Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 1 Projektový management Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 2 Představení a Vaše očekávání Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 3 Agenda DEN 1 ̶Úvod (představení, organizace předmětu) ̶Instrukce k e-learningové aplikaci ̶Úvod do projektového řízení ̶Proč je dobré řídit projekty? Co je projekt? Fáze projektového řízení, trojimperativ, cíl projektu ̶Zainteresované strany ̶Logický rámec ̶ ̶ ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 4 Proč je dobré řídit projekty? Adobe Systems Co se v projektech často stává? ̶nejasně definované cíle ̶chybějící plány a nedostatečná koordinace zdrojů ̶chybné odhady ̶nereálné a zastaralé plány ̶plány neodpovídající realitě projektu ̶formální nebo žádná práce s riziky Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 5 What has changed in the last years that caused an increase in these challenges? What new skills and competencies are required today? Adobe Systems Jak může projektové řízení pomoct? ̶rychlejší/plynulejší průběh projektu (nebo bez zpožděníJ) ̶lepší vztahy s partnery a dalšími ̶kvalitnější výstupy a jejich obhajitelnost ̶spokojenější tým ̶lepší kontrola zdrojů ̶nižší náklady/vyšší produktivita…zajímají nás? ̶ ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 6 - Produktivita nebo nižší náklady mohou pomoct záměru projektu (lepší publikace) Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 7 O čem to opravdu je? Hlavně o tom, umět se rozhodnout: ̶čemu se věnovat, ̶co řídit, ̶umět seřadit věci dle priorit, ̶na co se vykašlat J ̶ ̶ - PŘ je hlavně o tom, se rozhodnout, čemu se věnovat a co řídit/dělat a stejně tak se umět vědomě rozhodnout, na co se vykašlat ... tedy udělat si na papíře přehled hlavních oblastí PŘ pro váš projekt, seřadit si je do pořadí a pak se hlavně věnovat těm nahoře, v menší míře těm uprostřed a jen letmo hlídat/sledovat ty věci dole Adobe Systems Co je projekt? ̶ Výsledek obrázku pro noah's ark Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 8 Adobe Systems = dočasné úsilí vynaložené na vytvoření unikátního výsledku (produktu / služby) -dočasnost -unikátnost (cíl, technologie, lidé, vnější vlivy a rizika) -jedinečnost -omezení (čas, zdroje) -složitost -rizikovost - Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 9 Co je projekt ̶Které charakteristiky splňuje Váš projekt? (aneb charakteristiky projektů na MU) ̶Kdo je projektový manažer? ̶ ̶ Běžný projektový manažer potřebuje řídit projekt. Ale i OSAR typ manažera potřebuje, aby ten jím hlídaný projekt dobře běžel (aby se mu snadno administroval) Přenos zkušeností může jít často přes administrátory projektu -a mnohdy šéf projektu je spíše vědec, než PM, takže by si mohl být ochotný nechat pomoci (bude mít snazší průběh projektu a bude kvůli tomu pak i toho OSAR zaměstnance sám vyžadovat a třeba si ) -Pojem budeme používat automaticky jako reálný PM Adobe Systems Fáze projektového řízení Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 10 PMI – starts with initiation phase – it contains inputs that are created before this phase; it contains a lot of what we call pre-project phase PRINCE2 – starts with planning the initiation phase – i.e. similar to pre-project phase Pre-project phase – time is often poorly managed – „we are lacking time“ – and the focus is on executing phase – pre-project do not bring anything and after the project there is no time -Underestimation of the pre-project phase can have serious consequences -Example with Snezka Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 11 Logický rámec WBS CPM Analýza rizik Analýza stakeholderů Gannt Plánovací poker Adobe Systems Fáze projektového řízení https://encrypted-tbn3.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSeIiSf5loA8QAJftDHyxVtRqj3wMo7lCfmQXbmxOz7SZf x295n Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 12 Source: https://www.projectsmart.co.uk/introduction-to-project-management.php Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 13 PŘEDPROJEKTOVÁ FÁZE Adobe Systems Základny PM - trojimperativ Projekt je jedinečný sled aktivit a úkolů, který má: ̶dán specifický cíl; ̶definována časová omezení působnosti; ̶zdroje na realizaci ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák Rozsah (max) ̶ ̶ ̶ Čas (min) Náklady (min) 14 Adobe Systems Překážky splnění podmínek trojimperativu (1/3) Problémy s provedením (kvalitou) ̶špatná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem; ̶příliš ambiciózní předpoklady; ̶chyby dodavatele při plánování či realizaci. ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 15 Adobe Systems Překážky splnění podmínek trojimperativu (2/3) Problémy s časem ̶nedostatek zdrojů ̶nadměrný důraz na kvalitu provedení ̶syndrom studenta ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 16 Adobe Systems Překážky splnění podmínek trojimperativu (3/3) Problémy s náklady ̶„soutěž lhářů“ ̶důsledek řešení časových skluzů ̶příliš optimistické počáteční odhady ̶chyby při kalkulaci Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 17 Adobe Systems Co opravdu chcete? PROJEKTOVÝ CÍL ̶ Výsledek obrázku pro cinderella shoe Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 18 Adobe Systems Cíl projektu ̶Jaký je cíl Vašeho projektu? ̶Je stanoven dobře? ̶SMART Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 19 Adobe Systems Zainteresované strany ̶kdo je důležitý a proč? ̶příklady stakeholderů ̶analýza stakeholderů ̶co u nich sledovat? ̶strategie, komunikace ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 20 Analýza stakeholderů Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 21 Analýza zainteresovaných stran ̶jedinci nebo organizace, kteří jsou zapojeni do projektu anebo jejichž zájmy jsou ovlivněny realizací projektu ̶ ̶mohou mít zcela rozdílné zájmy a mnohdy jejich sladění bývá výrazným problémem projektového řízení ̶ ̶smyslem je identifikovat zaint. strany, vyhodnotit a seřadit podle důležitosti a nastavit si pravidla práce s nimi ̶ ̶ ̶ Adobe Systems Registr zainteresovaných stran Stakeholder Očekávání Vliv Zájem Strategie Odpovědnost … Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 22 Can be prioritized Primary, secondary Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 23 Zainteresované strany – matice Keep them satisfied Manage very closely Monitor Frequently Keep informed Míra zájmu Zdroj: PMI Adobe Systems Logická rámcová matice ̶využívána při stanovování cíle projektu ̶umožňuje sjednocení pohledu na projekt různých zainteresovaných stran ̶pracuje také s předpoklady a riziky ̶lze použít v různých fázích projektu, ale nejúčelnější je na začátku ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 24 Logický rámec Developed in US (L.J. Rosenberg in 1970 in cooperation with United States Agency for International Development) Used in many countries, in private and public sector Logframe matrix is a tool (document), LFA is a methodology Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 25 Logický rámec – proč jej využívat? ̶pomáhá pokládat správné otázky ̶je poměrně snadný na pochopení a použití ̶umožňuje (facilituje) pochopení a sjednocení pohledu na projekt různých zainteresovaných stran ̶v rámci svého postupu pracuje i s předpoklady a riziky ̶lze dobře využít při stanovování cíle projektu a jeho validaci ̶ Adobe Systems Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 26 Logický rámec – proč jej využívat? ̶pomáhá udržet kontinuitu směřování projektu při obměně projektového týmu ̶pomáhá sjednotit pojmy ̶je aplikací dobré praxe a umožňuje využívat poučení z minulosti ̶v důsledku nepřidává, ale naopak šetří čas související s řízením projektu ̶ ̶ ̶ Adobe Systems Logický rámec Popis Objektivně měřitelné ukazatele Zdroje informací k ověření Předpoklady Záměr X Cíl Výstupy Aktivity Zdroje Časový rámec Předběžné podmínky: Věci neřešené projektem: Purpose – why are we doing this? Outcomes – WHAT? Activities – HOW? Indicators – recommended at least two – one can be misleading; IF – THEN hypotheses Okolo aktivit má smysl zmínit odhady času (PERT) a udělat plánovací poker (pozor na nevýhody brainstormingu) Raises many questions about sustainability, benefits of the project Careful about tautology (outcomes and purpose) – same outcomes and same purpose is not possibble Adobe Systems Logická rámcová matice - omezení ̶nenahrazuje jiné analýzy ani odborné znalosti členů týmu ̶proces vytvoření vyžaduje dobré schopnosti facilitace, umět získat názory ostatních ̶je to práce minimálně na několik hodin ̶ ̶ ̶ Sylva Žáková Talpová, Jan Žák 28