Řízení a kontrola ve veřejné správě
Řízení nákupu ve VS
Martina Ondrouchová, martina.ondrouchova@econ.muni.cz
2
Charakteristika nákupu I.
̶ Obstaravatelská činnost (Procurement) zahrnuje následující
aspekty:
• analýza „zhotovit – nakoupit“,
• akvizice – získávání zákazníků osobním jednáním,
• výběr dodavatelů,
• zpracování kontraktační dokumentace,
• administrativa v rámci kontraktu,
• sledování dodávek,
• skladování,
• manipulace s materiálem a zařízením.
3
Charakteristika nákupu II.
̶ Smyslem existence a cílem nákupu (procesu nákupu) je
uspokojit potřebu zákazníka nákupu.
4
Charakteristika nákupu III.
̶ Uvnitř podniku (instituce) je zákazník nákupu chápán jako ta
organizační část nebo proces, které jsou nositelem potřeby
vstupního produktu.
̶ Uspokojení potřeb zákazníka (formulovaných i očekávaných)
znamená zajistit výběrem vstupní produkt.
5
Nákup jako strategický proces I.
V řízení projektu lze chápat buď:
̶ úžeji, jako proces, do kterého vstupuje konkrétně specifikovaný požadavek na nákup určité
komodity a vystupuje potvrzená objednávka (smlouva), která je předávána jako vstup do
navazujících procesů (např. skladování),
Anebo:
̶ šířeji a komplexněji, kdy vstupem je identifikace budoucí potřeby (např. identifikace nového
projektu nebo poptávka na dodávku) a výstupem je dokončená dodávka předaná jako vstup
do dalších procesů (např. část projektu (subdodávka) předaná do užívání, přesně v čase
potřeby na místo spotřeby, atd.).
6
Nákupní know-how I.
̶ Pod pojmem nákupní know-how lze zařadit osm následujících prvků, které jsou podmínkami
kvalitního nákupu:
• znalosti pracovníků připravujících a uskutečňujících nákupní procesy,
• organizace vlastních procesů – procesní model nákupů (myšlenka),
• dokumentace (popis) procesního modelu nákupů (vyjádřená myšlenka),
• implementace procesního modelu nákupu (zavedení myšlenky do rutinní praxe),
• nákupní systémy ("na čem" se pracuje),
• historická i aktuální data vztahující se k dodavatelům, předmětům nákupů a k procesům
nákupu,
• vůle vedení ke zlepšování a zdokonalování (inovacím) nákupních procesů,
• využívání moderních technologií a přizpůsobování procesního modelu nákupu jejich
možnostem.
7
Nákupní rozhodovací proces
̶ Poznání problému – iniciace nákupu
̶ Identifikace charakteru potřeby
̶ Specifikace výrobku
̶ Nákupní průzkum trhu – průzkum dodavatelů a predikce budoucích potřeb
̶ Soustředění nabídek
̶ Výběr dodavatelů
̶ Zadání objednávek a sjednání smlouvy
̶ Kontrola dodávek
̶ Hodnocení dodavatelů
8
Nástroje řízení nákupu
̶ Proces nákupu je při znázornění v nejvyšší úrovni agregace
relativně jednoduchý.
̶ Na jeho vstupu jsou požadavky na zajištění dodávek (vstupních
produktů), na výstupu je dodání požadovaných vstupních
produktů.
̶ Analýza vlastní síly („make or buy“)
̶ Paretova analýza (ABC analýza)
̶ Porovnávací matice komodit a rizik
̶ Kategorizace dodavatelů podle citlivosti na výkyvy trhu
9
Smluvní vztahy I.
̶ Součástí řízení projektu/úkolu a obstaravatelské činnosti je
Smluvní management (Contract Management).
̶ Cílem procesu je aktivní kontrola způsobu a postupu plnění
smlouvy příslušným dodavatelem.
̶ Míra aktivní kontroly bude tím větší, čím větší význam má
dodávka pro další realizaci projektu.
10
Smluvní vztahy II.
̶ Smluvní management lze charakterizovat jako řízení:
• smluvních jednání mezi osobami zúčastněnými na přípravě a realizaci projektu (obecně
mezi odběratelem a dodavatelem), která obvykle vedou k uzavření smlouvy,
• zavádění (implementace) a následného provádění smluvních ujednání (realizace
závazků),
• provádění změn smluvních závazků.
11
Správa smluvních vztahů
̶ Vstupy do dílčího procesu „správa smluvních vztahů“ jsou:
• smlouva, která je výstupem z předcházejícího dílčího procesu,
• plnění smlouvy příslušným dodavatelem.
̶ Typy smluv:
• Pevné ceny
• Náklady
• Čas a materiál
12
Pevné ceny
̶ Typy:
• Pevné ceny/paušál/firemní pevné ceny
• Pevné ceny + pobídková složky
• Pevné ceny + složka odměn
• Pevné ceny upravené o ekonomickou
cenu
• Nákupní objednávka
̶ Dobře definovatelný rozsah a požadavky
̶ Dostatečná konkurence na trhu
̶ Prodávající musí uhradit dodatečné
náklady
̶ Prodávající nese vysoké riziku
̶ Kupující nese nízké riziko
13
Proplácení nákladů
̶ Typy:
• Náklady plynoucí ze smlouvy
• Náklady + odměna (procento z
nákladů plynoucích ze smlouvy)
• Náklady + fixní odměna
• Náklady + pobídková složka
• Náklady + složka odměn
̶ Neznámý nebo obtížně definovaný
rozsah (např. výzkumné projekty)
̶ Není možné přesně definovat čas a
náklady
̶ Kupující platí skutečné náklady
̶ Vyšší požadavky na administrativu
kontraktu
̶ Prodávající musí zaznamenávat
skutečné náklady
̶ Levnější než pevné ceny
14
Čas a materiál
̶ Ceny za jednotku
̶ Krátkodobé kontrakty za nižší ceny
̶ Potřeba rychlého začátku smlouvy
̶ Služby
̶ Měla by být stanovena maximální cena
15
Příklady
̶ Cena = 550€ + 2% inflace
̶ Cena = 500 ks za 2€
̶ Cena = 500€ + 55 € za každou dodanou část dříve
̶ Cena = náklady + 10% z nákladů
̶ Cena = náklady + 100€
̶ Cena = náklady + 10% z úspor
̶ Cena = 50€/hodinu + materiál
16
Ukončování smluvních vztahů
̶ Cílem dílčího procesu je:
̶ prověřit zda smlouva byla v celém rozsahu splněna,
̶ provést formální akceptaci plnění smlouvy,
̶ připravit a potvrdit dohodu o vyrovnání všech nároků smluvních stran, vyplývajících ze
závazků,
̶ vyhodnotit nákup a informace o něm uložit do příslušné datové základny,
̶ zkompletovat příslušnou dokumentaci nákupu a zajistit její archivaci stanoveným
způsobem.
17
Formy smluv
̶ Smlouva o dílo
̶ Smlouva mandátní
̶ Příkazní smlouva
̶ Smlouva o obstarání věci
̶ Smlouva zprostředkovatelská
̶ Smlouva kupní
̶ Smlouva o smlouvě budoucí
18
Management požadavků I.
̶ Jako součást smluvního managementu se někdy definuje tzv.
management požadavků (Claim Management) uplatňovaný v
realizačních fázích projektu.
̶ Jedná se o průběžné, soustavné a cílevědomé zpracovávání
požadavků na změny a úpravy, zaznamenávání případů
nedodržení podmínek (např. dílčích termínů a lhůt) a obecně
zaznamenávání všech smluvně (právně) relevantních příhod
ovlivňujících průběh realizace projektu.
19
Management požadavků II.
̶ Evidence a průběžné zpracovávání těchto případů:
• definování a evidování každé takové smluvně (právně) významné příhody,
• zaujetí přesného právního stanoviska, ke každé takové příhodě,
• ohodnocení (ocenění) každého takového případu z hlediska jeho budoucího finančního
vypořádání,
• průkazné zpracování a dokladování každého případu a jeho uložení a evidování pro
budoucí využití.
20
Použité zdroje, literatura
̶ Doležal J. a kol.: Projektový management podle IPMA. Grada,
2012.
̶ Bentley, C.: Základy metody projektového řízení PRINCE2.
Wolters Kluwer, 2016.
21
Děkuji za pozornost