Simple scenario of the third ERP Microsoft Dynamics NAV session III. Created by : Skorkovský Date : 3.3.2017 Reason : Basic terminology and principles (new concept) - Purchase order For : RIOP and PIS1 students Used database : MS Dynamics NAV 2016 CZE (Czech database) Comment : Header of document in English, text in Czech Použité klávesy : F4= look up, Ctrl-N= nový, F9- účtování, Ctrl-END = konec seznamu, Ctrl-F7= položky, ESC, ENTER , F9-statistika) Zkratky : NO-nákupní objednávka, HK- hlavní kniha 1. Jednoduchý úkol: vytvoření nákupní objednávky a sledování impaktů před i po zaúčtování a registraci tohoto dokumentu. 2. Ve vyhledávacím okně zadejte řetězec Nákup… a objeví se všechny varianty spojené s nákupem. Stejně jako v menu Oblasti->Nákup->Plánování. Vyberte Nákupní objednávky a objeví se seznam všech zatím nezaúčtovaných dokumentů tohoto typu. 3. Vyberte na liště ikonu Nový nebo použijte kombinaci kláves Ctrl-N. Vytvoří se nová prázdná struktura Nákupní objednávky. 4. Pomocí myši nebo klíče F4 si do políčka Nákup od dodavatele vyberete Vašeho dodavatele. Např. s číslem 10000 a výběr jako vždy i v následujících úlohách potvrďte klávesou ENTER. 5. Příslušná data potřebná pro řízení nákupní objednávky z karty dodavatele (z tabulky) se přesunou do hlavičky dokument NO. 6. Do řádku vyberte typ (myší nebo F4), který použijeme. V našem případě Zboží, což reprezentuje jak materiál, tak i Zboží. Podle nastavení se potom o těchto položkách účtuje jinak (použijí se jiné účty hlavní knihy (HK). 7. Stejně vyberte číslo Zboží. V našem příkladu vyberte ze seznamu zboží číslo 1936-S. Všude tam, kde se očekává manuální vstup údajů se objevuje žlutá hvězdička. Potvrďte klávesou ENTER. 8. Doplňte množství, např. 10 ks, kde skladová jednotka se objeví v řádku automaticky (z karty zboží, kde je definována). 9. Do políčka Lokace vyberte variantu Modrý. Jde o skladovou lokaci (skladová hala, regál,… ). 10. V poli Nákupní cena bez DPH se objeví náklad z karty Zboží. Tento údaj lze přepsat nebo může být modifikován s pomocí přednastavených slevových mechanismů (budeme dělat v dalších hodinách kurzu). 11. S pomocí ikony Testovací sestava můžete vytisknout NO. To lze také udělat s pomocí ikony představující tiskárnu. 12. Dokument se pošle dodavateli buď poštou jako vytištěný dokument nebo elektronicky. 13. Jakmile je naše objednané Zboží doručeno, je potřeba doplnit v hlavičce NO číslo dodavatelské faktury (zde můžete ručně zadat libovolný alfanumerický řetězec), které bude následně sloužit pro vyrovnání zaúčtované otevřené faktury naší platbou. Ta faktura vznikne zaúčtováním NO. Úhrada zaúčtované faktury bude naším úkolem v dalších hodinách kurzu. 14. Podívejte se na statistiku dokument s pomocí ikony nebo klávesy F9. 15. Následně s pomocí klávesy F9 nebo ikony Účtovat dokument zaúčtujete (registrujete). V této fázi příkladu vyberte variantu „přijmout a fakturovat„. Zaúčtovaný dokument se přesune do jiné oblasti systému. 16. Očekávané impakty (dopady) budou jak ve zvýšení skladových zásob, tak i v saldu dodavatele a nepochybně i v hlavní knize (HK). 17. Najít zaúčtovanou nákupní fakturu: Oblasti->Nákup->Archiv->Historie nebo pak vyhledávací pole->vložit řetězec Nákup a volbu Účtované nákupní faktury. Dokument bude poslední v seznamu. Tam se dostane buď myší nebo s pomocí klávesové kombinace Ctrl-END. Ovšem pozor-> je možné, že díky změnám využívání vytváření nových číselných řad nemusí být vždy tento dokument na konci seznamu. Pak Vám pomůže filtr na dodavatele (v našem případě 10000->pravé tlačítko myší a filtr na tuto hodnotu). 18. Místo Navigace do Správy financí nebo skladů nebo do kartotéky dodavatelů můžeme impakty sledovat přímo z otevřeného a zaúčtovaného dokumentu, což uspoří mnoho času. 19. Přímo z hlavičky odskok z pole Číslo dodavatele na dodavatele->Pokročilé a odtud přímo na položky (transakce) s tímto dodavatelem spojené. K tomu využije nesmírně důležitou klávesovou kombinaci Ctrl-F7 (zobrazení položek). Jinak na horní luště existuje i ikona Položky. Částka v položce zvyšuje saldo a tedy i naše závazky vůči dodavateli 10000. 20. Z poslední položky, která reprezentuje zaúčtovanou fakturu (zatím Otevřeno, protože není vyrovnána platbou). Odtud s pomocí ikony Navigovat ->Zobrazit související položky můžete opět otevřít fakturu nebo se podívat přímo do hlavní knihy (Věcné položky). 21. Tam uvidíte MD (131), MD (343) a Dal (321). Odskoky z čísel účtů se dostaneme do seznamu účtů, což ovšem není účetní osnova, protože to postrádá strukturu s virtuálními účty. Poznámka: Pozor v nastavení databáze je možné se místo 131 resp. 132 objeví účet 601 jako účet vlastních výrobku a to na straně MD. Jinak se na straně MD objevují standardně skladové účty jako na příklad 131, 132 apod. Jde o nastavení demo systému, které není v tomto případě ideální-bude vysvětleno v kurzu později. 22. Po odskoku zpět do faktury (krky zpět vždy s pomocí klávesy ESC. A do řádků zaúčtované faktury na číslo zboží 1936-S a odskokem na seznam Zboží a Pokročilé ->se dostaneme na kartu tohoto právě dodaného Zboží. Opět si prohlédněte položky s pomocí Ctrl-F7 nebo ikony Položky na liště. 23. Poslední položka typu Nákup reprezentuje pohyb na skladě. Další typy skladových položek jsou Prodej, Příjem, Výdej, Transfer, Výroba a Spotřeba. 24. Zboží bylo uloženo do lokace Modrý. To proto, že jsme tuto lokaci uvedli v nákupním řádku 25. Z položek zpátky na seznam a ikonou Úpravy na kartu Zboží. Pozor: Zboží reprezentuje suroviny, zboří, mezikusy i finální produkty! Na kartě Zboží se to liší nastavením pole Účto skupina Zboží na záložce Fakturace. 26. Na záložce Fakturace rozklikněte pole Pořizovací cena. K tomu slouží tři tečky vlevo v tomto poli. Dostanete historii všech nákladů pojených s pohyby tohoto zboží. Detaily pak získáte kliknutím /rozbalením pomocí trojúhelníčku u vlevo každého záznamu. Zobrazí se parciální snížení nebo zvýšení nákladů. A opět původ každého z těch záznamů lze zjisti s pomoví ikony Navigovat. 27. Na záložce obecné pak je vidět stav skladu (kalkulované pole Zásoby). 28. Registrace všech pohybu na účtech lze také zjistit z menu Oblasti->Správa Financí->Finance->Archiv->Historie->Finanční žurnály. Jde o poslední větu v uvedeném seznamu s původem Nákup. Na liště typu Domovská stránka jsou nahoře vlevo ikony, kde máte přístup na položky dodavatele i Věcné položky (záznamy hlavní knihy)