Rámcový procesní modelRámcový procesní model Uchopení procesu pomocí Rámcového procesního modelu Vytvoření nebo aktualizace rámcového procesního modelu představuje první krok procesní analýzy. Základní kategorie procesů: - Hlavní proces, který vytváří přidanou hodnotu pro externího zákazníka.p , ý y p p - Podpůrný proces, který podporuje vykonávání hlavních procesů a pomáhá při tvorbě přidané hodnoty pro externího zákazníka. - Ostatní známé kategorie procesů jako: vedlejší, řídící a sdílené procesy se vzhledem k jejich celkovému podílu na realizaci cílů se obvykle v praxi v rámcovém procesním modelu neuvádějí = zjednodušený rámcový procesní model. Zjednodušený rámcový procesní model Hlavní Klíčový proces I Hlavní procesy Klíčový proces II Podpůrné procesy Umožňuje: udržet procesy konzistentní vzhledem ke strategickým cílům které jsou p p y - udržet procesy konzistentní vzhledem ke strategickým cílům, které jsou následovně rozpracovány až na jednotlivé činnosti pomocí KPI (Key Performance Indicator) - komunikovat mezi vrcholovým a ostatním managementem Postup tvorby zjednodušeného rámcového procesního modelu Identifika Základní Přiřazení Zpracová Validace ce procesu popis kategorie ní karty vedením V ifik U žň j Verifikace vazeb Umožňuje: - udržet procesy konzistentní vzhledem ke strategickým cílům, které jsou následovně rozpracovány až na jednotlivé činnosti pomocí KPI (Keyp y j p ( y Performance Indicator) - komunikovat mezi vrcholovým a ostatním managementem Id tifikIdentifikace procesu Tvoří základ celého postupu. Procesní analytik zde musí prostudovat základní dokumenty firmy, ve kterých jsou definovány strategické cíle firmy a ěři j ji h l h l ý N ákl děprověřit jejich platnost s vrcholovým managementem. Na základě „prověřených“ strategických cílů firmy musí dále procesní analytik: Identifikovat klíčové výstupy pro externího zákazníka (výsledné produktyý py p ( ý p y činnosti firmy) a z jakých vstupů jsou postupně tvořeny. Pojmenovat proces tak, aby vyjadřoval pomocí slovesné vazby charakteristiku transformacecharakteristiku transformace. Identifikovat nutné podmínky, činnosti a produkty, které musí firma zajistit, aby transformace klíčových vstupů na klíčové výstupy proběhla tak, aby byly uspokojeny požadavky externího zákazníka a tak identifikovat proces. Zákl d í iZákladní popis procesu Tento krok musí být prováděn ve spolupráci v vrcholovým vedením aby bylo dosaženoTento krok musí být prováděn ve spolupráci v vrcholovým vedením, aby bylo dosaženo rozpracování strategických cílů do cílů jednotlivých procesů. Základní charakteristiky jsou: Cíl procesu který představuje k čemu nám daný proces slouží a čeho průběhem tohotoCíl procesu, který představuje k čemu nám daný proces slouží a čeho průběhem tohoto procesu dosahováno. Nelze jej automaticky zaměnit za cíl existence organizační jednotky, ve které proces probíhá. Přidaná hodnota která představuje formu naplnění cíle daného procesuPřidaná hodnota, která představuje formu naplnění cíle daného procesu. Zákazník procesu, který představuje odběratele daného procesu, může jím být např. jiný organizační útvar, individuální zákazník, jiná firma. Vlastník procesu, který představuje pracovníka, který je zodpovědný za celý průběh daného procesu, za jeho korektnost a správnost. V případě, že daný proces probíhá přes více organizačních útvarů, je nutné navíc uvést pracovníky zodpovědné za danou část procesuprocesu. Klíčové vstupy, které představují veškeré vstupy potřebné ke spuštění daného procesu, tyto vstupy mohou být materiálního charakteru (např. suroviny, polotovary, apod.), nebo nemateriálního charakteru (data rozhodnutí apod )nemateriálního charakteru (data, rozhodnutí, apod.). Klíčové výstupy, které přestavují to, co je produktem daného procesu, co vzniklo jeho průběhem (produkt, služba, písemné vyjádření apod.). Přiř í k t iPřiřazení kategorie procesu Zde jsou zkoumány vazby mezi jednotlivými procesy na základě: Typu zákazníka (externí nebo interní),yp ( ), Typu vazby, kterou tvoří klíčové vstupy a výstupy, Souvislosti danými strategickým cílem firmy a cílem procesu. V tomto kroku může dojít k případnému sloučení nebo rozdělení procesů na základě zkoumaných charakteristikprocesů na základě zkoumaných charakteristik. Z á í k tZpracování karty procesu D ý k k d b ěji i j id tifik ý í t k tDaný krok podrobněji popisuje identifikovaný proces pomocí tzv. „karty procesu“, která rozšiřuje základní popis procesu o charakteristiky: Klíč á l i l ti i jí í- Klíčová legislativa související s procesem - Hlavní produkty, které jsou používány uvnitř procesu - Posloupnost činností (základní kroky procesu) - Základní charakteristiky jednotlivých činností procesu: - odpovědnost zaměstnanců - význam dané činnosti pro organizační jednotku (klíčová nebo podpůrná) - časové trvání průběhu činnostičaso é t á p ůbě u č ost - režim aktivity (průběžný, sezónní, nárazový) - Základní indikátory (metriky) procesu (výskyt, FTE, indikátory výkonnosti a kvality) - Spolupráce organizačních útvarů při průběhu aktivit procesu Zde je vhodné, pokud není k dispozici některý z CASE nástrojů, použít Excel, který pro vytvoření rámcového modelu u středních firem zpravidla stačí. V ifik bVerifikace vazeb Karty jednotlivých procesů umožňují lépe zařadit proces do dané kategorie a tím upřesnit primární rámcový procesní model Úlohou řešitelského týmu v této fázi vývojemodel. Úlohou řešitelského týmu v této fázi vývoje rámcového procesního modelu je: - Verifikovat všechny vazby mezi procesy v jednotlivých kategoriích za účelem potvrzení přiřazené kategorie procesu. - Tato činnost je prováděna tak dlouho dokud nedojdeTato činnost je prováděna tak dlouho, dokud nedojde k odstranění všech diskrepancí mezi jednotlivými procesy a úspěšné validací managementem firmy. V lid t fiValidace managementem firmy Vytvořený rámcový procesní model musí nakonec projít finální validací, kterou provádí vrcholovýp j p ý management. Tento odsouhlasí strukturu a obsah modelu vzhledem k definované misi a cílům dané firmy . Tím je zajištěna konzistence KPI v rámci všech identifikovaných procesů.