Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 1 Projektový management Blok 2 Adobe Systems Plán pro dnešek ̶Úvod a individuálních tvorba příkladu na LRM (cca 30 minut) ̶Rady k realizační části úkolu v Promisu (cca 20 minut) ̶1. část o zahájení a řešení rozsahu projektu atd. (cca 50 minut) ̶pauza ̶2. část o plánování času, řešení rizik atd. (cca 50 minut) ̶3. část o řízení a kontrole i ukončení projektu (cca 50 minut) ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 2 - Produktivita nebo nižší náklady mohou pomoct záměru projektu (lepší publikace) Adobe Systems Úkol na logickou rámcovou matici Vzít si šablonu (soubory v MS Teams), vyplnit a do cca 16,35 nahrát do „Odevzdávárny“ (v IS v MKH_PRMG) pojmenované „Úkol 1 – LRM (5.12.)“. Očekávání ohledně vyplnění: ̶alespoň 3 rozumné záměry se souvisejícími položkami ̶správně definovaný měřitelný cíl se souvisejícími položkami ̶rozpad na cca 4-6 výstupů se souvisejícími položkami ̶rozpad jednoho výstupu na 4-6 činností se správně vyplněnými souvisejícími položkami ̶u předpokladů alespoň tři položky patřící (logickou a věcnou provazbou) do daného řádku ̶alespoň tři rozumné věci, co projekt neřeší a tři podstatné předpoklady Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 3 What has changed in the last years that caused an increase in these challenges? What new skills and competencies are required today? Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 4 Rady k realizační části Promisu Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 5 1. část Zahájení a plánování projektu Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 6 Logický rámec WBS CPM Analýza rizik Analýza stakeholderů Gantt Adobe Systems Zahájení Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 7 Adobe Systems Minimum pro zahájení projektu ̶cíl – je dobře stanoven? Není vágní? Lze s tím ještě něco dělat? ̶zakládací listina projektu ̶formalizuje existenci projektu – jak? ̶přiděluje manažerovi projektu pravomoci pro použití zdrojů ̶definuje odpovědnost manažera za naplnění požadavků projektu ̶přidělení zdrojů ̶kick – off meeting ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 8 Adobe Systems Plánování (1.část) Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 9 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 10 Obsah obrázku text, kniha Popis se vygeneroval automaticky. Adobe Systems Co je třeba plánovat? ̶výstupy (rozsah, hranice projektu) ̶technologii a metody ̶zdroje ̶náklady ̶čas ̶… Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 11 Co je plán (dotační a projektový, proč jsou dva atd. - podrobnosti ve 3. bloku) - hlavně třeba času vypadá velmi snadno, když se popíše (rozpad prací > návaznosti a seřazení > časový odhad > doladění) Adobe Systems Plánování rozsahu = Work Breakdown Structure (WBS) ̶CO chceme v projektu udělat? (ne JAK) ̶hranice projektu ̶definuje 100 % rozsahu projektu ̶na základě toho zjišťujeme JAK ̶cíl → výstupy → pracovní balíky ̶obrana proti „přetečení“ obsahu (scope creep) ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 12 Why to plan it? Example: We need to transport all the equipment for the workshop – has to be defined clearly – roll-ups won´t fit into small car Estimates often too quick (We will need 10 laptops for this project – how much does an average laptop cost? But they needed to use software for architects – additional demands for memory, graphic card etc.) Scope creep – slow increase in the scope of the project Adobe Systems ̶ Výsledek obrázku pro noah's ark Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 13 Adobe Systems WBS Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 14 Adobe Systems Je vaše WBS správně? ̶na nejnižší úrovni je vše, co je potřeba udělat k naplnění projektového cíle ̶je možné přiřadit odpovědnost za pracovní balíky ̶lze odhadnout náklady a čas pracovních balíků ̶lze měřit dokončenost pracovních balíků ̶zahrnuje náklady na Vás (projektového manažera)! (řízení a administraci projektu) Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 15 Adobe Systems RASCI matrix – pro velké projekty ̶R – responsible ̶A – accountable ̶S – support ̶C – consulted ̶ I – informed Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 16 R – people who really do the job Adobe Systems RASCI matrix Noe Manželka Asistent Sloni jsou na Arše A I R Lvi jsou na Arše A I R Vnitřní uspořádání lodi hotové A,R C I R – responsible A – accountable S – support C – consulted I - informed Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 17 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 18 2. část Plánování projektu Adobe Systems Plánování (2.část) Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 19 Adobe Systems Plánování času a zdrojů ̶JAK, ne CO ̶definuje v jakých termínech a časových sledech budou práce na projektu probíhat ̶aktivity založené na WBS nebo logickém rámci Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 20 -zrada je v detailech, zejména ve vynechání prací (buď přílišný detail všeho anebo naopak nepřemýšlení nad tím, co vše práce obsahuje) a podcenění jejich obtížnosti. -Pak trochu v řazení (hlavně lead a lag) a rizicích spojených s kaskádovým "sesypáním" této návaznosti. -A nejvíce v odhadech času a tom, jak z někoho třetího/externího dostat realistický odhad času (a raději tři, než jeden) a navázat ten čas na jeho implicitní přepodklady (složitosti, podmínek, BIAS chyby atd.) a současně chápat implicitně vložené rezervy. Určitě naučit dělat plánovací poker (včetně diskuze těch, kteří dali minimum a maximum) Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 21 Plánování času a zdrojů Hlavní nástroje: ̶Ganttův diagram + přehlednost + jednoduchost konstrukce - neukazují přehledně závislosti mezi úkoly (činnostmi) - změna v délce jedné činnosti se většinou (automaticky) nepromítne do zbývající části ̶CPM – critical path method – kritická cesta + souhrnně prezentuje souvislosti + umožňuje hledat alternativy + definuje kritickou cestu - složitost - nepřehlednost ̶ The time is the only thing that cannot be boughtJ ̶ ̶ Adobe Systems Odhadování ̶Window method J ̶Top-down, Bottom-up ̶Groupe estimation technique (Delphi, Crawford´s slip etc.) ̶Expert guess (SME) ̶Comparative or analogous estimation ̶PERT – uses Three-point estimating ̶Planning poker Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 22 Plánovací poker Expert guess – number of experts named, their estimates evaluated in a pre-defined way (top-down) Simulation (Monte Carlo) PERT – programme evaluation and review technique Adobe Systems Odhadování - Three-point estimating Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 23 Plánování, tři odhady, s tím, že plánovací poker bude v druhém bloku Adobe Systems Critical Path Method ̶An algorithm for scheduling a set of project activities ̶Why we need it? It provides us with: ̶ ̶Project finish date ̶Activities that can float in the schedule ̶Activities that cannot float - RISK CPM Used to calculate project finish date To identify to what extent each activity in the schedule can slip (float) without delaying the project To identify the activities with the highest risk that cannot slip without changing the project finish date Adobe Systems Critical Path Method - Inputs What do we need to use CPM? ̶ ̶Network diagram including relations among activities ̶Activities duration estimates ̶Demands for resources for each activity ̶Key dates First two can be in Gannt chart Adobe Systems ES – early start - the earliest date a task can start EF – early finish - the earliest date a task can be completed • • • • • LS – late start - the latest date a task can start without delaying the project finish date LF – late finish - the latest date a task can finish without delaying the project finish date CPM – how to describe a nod (an activity) ES Total float EF Duration (days) Activity LS Free float LF Adobe Systems Critical Path Method How to calculte the project´s finish date? ̶Forward pass calculation (Early Start and Early Finish) – searching for a maximum of early finish of immediate predessesors = early start of an activity ̶Backward pass calculation (Late Start and Late finish) – searching for a minimun of early start of immediate successors = late finish of an activity ̶ Adobe Systems CPM example A 2 Finish Start F 2 D 6 B 5 E 4 C 1 Forward pass (early start+duration= early finish) – searching for a maximum of early finish of immediate predessesors = early start of an activity Backward pass – searching for a minimun of early start of immediate successors = late finish of an activity Forward pass (early start+duration= early finish) – searching for a maximum of early finish of immediate predessesors = early start of an activity Backward pass – searching for a minimun of early start of immediate successors = late finish of an activity Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 29 CPM example Check www.lucidchart.com Adobe Systems Why are we doing this? J ̶The purpose of backward pass is to find a float ̶ Ø Float (slack) – the amount of time an activity can be delayed or lenghtened Ø Total float – the amount of time an activity can be delayed without extending the overal project´s completion time Ø Free float - the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start date of its subsequent tasks Adobe Systems Total Float ̶ ̶What is the total float for activity A in our example? Total float – the amount of time an activity can be delayed without extending the overal project´s completion time What is the maximum available time for activity A to flow without impact on project completion date? Adobe Systems Total Float: CPM example What is the total float for activity A in our example? Total float – the amount of time an activity can be delayed without extending the overal project´s completion time Total float for activity A = 8 Adobe Systems Total Float Total float – the amount of time an activity can be delayed without extending the overal project´s completion time ̶ TF=LF-EF TF=LF-ES-D TF=LS-ES ̶ ES Total float EF Duration (days) Activity LS Free float LF TF=LF-EF=LF-(ES+D)=LF-ES-D= =LF-D-ES=LS-ES Adobe Systems Free Float What is the free float for activity A in our example? Free float - the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start date of its subsequent tasks ̶ ̶ ̶ How much can activity A be delayed without having any impact on the early start of activity B? Adobe Systems Free Float: CPM example What is the free float for activity A in our example? What about activity C and D? Free float - the amount of time an activity can be delayed without delaying the early start date of its subsequent tasks Free float of activity A = 3 C=5 D=0 Adobe Systems Critical Path Method ̶Why floats are important in CPM? ̶ ̶Critical activities have the least amount of flow ̶Floats determine the critical path ̶ ̶If an activity has a TF=0, what does it mean? ̶ If an activity has a TF=0, what does it mean? There is no room for delay in that activity – delay extends duration of the whole project. It is a CRITICAL ACTIVITY. Floats determine the criticallity of an activity. Adobe Systems Critical Path ̶Is made of activities that cannot be deayed without delaying the whole project ̶Items on critical path have zero float ̶Path with longest duration ̶Can be more than one Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 38 Can you find the critical path? Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 39 Yes, you canJ Adobe Systems ̶ Výsledek obrázku pro crazy Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 40 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 41 Optimalizace plánu Plánování času a zdrojů Konflikty zdrojů ̶Fast-tracking ̶Crashing ̶ ̶Resource Leveling ̶Resource Smoothing ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 42 Obsah obrázku text Popis byl vytvořen automaticky Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 43 Na co si dát pozor ̶syndrom studenta (boj s prokrastinací) ̶milníky a tasky ̶s kým odhadujete a řešíte rizika J - diverzifikace ̶rezervy (někdy je třeba je schovat;-) ̶… Adobe Systems Analýza a řízení rizik ̶Co je riziko? Výsledek obrázku pro risk Výsledek obrázku pro risk blog.sandglaz.com www.hypebot.com Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 44 Adobe Systems Analýza a řízení rizik ̶každý projekt má určité množství rizik, se kterými je třeba pracovat (a spoustu, se kterými to třeba není) ̶risk management neboli řízení rizik – identifikace, analýza a zvolení strategie/práce s rizikem ̶cílem je minimalizace negativních rizik a snaha o využití pozitivních ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 45 Adobe Systems Výsledek obrázku pro project management cartoon Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 46 Adobe Systems Identifikace rizika ̶co může nejít podle plánu? Co se může pokazit? Jaké jsou příležitosti? ̶externí, interní ̶zdroje informací: minulé projekty (je k dispozici?), myšlenkové mapy, etc. ̶jasná formulace rizika ̶hrozba – scénář - dopad ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 47 Analýza rizik Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 48 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 49 Adobe Systems Práce s riziky ̶Vyhnout se ̶Přesunout, sdílet ̶Zmírnit ̶Akceptovat ̶„Plán B“ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 50 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 51 3. část Realizace a ukončení projektu Adobe Systems Realizace a kontrola Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 52 Adobe Systems Realizace projektu ̶Plán projektu schválen ̶Rozpočet, harmonogram, WBS – baseline ̶Plány – rizika, zainteresované strany ̶Kick-off meeting “If everything seems under control, you're not going fast enough.” (M. Addretti, winner of the 1978 Formula One World Championship) Adobe Systems Realizace projektu ̶Reportování ̶Srovnávání skutečnosti s plánem ̶ ̶Procenta dokončenosti ̶Project status/stage ̶Milestones trend analysis ̶Earned Value Management (EVM) Percentage – often not precise (what does it mean 30% ready? 30% of work, budget, time? Need to specify!) Careful about 80% of the work ready in three days – tha remaining 20% can last 2 weeks… P. Status – e.g. 0-50-100, 0-W-100 (working), 0-50-90-100 (90 until accepted) Milestones – setting up a number of milestones, that will be controlled – two times more milestones than usual Milestone – a control point on the time axis Adobe Systems Earned Value Management - EVM ̶A way to measure and evaluate the project performance ̶Compares the amount of work planned with what is actually accomplished to determine whether the project is on the track ̶Appropriate for projects with more or less stable scope (investment property construction etc.) Can be done in MS Project Adobe Systems EVM: Planned Value Planned value (PV) ̶the planned cost of work scheduled to be done in a given time period The first step in earned value analysis is to determine the following three key values: - Planned value (PV) is the planned cost of work scheduled to be done in a given time period. - The amount of PV is determined by totaling the cost estimates for the activities scheduled to be completed in the time period. -Planned value is also called the budgeted cost of work scheduled (BCWS). Adobe Systems EVM: Planned value EXAMPLE According to the plan, 3 employees should work on the task for 12 days. Control time: after 6 days Planned value (at a control time) is _____ mandays. 18 Graph Adobe Systems EVM: Earned Value Earned value (EV) ̶the planned cost of work actually performed in a given time period ̶the amount of EV is determined by totaling the cost estimates for the activities that were actually completed in the time period. EXAMPLE: According to the plan, 3 employees should work on the task for 12 days. 75% of the task is ready on the control day 6. ̶Earned value is _____ mandays. ̶ -Earned value is also called the budgeted cost of work performed (BCWP). -27 Adobe Systems EVM: Actual cost Actual cost (AC) ̶determined by totaling the expenditures for the work performed in a given time period EXAMPLE According to the plan, 3 employees should work on the task for 12 days. ̶Report from the responsible employee (on a control day 6): “We worked on the task according to the plan, but one colleague fell ill the third day. So from the fourth day there are only two of us working on the task.” ̶Actual cost is ______ mandays. Actual cost (AC) -The amount of AC is determined by totaling the expenditures for the work performed in a given time period. -It should include only the types of costs included in the budget. -Actual cost is also called the actual cost of work performed (ACWP). -How to find out what is completed?  -15 Adobe Systems PV, EV, AC USEFUL TEMPLATE: http://www.vertex42.com/ExcelTemplates/earned-value-management.html Adobe Systems VARIANCES Schedule variance (SV) the difference between the planned and the actual work completed ̶SV=EV-PV ̶Ahead/behind the schedule? ̶ Cost variance (CV) ̶the difference between the planned cost and the actual cost of work completed ̶CV=EV-AC ̶Under/over the budget? ̶ Schedule variance (SV). Schedule variance is determined by subtracting the planned value from the earned value. This calculation measures the difference between the planned and the actual work completed. A positive result means the project is ahead of schedule; a negative result means the project is behind schedule. SV = EV − PV =27-18=9 days ahead Cost variance (CV). Cost variance is determined by subtracting the actual cost from the earned value. It measures the difference between the planned (budgeted) cost and the actual cost of work completed. A positive result means the project is under budget; a negative result means the project is over budget. CV = EV − AC =27-15=12 mandays spared Adobe Systems INDEXES SPI – schedule performance index ̶a ratio of work performed to work scheduled ̶this ratio is a measure of efficiency in the schedule SPI=EV/PV ̶SPI<1 ….. a project is behind the schedule ̶SPI>1 ….. a project ahead of schedule ̶ Schedule performance index (SPI). This ratio is a measure of efficiency in the schedule. A value less than 1 means the project has accomplished less than what was planned and is behind schedule; a value greater than 1 means the project is ahead of schedule. Analyzing the SPI several times during the project provides an indication of how the project is performing compared to the project plan. This index may also be used to forecast the project completion date. Adobe Systems INDEXES CPI – cost performance index ̶a ratio of budgeted costs to actual costs ̶this ratio is a measure of cost efficiency ̶ CPI=EV/AC ̶CPI<1…..the work is costing more than planned ̶CPI>1…..the work is being produced for less than planned ̶ Cost performance index (CPI). This is a ratio of budgeted costs to actual costs. This ratio is a measure of cost efficiency (how efficiently dollars are being spent). A value less than 1 means the work is costing more than planned; a value greater than 1 means the work is being produced for less than planned. For example, a CPI of 0.67 means that for each $1.00 spent on the project, the result is $0.67 worth of value. Analyzing the CPI several times during the project provides an indication of the project’s direction concerning costs. Adobe Systems INDEXES ̶Provide a quick snapshot of the project´s efficiencies at a given point in time ̶More valuable when used periodically ̶Used for forecasting: ̶ ̶Budget at completion (BAC) - from WBS ̶Estimate to complete (ETC)=(BAC-EV)/CPI ̶Estimate at completion (EAC)=AC+ETC ̶To complete performance index (TCPI)=(BAC-EV)/(BAC-AC) Adobe Systems EVM Exercise ̶The Project was scheduled to cost €1,500 and was originally scheduled to be completed today. As of today, however, the project has spent €1,350, and it is estimated that only two-thirds of the work has been completed. Calculate the schedule and cost variances and the schedule and cost indices. SV= CV= CPI= SPI= PV=1500 AC=1350 EV=1000 SV=EV-PV=-500 CV=EV-AC=-350 CPI=EV/AC=1000/1350=0,74 SPI=EV/PV=1000/1500=0,66 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 66 Limitations ̶Quantification of project plan is required (x SW, research) ̶Project accounting is a necessary prerequisity ̶90-90 rule ̶Discretization error ̶https://www.pmconsulting.cz/pm-wiki/evm-earned-value-management/ ̶ Adobe Systems Ukončení projektu Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 67 Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 68 Ukončení projektu ̶Plánované × předčasné ukončení projektu ̶Akceptace ̶Předání výsledku projektu ̶Benefity – měření – později (po projektu) ̶Hodnocení průběhu projektu + lessons learned ̶ ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 69 Příklady projektů ̶Olkiluoto Nuclear Power Plant ̶BER Airport ̶New Coke ̶Elbphilharmonie Hamburg ̶Hoover-dam ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 70 Připomenutí testového úkolu na bloku 3 = úkol na analýzu rizik Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 71 Děkujeme! Máte otázky? Sylva Žáková Talpová Jan Žák talpova@econ.muni.cz erwin@email.cz