ppt-stdl.png Cost Accounting Basics (bilingual) Jaromír Skorkovský training manager 1.4.2015, Brno-Rivonia C:\Documents and Settings\lkyncl\Plocha\mat\navertica\PPT\logo-prusvitne10%.png Cost Allocation 2 • Profit Centres & Departments responsible for costs and profit generation Products or product groups and services Alokace nákladů 3 • Zisková střediska & Střediska odpovědná za náklady a vytváření zisku Výrobky, skupiny výroků a služeb Hlavní kniha Výdaje Příjmy Typ nákladu - výpočet Které náklady narůstají ? Nákladová střediska - výpočet Kde náklady narůstají ? Nákladové objekty - výpočet Ke kterým produktům náklady přiřazujeme ? Nepřímé náklady Přiřazení =alokace Přímé náklady Tržby Typ nákladu = Druh nákladu Zjednodušený pohled Simplified scenario 4 • účty hlavní knihy ( G/L) (účetní třídy 5 a 6) 602110 518100 1000 (MD) –(Debit) 2000 (MD)-(Debit) 3000 (Dal)-(Credit) 4000 (Dal)-(Credit) ADM PRODEJ ADM PRODEJ Typy účtů (osnova)-struktura Nákladů (Chart of Cost types) 518100 3000 (Dal)-(Cerdit) 4000 (Dal)-(Credit) ADM PRODEJ 602200 602xxx 3000=1000+2000 14000=3000*2+4000*2 Výsledovka……Rozvaha….. (P&L account and BS) ADM Vedení Vývoj 3000+3000=6000=Income 1000 2000 Kdo to prodal-středisko (where are cost accrued) Co se prodalo (which product – cost objects) Židle Stoly Barvy Papír 700 300 1900 100 Převod dat (master data transfer) Costs Costs-splitting (česky o několik snímků dále) 5 •Costs * Operational costs (náklady na operace) can mainly be transferred from General Ledger. Pure operational costs, internal charges, and allocations are recorded and posted in Cost accounting. * Overhead Costs (režie) are first posted to cost centers and then later, charged to cost objects. This might be done, for example, in a sales department that sells several products at the same time. * Direct costs can be directly allocated to a cost object, such as a material purchase for a specific product. Cost accounting 6 •CA * Cost accounting can help you understand the costs of running a business. Cost accounting information is designed to analyze: * What types of costs that you incur when you run a business? * Where do the costs occur? * Who bears the costs? * In cost accounting, you allocate actual and budgeted costs of operations (rozpočet nákladů), departments, products, and projects to analyze the profitability of your company. * Workflow in cost accounting 7 •Workflow in CA Dávka Ručně Náklady (výdaje) 8 •Náklady (výdaje) * Náklady na operace mohou být přeneseny z hlavní knihy. Čisté náklady na operace, interní náklady a přiřazení těchto nákladů je vytvořeno (registrováno) a zaúčtováno v oblasti Řízení nákladů. * Režie je napřed přiřazena k nákladovým střediskům, kterých může být více než v HK a následně k nákladovým objektům (nositelům nákladů) * Přímé náklady jsou přímo přiřazeny k nákladovým objektům (např. náklady mající původ v nákupní ceně materiálu) RELATIONSHIPS IN COST ACCOUNTING 9 •Relationships in CA CA Setup- concisely 10 • Možno vybrat s předem definovaného seznamu Nastavení nákladového účetnictví 11 • Relationships between CA and G/L- I. 12 •Relationship between CA and G/L CA G/L * * Vztahy mezi nákladovým účetnictvím a hlavní knihou 13 • NÚ HK Dimenze Chart of Cost Types (CA) 14 • Dimensions Osnova typů (druhů) nákladů – oblast účtů třídy 6 15 • Dimensions Klasifikace nákladů : Fixní náklady jsou náklady, které nejsou závislé na množství zboží nebo služeb. Mají tendenci záviset na čase, např. platy nebo nájemné, které jsou placeny měsíčně, v kontrastu k variabilním nákladům, které jsou závislé na objemu a jsou placeny v závislosti na množství produkce. Variabilní náklady jsou výdeje, které jsou závislé na objemu obchodní činnosti. Mají tendenci záviset na objemu a jsou placeny dle produkovaného množství. Fixní náklady a variabilní náklady tvoří 2 složky celkových nákladů. Fixní náklady jsou náklady, které nejsou závislé na množství zboží nebo služeb. Mají tendenci záviset na čase, např. platy nebo nájemné, které jsou placeny měsíčně, v kontrastu k variabilním nákladům, které jsou závislé na objemu a jsou placeny v závislosti na množství produkce. Chart of Cost Types and Chart of Account (G/L) 16 •Chart of Cost Types and Chart of Accounts Data transfers Převod zaúčtovaných údajů z hlavní knihy do osnovy druhů nákladů (automaticky) 17 • Účetní osnova Převod dat Nové účty na obou stranách (HK a druhy nákladů) 18 • V účetní osnově byl vytvořen nový účet 518 333 (bylo ho následně potřeby odsadit) a aplikace automaticky vytvořila nový účet druhu nákladů, zatím bez částek, které je potřeba na účtu v HK zaúčtovat Automaticky vytvořený účet druhu nákladu 19 • Toto je stav před zaúčtováním nákupní objednávky za reprezentaci s dimenzí Stav položky účtu hlavní knihy po zaúčtování nákupní objednávky 20 • Částka se přenesla automaticky Nemusím nic převádět je to automatické Ruční převod (nebudeme zde uvažovat- pouze po informaci) 21 • Systém převede (aktualizuje) všechny částky z HK na účty druhy nákladů, které byly zaúčtovány po posledním převodu (transferu) údajů. Pokud je ovšem v nastavení zaškrtnuto políčko pro automatický převod, není ruční převod nutný, což je náš případ 22 • Stav na účtu druhu nákladu po automatickém převodu Ctrl-F7 Chart of Cost Centres (more detailed than in G/L part) 23 •Chart of Cost Centers • • • • • • • • • • • • • • • • Red marked dimensions exist on both sides (CA and G/L) Osnova nákladových středisek (více detailní než v HK) 24 • Červeně označená střediska jsou na obou stranách (HK a Nákladové účetnictví) Charts of Cost Objects 25 •Chart of Cost objects • Red marked dimensions exist on both sides (CA and G/L) Osnova nositelů nákladů 26 • Cost Allocations (which cost will be transferred from where to where) 27 •COST ALLOCATION Přiřazení nákladů (k čemu bude který náklad přiřazen) 28 • Přiřazení nákladů (k čemu bude který náklad přiřazen) 29 • Cílové druhy nákladů 30 • Příklad : vytvořte nový prodejní účet 602111 31 • Nová karta zboží 32 • Příklad : nákup a prodej lyží (Středisko=Administrace) 33 • Věcné položky po nákupu Věcné položky po prodeji bez přiřazení střediska (provede se tedy další nákup a prodej pro ADM) Stav na učtu druhu nákladů po prodeji 6 ks lyží po 25000 Kč 34 • Vytvoření nového řádku ve zdroji rozdělení nákladů 35 • Karta rozdělení nákladů -ručně nastavené mezi dvě cílové nákladová střediska v poměru 50/50) 36 • Lze také použít ikonu Vypočítat klíče rozdělení Přiřazení nákladů 37 • Položky rozdělení 38 • Po smazání položek a změně algoritmu rozdělení nákladů 39 • Příklad v angličtině 40 • Example I. – creation of the new item 41 • Setup of General Product Posting Group 42 • Brand new created G/L account in chart of account Buying and Selling skis - Item ledger entries 43 •Buying and Selling skis - Item ledger entries and related Chart of Cost Types after automatic transfer Cost entry after data transfer from G/L to CA 44 •Cost entry after data transfer from G/L to CA I transferred your cost entries Allocation of Sales1 (Sold Ledecki ski item 3x) 45 •Allocation of Sales1 Allocation of Sales1 (Sold Ledecki ski item 3x) 46 •Allocation of Sales1 Manually setup amounts (in our case 50/50) After allocation is created 47 •After allocation is created Cost entries after allocation is carried out 48 •Cost entries after allocation is carried out These entries can be deleted any time !! Cost Journals (Deník nákladů) 49 •COST JOURNALS In the cost journal, users can post entries that neither come from G/L nor are automatically generated by allocations. Users might have to do this for the following cases: • Pure cost entries. • Internal charges between cost centres. • Manual allocations. • Corrective entries between cost types, cost centres, and cost objects. Cost entries 50 •Cost entries Accounting schedules (účetní schémata) 51 •Accounting schedules Accounting schedules 52 •Accounting schedules Cost entries (drill down Net change field) Cost entries 53 •Cost entries Comment : Due to the filter 01.04.19-30.6.19 an amount 1088,80 are not considered. Actual drilled down amount was 46088,80 . If 45000 is deducted you will get 1088,80. Be aware !! 54 • Cost objects is connected to dimensions but are not the same !!! Another simple example of allocation with the base Item sold (Quantity) 55 •Another simple example of allocation 15+47+16=81 (first line) 1908-S; 1936-S ; 1960-S ; 1900-2- and 1908-S are item numbers which were sold Inventory Valuation for chosen items 56 • 15+47+16=81 You can get similar result for second allocation line After allocation is created 57 • Cost accounting analysis (one of many reports) 58 •Cost accounting analysis Cost accounting analysis (another report) 59 •Cost accounting analysis (another report) G/L Journal setup and posting and relationships to CA 60 • After posting G/L Journal -transferred amounts without VAT 25 % 61 • 5332,8 5332,8 + 1200 Allocation fo CC=ADM 62 • Cost entries for CC=ADM Allocation for CC=Sales 63 • Cost entries for CC=Sales 64 • 65 • 66 • Relationships between CA and G/L- II. 67 • Relationships between CA and G/L- III. Chart of Cost Centres 68 • There is much more centers in CA than dimensions defined in G/L !! Creation of new dimension in G/L 69 • In this form you can see another added dimension on G/L side When created you are asked afterward asked if this value will be transferred to CA as well We could transfer by doing this periodically, for example, once a month, or we can also enable the automatic transfer Chart of Cost account 70 • See next slide Chart of Cost Centres after sorting 71 • Transferring some postings from G/L to CA 72 • Impacts 73 • See next slide Cost Entries (filtered to 1.5.2016) 74 • Cost Journal 75 • Setup CA to Automatic Transfers 76 • General Journal in G/L area 77 • Registered in CA 78 • Simple allocation 79 • Allocation card-calculation 80 • Inventory Valuation 81 • Item Journal 82 • In this line you have to enter also Department code=Sales after data is entered – F9 (post it) Allocation-recalculation 83 • Cost Allocation 84 • Example which could be used anytime 85 • After posting 86 • * We do have promt setup to transfer G/L created entries automatically to cost accounting application Cost accounting setup 87 • Chart of cost types 88 • Drill down to see cost entries 89 • Chart of Cost centers (filtered) 90 •