Masarykova univerzita Fakulta Sportovních Studií Projekt Flaming Nights Projektový Management Vypracovali: Bc. Tomáš Doležal Bc. Filip Šupčík Brno, 23. 4. 2013 Obsah Úvod............................................................................................... ............................................. 3 1. Magnis, o.s................................................................................................ ........................... 4 1.1. Průřez dosavadní činností skupiny................................................................................... 4 1.2. Střípky historie........................................................................................... .................... 4 2. Představení projektu........................................................................................... ................... 5 3. Časový harmonogram projektu........................................................................................... ... 6 3.1. Dekompozice činností........................................................................................... ......... 6 3.2. Síťový graf............................................................................................... ..................... 7 4. Plánované příjmy............................................................................................. ...................... 7 5. Plánované náklady............................................................................................ ..................... 8 5.1. Zdrojový rozpočet........................................................................................... .............. 8 5.2. Chronologické čerpání rozpočtu..................................................................................... 9 5.3. Grafy čerpání zdrojů............................................................................................. ....... 10 5.3.1. Kumulativní graf............................................................................................... ..... 10 5.3.2. Taxativní graf............................................................................................... ......... 10 6. Matice zodpovědností...................................................................................... ................... 11 7. Kontrola........................................................................................... .................................. 12 8. Rizika projektu........................................................................................... ......................... 12 9. Závěr.............................................................................................. .................................... 13 Seznam použitých zdrojů............................................................................................. ................ 15 Přílohy............................................................................................ ............................................ 16 Úvod Ve své seminární práci jsme se rozhodli naplánovat hudebně-žonglérský festival s aplikací technik projektového managementu. Jelikož se nejedná o jednodenní večerní akci o dvou až třech vystupujících, je zde velmi vhodné využít projektový management, abychom celou akci zvládli naplánovat a poté uskutečnit. Na plánování a organizaci tohoto festivalu se bude podílet zejména žonglérská skupina Magnis, která má již s podobnými akcemi jisté zkušenosti i když se jednalo především o projekty menšího rozměru. V práci bychom chtěli využít některé metody projektového managementu, které nám pomohou tento projekt naplánovat a uskutečnit. Pro tento projekt byly vytvořeny divize, do jejichž čela byla vždy dosazena odpovědná osoba z klubu žonglování Magnis. Vedoucí dostane i pár pomocníků, kteří mu s přidělenými úkoly budou pomáhat. Vytvořené divize jsou: propagace, program festivalu, finance a materiální zajištění programu. Nad všemi divizemi je jeden vedoucí projektu - koordinátor, taktéž z klubu žonglování Magnis. Byly určeny nepravidelné schůzky vedení divizí, kde se hodnotí dosavadní postup projektu a hodnotí se již provedené úkoly. 1. Magnis, o.s. Počátky profesionální žonglérské skupiny se datují k únoru roku 2008. Tehdy v Třebíči Magnis zakládají dva současní členové, ovlivněni tehdejšími předními českými skupinami a světovými žongléry.Skupina se už od počátku specializuje na efektní ohnivé žonglování, založené na náročných technikách a co nejpřesnější synchronizaci jednotlivých účinkujících. Vše je podmalováno úderným hudebním doprovodem. Během čtyř let své existence se Magnis rozrostl do současného počtu 23 aktivních žonglérů. I nadále se skupina specializuje na ohnivé show, tvořené zažitým a vypilovaným způsobem. Její repertoár se však rozrostl o několikero dalších druhů show a vystoupení. 1.1. Průřez dosavadní činností skupiny Činnost skupiny Magnis by se dala rozdělit do několika kategorií. Jendou z nich je vystupování „na zakázku“. Tedy na akcích nejrůznějšího ražení, od historických slavností až po hudební kluby a charitativní události. Těch má za sebou Magnis opravdu nemálo a tvoří hlavní činnost skupiny. Dále to jsou pak akce pořádané samotnou skupinou a žonglérské festivaly, kde se schází více skupin a samotných žonglérů. Během oněch čtyř let své existence se Magnis dostal do obecného povědomí žonglérské scény a je uznávanou a ceněnou skupinou. 1.2. Střípky historie Skupina má již na svém účtu několik opravdu zajímavých vystoupení a projektů. A to jak v české republice, tak v zahraničí. Byla například předskokanem kapely Olympic, vystupovala pro mezinárodní setkání manažerů, pořádala komponovaný večer na podporu zatopené obce Heřmanice. Patrně nejzajímavější akcí poslední doby, byla nepochybně účast našich žonglérů na mezinárodních festivalech v dalekém Ománu, Maroku a Bahrajnu. (www.magnis.cz) 2. Představení projektu Žonglérských festivalů můžeme po celé České republice najít hned několik a těch hudebních nespočet. Spojení těchto kulturních akcí je ovšem velice ojedinělé a v měřítku několikadenní akce zatím neuskutečněné. Kulturní akce s názvem Flaming Nights (v překladu Planoucí noci) Bude 1. ročník hudebně – žonglérského open air festivalu, který je svým rozsahem největší akcí svého druhu na území České a Slovenské republiky. Je možné zhlédnout nejrůznější druhy žonglérského umění od žonglování s míčky, přes ohnivé show, až třeba po jízdu na jednokolce. Hudební skupiny, které jsou známé spíše v regionálním měřítku, doplní jako headliner popová skupina Toxique, která získala na hudební scéně již několik ocenění a je známá i na mezinárodní scéně, především v Anglii. Místem konání je město Třebíč, které je zapsáno na seznamu UNESCO a tím dokresluje rozmanitost kulturních zážitků spojených s festivalem. Město bylo vybráno také proto, že v něm sídlí pořádající skupina Magnis, která patří mezi žonglérskou špičku v naší zemi a zajišťuje i účastníky a program akce. Celkovou záštitu nad akcí a tedy veškeré věci spojené s financováním, marketingem a harmonogramem má na starosti zmíněná žonglérská skupina Magnis. Skupina má zkušenosti s pořádáním nejrůznějších společenských akcí, firemních večírků a menších doprovodných programů. Tato akce je pro klub další příležitost se více zviditelnit. Festival Flaming nights 2013 se uskuteční ve dnech 30.8. a 31.8.2013, tedy poslední prázdninový víkend, kdy už je většina potenciálních zákazníků doma z dovolených a děti se budou chystat na nový školní rok. (Veškeré informace a novinky ohledně akce je pak možné sledovat na internetových stránkách www.flamingnights.cz.) 3. Časový harmonogram projektu V této části se dostáváme k metodám projektového managementu a to jmenovitě k dekompozici času a síťovému grafu. Tyto metody nám zajistí, hladší průběh příprav festivalu a kontrolu nad plněním plánu v čase. 3.1. Dekompozice činností Jedná se o logické rozdělení činností, které budeme v rámci projektu uskutečňovat. Je nutné, abychom tyto činnosti uspořádali správně, jak na sebe navazují a jak dlouho se touto činností budeme zabývat v rámci projektu. Tuto část je nejvýhodnější zpracovat formou tabulky (viz tabulka 1). Číslo Název Doba trvání (dny) Zahájení Dokončení Předchůdci 1 Marketingový průzkum 22 1.11.2012 30.11.2012 ---- 2 Analýza současného vybavení 4 20.11.2012 23.11.2012 ---- 3 Zajištění pronájmu místa konání 7 1.12.2012 10.12.2012 1 4 Vypracování konceptu programu 2 8.12.2012 9.12.2012 1 5 Analýza potřebného vybavení 3 11.12.2012 13.12.2012 2 6 Sestavení konceptu rozpočtu 2 14.12.2012 16.12.2012 3,4,5 7 Komunikace s potenciálními sponzory 54 17.12.2012 28.2.2013 6 8 Vypsání žádostí o finanční dotace město/kraj 11 1.3.2013 15.3.2013 6 9 Vypsání žádosti na nadační granty 12 16.3.2013 31.3.2013 6 10 Zajištění vystupujících 45 1.4.2013 31.5.2013 4 11 Sestavení ceníku vstupného 2 27.4.2013 29.4.2013 6 12 Návrh marketingové strategie 8 1.5.2013 10.5.2013 7,8,9,10,11 13 Implementace marketingové strategie 80 11.5.2013 29.8.2013 12 14 Komunikace s ochrankou a zdravotním dozorem 8 15.5.2013 24.5.2013 12 15 Zajištění stánkařů 11 20.5.2013 1.6.2013 12 16 Zajištění pronájmu a nákupu vybavení 45 16.6.2013 15.8.2103 12 17 Vypracování finálního programu 3 20.6.2013 23.6.2013 10,14,15 18 Organizace předprodeje vstupenek 66 27.5.2013 25.8.2013 13 19 Příprava místa konání 2 28.8.2013 29.8.2013 16,17 20 Řízení programu na akci 2 30.8.2013 31.8.2013 17 21 Zajištění prodeje vstupenek na akci 2 30.8.2013 31.8.2013 20 22 Uvedení místa konání do původního stavu 2 31.8.2013 1.9.2013 19 23 Finální vyúčtování festivalu 12 3.9.2013 18.9.2013 18,21,22 Tabulka 1 Dekompozice činností 3.2. Síťový graf Pro tvorbu síťové analýzy byl použit program na webových stránkách www.draw.io. Zpracování je znázorněno v příloze 2. Pro vypracování Ganttova diagramu byl použit program Microsoft Project 2010, jeho podoba je k nahlédnutí v příloze 3. 4. Plánované příjmy V projektu bychom se chtěli opírat o financování především z vnějších zdrojů. Zejména o grantové programy města Třebíč, grantové programy kraje Vysočina, Nadace Vodafone a sponzorské dary ať už finanční nebo materiální, kde nabízí skupina Magnis možnost vystoupení za výpomoc. V grantových programech (Třebíč, Vysočina) je velká příležitost dostat finanční podporu ve výši 50.000Kč jak od města, tak i od kraje. Tyto grantové programy by měli s velkou pravděpodobností vyjít jelikož, se jedná o něco nového, co tu ještě nebylo a co by do našeho kraje (města) mohlo přinést další tradiční letní festival, který jistě přiláká spousty lidí. Výnos Popis Kč Vlastní prostředky 90000 Zisk ze vstupného předpokládaný zisk ze vstupného 75000 Stánkový prodej příjem z pronájmu místa pro stánkový prodej 15000 Veřejné prostředky 200000 Dotace od města Třebíč dotace v rámci grantového systému 50000 Dotace od kraje Vysočina dotace v rámci grantového systému 50000 Dotace od Vodafon nadace dotace v rámci grantového systému 100000 Soukromé prostředky 20000 Sponzorský dar od Huhtamaki sponzorský dar 20000 CELKOVÝ VÝNOS 310000 Tabulka 2 Předpokládané výnosy 5. Plánované náklady Náklady uvedené níže jsou spočítány na základě dosavadních zkušeností s organizováním jiných akcí a tudíž s jistou mírou znalostí cen za potřebné produkty nebo služby. Některé náklady (např. účinkující) se mohou během přípravy projektu měnit v závislosti na jejich vývoji a aktuálních cenách. Přehledné informace o krytí jednotlivých nákladů přináší zdrojový rozpočet (tabulka 3), na který navazuje chronologické čerpání rozpočtu (tabulka 4) společně s grafy čerpání zdrojů. (obrázek 1 a 2) 5.1. Zdrojový rozpočet Náklad Kč Zdroje financování Vlastní Veřejné Soukromé Osobní náklady 136000 0 136000 0 Účinkující 120000 0 120000 0 Zdravotnický dozor na akci 3400 0 3400 0 Zajištění bezpečnosti 12600 0 12600 0 Materiálové náklady 28330 28330 0 0 Nákup potřebného vybavení 16000 16000 0 0 Výroba reklamních placek 1170 1170 0 0 Tisk letáků A5 5220 5220 0 0 Tisk bannerů 5940 5940 0 0 Nemateriálové náklady 137000 53000 64000 20000 Pronájem místa konání 10000 0 0 10000 Pronájem potřebného vybavení 75000 1000 64000 10000 Tvorba a provoz www stránek 3000 3000 0 0 Reklamní kampaň (billboardy) 19200 19200 0 0 Reklamní kampaň (MHD) 3800 3800 0 0 Reklamní kampaň (plakáty) 16500 16500 0 0 Tisk vstupenek 4000 4000 0 0 Ostatní nemateriálové náklady 5500 5500 0 0 CELKOVÉ NÁKLADY 301330 81330 200000 20000 Tabulka 3 Zdrojový rozpočet 5.2. Chronologické čerpání rozpočtu listopad prosinec leden únor březen duben květen červen červenec srpen Název činnosti 30. den 60.den 90. den 120. den 150. den 180. den 210. den 240. den 270. den 300. den CELKEM Marketingový průzkum 1000 1000 Zajištění pronájmu místa konání 10000 10000 Komunikace s potenciálními sponzory 500 500 500 1500 Zajištění vystupujících 40000 80000 120000 Tvorba a provoz www stránek 3000 3000 Reklamní kampaň (billboardy) 19200 19200 Reklamní kampaň (MHD) 1900 1900 3800 Reklamní kampaň (plakáty) 8250 8250 16500 Tisk letáků A5 5220 5220 Tisk bannerů 5940 5940 Výroba reklamních placek 1170 1170 Zdravotnický dozor na akci 3400 3400 Zajištění bezpečnosti 12600 12600 Zajištění stánkařů 1000 1000 Předprodej vstupenek 4000 4000 Nákup potřebného vybavení 12000 2000 2000 16000 Pronájem potřebného vybavení 75000 75000 Příprava místa konání 1000 1000 Uvedení místa konání do původního stavu 1000 1000 301330 Tabulka 4 Čerpání rozpočtu 5.3. Grafy čerpání zdrojů Grafy čerpání zdrojů jsou vhodným nástrojem managementu ke sledování vývoje nákladů. Můžeme použít dva druhy grafů – kumulativní a taxativní. 5.3.1. Kumulativní graf Graf znázorňuje čerpání celkových výdajů od začátku projektu do jeho konce a kumuluje je to výsledného nákladu na celý projekt. Vše je znázorněno v obrázku 1. Obrázek 2 Kumulativní graf 5.3.2. Taxativní graf Taxativní graf zobrazuje strukturu nákladů na jednotlivé činnosti nebo skupiny činností, což je možné spatřit na obrázku 2. Obrázek 3 Taxativní graf 6. Matice zodpovědností Matice zodpovědností je jedním z velmi důležitých nástrojů projektového managementu. Při důkladném vypracování poskytne informace o vztazích mezi řešenými úkoly a členech projektového týmu. V podstatě se jedná o přehled toho, kdo má nad úkoly jaké pravomoci a povinnosti. Je zde viditelná souvislost mezi definiční tabulkou a vztahy jednotlivých pracovníků k ní. Sestavená matice zodpovědností je uvedena v tabulce 5. Číslo Název Propagace Program festivalu Finance Materiální zajištění festivalu Koordinátor 1 Marketingový průzkum V 2 Analýza současného vybavení V S 3 Zajištění pronájmu místa konání S V S 4 Vypracování konceptu programu V S 5 Analýza potřebného vybavení S S V S 6 Sestavení konceptu rozpočtu V S 7 Komunikace s potenciálními sponzory V S S 8 Vypsání žádostí o finanční dotace město/kraj V K,S 9 Vypsání žádosti na nadační granty V K,S 10 Zajištění vystupujících V S S 11 Sestavení ceníku vstupného V S 12 Návrh marketingové strategie V S S 13 Implementace marketingové strategie V S 14 Komunikace s ochrankou a zdravotním dozorem V S S 15 Zajištění stánkařů V S 16 Zajištění pronájmu a nákupu vybavení S V 17 Vypracování finálního programu V S 18 Organizace předprodeje vstupenek S V S 19 Příprava místa konání K V K,S 20 Řízení programu na akci V V V V V 21 Zajištění prodeje vstupenek na akci V 22 Uvedení místa konání do původního stavu V V K,S 23 Finální vyúčtování festivalu V K,S Tabulka 5 Matice zodpovědnosti 7. Kontrola Kontrola je jedním z nejdůležitějších prvků projektového managementu. Díky kontrole je možné zavčas odhalit a odstranit případné výkyvy mezi skutečností a plánem. Může se jednat jak o čas, kvalitu tak i finanční stránku. Vykonávání kontrolní činnosti a zodpovědnost za dílčí úkoly je vyobrazena v předchozí tabulce 5 a je rovnoměrně rozdělena mezi jednotlivé pracovníky tak, aby vše neviselo na hlavním koordinátorovi. 8. Rizika projektu Rizik projektu o takovém rozsahu je hned několik. Nemusí být připsány granty z institucí, ať už pro nesplněný podmínek zadaných společností která granty poskytuje. Dále je zde možnost, že grant je napsán správně, ale je zde více lepších grantů, které před naším grantem budou mít přednost. A i při udělení grantu může být odebrán (neposkytnut) pokud nejsou splněny podmínky, za kterých byl tento grant vyplacen. Další riziko je malá propagace projektu a místě konání, v rádiu a tiskovinách. S tím spojený malý zájem potencionálních zákazníků, kteří se o akci nedozvěděli a s tím spojené i nedostačující prostředky na uskutečnění akce. Jelikož se jedná o druh venkovní akce další riziko představuje počasí, které dokáže být velice nevyzpytatelné. Akci by mohl narušit silný déšť nebo silný vítr, který by byl zase nebezpečný při ohnivých vystoupení. 9. Závěr Festival chce dosáhnout stmelení české a slovenské žonglérské scény a započetí kvalitní spolupráce na nejvyšší možné úrovni. Zároveň klub žonglování MagniS pomáhá již několik let vychovávat děti a mládež pomocí žonglování. Festival tedy bude brán i jako nábor pro nově vznikající projekt "MagniS, škola umění" který bude startovat po prvním ročníku festivalu. Díky tomuto projektu bude klub nabízet výchovu mládeže dobrovolnickou činností, což zcela jistě zlepší nabídku a možnosti pro mladé lidi a děti v Třebíči a okolí. V dnešní době se děti prakticky nehýbají a právě žonglování jim nabízí ten správný pohyb pro kvalitní růst. Zároveň nabízí nalezení té správné cesty pro mladé lidi, kteří nemají koníčky a tak lehko spadají do alkoholu a drog. Po konci prvního ročníku se začne plánovat další. Tímto by pořadatelé chtěli začít novou tradici kvalitního festivalu, který časem oživí nejen žonglérskou komunitu celé Evropy, ale také na týden oživí celé město Třebíč a přiblíží tak krásu jeho památek tuzemským a zahraničním milovníkům umění. S využitím uvedených technik projektového managementu je možné projekt velice přehledně připravit a popsat jednotlivé kroky k úspěšnému pořádání festivalu. Vzhledem k faktu, že se jedná o první akci podobného rozsahu, není předpokládaný absolutně hladký průběh a mohou být trhliny i v připraveném projektu. Výhodou je, že téměř veškeré pomocné síly a spoluorganizátoři jsou členy občanského sdružení Magnis a komunikace je tak jednodušší, pokud dojde k problému. Pokud by se nepovedlo akci dovést do konce se ziskem, je rovněž nespornou výhodou, že nevzniknou vysoké ztráty spojené s výplatami zaměstnanců. Plánovaný harmonogram projektu je uveden v příloze 1. Seznam použitých zdrojů Literatura: [1] NĚMEC, V. Projektový management. 1. vyd. Praha: Grada, 2002, 182 s. ISBN 80-247-0392-0. Internetové zdroje: [2] PIROŽEK, P. Prednaska_3_Teorie_projekt_managementu.pdf [online]. [cit. 21. 4. 2013]. Dostupné z WWW: . [3] Fireshow, lightshow | Magnis [online]. [cit. 18. 4. 2013]. Dostupné z WWW: . [4] Diagrams Online [online]. [cit. 21. 4. 2013]. Dostupné z WWW: . Přílohy Příloha 1 - Program projektu (předpokládaný) Pátek: 17:00 Zahájení 17:30 Cheerladies 17:40 Let's Roll 18:50 M-Style 19:00 Nejvyšší čas 20:30 Fire open stage · Duo Aratron Aspis · Pa-Li-Thi · Tomáš Poi Bartoš · Hypnotica · Druid · A další 23:30 Acheron Sobota: 15:00 Zahájení 15:10 Motus 15:20 Ukázky žonglování 15:30 Jednokolkaři 15:45 Urbansense Parkour 16:00 Tom Bowling Trio 17:40 High Edition 17:50 Yoyo 18:10 Orientální tanečnice Safija 18:20 Honza Weber Freestyle 18:40 Toxique 21:00 Galashow · Anta Agni · Pyroterra · Historika · Infinitos · Vítěz páteční open stage · Magnis 24:00 Prague Conspiracy Příloha 2 – Síťová analýza projektu Příloha 3 – Ganttův diagram