1 Činnosti spojené s projekty a ERP Skorkovský, ESF MU 2 Základní problém I momentus 33e68905-3e3e-4556-bc5b-c5e41f6527fa_Pakistan_Musharraf Máme ohromné množství dat… 33e68905-3e3e-4556-bc5b-c5e41f6527fa_Pakistan_Musharraf a přitom minium informací podporujících rozhodování 3 Základní problém II Chceme jemné plánování (minimalizace prostojů) Op1 Op2 Op3 Zobrazit obrázek v plné velikosti press Zobrazit obrázek v plné velikosti T1 T2 T1+T2=X Opt=Min(X) Op1 Op2 Op3 T1 = 0 T2 = 0 MS Project – pracovní plocha před nahráním projektu 4 MS Project – pracovní plocha po nahrání projektu 5 Projektový reporting 6 7 Možné důvody proč to nejde Nejasné priority, různé zájmy, špatné= SOP (SOP = Standard Operation Procedures) 8 Takový obyčejný obchodní případ.. nTiskárna někde v Horní Dolní má malý problém nPro řízení polygrafických procesů používají : nekonomický systém „Klídek“ nsystém pro kalkulace, logistiku, řízení výroby a další procesy napsaný : n v zastaralém prostředí FOX PRO n systémy udržuje a zná jeden jediný pracovník n MS Office n Visual%2520FOXPRO%2520c1 9 Takový obyčejný obchodní případ.. n Ostré konkurenční prostředí vyžadující : nrychlou reakci na poptávku nvariabilní nabídky a jejich okamžitou kalkulaci nzkracování dodacích termínů nprocesy řízené podle flexibilního workflow npřesné oceňování ukončených zakázek nzpětné vazby na vnější a vnitřní signály : ndůvody odmítnutí nabídek ndůvody neočekávaných nákladů 10 Takový obyčejný obchodní případ.. n Ostré konkurenční prostředí vyžadující : npokrytí všech základních procesů : npředtisková příprava (Desk Top Publishing,…) nnákup materiálu (papír, barvy,..) ntisk různými technologiemi nplánování výroby a dílenské řízení ndokončovací operace nořezávání nsnášení nvazba nvysekávání n generace výdejek a faktur n sledování salda a tak dále a tak dále 11 Tiskařský stroj a barvy pantone_colours 12 Takový obyčejný obchodní případ.. n Úzká místa(TOC) – hrozby (SWOT) : nzastaralý systém, který je nutno stále upravovat nheterogenní části IT nástrojů (finance, kalkulace, výroba, plánování, personalistika,..) neposkytují nikdy přesný obraz stavu – data se mezi aplikace „přenášejí“ – zdroj chyb nkalkulace je závislá na chybujícím lidském faktoru njeden autor systému, který zatím funguje 13 Takový obyčejný obchodní případ.. n Úzká místa(TOC) – hrozby (SWOT) : ninternetové aukce upřednostňují konkurenty, kteří jsou levnější a rychlejší nvelikost objednávaných dávek papírů a barev stojí na nepřesných odhadech nákupčích (při vysokém počtu zakázek, strojů a typů papíru je optimalizace nákupu vedoucí k nižším aktivům při zachování dobré servisní úrovně je odhad nakupovaného množství v čase nad síly jedince s tužkou) checkpoint%2520bottleneck Vstup do pásma Gazy 14 Takový obyčejný obchodní případ.. n Přichází údajný spasitel a nabízí : nmoderní flexibilní ERP systém nzázemí IT firmy s tradicí nzázemí globálního dodavatele n Přicházející mesiáš ovšem nenabízí : nznalost polygrafických procesů naplikaci, která umí tyto procesy řídit a je plně integrovaná s nabízeným ERP n Přicházející uchazeč o zakázku by musel : nprocesům porozumět naplikaci ve vývojovém prostředí ERP napsat nprovést implementaci nmísto výše uvedených bodů najít již existující vertikální a celosvětové, vyzkoušené řešení n ivanov-messiah-det 15 Takový obyčejný obchodní případ.. n Nalezení vertikály je správně ! njde o cizí firmu, která řešení Print už implementovala 100-krát a v různých jazycích Print ERP Účetnictví Logistika Nákup a Prodej CRM Jedna DB 16 Takový obyčejný obchodní případ.. nUspořádá se Live Meeting (nebo Go Meeting, Webinar)..kde se autor aplikace na dálku předvede : nnastavení aplikace nzákladní funkce a „sweet-sexy points“ nřízení průběhu zakázky nPrezentaci překládají místní potenciální dodavatelé nZákazník je spokojený a očekává další akce nDodavatel uzavře smlouvu o lokalizaci a šíření pro určitou geografickou lokalitu ceskoslovensko-4 17 Takový obyčejný obchodní případ.. nNěkteré důvody, které vedou dodavatele ke smlouvě s autorem aplikace Print : n nanalýza místního trhu (SWOT,GAP Analysis) nočekávání opakovaných prodejů – slibný tržní segment nanalýzy konkurence na trhu nmožná spolupráce kvalifikovaných zdrojů v zahraničí (prodej služeb) ar115895040883871 18 Položky projektu.. nČinnosti nzískání nutných znalostí z polygrafie núvodní školení njmenování týmu a jeho vedení nrozpočet (náklady a „business plan“- výnosy) nlokalizace jazyk X (např. ENG)->CZ úprava ERP a Print pro české podmínky nzvládnutí vnitřní logiky aplikace ndalší, podrobnější školení n n 19 Položky projektu.. nČinnosti npřeklady marketingových materiálů a jejich tisk do schválených šablon nvytvoření PWP prezentací nutných pro další obchodní aktivity nvytipování prospektů – segmenty trhu npojmenování přínosů a „selling against“ nprezentace u vybraných zákazníků a reakce na otázky- zpětná vazba zvyšuje znalosti o procesech a zvyklostech v oboru ngenerace upravených ceníků pro aplikaci Print n 20 Položky projektu.. nČinnosti n organizace semináře typu „Kick-Off“ („slavnostní výkop“) nkde a kdo a co a proč a kdy npříprava prezentací npozvánka a její grafická a obsahová úroveň nzaslání pozvánek a zpětná vazba (follow-up) nKick-Off nzmapování zájmu a úprava strategie a plánování zdrojů 2005-mess-kick-off-1--10 21 Položky projektu.. nGantt n gantt_chart_thumb 22 Položky projektu.. nČinnosti n podpis smlouvy s pilotním zákazníkem nImplementace systému (pouze vybrané činnosti) nstudie, analýza, cílový koncept,… núvodní školení núpravy systému ntesty úprav npřevody dat a nastavení tkzv. technologických „master data“ nprodej licencí a případně HW prostředků nzměnová řízení 23 Položky projektu.. nČinnosti n Implementace systému (pouze vybrané činnosti) nškolení na již reálnými daty naplněném systému ninventury a převody zůstatků na účtech nostrý start ndohled za chodu n n Kevin%2520100m%2520Start_jpg Znalosti spojené s řízením projektu 24 Dopadl projekt úspěšně ? 28% 10% 10% 20% 30% 3% MAX - Maximální dosažitelná hodnota 100%-Plánovaná hodnota 80%-Prahová hodnota CRM 20% Skladování 10% Výroba 20% Prodej 20% Nákup 15% Finance 15% Snímek 0 28% 10% 10% 20% 30% 3% Snímek 1 86% 90% 95% 80,5% 95% 81% 25 Další možný projekt.. nHotelový řetězec Rocco Forte * * * * * nKde ? (2x, Skotsko 1x, Německo 2x, Praha 1x,Řím, Florencie, Swiss, Rusko ….) nVýběr použitého SW (vybraná firma pro dodávku účetního back end systému ERP : Serenissima Informatica, Padova) nVýběr lokálního partnera (CZ MS Dynamics NAV partner X : požadavky -> stabilita, znalost mezinárodního prostředí, jazyková připravenost, reference v zahraničí,… ) nMiláno (serverová farma pro všechny hotely) nVšechny hotely používají stejnou účetní osnovu (USoA) – mimo jiné jednodušší konsolidace (IFRS) n Výběr hotelového SW a účetního SW n 26 Základní koncept (přehled) protel hotelsoftware Dataport 847 Czech strings 27 Překlad textových řetězců pro komunikaci Protel<->Dynamics NAV do češtiny (nutná znalost terminologie a jazyka) 847 Czech strings 28 Rozvaha (generace pomocí nástroje účetní schéma) Účetní schéma 29 Uniform System of Accounts Accrued Revenues (příjmy příštích období) Hlavní kniha Zákazník Income (příjem nebyl zatím realizován) 30 Znalosti metod nutných pro řízení procesů nTeorie omezení a metoda Kritického řetězce nMetoda kritického řetězu nMyšlenkové stromy nPrůtokové účetnictví nBalanced Scorecard (Systém vyvážených měřítek) nSWOT a Gap Analysis nMS Office (Word, PowerPoint a Excel) nERP (Enterprise Resource Planning) systém a jeho logiku nŘízení logistiky (oceňování, doplňování, uložení) nŘízení financí a controlling nŘízení výroby (MRP a MRP-II a Drum-Buffer-Rope a CONWIP) nAnalýza trhu nKepner-Tregoe metoda nProspektová teorie nPareto nIshikawa n n 31 Bylo by dobré udělat základní procesní model od prodeje (zákazníci, sortiment), dopravy k zákazníkům, balení výrobků, jejich přípravu pro balení a výstupní kontrolu, výrobní proces, nákup materiálu, dodavatele, skladování materiálů, meziproduktů a hotových výrobků, řízení kvality, které by mělo být jak na vstupu, tak ve výrobě až po výstupní kontrolu a to by mělo odpovídat procesům před zavedením ERP !!! Obdobný procesní model po zavedení ERP – to by se mělo hodně podobat každý hlavní proces (nákup, výroba, prodej, skladování, kvalita) by se měl rozpadnout v dílčí proces- zase ne úplně podrobně (stačí základní bloky a jejich propojení) Důvody proč bylo potřeba zavést ERP (stav před – bolesti)<-> a stav po zavedení (přínosy očekávané a skutečné - realizované). Návrh postupu mapování procesů pro DP (diplomové práce) – (home study) 32 Návrh postupu mapování procesů pro DP (diplomové práce) -(home study) Zjistit, která očekávání nebyla splněna a proč a jaké mají další potřeby a bolesti (jako v teorii omezení, když odstraním úzké místo, vždy se objeví nějaké nové nesplněná očekávání a bolesti plynoucí z nových omezení bude to co byste každý ve své části (výroba, logistika) navrhl jako zlepšení Jak by se mělo zlepšení provést se dozvíte : • přímo ve firmě, kde budete „zkoumat“ • ve firmě, která ERP dodávala • vymyslíte sami • vše by mělo odpovídat požadovaným hypotézám Grafy (schémata) popisující procesy by mohly být paralelně nakresleny s funkčnostmi MS Dynamics NAV, bylo vidět které funkční standardní bloky podporují který proces tam, kde standard nestačí uvést, že zde byla v ERP provedena zákaznická úprava 33 Nákup Prodej Procesy ERP Poptávka->Nabídka->Výpočet čistého požadavku-> ->Objednávka->Sledování výrobní dávky dodavatele-> ->Vstupní kontrola->Cena pořízení->Dodávkaí-> ->Fakturace (texty popisující standard i úpravy - přímo v blocích grafu) Texty popisující standard i úpravy (přímo v blocích grafu) 34 Znalosti metod nutných pro řízení procesů n nPrávní aspekty smluv nŘízení nákladů nCizí jazyky nZákladní znalosti IT architektur nMetody řízení projektů nBusiness Analytics a aplikace s tím spojené n nMetody pro podporu rozhodování nŘízení rizika nZáklady marketingu n n n Will be shown later 35 nThe data is not all in the ERP nThe tools are rigid and hard to learn nThe tools don’t reflect how we work today nThey don’t span the continuum of needs Other ERP Business Analytics – some reason why to discuss 36 Sales Order Blanket Sales Order Production Forecats V1 V2 V3 D1 D2 1 3 13 7 23 D1 D2 D3 V1 V2 V3 D1 V1 Purchase Order(s) Statistics,reporting Production Order(s) Demand curves (MPS,MRP.DBR,JIT,LEAN, Conwip, TOC,CC,..) (Ishikava, Pareto, …) Balance Scorecard, ERP, Business Intelligence (OLAP),…- Sales Invoice(s) Delivery List(s) Reklamace (8 Reports) Financial budget Financial reporting Zdroje-kapacity Banking Financial management 37 Zjednodušené schéma využívání ERP ERP Transakce - položky DB ERP Partneři Zprávy Náhledy sample2002-Graphs Informace Informace (trendy) Znalost metod řízení procesů a metrik Rozhodnutí Podnik keys Klíčová znalost keys Klíčová rozhodnutí Main principles (source tables and their entries) nMain principles 38 Customer Vendor Item Account Dimension Control parameters (time, type of products, Costs, Revenue, Area,..) TQM and Ishikawa FBD and Pareto Reject type (effects); R1 R2 R3 R4 L19 8 9 2 4 L20 0 1 4 6 L21 7 2 3 5 Manual for urgent reject cause elimination (to establish correct priority of remedy actions) Score Inventory Suppliers Machine s Measurments Every reject type ->one Ishikawa diagram (electronic version) Pareto chart : posibility to split up reject and setup priorities Lorenz curve High priorities Pareto analysis per every type of reject 41 Type of reject Cause 1 Cause 2 Cause 3 Cause 4 Cause 5 Cause 6 Total L1 7 2 4 1 8 0 22 L2 2 4 6 8 0 9 29 L3 4 0 0 5 6 7 22 L4 5 7 2 0 1 3 18 L5 0 2 7 3 0 1 13 L6 9 7 5 2 3 6 32 L7 0 7 0 2 3 4 16 L8 1 8 6 2 4 0 21 L9 2 0 5 7 1 4 19 L10 7 2 8 9 7 5 38 C C5 % C1 % C3 % C2 % C4 % C6% L1 36,36 31,82 18,18 9,09 4,55 0,00 100 Lorenz curve 36,36 68,18 86,36 95,45 100,00 Higher priorities for reject type L1 36,36 36,36 + 31,82 Odstranit je potřeba především příčiny C5 a C1 !!! Ishikawa FBD 42 43 Děkuji za pozornost Bude umístěno na webu ve studijních materiálech Když každý táhne za jiný konec provazu, projekt se nepodaří… nSnímky po závěrečném snímku „Děkuji za pozornost“ není potřeba studovat !!! 44 45 Znalosti metod nutných pro řízení procesů nYield Management –YM (účtování rozdílných sazeb za stejnou službu rozdílným zákazníkům za účelem dosažení maximálních výnosů) nZnalost podmínek pro použití YM : nrelativně vysoký podíl fixních nákladů na celkových nákladech firmy npředvídatelná poptávka npomíjivý produkt (?) nprodukt se prodává předem n Metody YM nnapř. Threshold metoda – viz další snímek 46 Threshold křivky (rezervace) pouze informativní obrázek – Pozor !!! Možná vazba na modelové podniky !!!! 47 Křivka skutečného počtu rezervací Eliminace slev Poskytování slev Threshold křivky (rezervace) pouze informativní obrázek – Pozor !!! Možná vazba na modelové podniky !!!! 48 Scorecards Slide decks Meetings Analytic applications Presentations Financial reports Dashboards Webcasts Charts and graphs Internet Project plans Documents Spreadsheets Intranet Blogs Portals RSS feeds Business books Television reports Magazines Newspapers IM/chat Email 49 n n VP, Operations VP, Sales and Marketing CFO CEO “I need to have the right demographic information so I can better target my opportunity prospecting.” Sales Rep Customer Support Rep “I need better access to information to make better decisions on cross-sell and up-sell opportunities.” “I need to know that the people in my organization have the right goals in place to understand and execute on the strategic initiatives of the company.” “I need better visibility into our pipeline performance so I can focus on deals that help me grow business with my most profitable customers.” “I need better visibility into my cost of operations so I can target specific cost reduction opportunities that won’t have a negative impact.” “I need to improve our analytics capabilities so we can understand our current business performance and do a better job of planning for the future." Source: “Creating the Office of Strategy Management” by Robert Kaplan and David P. Norton, Harvard Business School, April 2005 Untitled-1