Business School, April 2005 Untitled-1 ‹#› 49 Managing Through the Profit valley nInitially, most partners business are run by one or two founders, who manage every part of the business : sales and marketing, project management, service delivery management, accounting, sub-load and load, collection, HR and many many more…. IMG_0441 Those guys are responsible for performing all day-to-day functions of their business Machine%2520Shop,%2520via%2520Yamhill%2520County%2520Oregon%2520online inventory ‹#› 50 Managing Through the Profit valley nAs their business grows over 10 employees, it is impossible to perform all their role properly. nCash flow becomes erratic (chaos) nProjects go offside, nFilling pipeline is a struggle nRevenue stays still strong but profitability drops nCompany is trapped in the „Profit Valley“ http://pixdaus.com/single.php?id=6720 Profit Employees 10 50 100 ‹#› 51 Managing Through the Profit valley nHow to escape the profit valley? nHow to avoid it ? nFirst key nMaintain revenue velocity and the momentum of the new customer adds. You cannot afford to take the foot of the gas if you want to climb out of the valley nThe portfolio of the customers must grow constantly nSecond key nMaintain high level of service quality to avoid discounting and efficiency factor nSure Step methodology of project Management nHelp desk nRight tools and right people Zobrazit obrázek v plné velikosti Zobrazit obrázek v plné velikosti ‹#› 52 Managing Through the Profit valley nThird key nFinancial management control and cash flow is the king nInvoice quickly and pay consistently (but not to early !!! ) nTo maintaining Cash- to-cash cycle as short as possible nFourth key nSoftware package handling all aspects of financial customer relationship and project management n n n Zobrazit obrázek v plné velikosti Zobrazit obrázek v plné velikosti ‹#› 53 Managing Through the Profit valley Business control needs Driving Business Objectives Personnel required Processes required Systems required Financials General Management Project Max cash flow, Collecting early, paying not early Maintaining revenue velocity, good Marketing machine Reduce scope creep Efficiency factor Utilisation Full time CFO with excellent knowledge Key staff (no job hopping) Mixed team (juniors and seniors) Rigorous FM driven by Key business objective above Continuous Recruiting and training Application of the Good project Methodology (Sure Step) Dynamics NAV Dynamics CRM Project Management Software ‹#› 54 Děkuji za pozornost Bude umístěno na webu ve studijních materiálech Když každý táhne za jiný konec provazu, projekt se nepodaří…